AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA III ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM ARQUIVOS HISTÓRICOS

CACILDA MAESIMA – CDPH/DH/UEL EDSON JOSÉ HOLTZ LEME - CDPH /DH/UEL CONCEPÇÃO: CACILDA MAESIMA – CDPH/DH/UEL EDSON JOSÉ HOLTZ LEME - CDPH /DH/UEL JOSÉ MIGUEL ARIAS NETO – DH/UEL

ETAPAS PARA ORGANIZAÇÃO DE ACERVO Recepção e Registro; Higienização; Avaliação/Identificação; Classificação/Arranjo; Acondicionamento; Descrição; Disseminação.

RECEPÇÃO E REGISTRO ARQUIVOS: recolhimento sistemático da produção documental, oriunda do Arquivo Intermediário, por meio de instrumento intitulado “Relação de Recolhimento”; CEDOCS: aquisição de acervo se dá por meio de doação, custódia ou compra, segundo critérios definidos pela temática do CEDOC (Centro de Documentação).

INSTRUMENTOS DE RECEPÇÃO NO CEDOC E ARQUIVO Ficha de Controle do Acervo Contrato de Doação;

CONTRATO DE DOAÇÃO

REGISTRO DE DOCUMENTOS Aplicado a cada fundo, coleção ou parte do acervo; Documentos adquiridos de forma avulsa, registro individual; Coleções e fundos registrados de forma coletiva (quantidade de peças, datas-limite, suportes, organização existente ou não, data de entrada.

HIGIENIZAÇÃO Todos os documentos recebidos por um Arquivo Permanente devem passar pelo processo de higienização. Neste processo sujidades, como acúmulo de poeira, grampos e clips metálicos e outros materiais nocivos aos documentos, deverão ser retirados.

Para higienização de documentos textuais, o responsável pelo processo de higienização, deverá utilizar trinchas macias e demais equipamentos para remoção de partes metálicas. O Arquivo deverá contar com uma sala específica para este trabalho. O CDPH conta com uma sala de triagem, onde são armazenados os arquivos e coleções que aguardam o processo de avaliação e registro. Em seguida os documentos são higienizados e recebem um acondicionamento provisório para aguardar o processo de arranjo.

AVALIAÇÃO “Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.” (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005, p.41) “Seqüência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo”. (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996, p.16)

Em arquivos correntes, avaliação consiste em um trabalho interdisciplinar para “identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental.” (Bernardes, 1998, p.14) Na fase de arquivo corrente a avaliação deve ser realizada paralelamente ao trabalho de classificação, visando evitar a acumulação desordenada de documentos.

COMISSÃO DE AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO “Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de um arquivo, responsável pela elaboração de tabela de temporalidade” (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005, p.53)

PLANO DE DESTINAÇÃO “Esquema no qual se fixa a destinação dos documentos.” (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005, p.133) “Conjunto de instrumentos de destinação de documentos”. (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996, p.60)

ALGUNS INSTRUMENTOS DE DESTINAÇÃO Tabela de temporalidade; Lista de eliminação; Termo de eliminação; Relação de recolhimento (controla a passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente); Relação de transferência (controla a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário), etc.

LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS (MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARANÁ, 1998)

EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS (MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARANÁ, 1998)

TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS (MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARANÁ, 1998)

RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA (MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARANÁ, 1998)

Na fase de arquivo corrente a avaliação objetiva: Redução da massa documental; Agilidade na recuperação dos documentos e das informações; Eficiência Administrativa; Melhor conservação dos documentos de guarda permanente; Racionalização da produção e do fluxo de documentos (trâmite); Liberação de espaço físico; Incremento à pesquisa. (Bernardes, 1998, p.15)

CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO VALOR PRIMÁRIO: “refere-se ao valor do documento para atender aos fins pelo qual foi produzido, sejam esses fins de caráter administrativo, legal ou fiscal. Os documentos apenas com valor primário devem ser eliminados após o cumprimento do prazo de guarda estabelecido na TTD”. (Manual de gestão de documentos do Estado do Paraná, 1998, p.8)

VALOR SECUNDÁRIO: “refere-se ao valor do documento para atender outros fins que não são, necessariamente, aqueles pelos quais foi criado. Os documentos com valor secundário apresentam interesse cultural, científico, tecnológico ou histórico. Devem ser preservados em caráter permanente, mesmo já tendo cumprido suas finalidades primeiras.” (Manual de gestão de documentos do Estado do Paraná, 1998, p.8)

CLASSIFICAÇÃO “Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo”. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005, p.49) A classificação e/ou arranjo “constitui-se numa seqüência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir em classes os documentos de um arquivo.” Viviane Tessitore

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO QUADRO DE CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS DO PODER PÚBLICO MUNICIPAL

CRITÉRIO FUNCIONAL P. M. SÃO JOSÉ DOS CAMPOS - SP

5.5 ESPORTES, LAZER E TURISMO (SUBGRUPO FUNCIONAL) 5.5.01 Planejamento do Esporte, Lazer e Turismo (Função) Séries Documentais 5.5.01.00.01 Plano Plurianual para o Esporte e Lazer. 5.5.01.00.02 Plano Anual da Secretaria de Esportes e Lazer. 5.5.01.00.03 Plano de atividades dos departamentos de atividades comunitárias, esportes e lazer.

CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DAS ATIVIDADES-MEIO DOS ÓRGÃOS (MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARANÁ, 1998)

ARRANJO “Seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano previamente estabelecido.” DBTA É o termo adotado para a “classificação” dos documentos em arquivos permanentes.

Histórico da pessoa física e/ou jurídica produtora e/ou acumuladora dos documentos. Este processo de pesquisa é fundamental para se conhecer a trajetória do produtor dos documentos. Recomenda-se, também, conhecer os principais temas relacionados à instituição e/ou vida pública e privada (pessoa física), bem como o período abrangido pelos documentos.

: É importante consultar uma bibliografia básica referente ao período da produção dos documentos; Realizar uma leitura sumária do acervo facilita o entendimento de detalhes importantes do processo de acumulação dos documentos; Deve-se observar a existência ou não de uma “ordem original” dos documentos.

Observar o ordem original possibilita ao técnico, responsável pelo arranjo, “elucidar questões relativas aos interesses, prioridades e sentidos conferidos pelo titular ao seu acervo.” CPDOC Estes dados deverão ser explicitados quando da descrição do acervo para que os pesquisadores possam entender melhor o perfil da pessoa física e/ou jurídica.

Excetuando-se os casos de arquivos permanentes que recebem documentos já classificados na idade corrente (sistema de arquivos já implantado), na maioria das vezes, os acervos chegam para os arquivos permanentes e/ou centros de documentação totalmente desorganizados. É tarefa do técnico especializado estudar e elaborar a melhor forma de arranjo objetivando recuperar a lógica do acervo, facilitando o posterior acesso pelo pesquisador.

O arranjo segue os mesmos passos da classificação O arranjo segue os mesmos passos da classificação. Para a definição da estrutura do arranjo (número de grupos, séries, sub-séries e dossiês) deve-se levar em consideração a quantidade de espécies e tipos documentais do acervo, assim como sua quantidade física. Acervos pequenos seguem como norma de organização o arranjo por séries - divisão atribuída a um arquivo, a partir de critérios de conteúdo e/ou espécie documental, e havendo necessidade dividí-la em sub-séries e dossiês.

CRITÉRIOS O CPDOC – Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemporânea do Brasil tem uma vasta e rica experiência no tratamento de arquivos pessoais. Na metodologia de organização dos acervos adotam, segundo as características de cada arquivo, diversos critérios de arranjo: Funcional Temático Geográfico Tipológico

FUNCIONAL “Agrupa documentos que dizem respeito às funções ou atividades específicas desenvolvidas pelo titular do arquivo.” CPDOC Exemplos: Série: Ministro da Justiça (do Arquivo Negrão de Lima); Dossiê: Membro da Junta Interamericana de Defesa (da série Funções Militares do Arquivo Ulhôa Cintra)

TEMÁTICO: “Agrupa documentos relacionados a um determinado assunto ou tema.” CPDOC Exemplos: Série: Petróleo (do Arquivo Horta Barbosa) Dossiê: Crise do Governo João Goulart (da série Trajetória de Vida do Arquivo Cordeiro de Farias)

GEOGRÁFICO: “Agrupa documentos por local (municípios, cidades, estados, regiões, países, etc.)” CPDOC Exemplos: Série: Pará de Minas (do Arquivo Benedito Valadares) Dossiê: Amazonas (da sub-série Serviço de Inquéritos Políticos e Sociais, da série Chefatura de Polícia do Arquivo Filinto Müller)

TIPOLÓGICO: Agrupa documentos por tipo/espécie. Os mais comumente encontrados são correspondência, documentos pessoais, produção intelectual e recortes de jornais, contando cada um desses conjuntos com os seguintes documentos:

Correspondência (cartas, telegramas, cartões, bilhetes, etc) Exemplos: Série Correspondência do Arquivo Juraci Magalhães Dossiê Cartas Comerciais e Circulares (da série Correspondência do Arquivo Juraci Magalhães)

b) Documentos Pessoais (certidões, diplomas, títulos, carteiras, diários, declarações de imposto de renda, biografias, currículo, etc., referentes aos titular do arquivo) Exemplos: Série: Documentos Pessoais (do Arquivo Ulisses Guimarães) Dossiê: Diplomas (da série Documentos Pessoais do Arquivo Gustavo Capanema)

c) Produção Intelectual (discursos, relatórios, artigos, entrevistas, etc., produzidos pelo titular do arquivo ou por terceiros) Exemplos: Série: Produção Intelectual (do Arquivo Anísio Teixeira) Dossiê: Discursos no Ministério da Fazenda (da série Produção Intelectual do Arquivo Osvaldo Aranha)

d) Recortes de Jornais: “os recortes de jornais e revistas que integram os arquivos constituem sempre uma série específica. O CPDOC recebe apenas os que contêm matérias de autoria dos titulares, informações sobre a biografia e a trajetória dos mesmos ou, excepcionalmente, uma coleção sobre um assunto específico diretamente ligado aos seus interesses. Exemplos: . Série Recortes de Jornais (do Arquivo Gustavo Capanema)

É comum que no acervo de pessoas físicas sejam acrescentados documentos posteriores à sua morte pelas pessoas que fazem a doação. Exemplos: votos de pesar, homenagens póstumas, recortes de jornais sobre o falecimento, etc. Neste caso deve-se abrir uma série específica, denominada Documentos Complementares. No arranjo é possível combinar séries, subséries e dossiês formados de diferentes critérios.

ORDENAÇÃO DOS DOCUMENTOS Para se ordenar os documentos dentro dos dossiês e ou séries adota-se, via de regra, o critério cronológico. Coloca-se o documento mais antigo em primeiro lugar. Este critério é o mais adotado na ordenação pois facilita a reconstituição da trajetória do titular dentro do processo histórico. Na ordenação dos dossiês dentro das séries pode-se adotar tanto o critério cronológico quanto o alfabético. O alfabético é o mais utilizado quando os dossiês são identificados por nomes. Exemplos: série geográfica (por localidade), série temática (por tema), série produção intelectual (por autor) e série correspondência (por correspondente, quando assim ordenada). Aconselha-se também que a disposição das séries no arquivo reflita a trajetória de vida pública e privada do titular.

NUMERAÇÃO DOS DOCUMENTOS Para se evitar o extravio de documentos de um dossiê, depois de ordenados cronologicamente, deve-se numerar todos os documentos. A numeração, utilizando-se algarismos arábicos, deve ser feita seqüencialmente no canto inferior direito dos documentos. Quando o dossiês contiver pastas, as mesmas receberão números seqüenciais romanos. Exemplo: numeração do quarto documento da terceira pasta: III-4

Cópias de documentos não devem ser guardados no acervo Cópias de documentos não devem ser guardados no acervo. A duplicidade de documentos não é recomendável para arquivos permanentes para resguardar o espaço para acondicionamento dos diversos acervos. As cópias devem ser devolvidas aos doadores. Caso não aceitem devem ser descartadas. Exceções à regra: Cópia que auxilia a legibilidade do original; Cópia datilografada de manuscrito. Observação: Nesses casos deve-se guardar a cópia junto do documento original, anotando-se a palavra “cópia” no canto superior direito e repetindo-se a numeração do documento original.

GUIA DE TRANSFERÊNCIA A Guia de Transferência é um artifício que deve ser utilizado para localizar documentos que não podem ser mantidos dentro do dossiê devido ao seu suporte. Segundo o CPDOC existem duas situações: a) “Nos casos em que fotografias, mapas, plantas ou folhetos vêm encartados ou anexados a documentos textuais, devendo ser fisicamente separados destes últimos e encaminhados a outro subsetor com o objetivo de receberem tratamento técnico adequado. A fim de que não se perca a informação de que havia documentos encartados ou anexados que foram transferidos e de que seja possível localizá-los no seu destino, a guia é feita em duas vias – uma substitui provisoriamente o documento retirado, outra o acompanha ao subsetor onde será tratado. Após o tratamento neste subsetor a guia é devolvida, com o código definitivo do documento transferido, substituindo a provisória.” CPDOC

b) “Para indicar a localização de documentos de grande porte, mantidos no subsetor de arquivo, mas que devem ser acondicionados em armários especiais (do tipo mapoteca) visando à sua melhor preservação. Neste caso, preenche-se apenas uma guia de transferência, que substitui no dossiê o documento transferido, recebendo a numeração seqüencial que caberia a este.

ANEXOS É possível encontrarmos um ou mais documentos anexados em um documento do dossiê, intencionalmente ou não, agrupados pelo titular. Exemplos: traduções, versões preliminares, rascunhos, respostas de cartas, anotações, etc. Deve-se identificar este(s) anexo(s) com o mesmo número do documento utilizando-se a letra A maiúscula acompanhada do número do anexo. Exemplo: II-4A1, II-4A2, 7-A1, etc. Obs.: Outro caso é a anexação, em caráter excepcional, pelo técnico de documentos que mesmo não se enquadrando no período cronológico do dossiê auxiliam na compreensão do mesmo. Eles devem ser colocados no final do dossiê e receber a notação “A” seguida do número correspondente. Ex.: A1, A2, A3

ACONDICIONAMENTO “Embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio” Dicionário de Terminologia Arquivística . “Embalagem ou guarda de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de uma entidade coletiva, pessoa ou família.” Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

Mais do que simplesmente “embalar” o documento visando sua proteção e conservação, o processo de acondicionamento deve levar em conta o suporte do documento. Arquivos deslizantes são os mais recomendados tanto para preservação quanto para racionalizar o uso do espaço.

ARMAZENAMENTO CDPH