Universidade do Vale do Paraíba Colégio Técnico Antônio Teixeira Fernandes Disciplina Sistemas de Informação Curso Técnico em Administração de Empresas Material I-Bimestre Abordagem sistêmica, Informação nas organizações Sistemas de informação Classificação de sistemas de informação Modelos de sistemas e de informações e modelos decisórios. Site : http://www1.univap.br/~wagner Prof. Responsáveis Roberto Cordeiro Walts Wagner Santos C. de Jesus

(*)Abordagem Sistêmica Organização Ciência administrativa e comportamental Teoria geral de sistema (TGS) Relação entre as parte, sem perder a visão do todo. Integração Corporação IntegraçãoSocial IntegraçãoSistêmica Impacto Tecnológico

Relações internas e externas A empresa ou organização e as suas relações formam o maior de todos os sistemas de informação, juntamente com suas funções organizacionais, meio ambiente interno e externo.

(*)Informação nas Organizações A informação é um recurso de extrema importância para as organizações quando planejada e disponibilizada de forma personalizada, com qualidade e antecipação.

Modelo Informação Organizacional Organização S.I Produtos Serviços OU Clientes ou Consumidores

Dado Informação Conhecimento

Dado É um conjunto de letras, números ou dígitos que colocado isoladamente, não agrega nenhum conhecimento, não contem significado claro. 2,4,6,8,10; xyz; Maria Dado

Alfabeto Braille de seis dígitos Exemplo de dado (Informação) D A B C E F G H Alfabeto Braille de seis dígitos

Dado => Informação -.-. --- -.. .. --. --- / -- --- .-. ... . C O D I G O (espaço) M O R S E

Informação O conceito de informação vem ser o dado trabalhado ou tratado agregado com sentido natural e lógico para quem usa a informação. Define-se como algo útil. 2,4,6,8,10 – São Múltiplos de dois. x,y,z - São coordenadas cartesianas. Maria - Nome de uma pessoa.

Conhecimento Quando a informação é “trabalhada” por pessoas e pelos recursos computacionais, possibilitando geração de cenários, simulações e oportunidades, pode ser chamada de conhecimento. Exemplo: Percepção da dificuldade; Uso de experiências semelhantes; Concepção de equipamentos, pessoas, materiais e pessoas, que são vitais para um serviço. Entendimento de contratos que podem ser negociados, visando à adequação à realidade de uma atividade.

Exemplo de Conhecimento Problema Desenvolver uma função matemática para gerar apenas múltiplos de dois. N={2,4,6,8,10...} <= Dado Informação, todos são múltiplos de dois. Conhecimento : N = 2x

} Conhecimento Processo Defini-se como conhecimento a interpretação dos dados. } Alemão - Verfahren Inglês - Process Espanhol - acción Francês - processus Processo

Conceito (Dado, Informação e Conhecimento) Interpretação de símbolos

Enviar dados para Impressora Simbologias (SI) Proibido Fumar Alta Tensão Enviar dados para Impressora Deficiente Físico Radiação no local Mulher e Homem Laser no local Proibido Estacionar

Conhecimento Visual O Olho e o cérebro usam os sentidos para determinar formas implícitas ou codificadas nos objetos e formar conhecidos. Abstraindo dados da imagem e criando informações.

Os dados, as informações e os conhecimentos não podem ser confundidos com decisões(atos mentais ou pensamentos), com ações (atos físicos, execuções) ou com processos ou procedimentos. Como exemplos, Ir ao banco; Somar os valores; Calcular os juros; Pagar a conta; Observa-se : que os dados, informações e conhecimento devem ser usado para definir um processo ou procedimento e não a mecânica de execução dos mesmos.

Sinergia da informação e desinformação. Coerência Integração Organização (empresa) Sinergia – Cooperação entre grupos ou pessoas

Relações de Sinergia (coerência e integração) { { Idéias; Planos; Direcionamentos; Ações; Idéias; Planos; Direcionamentos; Ações; Planejamento estratégico Sistemas de informação Gestão de tecnologia da informação Gestão de tecnologia da informação Níveis Níveis Paralelos Paralelos Superiores, médios e inferiores Superiores, médios e inferiores

Desinformação Os sistemas de informação tratam com informações de qualidade, Infelizmente, em algumas organizações ainda aparecem os sistemas de desinformação, que manipulam e reproduzem negativamente a informação. Gerando propositadamente informações desvirtuadas, deformadas e falseadas.

Conseqüências da desinformação Erros; Incertezas; Dúvidas e Insatisfação.

Exemplo: Criar uma planilha que mostre os gastos com materiais da produção !!! Que mês?; o ano todo? Entregar quando ? Qual a finalidade ? Gestor de Produção

Forma de minimizar desinformação Um dicionário de termos pode minimizar essas distorções, pois define um significado próprio adotado pela organização para cada informação. Reuniões rápidas periódicas entre departamentos e setores afins da organização. Parear procedimentos e informações entre diferentes setores da organização. Proporcionar treinamento para as pessoas envolvidas em um processo.

Informação como recurso estratégico Ciclo evolutivo : (NOLAN,1982) Iniciação; Contágio; Estágio do conhecimento Controle; Integração; Administração de dados; Maturidade

O processo de aculturação da informação nas organizações poderá ser facilitado e efetivo se: Gestores da organização; clientes(usuários) Participação Recursos tecnologia da informação Consciência Envolvimento Pleno

Papel dos infogestores A ideia é fazer mais trabalho: Possuem; Compartilham; Vendem informações. Custo menor ou adequado; Usando menos recurso; Fornecer serviço melhor; E com boas informações

Informação Personalizada A personalização da informação leva em conta os detalhes das informações do meio ambiente interno e externo relacionado com a organização. As tecnologias emergentes têm auxiliado a personalização das informações nas organizações

Tecnologias Banco conhecimento Organização Gera informações Perspectivas; Alternativas de negócio; Prestação de serviços Banco conhecimento Organização Gera informações Gerenciador de Banco de dados Tecnologia

Exemplo de informação personalizada Cor preferida de um cliente; Marca de um produto predileto de um consumidor; Peso de um hospede de um hotel; Nome de um serviço escolhido por um cidadão; Nome de um local para se alimentar.

Informação oportuna Toda informação de qualidade inquestionável, porém antecipada, pode ser chamada de informação oportuna.

Exemplo de informação oportuna Quantidade de matéria prima faltante no dia seguinte; Número de quartos vagos em hotel na semana seguinte; Valor do saldo negativo bancário amanhã; Número de peças produzidas na próxima hora; Data do feriado do mês seguinte.

Informação Personalizada Conjunto Informação Personalizada Informação Oportuna Informação Inteligentes ou (Executivas)

(*) Sistemas de Informação (SI) Todo sistema, usando ou não recursos de tecnologia da informação, que manipula dados e gera informação pode ser genericamente denominado sistema de informação.

Formas convencionais de sistemas de informação Relatórios de controle; Relatos de processos diversos; Coleção de informações expressas (veiculadas); Conjunto de procedimentos e normas; Conjunto de partes (quaisquer) que geram informações.

SI- Usando recursos da tecnologia da informação Organização } (Software,hardware) Recursos humanos Relatórios Telas Procedimentos que antecedem ou sucedem um software.

Conceito, Sistema de Informação Organizacional [ Vários subsistemas internos Organização Contemplando o meio ambiente externo

SI, possui Objetivo Foco Benefícios

} Objetivo de um SI SI auxiliar auxiliar Processos Organização Tomada de decisões

Atividades principais Foco de um SI SI Negócio empresarial Organizações privadas Atividades principais Organizações públicas Relacionado Qualidade; Produtividade; Efetividade; Inteligência organizacional

Beneficiando por intermédio SI [ Beneficiando por intermédio SI Controlar suas operações; Diminuir carga de trabalho das pessoas; Reduzir custos e desperdícios; Aperfeiçoar a eficiência; Eficácia; Efetividade; Qualidade e produtividade; Aumentar segurança das ações; Diminuir erros; Organização

SI, como diferenciais SI Análise Gestor Problema Produtos ou Serviço. Decisões

Ciclo de vida de um SI Utilizando recursos tecnológicos - Maturidade (Utilização plena) - Declínio - Implementações (ajustes ou melhorias) - Implantação (disponibilização) - Manutenção - Construção ou (programação) - Descontinuidade - Concepção e (criação) - Morte Ciclo de vida curto pode durar até no máximo cinco anos.

Três primeiras fases (Importante). Construção Concepção Implantação Gestão estratégica Quando as três fases forem elaboradas de forma errada a morte do SI é acelerada.

Aspectos humanos e políticos da informação [ Soluções e decisões técnicas e racionais ] Conteúdo Organização Psicológico, sociais e políticos HabilidadesTécnicas Atividade humana e política Habilidade de negócios e humanas (difíceis de adquirir) Mais fácil aquisição Cursos técnicos; de graduação; e Pós-graduação

Estruturas organizacionais e SI As organizações estão reduzindo o número de níveis hierárquicos para facilitar os processos de comunicação, os fluxos de informações e os fatos decisórios.

Incorporando a exigência de um maior dinamismo nas organizações, sistematizando em três níveis Alta administração Corpo de gestor (nível intermediário de gestão) Unidade de Tecnologia da Informação (serviço de informática) Corpo técnico ou operacional

Procedimentos e SI Os procedimentos são atividades necessárias para a execução de qualquer sistema. Eles antecedem e sucedem a atividade principal, interligando lógica e fisicamente as tarefas envolvidas no ciclo de funcionamento.

Procedimentos que antecedem e sucedem Procedimentos operacionais manuais; Procedimentos sistêmicos manuais; Procedimentos sistêmicos informatizados.

Documentação recomendada Uso de simbologias : Fluxograma; Descrição narrativas de processo ou procedimentos; Português estruturado; As organizações que utilizam as normas ABNT, ISO, CMM e Scrum ou outras normalmente possuem documentação estruturada e padronizada de todos os seus procedimentos das funções organizacionais.

Exemplo de fluxograma e Português Estruturado Infinito = 1 enquanto Infinito = 1 faça Hora <- time() se hora = 7:10 então Liga_Bomba() escreva “Alerta Bomba Ligada” fim_se fim_enquanto Hora = time() N Hora = 7:10 S Liga_Bomba() “Alerta Bomba Ligada”

(*) Classificação de Sistemas de Informação Os sistemas de informação podem ser classificados de diversas formas. Essas classificações visam contribuir para as atividades de planejamento, desenvolvimento ou aquisição de soluções para as organizações.

Sistema de informação segundo o suporte de decisões. Classificação Trabalha com os dados em nível macro. (executivo) SI (Estratégico) - SIE EIS Concentram dados operacionais convertendo-os em informações agrupadas. SI (Gerencial) - SIG MIS Operações rotineiras cotidianas e detalhadas. SI (Operacional) - SIO Gera informação Organização Auxilia tomada de decisões

Exemplos – 1 - SIO, SIG,SIE Níveis de Informação (NI) Função organizacional : Produção fabril NI Módulo ou subsistema:Planejamento e controle de produção. Estratégica (Executive information systems) quantidade total de produtos elaborados versus número de dias trabalhados; quantidade de produtos elaborados versus quantidade de produtos rejeitados. Gráficos mostrando demonstrando essas quantidades. Gerencial (management information system) quantidade de produtos elaborados; quantidade de equipamentos ativos; números de dias trabalhados. Operacional nome do produto elaborado; tipo de produto (A,B,X,Y); data da produção.

Módulo ou subsistema: Sistema de alunos Exemplos – 2 - SIO, SIG,SIE Função organizacional : Serviços acadêmicos NI Módulo ou subsistema: Sistema de alunos Estratégica (Executivo de sistemas de informação) quantidade total de alunos matriculados versus quantidade de alunos desistentes; quantidade total de alunos por sexo versus quantidade de alunos inadimplentes. Gerencial (Gestor de sistemas de informação) quantidade total de alunos matriculados; quantidade de alunos matriculados por disciplina. Operacional nome do aluno; Série do aluno; sexo do aluno; data de nascimento do aluno; telefone do aluno.

Sistemas de conhecimentos Aparece como um quarto tipo de sistema é considerado uma nova perspectiva em sistemas de informação. Que manipula o conhecimento das pessoas; por intermédio de tecnologias de simulação; bancos de dados inteligentes; realidade virtual e Inteligência artificial.

Sistemas de informação segundo a abrangência da organização. Nesta classificação os SI estão no níveis : (KROENKE,1992) Pessoal; Grupo ou departamental; Organizacional; Interorganizacionais.

Exemplo : abrangência da organização Classificação Abrangência SI (pessoais) Sistema utilizado por uma determinada pessoa da organização; Ex. Sistema de vendas pessoais;sistema de clientes; sistema de controle de produção individual. SI(grupo ou departamento) Sistemas usados por um grupo de pessoas ou departamentos; Ex. Sistema de vendas de um grupo de vendedores; sistema de vendas do departamento comercial; sistema de planejamento e controle de produção. SI (Organizacional) Sistema usado por toda organização; Ex. sistema de produtos e serviços; sistema de pedido de férias de func.; sistema gerencial de resultados SI (Interorganizacional) Sistemas utilizados pela organização e por um grupo de organizações; parceiros clientes; fornecedores; Ex.sistema de logística; exportação; sistema de consórcio; conjunto de prefeituras.

SI segundo a forma evolutiva Manuais; Mecanizados; Informatizados; Automatizados; Gerenciais e estratégicos (corpo gestor)

SI segundo a entrada na organização A partir do planejamento estratégico das necessidades de informação na organização, os sistemas podem ser classificados em : desenvolvimento; aquisição e manutenção ou adaptação.

Desenvolvimento de um SI Projeto Metodologia de desenvolvimento de projetos Elaboração Implantação Sistema Informação Ou Equipe Interna Organização prestadora desse serviço

Aquisição (compras) - SI Pesquisa de mercado; Exame de fornecedores; Análise das informações necessárias modeladas; Contratação de uma organização que presta serviço (software)

Manutenção ou adaptação Atividades de melhorias ou ajustes Sistema Informação Existente Não exigir grande esforço das pessoas Manter infra-estrutura de Tecnologia da informação Em todas essas classificações as informações requeridas pelos clientes dos sistemas (ou usuário) devem ser modeladas a partir das necessidades da organização.

(*) Modelos de SI Os modelos de sistemas de informação apresentam o comportamento da informação nas organizações ao longo de sua história. Inicialmente, o modelo se apresenta como convencional ou trivial; tecnologia da informação; tecnologias aplicadas.

O mais moderno, sistemas de informação com tecnologias aplicadas. Modelo convencional ou trivial; tecnologia da informação e sistemas de informação com tecnologias aplicadas Esse modelo se dinamiza com características exigidas pelos decisores e gestores das organizações. O segundo modelo é mais bem exercido, ou seja, em bom êxito nas organizações faz uso dos recursos da tecnologia da informação. O mais moderno, sistemas de informação com tecnologias aplicadas. Esses três modelos de sistemas de informação apontam para um quarto modelo considerado uma nova perspectiva, SI e conhecimento.

Modelo Convencional(base na década de 60) Níveis ou tipos de informação: Níveis Hierárquicos: SI Sinergia Macrorrelacionadas SIE Alta administração (MAIE) SIG Em Grupos Corpo Gestor No Detalhe SIO Corpo Técnico Base de Dados das Funções Organizacionais

Modelo Dinâmico (base na década de 80) Níveis ou tipos de informação: Níveis Hierárquicos: SI Sinergia Macrorrelacionadas Informações Oportunas SIE Alta administração (MAIE) SIG Em Grupos Corpo Gestor No Detalhe SIO Corpo Técnico Base de Dados das Funções Organizacionais

Modelo SI com tecnologia da informação Níveis ou tipos de informação: Níveis Hierárquicos: SI Sinergia Macrorrelacionadas Informações Executivas ou inteligentes SIE Alta administração (MAIE) SIG Em Grupos Corpo Gestor No Detalhe SIO TI Corpo Técnico Base de Dados das Funções Organizacionais

Tecnologias aplicadas a geração de informações

SGBD (Gerenciadores de banco de dados) LDD SI SGBDDMS LMD DD LDD – Linguagem de definição de dados; LMD – Linguagem de Manipulação de dados; DD - Dicionário de dados

DW(Data Warehouse) DW Informação Organização SI Cliente ou serviço Processo decisório Atitudes

Sistemas de telecomunicações Satélite GPS SI SGBD Organização

DataMining (Mineração Dados) Inteligência Artificial Reconhecimento de padrões Estatística Base de dados Análise de hipóteses e regras Conhecimento SI Organização

Níveis da informação e de decisão organizacional Nível estratégico SIE Alto escalão (Atos mais duradouros) Nível gerencial SIG Médio escalão (Atos de médio prazo) Nível operacional SIO Decisões operacionais (cumprir decisões preestabelecidas)

(*) Modelos Decisórios Os modelos decisórios nas organizações contribuem para os processos de tomadas de decisões, principalmente de ordem tática e estratégica de cada organização, buscando fornecer as informações e conhecimentos efetivos e inteligentes.

Modelos Decisórios SI Modelos Decisórios Ações Pessoas (Gestores) Análise dos dados MAIE Conhecimento Proposta de Solução Realimentação

Modelos decisórios convencionais Dados Informações Conhecimentos Retroalimentação Decisões Ações Resultados Positivos ou negativos

Modelo decisório dinâmico Necessidade de informações e conhecimento Levantamentos de dados (ou software) Retroalimentação Dados Informações Decisões, ações e resultados Conhecimentos

Conclusão modelo decisórios As informações geradas por estes dois modelos decisórios, sistemas de informação e tecnologia da informação têm sua relevância estimulada principalmente quando: podem minimizar os custos e a efetividade organizacional; melhoram os serviços realizados e produtos oferecidos pela organização; facilitam a interação entre os gestores e demais decisores ou atores (privados ou públicos); favorecem as simulações com projeções dos efeitos das ações e das decisões; tornam as organizações mais dinâmicas; competitivas e inteligentes.