Encontro Interativo Diretor de Protocolo Eficaz Facilitador: Gamaliel Noronha Governador 2004-2005 Instrutor Distrital para o Ceará Distrito 4490 “O Rotary é imenso, mas por alguns momentos, na reunião mais modesta ou na mais importante, está na mão de um diretor de protocolo.”   JOSÉ AUGUSTO BEZERRA Governador 1993-1994 do Distrito 4490

“De nada adianta fazer certo... a coisa errada!” Por que EFICAZ? EFICÁCIA é fazer bem, entretanto, fazer bem o que precisa ser feito para alcançar um melhor resultado no objetivo pretendido. “De nada adianta fazer certo... a coisa errada!” Peter Drucker Economista austríaco (1909-2005)

Diretor de Protocolo (E não Protocolo = Ato protocolar) Cartão de visitas do clube Sempre o primeiro a chegar e o último a sair! A necessidade do Vice-Diretor de Protocolo

Protocolo improvisado: Alceu Antimo Vezozzo Diretor 2001-2003 do Rotary International

Marketing Pessoal Produto: Conteúdo, utilidade e embalagem Pessoa: Conhecimento, Habilidades e Atitudes

O Marketing Pessoal do Diretor de Protocolo Conhecimento - “Viver” o Rotary - Domínio do vernáculo Habilidades - Boa dicção (“Dê vida às palavras) - Modulação da voz - Otimização do olhar - Competência (Iniciativa, desembaraço) - Comunicação Eficaz Atitudes - Ser cortês (Olhe o sorriso “não amarelo”!) - Vestuário adequado - Higiene corporal - Postura na tribuna - Tranquilidade - Simpatia... com seriedade (nada de gracejos!)

Evite chamar o “Aloson” Uso do microfone Evite chamar o “Aloson” Posição de maior ganho

Reunião: Providências preliminares - Pauta com cópias ao presidente e outros (definir) Lembrar e confirmar a presença de convidados Currículo (resumido) de palestrante Reuniões festivas: Definir comissão de recepção (casais) com a ajuda das Comissões de Programas, Relações Públicas e Companheirismo Definir auxiliar de cerimonial - Orientar auxiliar de cerimonial: Informações por escrito (Ex: Chegada, com atraso, de autoridade)

(O clube tem o seu presidente!) Em reuniões ordinárias: - Apresentar palestrantes (ler currículo, sim!) - Adiantar assuntos - Comemorar datas (O clube tem o seu presidente!)

Local da Reunião: Ações Precursoras - Mesa diretora dos Trabalhos (MDT): Número ímpar de lugares, de preferência - Instrumentos de comunicação (caixas, microfones, notebook e data-show com operador) - Tribuna (à esquerda da MDT) - Disposição das mesas da plateia - Cardápio - Panóplia em lugar de destaque - Colocação das bandeiras - Sino e Martelo - Informar tempo para o palestrante e acertar como avisá-lo cinco minutos antes - Ar condicionado - Iluminação Outros utensílios (toalhas, arranjo de flores etc) Água para MDT Sorteio de lugares (incentivo ao companheirismo)

Ordem das Bandeiras - I 4 2 1 3 5

Ordem das Bandeiras - II 3 1 2 4

Mesa Diretora dos Trabalhos (MDT) - I “É como coração de mãe!” 4 2 1 3 5

Mesa Diretora dos Trabalhos (MDT) - II 7 5 3 1 2 4 6 8

Mesa Diretora dos Trabalhos (MDT) - III - Composição e anúncio ou - Anúncio e composição - Definida a mesa (numeração), orientar os seus componentes (auxiliar?)  Distribuição dos lugares: Nº 1- Presidente Nº 2 – Convidado especial ou autoridade Nº 3 – Secretário (é de praxe, em reunião ordinária, não obrigatório) ... – (zigue-zague)   Observações: - Não colocar duas senhoras, lado a lado E por fim... - Não colocar uma senhora visitante à ponta da mesa

Ordem de precedência 01 - Presidente do clube 02 - Diretor do RI 03 - Ex-Diretor do RI (observar antiguidade) 04 - Governador do Distrito 05 - Governador de outro Distrito 06 - Ex-Governador (observar antiguidade) 07 - Governador eleito 08 - Governador indicado 09 - Diretor ou Editor da Brasil Rotário 10 - Presidente de outro Clube 11 - Ex-Presidente 12 - Presidente eleito 13 - Vice-Presidente 14 - Secretário. Obs.: A presença de autoridade(s) implica no respeito à legislação vigente.

Reunião: Observações importantes - Abertura: “Bom dia (bom tarde, boa noite), companheiras, companheiros, cônjuges, convidadas e convidados” - Pavilhão Nacional: saudação com palmas (não desfraldar) - Celular no modo silencioso - Ficar “ligado” no presidente - “Auto”- Apresentação dos companheiros, familiares e convidados: Secretário elaborar fichas com os dados necessários (nome, classificação, cargo no clube, nome do cônjuge) - Ninguém fala após a autoridade maior

Tratamentos (I) - Rotariano: COMPANHEIRO (e não: senhor, doutor, professor etc)   - Cônjuge (substantivo masculino): MINHA ESPOSA ou MEU ESPOSO

Tratamentos (II) - Autoridades: Sua (em referência) ou Vossa (trato direto)... ... Alteza - Príncipes e Duques ... Eminência – Cardeais ... Excelência - Presidente da República, ministros, governadores, prefeitos, parlamentares, juizes, autoridades diplomáticas e pessoas de alta categoria, em geral ... Excelência Reverendíssima - Bispos e arcebispos ... Magnificência - Reitores de universidades ... Reverendíssima - Sacerdotes em geral ... Senhoria - Funcionários graduados, pessoas de cerimônia e oficiais até coronel Senhor ou Senhora - As demais pessoas

- Distrito 4 mil 490 (e não “44-90” ou “4-4-9-0”) Governador Ano Rotário 2004-2005 (e não “Ex-Governador”) “Mesa da Presidência” ou “Mesa Diretora dos Trabalhos” (e não “Mesa Principal”, “Mesa Presidencial” ou “Mesa do Presidente”)

Ações Finais - Acompanhar os visitantes até a saída - Desligamento dos aparelhos - Recolhimento de objetos esquecidos - Guarda de materiais

Material de apoio - Slides do Encontro Interativo Diretor de Protocolo Eficaz Modelo de pauta para reunião ordinária Modelo de pauta para reunião festiva - Modelo de pauta para reunião de visita do Governador  Acesse: www.blog.gamalielnoronha.com.br

Fontes - Protocolo em Rotary: Guia Prático Rotary Club de Guabirotuba (http://www.rccguabirotuba.com.br/Protocolo.pdf) - Normatização para as Reuniões do Rotary no Brasil Alceu Antimo Vezozzo, Diretor 2001-2003 do Rotary International http://www2.brasil-rotario.com.br/ftp/normatizacao.pdf - A Arte de Ser Diretor de Protocolo José Augusto Bezerra, Governador 1993-1994 do Distrito 4490 Revista Brasil Rotário, outubro de 2000 - Protocolo em Rotary Antonio Reginaldo Geiss, RC de Indaiatuba http://rotary4590.com.br/fale-conosco/protocolo-em-rotary

Obrigado! GamalielNoronha Instrutor Distrital 2012-2013 “Os verdadeiros amigos, mesmo longe, não se separam nunca.” Até a próxima e não esqueçam: Depois de conhecer a si mesmo para envolver a humanidade, vamos buscar a “Paz através do servir” GamalielNoronha Instrutor Distrital 2012-2013