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Gestão de competências pessoais e relacionais. 1º SEMINÁRIO Parte 2 Gestão de competências pessoais e relacionais.

Você quer mais tempo? 2 15

Atualmente nossa maior reclamação é sem dúvida, a falta de tempo!

Como gerir seu tempo?

Administrar o tempo, hoje em dia é tarefa indispensável. É preciso repensarmos um pouco mais sobre a nossa própria vida para termos mais tempo. Administrar o tempo, hoje em dia é tarefa indispensável.

A escolha é nossa! Temos que escolher em ter ou não ter mais vida, mais equilíbrio, mais foco, enfim da ênfase as tarefas importantes.

Metodologia da Tríade do Tempo por Christian Barbosa* Para Barbosa (2011), a palavra tríade significa conjunto de três coisas. E o tempo, como podemos perceber, é sempre referenciado em três, como: Presente, passado e futuro; Três ponteiros do relógio; Manhã, tarde e noite... *Cientista da computação e o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade. Abriu sua primeira empresa aos 15 anos e foi um dos profissionais mais jovens do mundo a receber o certificado da Microsoft.

Metodologia da Tríade do Tempo Esta metodologia pode ser resumida em 3 princípios básicos que terão muita congruência com a sua vida pessoal e profissional: Sentido Realização Execução

Coloque Sentido para o seu tempo (seu dia a dia). 1º princípio da Tríade Coloque Sentido para o seu tempo (seu dia a dia). A tríade do tempo divide todas as atividades que fazemos em 3 esferas.

Importantes Urgentes Circunstanciais Atividades Importantes Urgentes Circunstanciais

Cite, oralmente, algo que é importante para você. É algo que tem prazo para ser feito, vai trazer resultados para você a curto, médio e longo prazo. São atividades que estão conectadas à sua missão de vida pessoal, aos seus papéis e sempre resultam em benefícios para você em todos os aspectos. Cite, oralmente, algo que é importante para você.

Urgente São todas as atividades em que o prazo terminou ou está curto e devem ser feitas imediatamente. São atividades que em geral trazem estresse ou pressão. Cite, oralmente, o que hoje, lhe provoca algum estresse devido a urgência.

Circunstanciais São atividades que desperdiçam seu tempo, que você faz sem total vontade ou devido à pressão de outras pessoas. São atividades feitas em excesso. Cite, oralmente, quais são as atividades que você tem feito em excesso?

A principal diferença apresentada pela tríade é que... A esfera da Urgência e da Importância não se misturam, sendo assim, não existe nada importante e urgente simultaneamente.

Veja este exemplo: Se você precisar levar o seu computador para formatar devido ele estar muito lento, dificultando as suas atividades, é algo importante. Agora, se a lentidão do seu computador aumenta a ponto de não conseguir abrir os seus arquivos, levá-lo a um profissional de informática tornou-se algo extremamente urgente.

Faça com que cada dia ajude a realizar seus sonhos. 2º princípio da Tríade Faça com que cada dia ajude a realizar seus sonhos. Descubra as suas metas de curto, médio e longo prazos e coloque em seu dia a dia ações para alcançá-las. Dessa maneira, o seu tempo irá ajudá-lo a conquistar seus sonhos importantes.

Mais vale uma boa execução do que uma ótima estratégia. 3º princípio da Tríade Mais vale uma boa execução do que uma ótima estratégia. Não adianta nada gastar o seu tempo com planos mirabolantes se você não tiver execução, que é nosso último princípio e a prática do sentido e da realização nas horas do seu dia.

A boa gestão do tempo consiste em alocar para cada dia de trabalho apenas o que deve ser feito naquele dia. Se não é para ser feita hoje, a atividade não deve estar na lista de prioridade.

Foque em aumentar o volume de atividades importantes, manter as urgências sob controle e dizer não para as atividades circunstanciais.

Qual é o seu horário?

Horário Nobre Algumas pessoas funcionam melhor no início da manhã, outras ganham mais ritmo no início da tarde e outras somente produzem à noite. Sempre que possível procure planejar o seu dia de acordo com o seu “horário nobre”.

Exemplo do Ciclo de Energia de uma pessoa

A Tríade do Tempo das mulheres as urgências e as coisas importantes.

O resultado da média dos testes realizados (com mulheres na faixa dos 35 anos, em atividade profissional) mostrou que a composição da Tríade em média é: 48% do tempo dedicado às Urgências; 28% às coisas Importantes; 24% às Circunstâncias.

No caso dos homens existe um equilíbrio maior entre as urgências e as circunstâncias, deixando o importante em segundo plano.

O homem gasta mais tempo com conversas paralelas, chopp com os amigos, festas sociais, etc. do que as mulheres, que têm um senso de maternidade e responsabilidade mais destacado, até pela própria cobrança que fazem de si mesmas.

DICAS ESSENCIAIS PARA VOCÊ ADMINISTRAR BEM O SEU TEMPO

1- Escolha e USE uma ferramenta para gerenciar seu tempo Você precisa ter uma agenda eficiente, um smartphone, um software ou um sistema na Internet, que ajude você a priorizar seus dias, planejar suas metas, agendar suas reuniões, etc.

2- Delegue. Você não é onipresente. É incorreto pensar que apenas você pode fazer a tarefa em seu local de trabalho. Se a tarefa é repetida constantemente, escreva um processo, imprima e treine as pessoas para segui-lo.

3- Coloque momentos importantes em sua semana Não deixe os dias serem apenas urgências e circunstâncias. Comece a colocar pequenos momentos importantes em seus dias, como por exemplo, um almoço em família, sair um pouco mais cedo para ir ao cinema, pegar seus filhos na escola, praticar um esporte.

4- Aprenda com suas urgências. Com antecipação e planejamento, você conseguirá reduzir as urgências.

5- Domingos são pessoais Evite ao máximo utilizar seu domingo para trabalhar, sua família precisa de você.

6- Mantenha seu ambiente organizado Organize seu local de trabalho, sua papelada, suas revistas, seus armários, seus diários escolares. Estima-se que uma pessoa gasta 40 minutos por dia localizando informações... e isso é muito tempo perdido.

7- Controle seus e-mails. A Caixa de Entrada deve conter apenas e-mails em que você está trabalhando ou que estão pendentes com terceiros.

7- Controle seus e-mails. Mas, sabemos que alguns gostam de abrir aqueles e-mails engraçados, fofinhos ou emocionantes, com imagens que prendem a atenção... Porém, cuidado, com certeza eles o roubam mais de 15 minutos de produtividade por dia, se contarmos o mês com 20 a 25 dias, tirando os domingos, você perde mais ou menos 06 horas de trabalho por mês abrindo e-mails inúteis. Não deixe o seu chefe descobrir isso!

8- Aprenda como administrar seu tempo. A gestão de tempo pode ser vista como uma ciência, exata e humana, simultaneamente. Verifique metodologias que o ajudará a ganhar mais tempo no seu dia a dia.

Algo essencial para uma gestão de qualidade é o planejamento.

Planejamento Conforme Drucker (s.d)... “O planejamento não diz respeito a decisões futuras, mas às implicações futuras de decisões no presente.”

Planejamento é... Um esforço sistemático e formal que visa estabelecer direção para aumentar a probabilidade de ocorrência dos resultados desejados; Um processo desenvolvido para o alcance de uma situação desejada de maneira mais eficiente, eficaz e efetiva, com a melhor concentração de esforços e utilização de recursos.

Planejamento Para que o planejamento seja executado de uma forma lógica e estruturada, mostraremos a seguir o passo a passo de um projeto de trabalho. Ofereceremos um roteiro para que o pós-graduando incorpore o pensamento estratégico em seu dia a dia.

Neste seminário, apresentaremos um projeto de trabalho para que o aluno posso articular sua pós-graduação com um planejamento, através do qual ele poderá relacionar a sua prática acadêmica com a sua área de atuação.

Vários acadêmicos do Instituto PROMINAS tiveram seus projetos premiados. Gostaríamos de incentivá-los a levar este projeto para o seu ambiente profissional, apresentando-o e executando-o para que, vocês também tenham sucesso em sua carreira.

PROJETO DE TRABALHO Práticas Acadêmicas

1- Identificação 1.1 - Selecionar a área da sua pós-graduação. 1.2 - Título do projeto: O título de um projeto deve expressar de forma concisa o seu conteúdo e sua finalidade. O projeto deve representar uma promessa de transformação de um dado recorte da realidade. O título deverá estar totalmente pertinente à sua área de pós-graduação.

1- Identificação 1.3 - Nome do idealizador: Coloque o nome da pessoa responsável pela ideia central do projeto. Nome

2- Situação Geradora e Justificativa Parte fundamental, essencial de um projeto, o contexto e a justificativa devem merecer, de você, maior rigor e cuidado.

Porque? Porque o idealizador do projeto deve explicitar as principais razões que tornam importante a realização do mesmo e o contexto que lhe dá significado e valor.

A argumentação deve ser objetiva e concisa, além de representar o grau de conhecimento do idealizador sobre o assunto em foco, bem como convencer da possibilidade do empreendimento do projeto.

O que queremos realizar? 3- Objetivo Geral O que queremos realizar? O objetivo geral deve expressar a(s) mudança(s) que se pretende realizar nas pessoas ou instituição. Deve servir de base para o estabelecimento de critérios de avaliação dos resultados esperados. A concretização do objetivo geral depende da realização dos objetivos específicos.

4- Objetivos Específicos O que fazer? Devem expressar as ações que, no conjunto, são necessárias para realização do objetivo geral. É importante que esteja clara a relação de causa e efeito entre cada objetivo específico e o objetivo geral. Cada objetivo específico deve resultar em ações. O conjunto dos objetivos específicos levará ao objetivo geral.

5- Resultados Esperados Onde Chegar? Os resultados esperados são a expressão objetiva da promessa transformadora do projeto. Devem ser formulados em termos finalísticos, isto é, que novidades se pretende reconhecer nas pessoas ou instituições abrangidas em consequência do projeto. Os resultados esperados serão tomados como base para avaliação do sucesso ou fracasso do projeto.

6- Abrangência e Contexto Onde atuar? A quem beneficiar? Informa sobre o alcance do projeto, isto é, sobre as pessoas (quem são, número de envolvidos por categoria), instituições e localidades que dele se beneficiarão. A abrangência dá uma medida de relevância do projeto, do seu poder de influência no ambiente em que se realiza.

7- Plano de Ação Como agir? Ações referem-se ao que não se pode deixar de fazer para que o projeto se desenvolva. Para cada objetivo específico, devem ser detalhadas as ações que serão desenvolvidas ao longo do tempo previsto para o desenvolvimento do projeto.

O número de ações por objetivo específico pode variar, podendo uma ação ocupar mais de uma semana, dependendo do tempo que exige para o seu desenvolvimento, em função da sua complexidade. É importante lembrar, também, que uma ação pode ser desdobrada em atividades.

8- Cronograma Quando agir? Distribuir todas as ações do projeto e as tarefas ao longo do ano, indicando o período para a sua realização.

9- Desdobramento das ações em atividades Descrever as atividades que deverão resultar das ações programadas. Todo objetivo específico expressa uma ação necessária, portanto, a cada um deles deve estar associado pelo menos uma ação importante. Cada atividade representa uma contribuição específica ou mesmo original do idealizador.

CRITÉRIOS PARA AVALIAÇÃO DO PROJETO

Obs.: os critérios que serão apresentados servirão para que você se oriente melhor e tenha certeza de que o seu projeto está no caminho certo. Reflita sobre os questionamentos que iremos expor, pois eles lhe ajudarão a executar o Projeto.

1- Título O título sinaliza com clareza o que idealizador vai desenvolver? O título expressa de forma concisa o conteúdo do projeto e a sua finalidade?

2- Situação Geradora e Justificativa Aponta a situação geradora que mobilizou a elaboração do projeto? Essa situação tem como base a realidade concreta da instituição? Para isso apresenta algum diagnóstico ou levantamento que sirva para melhor contextualizar  a situação?

Os argumentos apresentados são convincentes? Esses argumentos são suficientes? Indica, ao final, em que a realização do projeto será  útil à instituição? Há necessidade de se acrescentar algo para que o texto ganhe no seu esforço de persuasão? O leitor, provavelmente, se sentirá convencido da relevância deste Projeto?

O texto está claro e coerentemente elaborado, com boa articulação das ideias, permitindo ao leitor apreender os propósitos? O problema emerge da realidade da instituição? Sua delimitação está clara e concisa de forma a subsidiar a elaboração de uma justificativa convincente e bem argumentada?

3- Objetivo Geral Ele está adequado, ou seja, corresponde a uma solução possível para o problema apresentado? Ele apresenta uma perspectiva de desenvolvimento profissional?

4- Objetivos Específicos Os objetivos específicos estão coerentes com o projeto? Há necessidade de os objetivos específicos serem revistos e reescritos? O projeto apresenta objetivos específicos que realmente levarão ao objetivo geral do projeto?

Os objetivos específicos e as ações delineadas nas propostas conduzem a produtos relevantes para a Instituição? As ações esperadas estão coerentes com o projeto?

5- Resultados Esperados A formulação dos resultados retrata as novidades que pretende com o desenvolvimento do projeto? Os resultados esperados arrolados na proposta são coerentes com as ações propostas e são significativos?

6- Abrangência e contexto Houve a identificação da clientela a quem se destina o projeto, quantas pessoas estão envolvidas? Informou quem são essas pessoas?

7- Plano de Ação As ações apontadas são realmente as principais, tendo em vista o problema descrito? Elas estão descritas de forma a atender/atingir realmente a concretização dos objetivos específicos da proposta de projeto? Há uma articulação entre as ações, tendo em vista o problema apontado e o objetivo geral do Projeto?

Agora que vocês já possuem as informações sobre como realizar o projeto e já visualizaram todo o critério de avaliação, desejamos um bom trabalho! Atenção: O professor ficará a disposição para maiores esclarecimento, aproveitem!

Dúvidas e sugestões Estamos a disposição para atendê-los e esclarecer qualquer dúvida. Funcionamento de segunda a sexta-feira, de 08h as 18h. 0800 283 8380

Dúvidas e sugestões Setor E-mail Agenda Educacional agendaeducacional@institutoprominas.com.br Atendimento atendimento@institutoprominas.com.br Avaliação avaliacao@institutoprominas.com.br Cadastro cadastro@institutoprominas.com.br Capacitação capacitacao@institutoprominas.com.br Certificado certificado@institutoprominas.com.br Coordenação pedagogico@institutoprominas.com.br Declaração declaracao@institutoprominas.com.br Documentos documentos@institutoprominas.com.br Material Didático materialdidatico@institutoprominas.com.br Ouvidoria ouvidoria@institutoprominas.com.br Professor professores@institutoprominas.com.br TCC secretaria@institutoprominas.com.br

Obrigada pela presença!

Referências BAPTISTA, Myrian Veras. Planejamento Social: intencionalidade e instrumentação. São Paulo: Veras Editora, 2000. BARBOSA, Christian. A Tríade do Tempo. Campus. 2007. CHIAVENATO, Idalberto. Recursos Humanos na empresa. Vol.1. São Paulo: Atlas, 1989. _______, Administração de empresas - uma abordagem contingencial. 3 ed. São Paulo: Makron Books, 1994. DRUCKER, Peter. Inovação e Espírito Empreendedor: prática e princípios. São Paulo: Pioneira, 1987.

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