PROCESSO ANUAL DE CONTAS e RELATÓRIO DE GESTÃO - 2011 Novembro - 2011 1

Finalidades Clientes 2 Finalidades do Processo Anual de Contas Transparência / Controle Social Sociedade PRESTAÇÃO DE CONTAS Apoio na identificação de oportunidades de melhoria da Gestão CGU Subsídio ao julgamento de Contas TCU 2

Estrutura Normativa 3 Fonte: TCU IN TCU 63/2010 DN TCU 108/2010 RG Unidades a serem AUDITADAS - PC DN TCU 117/2011 Portaria TCU nº 123/2011 – Orientações RG Portaria a ser editada em 201? Forma Eletrônica Portaria 2.546/2010 CGU Fonte: TCU 3

Universo das unidades jurisdicionadas ao TCU DN TCU 108/2010 RG DN TCU 117/2011 Unidades a serem AUDITADAS - PC Fonte: TCU Secex/MG 4

IN TCU 63/2010 Guarda de documentos comprobatórios da gestão 5 Fonte: TCU 5

O Dever de Prestar Contas J Julgamento: Lei 8.443/92 – Artigo 1º A o Tribunal de Contas da União, órgão de controle externo, compete: I - julgar as contas dos administradores e demais responsáveis por dinheiros, bens e valores públicos das unidades dos poderes da União e das entidades da administração indireta, incluídas as fundações e sociedades instituídas e mantidas pelo poder público federal, e as contas daqueles que derem causa a perda, extravio ou outra irregularidade de que resulte dano ao Erário;

O Dever de Prestar Contas Tipos de Certificação: Lei 8.443/92 – Artigo 16 I - regulares, quando expressarem, de forma clara e objetiva, a exatidão dos demonstrativos contábeis, a legalidade, a legitimidade e a economicidade dos atos de gestão do responsável; II - regulares com ressalva, quando evidenciarem impropriedade ou qualquer outra falta de natureza formal de que não resulte dano ao erário; III - irregulares, quando comprovada qualquer das seguintes ocorrências: omissão no dever de prestar contas; prática de ato de gestão ilegal, ilegítimo, antieconômico, ou infração à norma legal ou regulamentar de natureza contábil, financeira, orçamentária, operacional ou patrimonial; dano ao erário decorrente de ato de gestão ilegítimo ou antieconômico; desfalque ou desvio de dinheiros, bens ou valores públicos.

O Dever de Prestar Contas Periodicidade: Lei 8.443/92 – Artigo 7º As contas dos administradores e responsáveis a que se refere o artigo anterior serão anualmente submetidas a julgamento do Tribunal, sob forma de tomada ou prestação de contas, organizadas de acordo com normas estabelecidas em instrução normativa. 8

Processo Anual de Contas (Composição) Peças Rol de Responsáveis Relatório de Gestão Correição Relatórios e Pareceres de Órgãos que devam se Pronunciar Relatório de Auditoria de Gestão Controle interno da UJ Certificado de Auditoria Parecer Conclusivo do Dirigente do Órgão de Controle Interno Pronunciamento do Ministro Supervisor

Relatório de Gestão x Processo de Contas Fonte: TCU Secex/MG 10

Peças do Processo de Contas Por órgãos responsáveis Fonte: TCU Secex/MG 11

Relatório de Gestão

Relatório de Gestão Estrutura do Relatório – Anexo III DN 108 1. CAPA 2. FOLHA DE ROSTO 3. SUMÁRIO 4. LISTAS de Tabelas, Ilustrações, abreviaturas, siglas e símbolos 5. TEXTO Identificação do conjunto de Unidades compreendido pelo Relatório Introdução Desenvolvimento 6. Resultados e Conclusões 7. ANEXOS

Introdução Na introdução, a UJ deve apresentar informação sucinta de como está estruturado o RG, abordando os seguintes pontos: Como está estruturado o RG (capítulos, seções...); Itens da norma (DN TCU nº 108/2010, Anexo II) que não se aplicam à natureza da Unidade – justificar; Itens da norma (DN TCU nº 108/2010, Anexo II) que, apesar de se aplicarem à natureza da Unidade, não houve ocorrências – justificar; Principais realizações da gestão no exercício; Principais dificuldades para a realização dos objetivos da UJ (se houve); Planos e projetos concretos para o exercício subsequente (SUGESTÃO).

Desenvolvimento do conteúdo organização A ordem do Anexo III da DN TCU nº 108/2010 deve ser seguida. Os itens que não se aplicarem à UJ devem ser mencionados na Introdução e não no texto; Tópicos e itens devem ser numerados, obedecendo a sequência do Relatório; Os níveis dos tópicos e itens devem ser observados (preferencialmente, usar os estilos do editor de texto); As tabelas, quadros, gráficos e ilustrações devem ser numeradas, preferencialmente em algarismo romano e conter título e a fonte de onde foram extraídos os dados; Caso sejam utilizadas relações, figuras, tabelas, etc. inseridas no Anexo, devem ser feitas as devidas referências no texto;

Desenvolvimento do conteúdo organização Deve ser usada fonte Times New Roman tamanho 12 nos textos e Times New Roman tamanho 10 nos quadros e tabelas; Deve ser evitada a inclusão de documentos em imagem no corpo do texto. Prefira incluir esse tipo de documento no Anexo e fazer menção a ele no texto; Numerar as páginas sequencialmente, iniciando a contagem a partir da Folha de Rosto e expressando a numeração somente a partir do Sumário.

Desenvolvimento do conteúdo lembretes O Relatório de Gestão deve relatar os fatos relevantes da gestão no exercício, que devem ser corroborados por dados consistentes. Deve, sobretudo, servir à reflexão dos gestores sobre como foi o desempenho da sua gestão num determinado exercício; Além de ser um instrumento para os órgãos de controle e de autorreflexão sobre a gestão, é também uma forma de prestar contas à sociedade, a partir de sua publicação na Internet.

Desenvolvimento do conteúdo Como realizou sua missão no exercício? Cumprindo a Missão Tópico do Relatório Qual é a Unidade? Identificação Como realizou sua missão no exercício? Responsabilidades Institucionais Quais as decisões e opções estratégicas adotadas? Estratégia de Atuação Quais as políticas públicas conduzidas e resultados alcançados? Programas de Governo Como evoluíram receitas e despesas e quais os indicadores de desempenho da gestão? Desempenho Orçamentário e Financeiro

Desenvolvimento do conteúdo Responsabilidades Institucionais Objetivo essencial: introduzir as competências da UJ, seus objetivos e realizações, antecipando os conteúdos que serão detalhados nos próximos tópicos. Declaração de dois componentes: Competência Institucional - atribuições da UJ, definidas em lei, estatuto ou regimento, a serem executadas por intermédio de políticas públicas para atender às necessidades dos seus beneficiários diretos e indiretos. e Objetivos Estratégicos - aquilo que a UJ busca atingir, durante o exercício, ao gerenciar e executar programas e ações e cumprir suas atribuições.

Desenvolvimento do conteúdo Estratégia de Atuação Para atender aos objetivos e prioridades organizacionais, a UJ deve analisar suas alternativas de atuação. Neste item, a UJ deverá informar quais alterações foram realizadas ao longo do exercício no seu plano de ação, informando os aspectos que justificaram ou influenciaram a adoção dessas decisões. Nesse sentido, deverá ser apresentada pela UJ uma análise sucinta do andamento dos seus planos estratégico e de ação anual, destacando-se as principais decisões adotadas ao longo do exercício que implicaram na alteração dos referidos planos.

Desenvolvimento do conteúdo Execução dos Programas de Governo Para as UJ com acesso ao SIGPLAN (www.sigplan.gov.br) Programas Tipo de programa; Objetivo geral; Objetivos Específicos; Gerente do Programa; Responsável do programa no âmbito da UJ ; Indicadores ou parâmetros utilizados para avaliação do programa; Público alvo/Beneficiários. * As entidades não cadastradas no SIGPLAN deverão adaptar suas informações

Desenvolvimento do conteúdo Execução Física das Ações Para as UJ com acesso ao SIGPLAN (www.sigplan.gov.br) Ações Tipo Ação Finalidade Descrição Unidade responsável pelas decisões estratégicas Coordenador nacional da ação Unidades executoras * As entidades não cadastradas no SIGPLAN deverão adaptar suas informações

Desenvolvimento do conteúdo Desempenho Orçamentário e Financeiro Estruturado em três partes distintas e complementares: Programação Orçamentária da Despesa - informações sobre a programação orçamentária da UJ, que devem ser demonstradas em quatro (4) quadros: Programação de Despesas Correntes; Programação de Despesas de Capital; Quadro Resumo da Programação de Despesas; Reserva de Contingência e Movimentação Orçamentária por Grupo de Despesa Execução Orçamentária da Despesa - Execução Orçamentária de Créditos originários da UJ e Execução Orçamentária de Créditos Recebidos pela UJ por Movimentação Indicadores Institucionais - quais são os indicadores desenvolvidos pela UJ para medir os produtos, serviços e resultados alcançados pela gestão no exercício. Esses indicadores deverão vir acompanhados de explanação sucinta sobre as suas fórmulas de cálculo, considerando a sua utilidade e mensurabilidade.

Desenvolvimento do conteúdo Reconhecimento de Passivos Relatar informações quantitativas sobre o reconhecimento de passivos por insuficiência de créditos ou recursos registrados nas contas 21211.11.00, 21212.11.00, 21213.11.00, 21215.22.00 e 21219.22.00 do SIAFI, de forma a possibilitar a análise da gestão desses passivos pelas UJ no exercício de referência do relatório de gestão. Restos a Pagar Fornecer informações quantitativas sobre o pagamento de Restos a Pagar (RP) dos exercícios anteriores, de forma a permitir a análise da gestão e os impactos dessas despesas financeiras no exercício.

Desenvolvimento do conteúdo Recursos Humanos Relatar informações quantitativas e qualitativas sobre a gestão de recursos humanos da UJ, de forma a possibilitar aos órgãos de controle e à própria UJ a análise da gestão do quadro de pessoal, tanto na dimensão operacional quanto na dimensão estratégica. composição do quadro de servidores ativos; composição do quadro de servidores inativos e pensionistas; composição do quadro de estagiários; Demonstração dos Custos de Pessoal; Terceirização de Mão de Obra;

Conteúdos reformulados para 2010 Transferências Voluntárias A UJ deve apresentar informações sobre as transferências realizadas no exercício de referência do relatório de gestão mediante convênios, contratos de repasse, termos de cooperação e termos de parceria, bem como transferências a título de subvenções, auxílios ou contribuições. O Foco pretendido pelo TCU é a estrutura de controle que a UJ tem sobre esse tema: Instrumentos de Transferências vigentes no exercício; Informações sobre a prestação de contas de convênios e Tremos de Cooperação e de contratos de repasse; Análise crítica da gestão das Transferências.

Estrutura de Controles Internos da UJ Conteúdos novos Estrutura de Controles Internos da UJ A UJ deve apresentar informações sobre sua estrutura de controles internos, contemplando os aspectos: Ambiente de controle Avaliação de risco Procedimentos de controle Informação e comunicação Monitoramento As informações serão apresentadas em forma de resposta ao formulário de avaliação elaborado pelo TCU. Item 9.1 e publicado na Portaria TCU nº 123/2011.

Gestão de Tecnologia da Informação Conteúdos novos Gestão de Tecnologia da Informação A UJ deve apresentar informações sobre a gestão dos recursos de TI frente a sua missão: planejamento; recursos humanos; segurança da informação; desenvolvimento e produção de sistemas; contratação e gestão de bens e serviços de TI. As informações serão apresentadas em forma de resposta ao formulário de avaliação elaborado pelo TCU. Item 12.1 da Portaria TCU nº 123/2011.

Gestão Ambiental e Licitações Sustentáveis Conteúdos novos Gestão Ambiental e Licitações Sustentáveis A UJ deve demonstrar se as aquisições de bens/produtos e contratação de obras e serviços da unidade são baseadas em critérios de sustentabilidade ambiental nos respectivos processos licitatórios, tendo em vista o impacto ambiental dos produtos e serviços adquiridos e de seus processos de elaboração e descarte. As informações serão apresentadas em forma de resposta ao formulário de avaliação elaborado pelo TCU. Item 10.1 da Portaria TCU nº 123/2011.

Gestão de Bens Imóveis de Uso Especial Conteúdos novos Gestão de Bens Imóveis de Uso Especial A UJ deve demonstrar a situação dos imóveis sob sua responsabilidade, inclusive fazendo uma análise crítica. As informações devem ser apresentadas em forma de quadros conforme Portaria TCU nº 123/2011: Distribuição Espacial de Bens de Uso Especial de Propriedade da União; Distribuição Espacial de Bens de Uso Especial Locados de Terceiros; Discriminação dos Bens Imóveis de Propriedade da União de responsabilidade da UJ;

Resultados e Conclusões Abrir capítulo ou seção específica para tratar, de forma sucinta, das conclusões do dirigente sobre como a unidade atuou frente aos objetivos estratégicos traçados para o exercício de referência do relatório de gestão. Como sugestão, este capítulo pode compreender relatos sobre: as principais ações desenvolvidas (planejadas ou não) e os efeitos positivos ou negativos sobre os objetivos da UJ; as principais dificuldades encontradas para a realização dos objetivos e as medidas tomadas para mitigá-las; as principais medidas que deverão ser adotadas pela unidade nos exercícios seguintes para corrigir os possíveis desvios dos objetivos traçados no exercício.

Anexos Devem constar do Capítulo “Anexos” do Relatório de Gestão os seguintes documentos e outros que, em razão do tamanho, seja desaconselhável sua inserção diretamente no texto do RG: Demonstrações Contábeis; Notas Explicativas; Declarações; Pareceres de outras instâncias sobre a gestão; Eventuais correspondências, cuja anexação ao RG seja imprescindível; Os documentos apostos no Anexo devem ser referenciados no texto do RG.

Rol de Responsáveis Não equivale ao Rol do Siafi. Só devem ser relacionados os responsáveis previstos no art. 10 da IN nº63/2010: Dirigente Máximo; Membro de diretoria; Membro de colegiado com função de gestão. Pode ser extraído do Sistema (por natureza de responsabilidade) ou elaborada relação em Excel ou Word; Para cada responsável, informar atributos relacionados no art. 11 da IN nº 63/2010. 33

Fonte de Informações para os gestores: http://www.cgu.gov.br/AreaAuditoriaFiscalizacao/AuditoriasAnuaisPrestConta/ Legislação (ainda não foi atualizado para RG 2011) http://www.cgu.gov.br/AreaAuditoriaFiscalizacao/PerguntasFrequentes/ Perguntas e Respostas (ainda não foi atualizado para RG 2011) http://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/comunidades/contas/relatorios _gestao/2011 Orientações para elaboração do RG 2011 – Portaria 123/2011 Legislação 34

EXECUÇÃO DOS TRABALHOS PELA CGU

O Trabalho da CGU Auditoria Anual de Contas: Ação de controle conduzida pelo órgão de controle interno sobre o processo anual de contas ordinárias de cada UJ, com vistas à verificação da conformidade e dos resultados da atuação da unidade no exercício a que se referem às contas. 36

O Trabalho da CGU Auditoria Anual de Contas: A abordagem da CGU, no âmbito do Poder Executivo Federal, sobre o processo de contas apresentado anualmente privilegia a construção, junto ao gestor, de soluções para as situações identificadas. É uma oportunidade para uma reflexão estratégica, na qual a interação propicia o debate de questões críticas e a busca de convergência na identificação de soluções. 37

O Trabalho da CGU Fase de Apuração: Período no qual as Unidades Jurisdicionadas (UJ) disponibilizarão as informações, processos e documentos necessários à realização da auditoria anual de contas do exercício em análise. Este período é iniciado quando da entrega, pelo órgão de controle interno, do ofício de apresentação da equipe de auditoria ao dirigente máximo da UJ, e finalizado com a realização da reunião de encerramento dos trabalhos. 38

O Trabalho da CGU Fase de Apuração: São etapas necessárias para a conclusão dos trabalhos realizados na fase de apuração: - Apresentação dos Fatos ao Dirigente Máximo; - Reunião de Busca Conjunta de Soluções; - Relatório Preliminar de Auditoria Anual de Contas; e - Encerramento dos Trabalhos de Auditoria. 39

O Trabalho da CGU Solicitações de auditoria (SA): Documento endereçado ao dirigente máximo da UJ, utilizado ao longo da fase de apuração para solicitar a apresentação e disponibilização de documentos, processos e informações. 40

O Trabalho da CGU Nota de auditoria (NA): Documento endereçado ao dirigente máximo da UJ, utilizado pela equipe de auditoria para solicitação de ação corretiva a ser realizada durante a fase de apuração, sobre situações que requeiram a imediata adoção de providências ou a correção de falhas formais, antes da emissão definitiva do relatório de auditoria, com vistas a alterar a situação de risco de processos na UJ ou efetuar correções, a curto prazo. 41

O Trabalho da CGU Plano de Providências Permanente: O Plano de Providências Permanente, como instrumento que consolida as medidas a serem tomadas pelas UJ, deverá conter todas as recomendações feitas pelo órgão de controle interno competente, acompanhadas das providências assumidas pela gestão para resolução ou justificativas para sua não adoção. É de responsabilidade do Gestor a garantia da execução das providências por ele assumidas assim como de manter atualizado esse instrumento na medida da adoção de providências pelo gestor. 42

Plano de Providências – Interlocução com o Gestor Torna-se um instrumento mais dinâmico de monitoramento das recomendações, incluindo as emitidas pelo Controle Interno ao longo do exercício seguinte àquele objeto das contas anuais. O plano deve ser revisado em conjunto com a UJ nos meses de outubro e janeiro; e Valoriza a interação do Controle Interno com a UJ, com destaque para a previsão de encaminhamento de relatório preliminar ao gestor e realização de reunião de encerramento dos trabalhos, etapa na qual será possível discutir com a UJ as providências a serem implementadas, que constarão do relatório final de auditoria.

O Trabalho da CGU Avaliações determinadas pelo TCU: 1) Resultados quantitativos e qualitativos da gestão 2) Indicadores de gestão 3) Controles internos administrativos (primários) 4) Transferências de recursos 5) Processos licitatórios 44

O Trabalho da CGU Avaliações determinadas pelo TCU: 6) Gestão de recursos humanos 7) Cumprimento de determinações/recomendações 8) Gestão de passivos 9) Inscrição de restos a pagar 10) Posição patrimonial e financeira 11) Chamamento público 12) SICONV e SIASG 13) Declarações de bens e rendas 45

O Trabalho da CGU Avaliações determinadas pelo TCU: 14) Sustentabilidade ambiental 15) Gestão de tecnologia da informação 16) Bens de uso especial 46

O Trabalho da CGU Fase de Formalização e Encaminhamento do Processo Anual de Contas - O papel do Órgão Regional da CGU Interlocução Elaboração do Relatório de Auditoria e Certificado - O papel do Órgão Central da CGU Supervisão (Relatório de Auditoria e Certificado) Elaboração do Parecer do Dirigente de Controle Interno - O papel do Assessor Especial de Controle Interno do Ministério da Educação Elaboração do Pronunciamento Ministerial 47

Processo Anual de Contas Um Processo meramente formal ou uma oportunidade de melhoria? A abordagem da CGU sobre o processo de contas apresentado anualmente privilegia a construção, junto ao gestor, de soluções para as situações identificadas. É uma oportunidade para uma reflexão estratégica, na qual a interação propicia o debate de questões críticas e a busca de convergência na identificação de soluções.

Controladoria-Geral da União Secretaria Federal de Controle Interno Diretoria de Auditoria de Programas da Área Social Coordenação-Geral de Auditoria da Área de Educação I Telefones: (61) 2020-7125 E-mail: sfcdsedu@cgu.gov.br 49