COORDENAÇÃO DE PROJETOS Rosana PICORAL M.Sc. PROPAR/UFRGS, Arq., Prof. da FAU/PUCRS e FENG/PUCRS ESTUDO COMPARATIVO ENTRE PROCEDIMENTOS DE GERÊNCIA DE DOCUMENTOS: SISTEMA CONVENCIONAL x SISTEMA EXTRANET

DEFINIÇÕES Gerente de Projetos: concentra a tomada de decisões estratégicas no nível mais alto da pirâmide. (Ferreira,2001) Coordenador de Projetos: operacionaliza estas decisões; (Ferreira,2001) Compatibilização de Projetos: trabalha com a interface dos diversos projetos SLIDE 16

COORDENAÇÃO DE PROJETOS É a ação de gerenciar interdependências entre atividades. Envolve a locação de recursos, sincronização, tomada de decisões em grupo, comunicação e percepção dos objetivos comuns e o monitoramento do desempenho de todos os intervenientes em suas tarefas no sentido de alcançar metas comuns.(O’Brien & Smith) PLANEJAMENTO DE PROJETOS GERÊNCIA DE DOCUMENTOS DE PROJETOS COMPATIBILIZAÇÃO DE PROJETOS

CARACTERIZAÇÃO DOS EMPREENDIMENTOS ANALIZADOS TIPO EDILÍCIO EMPREENDIMENTO A EMPREENDIMENTO B Comércio e serviço Serviço ÁREA DO EMPREENDIMENTO 33.000,00 m2 32.000,00 m2 NÚMERO DE INTERVENIENTES 24 projetos 1 construtor 1 empreend. 1 fiscalização TOTAL = 27 19 escritórios de projetos TOTAL = 22 31 projetos 3 empreend. TOTAL = 35 23 escritórios de projetos NÚMERO DE ARQUIVOS VIGENTES 908 584 NUMERO TOTAL DE ARQUIVOS (VIGENTES+SUBST.) 3123 (3,43 x num arq. vigentes) 1471 (2,51 x núm. de arq. Vigentes) MÉTODO DE GERENCIA DOS DOCUMENTOS DE PROJETO Procedimentos sistematizados, com controle de recebimento e distribuição dos arquivos, através de programa específico em banco de dados (off-line) Procedimentos sistematizados, com controle de recebimento e distribuição dos arquivos, através de programa específico (on-line)

CONTROLE DE DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS EMPREENDIMENTO A

CONTROLE DE DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS EMPREENDIMENTO B

EXEMPLO DE MENSAGENS AGENDADAS

EXEMPLO DE TIPOS DE RELATÓRIOS

SUBSTITUIÇÃO DE ARQUIVOS NO SISTEMA Substitui automaticamente arquivos com nome exatamente igual identifica arquivos que tenham nome semelhante

APROVAÇÃO DE ARQUIVOS Carimbo:

RELATÓRIO DE DOCUMENTOS VIGENTES POR PROJETO Relatório SADP

RELATÓRIO DE DOCUMENTOS VIGENTES POR PROJETO Relatório do banco de dados

PRINCIPAIS VANTAGENS DO USO EXTRANET: Redução de tempo e simplificação no controle de distribuição de documentos; Controle on-line, comprovando o recebimento e utilização da informação; Agilidade no processo, pela economia de tempo; Economia de custo em mensageiros, plotagens, e cópias (muitas vezes substituídas mesmo antes de serem utilizadas pela constante renovação dos arquivos); Eliminação de procedimentos solicitados aos projetistas (como indicação nas pranchas dos documentos utilizados como referência para garantir a utilização dos dados adequados);

Garantia que todos usuários possuem os documentos atualizados (independente da organização de cada escritório); Acréscimo na democratização das informações pela facilidade de distribuição; Menor número de reuniões entre Coordenador de Projetos e demais intervenientes; Simplificação do controle de pendências, registrando no histórico da obra a agilidade ou não de cada projetista, as alterações de projetos (origem e causa das mesmas).

DIFICULDADES ENCONTRADAS PELA COORDENAÇÃO DE PROJETOS NOS DOIS EMPREENDIMENTOS: Falta de pleno entendimento sobre as diferenças entre “Gerência” e “Coordenação” de projetos; Em vista do item acima, não foi possível que o Coordenador implantasse 100% dos procedimentos propostos pela coordenação de projeto; Definição das características do empreendimento por parte do Gerente de projetos, a fim de que o Coordenador pudesse estabelecer diretrizes claras para os projetistas; Concluir o projeto antes de iniciar a obra. SLIDE 2

CONCLUSÕES Necessidade de maior compreensão por parte dos envolvidos do papel da cada um nos procedimentos de coordenação de projetos; Relacionar de forma mais significativa o custo proposto para o empreendimento com a etapa de projetos; A especialização profissional faz com que seja cada vez mais necessária procedimentos sistematizados no desenvolvimento desta tarefa; O uso da extranet agrega qualidade ao processo, possibilita redução de trabalho/ tempo, economia de custos que não agregam valor ao empreendimento EXEMPLO DE SEATTLE

Autor: Rosana PICORAL M.Sc. PROPAR/UFRGS, Arq., Prof. Da FAU/PUCRS e FENG/PUCRS

EXEMPLO DE REDUÇÃO DE CUSTOS NA ETAPA PROJETO Estádio de Seattle – Estados Unidos A megaestrutura da cobertura da arquibancada foi projetada para economizar US$ 4milhões. O uso criativo de isoladores sísmicos cortou outros US$ 2,5milhões. Até a área construída foi reduzida em quase 15%. A economia foi feita para que o estádio de Seattle, Estados Unidos, que comporta jogos de futebol tradicional e do americano, pudesse ficar dentro do orçamento de US$ 430milhões. (Revista O Empreiteiro – ano XL – Maio 2002 – n° 399) RETORNA