Fusion ECM Suite Solicitação de viagem Nacional e Internacional

Agenda  Projeto - Objetivos  Projeto - Premissas  Contexto ECM  Abordagem do projeto  Padrão utilizado interfaces  A SOLUÇÃO  Conclusão  Perguntas

Projeto - Objetivos  Realizar a automação do processo de Solicitação de Viagem, englobando o tratamento das viagens tanto nacionais como internacionais;  Disponibilização dos fluxos de viagens a todos os colaboradores da empresa, tanto diretos quando indiretos.  Plataforma única para tratamento de fluxos de processo e aprovações baseadas em SDA (Fluxo Solicitação de Alçada)  Evitar perdas de informações e de montantes financeiros com falta de gerenciamento sobre as prestações de contas pendentes

Projeto - Premissas  Utilização das melhores práticas de mercado na automação de fluxos de trabalho com foco na confiabilidade e produtividade dos usuários envolvidos;  Nos pontos adequados, realizar integração com os sistemas legados (ERP Datasul EMS) mantendo o investimento já realizado válido;  Utilização dos mecanismos de alçadas atualmente existentes para os fluxos modelados no Fusion no contexto da AkzoNobel

Contexto ECM Informação não gerenciada inibe produtividade e inovação:  40% do tempo perdido na busca;  70% dos casos a informação é simplesmente recriada;  60%-80% das pessoas simplesmente não encontra as informações que precisam

Abordagem do Projeto  Definir os fluxos de trabalho: Realizar a definição dos fluxos de trabalho que irão nortear o ciclo de vida da sessão  Definir os formulários e integrações: Identificar e especificar dentro de cada atividade x alçada as informações necessárias para realizar o seu trabalho tanto do ponto de vista de dados, documentos e informações provindas de outros sistemas  Ferramental: Configurar a ferramenta de gestão de processos e documentos do Neomind Fusion ECM Suite para representar a realidade dos fluxos de negócio, neste caso, solicitação de vaigem.  Desenvolvimento/Qualidade: Realizar o desenvolvimento das funcionalidades de acordo com os fluxos de trabalho definidos e as interfaces devidamente estabelecidas  Realizar homologação/piloto: Realizar a homologação das funcionalidades geradas durante a fase de desenvolvimento  Realizar Roll-Out: Entrar com o uso efetivo da solução

SOLUÇÃO - Modelagem Aprovação baseada em alçada, chegando, caso necessário, até o presidente (SDA) via mecanismo de alçada

SOLUÇÃO - Início Solicitação Tratamento de viagem nacional ou internacional Favorecido pode ser um colaborador ou um ente externo Informações Adicionais

SOLUÇÃO - Aprovação baseada SDA Aprovação de acordo com alçada e valor. Cada fluxo pode utilizar um tipo diferente de alçada Alçada pode ter delegações

SOLUÇÃO - Aprovação baseada SDA Busca de alçada de acordo com estrutura Hierárquica configurada formulário de funcionários. independente de alçada, no caso da SV, o superior mediato e imediato sempre serão sensibilizados

SOLUÇÃO - Estrutura Aprovação Aprovação do superior Imediato Resultado do consenso

SOLUÇÃO - Término Solicitação Retorna ao solicitante Histórico do consenso, Incluindo a aprovação do presidente Caso tenha um adiantamento, inicia uma pendência para prestação de contas Ao avançar, é gerado um Título no ERP para pagamento

Conclusões  Utilização de uma interface unificada para todas as solicitações  Padronização no tratamento das solicitações de viagem  Iniciativa orientada a processo, o que permite total gestão dos fluxos, seus gargalos, e principais agentes causadores de atrasos  Reaproveitamento da estrutura de aprovação atualmente existente para outros fluxos, gerando economia e alto nível de padronização  Transparência e confiabilidade das informações através do uso de integração com o ERP e geração de títulos no contas a pagar  Possibilidade de aprovação diretamente por um dispositivo móvel

Perguntas

Obrigado!