Para contratação de empresas: Conhecer previamente o serviço prestado; Conversar com pessoas que já tenham se utilizado dos serviços; Solicitar sempre três orçamentos para fazer comparação e poder negociar valores; Visita aos espaços para apreciação das estruturas; Possuir planta baixa com especificações; Sempre fechar contrato entre as partes.

A montagem do evento: Ainda estamos na fase “Pré-evento”; Também conhecido como “transevento”; Início da execução do projeto acertado no início do planejamento; Sua duração depende: Do tamanho do evento; Do tipo do evento; Da programação prevista; Das limitações impostas pelo espaço; Entre outras coisas.

A montagem do evento: Necessidade de cumprir integralmente cronograma indicado no planejamento; Equipe entrosada e atenta a todos os itens do evento; Caso necessidade de elaboração de PET ficar atento ao horário marcado para a chegada das equipes; Quanto mais organização mais facilidade para montar e organizar tudo; Checar mais de uma vez o funcionamento de equipamentos.

A fase Evento: É o momento em que a qualidade do planejamento vem à tona; Preparação para a reação em caso de necessidade; Capacidade de identificar problemas, registrá-los e discuti-los posteriormente; É o momento mais curto e mais importante de todo o projeto; Seu resultado influencia no futuro profissional de todos os envolvidos.

Preparado? Nunca! Situação 1: Numa solenidade de colação de grau, tudo está preparado, mas duas das autoridades máximas não haviam chegado e faltavam apenas 10 minutos para o início do evento. Sem estas não há como iniciar, pois ambos abrem o evento com um pronunciamento, o que fazer?

Situação 2: O evento já começou. A mesa diretora está composta Situação 2: O evento já começou. A mesa diretora está composta. Ao verificar nos bastidores do evento você se dá conta de que o serviço de garçom foi contratado de forma errada: seu trabalho estava restrito aos instantes que antecedem o evento, mas não no evento em si. A mesa ficaria sem serviço de água durante todo evento. O que fazer?

Situação 3: após a 5ª hora de evento você nota que o público não vai embora. Eram previstas somente 5 horas de duração. Os convidados sabiam do fato, mas continuavam assentados e querendo permanecer ali. Como proceder? Situação 4: Para seu evento foram pensadas 8 recepcionistas a cada dia. São 5 dias de evento e você elaborou uma escala de serviço segundo disponibilidade apontada pelas profissionais. No primeiro dia uma delas não apareceu e as outras estão todas indisponíveis. O que fazer?

Situação 5: No meio de um evento um convidado começa a importunar os outros participantes. O mesmo está alcoolizado. O que se pode fazer neste caso? Não importa o que ocorra, se o evento está marcado e o público está a caminho, você precisa realizá-lo; O cancelamento do evento só ocorrerá em último caso; Em caso de cancelamento a expectativa e o resultado já estará comprometido.