1 Representação em Portugal da Comissão Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003 REUNIÃO ANUAL DOS CENTROS DE DOCUMENTAÇÃO EUROPEIA

2 HAM/VB/PAS Avaliação do desenvolvimento dos objectivos presentes na Acta da reunião Anual dos CDE, realizada em de Outubro de 2002: 1.1. O sítio web da RPCDE; 1.2. Base Nacional de Informação Europeia: desenvolvimento do projecto; 2. Apreciação dos resultados da recente avaliação feita aos CDE; 3. Análise e discussão dos seguintes aspectos: 3.1. Definição dos objectivos dos CDE portugueses no panorama nacional; 3.2. Definição do papel e das competências dos Coordenadores Nacionais; 3.3. Elaboração de um guia de boas práticas para a cooperação entre os CDE e outros OIE; 3.4. Perspectivas de formação para o ano 2004, tendo em conta: Os grandes temas de debate sobre a Europa; As especificidades técnicas e tecnológicas decorrentes da aplicação das tecnologias de informação e comunicação; 3.5. Analisar hipóteses de financiamento de projectos e/ou iniciativas desenvolvidas pelos CDE; Sumário Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003

3 Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de Avaliação do desenvolvimento dos objectivos presentes na Acta da Reunião Anual dos CDE, realizada em de Outubro de 2002 HAM/VB/PAS

4 Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de O sítio web da RPCDE HAM/VB/PAS

O sítio web da RPCDE Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003

6 HAM/VB/PAS Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de Base Nacional de Informação Europeia: desenvolvimento do projecto

7 HAM/VB/PAS Enquadramento Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003 O objectivo da Base Nacional de Informação Europeia (BNIE) é assegurar a existência de uma rede de informação que congregue todos os Organismos de Informação Europeia (OIE) e que permita disponibilizar de uma forma simples e eficiente, o acesso a toda a informação europeia que se encontra disseminada por esses organismos. Numa primeira fase será considerada apenas a inclusão dos Centros de Documentação Europeia (CDE), integrados nas várias Universidades e Institutos.

8 Distribuição Geográfica dos CDE (6) (3) HAM/VB/PAS Enquadramento Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003

9 HAM/VB/PAS Enquadramento Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003 Através desta rede, qualquer cidadão terá a possibilidade de aceder a um único ponto central onde efectuará as suas pesquisas e a partir de onde será dirigido, de forma automática e totalmente transparente à informação que pretende consultar. Se essa informação existir em suporte electrónico será imediatamente disponibilizada ao cidadão através da sua interface informática. Caso contrário, ser-lhe-ão dadas todas as indicações relevantes sobre a forma como lhe poderá aceder.

10 HAM/VB/PAS Pressupostos técnicos e funcionais Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003 Pretende-se que a solução assegure as seguintes características: - Existência de um catálogo central, resultante da união dos catálogos de cada um dos organismos associados. Neste catálogo, os registos que se repetem por dois ou mais organismos aparecem como um único registo apenas, com a indicação dos organismos onde ele existe. - Existência de mecanismos que garantam que os registos existentes tanto centralmente, como nos diversos organismos, sejam iguais, pelo menos num subconjunto de campos do catálogo considerado como principal. - Armazenamento dos documentos em formato digital nos organismos respectivos podendo, se desejado, serem também armazenados centralmente. - Permitir que os organismos utilizem o sistema central como o seu próprio sistema, no caso de não pretenderem ter sistemas locais para gestão das suas bibliotecas.

11 HAM/VB/PAS Descrição da solução Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003 A solução será basicamente constituída por um sistema central de Gestão de Bibliotecas que conterá toda a informação existente nos vários CDE. O sistema central disponibilizará assim uma base bibliográfica centralizada, com ligações às existências arquivadas nos vários CDE que as pretendam disponibilizar. Os sistemas periféricos poderão ainda, se o desejarem, não arquivar localmente os documentos em formato electrónico, servindo-se para tal dos conteúdos (e respectivos metadados) existentes no sistema central.

12 HAM/VB/PAS Descrição da solução Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003 Estão previstas duas possibilidades de participação na rede: · Utilização de sistema próprio Todos os CDE que tenham ou pretendam adquirir um sistema próprio, terão toda a informação que lhe é relevante localizada no seu servidor e possuirão mecanismos que assegurem a integridade da informação entre o seu sistema e o sistema central. Para tal serão criadas interfaces que permitam a comunicação entre o sistema central e os sistemas periféricos instalados em cada um dos CDE. · Utilização do Sistema Central Os CDE que não pretendam utilizar um sistema próprio podem utilizar o sistema central como o seu sistema normal de trabalho, acedendo-lhe remotamente, tanto para consulta (OPAC) como para operação. Dependendo do grau de independência que cada um pretenda, poderá ter as suas bases bibliográfica e administrativa próprias, partilhadas com outros CDE, ou ainda utilizando simplesmente as bases centrais. Esta definição será parametrizada no sistema central para cada CDE, com base num documento de especificações.

13 HAM/VB/PAS Descrição da solução Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003 Pode ser ainda utilizada uma solução mista, em que cada CDE decidirá quais os tipos de documentos que pretende ter localmente e quais os que pretende aceder através do sistema central.

14 HAM/VB/PAS Descrição da solução Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003 Alimentação do Sistema: O sistema central é alimentado através de um processo normal de catalogação. Esta pode ser feita por um operador deste sistema ou por operadores dos sistemas periféricos. O sistema estará preparado para receber os dados de catalogação provenientes do primeiro CDE que efectue a catalogação de um determinado documento. Neste caso, o operador ao pretender catalogar um determinado documento, irá verificar no sistema central se esse mesmo documento já existe. Se não existir, cataloga-o centralmente e procede de modo a que esse novo registo seja replicado no seu próprio sistema.

15 HAM/VB/PAS Descrição da solução Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003 Localmente os registos assim recebidos do sistema central poderão ser completados com informações adicionais. Isto significa que os metadados que estão guardados no sistema central são, ou podem ser, um subconjunto dos metadados dos sistemas de cada CDE. Para os documentos em formato electrónico, os respectivos metadados e conteúdos podem existir apenas no sistema central, uma vez que se torna desnecessário que estes sejam replicados por todos os sistemas periféricos. No caso de a catalogação ser efectuada directamente por um operador do sistema central, os sistemas periféricos limitam-se a replicá-la para o seu próprio sistema.

16 HAM/VB/PAS Arquitectura geral da solução Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003 Cada sistema periférico, constituído como uma unidade autónoma, poderá comunicar com o sistema central através de uma interface específica. O sistema central é construído à semelhança destes sistemas e terá também a sua interface. O repositório dos conteúdos digitais será constituído e gerido no sistema central. Cada CDE poderá ter o seu repositório particular, gerindo-o ele próprio ou alimentando-o através da replicação, total ou parcial, do sistema central. Os sistemas periféricos são da responsabilidade de cada CDE e a sua estruturação e implementação saem fora deste projecto. Neste âmbito serão apenas definidas as características da interface a associar a cada um destes sistemas, de forma a poderem comunicar com o sistema central.

17 Sistema Central CDE Catalogação Sistemas Periféricos Utilização do Sistema Central HAM/VB/PAS Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003 CDE Repositório CatalogaçãoRepositório CatalogaçãoRepositório Interface Conteúdos Catálogo Arquitectura geral da solução

18 HAM/VB/PAS Características dos produtos Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003ALEPH500 O Aleph500 é um sistema amplamente flexível e aberto, que pode ser personalizado conforme as necessidades de cada cliente. O conjunto de tabelas de configuração permite à equipa do CDE controlar e modificar o ambiente a qualquer momento. A flexibilidade do sistema também é reflectida pelo número de idiomas suportados pelo sistema: o Aleph500 está disponível em 20 idiomas, na interface de utilizador. O Aleph500 foi desenvolvido com o suporte a API’s (Application Program Interface) utilizando técnicas de programação orientadas por objectos. Além de ter sido desenvolvido de raiz com uma arquitectura cliente/servidor de múltiplas camadas. Assim as funções e serviços associados à gestão de dados, aplicações de biblioteca e apresentação do sistema estão distribuídos no nível apropriado da arquitectura. Esta estrutura permite ao cliente expandir gradualmente, o sistema Aleph500 sem custos de modificação do código fonte

19 HAM/VB/PAS Características dos produtos Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003ALEPH500 Mantendo o sistema original, a biblioteca pode adicionar novos equipamentos, mesmo de diferentes fabricantes e diferentes sistemas operativos (Unix-like) para criar novas configurações integradas com o Aleph500 existente. As mudanças são transparentes para a equipa da instituição como para os utilizadores. Como o Aleph500 suporta numerosas plataformas de hardware, a biblioteca não necessita de efectuar alterações ao sistema em função de um crescimento inesperado. Numa forma mais actualizada de gestão de bibliotecas, estas são integradas em consórcios locais, regionais ou nacionais, onde a partilha de recursos se torna o ponto essencial da respectiva arquitectura. Com diversos modelos de consórcio e de arquitectura de processamento distribuído, o Aleph500 pode ser configurado de acordo com as políticas bibliográficas e de partilha, típicas de um consórcio, qualquer que seja a sua complexidade.

20 HAM/VB/PAS Características dos produtos Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003

21 HAM/VB/PAS Características dos produtos Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003 DIGITOOL O DigiTool é um sistema DAMS — Digital Asset Management System, ou Sistema de Gestão de Activos Digitais. O DigiTool é uma ferramenta singular que tem uma dupla aplicabilidade, servindo quer como uma ferramenta de gestão quer como uma ferramenta de pesquisa de recursos. O Digitool como ferramenta de gestão possibilita gerir: · Uma grande variedade de objectos digitais, incluindo ficheiros de texto, imagens, áudio e vídeo; · Os metadados associados a estes objectos digitais; · O acesso e a apresentação desses objectos digitais; · A base de dados de utilizadores – tanto utilizadores de staff como utilizadores finais.

22 HAM/VB/PAS Características dos produtos Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003 DIGITOOL O DigiTool, como ferramenta de pesquisa de recursos, possibilita ao utilizador final: · Pesquisar e navegar nos metadados numa grande variedade de índices personalizados; · Efectuar pesquisas sofisticadas em texto livre nos documentos de texto digitalizados; · Visualizar e/ou activar os objectos digitais de interesse; · Guardar, imprimir e enviar por os registos pretendidos. Por ser modular, aberto e baseado em standards, o DigiTool pode ser utilizado como sistema independente ou como complemento, em conjunto com outro sistema, incluindo o Aleph ou o Metalib, da ExLibris.

23 HAM/VB/PAS Projecto de implementação Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003 Considera-se aqui apenas a primeira fase do projecto, que inclui os cerca de 20 CDE referidos anteriormente. O projecto de implementação dos restantes OIE será considerado posteriormente, saindo fora do âmbito deste documento. Este projecto será executado em dois tempos distintos. Haverá um primeiro tempo em que, para além da implementação do sistema central, será usado um dos sistemas periféricos (CDE) como sistema piloto. Após a boa conclusão da implementação e respectivos testes, será dado início ao processo de replicação da solução aos outros CDE. Caberá aos responsáveis pelos vários CDE eleger o sistema a ser usado como piloto.

24 HAM/VB/PAS Plano dos trabalhos Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003 Do ponto de vista macroscópico, o projecto irá contemplar os seguintes marcos: 1. Elaboração de um caderno de especificações. Este documento será o resultado de um processo de consultas e reuniões com os responsáveis dos vários sistemas periféricos, em particular com os CDE incluídos na primeira fase de integração. Com base neste caderno serão desenvolvidos os passos seguintes; 2. Implementação do sistema central, de acordo com as especificações constantes do caderno acima referido; 3. Desenho das interfaces (central e periférica); 4. Construção e implementação da interface central; 5. Construção e implementação da interface periférica no CDE escolhido para sistema piloto;

25 HAM/VB/PAS Plano dos trabalhos Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de Testes e afinações da solução; 7. Formação aos operadores e administradores do sistema; 8. Entrada em produção; 9. Implementação de cada um dos sistemas periféricos: · Elaboração da Interface · Parametrizações e ajustes ao sistema · Implementação da interface · Testes e afinações A calendarização da implementação das interfaces nos vários sistemas periféricos é aproximada, uma vez que está condicionada às suas especificidades próprias.

26 HAM/VB/PAS Estrutura do projecto Equipa do projecto Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003 Será criada uma equipa com elementos da Datinfor e dos CDE: Comissão de Coordenação Datinfor CDE Equipa do Projecto Director do Projecto Equipa de Acompanhamento Director do Projecto

27 HAM/VB/PAS Configuração da solução Configuração proposta Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003 Para a realização do sistema central é recomendada a instalação dos seguintes produtos: · Servidor IBM xSeries, modelo 255, com as seguintes características: - 2 processadores Xeon MP a 1,9 GHz com Bus a 400 MHz e 1MB de cache; - Expansível a 4 processadores; - Fontes de alimentação redundantes; - 2 Discos Ultra320 SCSI, Hot-Swap, de 36,4GB a 10K-rpm; - 3 Discos Ultra320 SCSI, Hot-Swap, de 73,4GB a 10K-rpm; - Controlador SCSI para RAID com 256MB de cache; - Tape Drive LTO de 100/200 GB; - 3 Anos de garantia com 4 horas de tempo de resposta.

28 HAM/VB/PAS Configuração proposta Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003 · Sistema Operativo: - Linux Red Hat Enterprise Server Standard Edition. · Sistema de Gestão de Bibliotecas Aleph configurado para a seguinte utilização: - 2 Operadores concorrentes; - 20 Utilizadores OPAC concorrentes; - 1 Utilizador Z39.50; - Thesaurus EUROVOC; - Thesaurus ECLAS; · Módulo de Gestão de Conteúdos DigiTool configurado para a seguinte utilização: - 2 Operadores concorrentes; - 20 Utilizadores OPAC concorrentes; objectos digitais. Considera-se, no primeiro ano, um máximo de

29 HAM/VB/PAS Configuração proposta Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003 Para além dos produtos propostos será construída a interface para os sistemas periféricos de acordo com as características funcionais especificadas atrás.

30 HAM/VB/PAS Implementação do Sistema Central e do Sistema Periférico Piloto Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003 Implementação dos outros Sistemas Periféricos

31 HAM/VB/PAS Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003 A instalação das interfaces nos vários sistemas periféricos, bem como o processo de construção da interface de cada um dos sistemas não Aleph estão sujeitos aos planeamentos abaixo delineados:

32 Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de Apreciação dos resultados da recente avaliação feita aos CDE 1 HAM/VB/PAS Estas indicações foram compiladas pela Mme Calonne e retiradas do documento intitulado CDE portugais: résultats provisoires du stocktaking evaluation 2003.

33 HAM/VB/PAS Exercício Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003 A avaliação consiste na apresentação de uma fotografia do funcionamento actual dos Centros e Redes de Informação. Esta fotografia permitir-nos-á reflectir e pôr em prática uma nova estratégia para estes Serviços Procedimento - Respostas dos Centros e Redes a cinco questionários diferentes; - Utilização de Grupos de trabalho; - Consulta aos Centros e às Redes Resultados - Um relatório geral (para os 15 Estados membros); - Um relatório por cada Estado membro.

34 HAM/VB/PAS Estratégias Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003 Estratégias a curto prazo (2002/2003) 1. Avaliar; 2. Reactivar os apoios; 3. Relançar a cooperação com as Representações; 4. Racionalizar o envio da documentação; 5. Favorecer o envio electrónico da informação; 6. Utilizar o Tecis: - Abertura da Intranet aos CDE; - Actualização da documentação dos CDE sobre a Europa; - Doc List; - Newsletters; - Dossiers temáticos.

35 HAM/VB/PAS Estratégias Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003 Estratégias a médio prazo (2003/2004) 1. Reexaminar o número de CDE e a sua cobertura geográfica; 2. Rever as Convenções; 3. Continuar a avaliação; 4. Reactivar os Seminários especializados; 5. Alargar o apoio técnico através do Help desk. Estratégia a longo prazo 1. Estabelecer um sistema integrado de Centros de Informação.

36 HAM/VB/PAS Primeiros resultados da avaliação Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003 Centros de Documentação Europeia - Ausência de auto-avaliação das suas actividades; - Devem aumentar o número de CDE abertos ao público; - Devem aumentar o número de iniciativas realizadas para o cidadão; - Devem multiplicar a produção de suportes de apoio aos cursos; - Devem multiplicar os acordos com os fornecedores de informação; - Devem desenvolver acordos com os CDE nacionais e com os outros CDE estrangeiros (sobretudo no que diz respeito à produção de informação e de projectos didácticos).

37 HAM/VB/PAS Primeiros resultados da avaliação Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003 Estruturas de acolhimento dos CDE - Devem assegurar uma maior monitorização dos CDE; - Devem aumentar as ajudas financeiras e os recursos humanos; - Devem trabalhar mais em coordenação com os CDE, fornecendo assim mais informação aos cidadãos. OS RELATÓRIOS SERÃO APRESENTADOS AOS CENTROS E ÀS REDES ENTRE 15/12/2003 E 19/12/2003. OS RELATÓRIOS SERÃO APRESENTADOS ÀS ESTRUTURAS DE ACOLHIMENTO ENTRE 15/12/2003 E 19/12/ Estas indicações foram compiladas pela Mme Calonne e retiradas do documento intitulado CDE portugais: résultats provisoires du stocktaking evaluation 2003.

38 Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de Análise e discussão dos seguintes aspectos: HAM/VB/PAS

39 HAM/VB/PAS Definição dos objectivos dos CDE portugueses no panorama nacional Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003 Projecto de Tratado que estabelece uma Constituição para a Europa; Futuro da União Europeia; Conferência Intergovernmental.

40 HAM/VB/PAS Definição do papel e das competências dos Coordenadores Nacionais Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003 Mandato: 2 anos Competências: 1. Representar a Rede nas reuniões anuais em Bruxelas; 2. Elaborar o relatório de actividades anual da Rede e proceder ao respectivo envio para Bruxelas (de acordo com o inquérito); 3. Difundir pela Rede todas as informações consideradas úteis; 4. Actualizar o sítio web da Rede Portuguesa dos CDE; 5. Propor aos restantes CDE o desenvolvimento de projectos inovadores; 5. Assegurar a continuidade dos projectos que se propuseram desenvolver após término do mandato; 6. Prestar contas na reunião anual relativamente aos projectos em curso.

41 HAM/VB/PAS Elaboração de um guia de boas práticas para a cooperação entre os CDE e outros OIE Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de Criação de um Grupo de Trabalho.

42 HAM/VB/PAS Perspectivas de formação para o ano Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003 Formação Geral 1. Formação Geral: - Organização: DG Imprensa e Comunicação – Unidade A2 - Datas: Janeiro-Julho Participantes: Membros dos CDE Formação Especializada 2. Formação Especializada: - Organização: DG Imprensa e Comunicação – Unidade A2 + Empresa (?) - Datas: 2º Semestre Participantes: Membros dos CDE Programa de Intercâmbio 6. Programa de Intercâmbio: - Situação: Activo (aberto aos CDE) - Informações disponíveis a partir da próxima semana no sítio web (ver Guia do Programa). 2 Esta informação foi organizada com base no enviado pela Dr.ª Marta Mugica Inciarte, no dia 20 de Outubro de 2003.

43 HAM/VB/PAS Analisar hipóteses de financiamento de projectos e/ou iniciativas desenvolvidas pelos CDE Reunião Anual dos Centros de Documentação Europeia Lisboa, 13 de Novembro de 2003 Exemplos: 1. Base Nacional de Informação Europeia (POSI – Medida: Conteúdos Digitais) ; 2. Etc.