Marcello Beltrand / Victor Gomes Porto Alegre - janeiro de 2009 Comunicação Estratégica de Projeto GPCom Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom Marcello Beltrand / Victor Gomes Porto Alegre - janeiro de 2009

Marcello Vernet de Beltrand Comunicação Estratégica do Projeto GPCom Marcello Vernet de Beltrand Victor Gomes Porto Alegre - Janeiro de 2009

Comunicação Estratégica do Projeto GPCom Objetivo Garantir o fluxo de informações necessárias para o bom andamento do projeto apoiado pelo PGQP, considerando todas as partes interessadas, suas necessidades de informação, os interesses estratégicos do PGQP, bem como a dimensão estratégica dos projetos para as organizações envolvidas.

Comunicação Estratégica do Projeto GPCom Escopo Concepção, desenvolvimento e implementação de ferramentas e processos de comunicação em projetos apoiados pelo PGQP. Elementos centrais da comunicação em projetos: Públicos Conteúdo da comunicação Meios de comunicação Cronograma da comunicação Controle da comunicação

Comunicação Estratégica do Projeto GPCom Premissas A comunicação é um fator crítico de sucesso para a gestão de projetos; O bom andamento dos projetos depende de equipes integradas, informadas e engajadas; A informação deve fluir de maneira rápida e precisa entre os diversos envolvidos no projeto; Os prjetos devem comunicar suas conquistas interna e externamente; A centralização dos esforços de comunicação em projetos facilita sua gestão.

Comunicação Estratégica do Projeto GPCom Benefícios Alinhamento dos diversos agentes envolvidos no projeto; Maior eficácia na distribuição e compartilhamento de informações relevantes; Maior interatividade, com estímulo à participação dos envolvidos; Maior interação e cooperação entre os tomadores de decisão dos projetos; Maior conhecimento sobre a performance do projeto.

Públicos-alvo GPCom Interno Comunicação Estratégica do Projeto GPCom Públicos-alvo Interno Comitê de Governança (elo principal da comunicação)‏ Equipes de projeto Credenciados Comitês regionais Gestores na organização Colaboradores Externo Imprensa Formadores de opinião Instituições, entidades e associações Comunidade

Processo GPCom Plano de Comunicação Interno e Externo Caracterização Comunicação Estratégica do Projeto GPCom Processo 1 2 3 Plano de Comunicação Interno e Externo Caracterização de ferramentas Implemen- tação 4 Avaliação e Melhorias

Processo GPCom Plano de Comunicação Interno e Externo Caracterização Comunicação Estratégica do Projeto GPCom Processo 1 2 3 Plano de Comunicação Interno e Externo Caracterização de ferramentas Implemen- tação 4 Avaliação e Melhorias - Contexto do projeto - Públicos envolvidos - Objetivos de comunicação - Ferramentas de comunicação - Itens de controle Método de trabalho: - Entrevistas - Levantamento de informações - Análise de documentos Entrega ao cliente: - Relatório impresso, CD. - Seminário de apresentação

Processo de entrega ao cliente Comunicação Estratégica do Projeto GPCom Processo de entrega ao cliente 1 2 3 Plano de Comunicação Interno e Externo Caracterização de ferramentas Implemen- tação 4 Avaliação e Melhorias - Recomendação de ferramentas de comunicação - Especificação de conteúdo, circulação e periodicidade - Desenho de características técnicas e funções - Definição de requisitos para implantação Método de trabalho: - Reuniões - Análise da viabilidade das ferramentas - Desenvolvimento técnico das ferramentas Entrega ao cliente: - Recomendações técnicas.

Processo de entrega ao cliente Comunicação Estratégica do Projeto GPCom Processo de entrega ao cliente 1 2 3 Plano de Comunicação Interno e Externo Caracterização de ferramentas Implemen- tação 4 Avaliação e Melhorias Implementação técnica Criação do material Definição dos critérios para gestão de ferramentas Gestão das ferramentas Método de trabalho: - Desenvolvimento técnico - Desenvolvimento criativo Entrega ao cliente: - Ferramentas em funcionamento - Gestão das ferramentas

Processo de entrega ao cliente Comunicação Estratégica do Projeto GPCom Processo de entrega ao cliente 1 2 3 Plano de Comunicação Interno e Externo Caracterização de ferramentas Implemen- tação 4 Avaliação e Melhorias Indicadores Grau de conhecimento das informações pelos colaboradores Grau de absorção de conhecimento Grau de adesão ao projeto de gestão Ìndice de percepção da imagem do projeto junto a formadores de opinião Número de acessos ao portal Índice de abertura de emails Método de Controle Sondagens via telefone Mecanismos eletrônicos - Matriz ferramentas X clientes

Cronograma GPCom Etapas Plano de Comunicação Interno e Externo Comunicação Estratégica do Projeto GPCom Cronograma Etapas 2009 Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 S1 S 2 S 3 S 4 S 1 Plano de Comunicação Interno e Externo Desenvol- vimento de Ferramentas Implemen- tação

Carga horária estimada Comunicação Estratégica do Projeto GPCom Orçamento 02 consultores seniores 240 horas Criação e implementação de ferramentas 04 técnicos (TI, criação e produção 320 horas Supervisão da implementação 60 horas Implementação Pesquisa para conceituação, criação e seminários de apresentação 80 horas 04 consultores técnicos 01 técnico de TI Equipe envolvida 360 horas Total Definição de requisitos de TI 40 horas Desenvolvimento de Ferramentas Realização de entrevistas, análise de documentos, reuniões e seminários de apresentação 100 horas Plano de Comunicação Interno e Externo Entregas Carga horária estimada Etapas O valor do CEP nos meses 1, 2 e 3 representa três parcelas de R$ 29.600,00 Observações: - A partir do 4º mês o cliente poderá manter o contrato de assessoria mediante acordo de um fee mensal. - Não estão incluídos custos de produção, impressão, veiculação, distribuição, implementação de ferramentas de TI.

Profissionais responsáveis Comunicação Estratégica do Projeto GPCom Profissionais responsáveis Marcello Vernet de Beltrand Jornalista (UFRGS), Mestrando em Administração pela Unisinos, pós-graduado em Marketing (ESPM), professor dos cursos de MBA da ESPM entre 1996 e 2006. Curso de Extensão em processos de Fidelização de Clientes na Universidade Corporativa da Saturn (GM) no Tennesse (EUA). Atuação nas áreas de Comunicação e Marketing, com ênfase em programas de relacionamento com clientes. Experiência no setor automotivo, telecomunicações, Governo, Professor de MBA da ESPM. Organizador do livro “Cooperar para Competir”, do MBC e Sebrae. Publicou artigos em Exame, ZH e Gazeta Mercantil. Vice-chairman do Comitê de Marketing da AMCHAM nosanos de 2005 e 2006. Experiência de consultoria nas empresas Telet, General Motors do Brasil, Toyota do Brasil, WWF-Brasil, Grupo Sinosserra, Movimento Brasil Competitivo (MBC), Unimed, Sebrae, Senar, ESPM, IBGEN, Todeschini Móveis. Victor Gomes Graduado em Comunicação Social/Publicidade e Propaganda, Especialista em Marketing, MBA - Master of Business Administration (University of Dallas, TX, USA), Mestre em Administração (UNISINOS). Professor de disciplinas de marketing em cursos de graduação e pós-graduação (UNISINOS, FAPA, IBGEN, La Salle). Profissional com 15 anos de experiência em planejamento e implementação de programas de marketing, marketing de relacionamento / CRM, análise de mercado e desenvolvimento de produtos, tendo atuado em empresas como RBS, Claro, Dell Computadores e UNISINOS.

Marcello Vernet de Beltrand Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom Marcello Vernet de Beltrand Victor Gomes Porto Alegre - Janeiro de 2009

Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom Objetivo Promover a melhoria da gestão da comunicação interna e externa, considerando suas dimensões estratégicas e táticas, alinhadas com os Programas de Melhoria de Gestão do PGQP.

Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom Escopo Auditoria de comunicação, planejamento e implementação de programas de comunicação interna e externa. Elementos centrais na melhoria da gestão da comunicação: Estratégia da comunicação Visão integrada da comunicação Públicos Conteúdo da comunicação Meios de comunicação Cronograma da comunicação Controle da comunicação

Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom Premissas Reconhecimento da relevância estratégica da comunicação; Reconhecimento das dimensões interna e externa da comunicação organizacional; Necessidade de alinhamento da comunicação com a estratégia organizacional; Necessidade de alinhamento da comunicação com os programas de melhoria de gestão; Necessidade de mensuração dos esforços de comunicação; Necessidade de abordagens estruturadas e consistentes para a análise e melhoria dos processos de comunicação.

Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom Benefícios Maior consistência para as estratégias e ações de comunicação; Desenvolvimento de métodos planejamento, de controle e de monitoramento da comunicação; Melhoria nos resultados da comunicação; Identificação de oportunidades de ganhos competitivos a partir dos processos de comunicação; Melhoria no relacionamento com públicos interno e externo, bem como na imagem da organização.

Públicos Internos Externos TotalCom Gestores Colaboradores Acionistas Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom Públicos Internos Gestores Colaboradores Acionistas Externos Clientes (potenciais, atuais)‏ Intermediários (canais de distribuição)‏ Fornecedores Imprensa Formadores de opinião Instituições, entidades, associações Comunidade

Processo TotalCom 1 Avaliação da comunicação 2 Plano de comunicação Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom Processo 1 Avaliação da comunicação 2 Plano de comunicação interno e externo 3 Caracterização de ferramentas 4 Assessoria para imple- mentação 5 Avaliação e Melhorias

Processo TotalCom 1 Avaliação da comunicação 2 Plano de comunicação Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom 1 Avaliação da comunicação 2 Plano de comunicação interno e externo 3 Caracterização de ferramentas 4 Assessoria para imple- mentação 5 Avaliação e Melhorias - Definição do escopo e objetivos da avaliação - Identificação dos grupos (int. e ext.) para entrevistas - Análise: estratégia, ambiente organizacional, linha de comunicação, processos, ferramentas e resultados - Identificação de melhorias na comunicação - Recomendação estratégica Método de trabalho: - Coleta, classificação e análise das ferramentas de comunicação - Coleta e análise de dados primários: condução de entrevistas, focus groups e/ou surveys* Entrega ao cliente: -Relatório impresso, CD. - Seminário de apresentação *opcional

Processo TotalCom 1 Avaliação da comunicação 2 Plano de comunicação Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom Processo 1 Avaliação da comunicação 2 Plano de comunicação interno e externo 3 Caracterização de ferramentas 4 Assessoria para imple- mentação 5 Avaliação e Melhorias - Diagnóstico - Definição de objetivos - Definição de estratégias - Proposição de ferramentas e ações de comunicação - Definição dos mecanismos de controle Método de trabalho: - Entrevistas - Reuniões - Pesquisa de dados secundários - Elaboração e síntese Entrega ao cliente: - Relatório impresso, CD. - Seminário de apresentação

Processo TotalCom 1 Avaliação da comunicação 2 Plano de comunicação Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom Processo 1 Avaliação da comunicação 2 Plano de comunicação interno e externo 3 Caracterização de ferramentas 4 Assessoria para imple- mentação 5 Avaliação e Melhorias - Avaliação dos canais existentes e TI; - Recomendação de ferramentas de comunicação; - Especificação de conteúdo, circulação e periodicidade - Desenho de características técnicas e funções; - Definição dos pre-requisitos de implantação Método de trabalho: - Reuniões - Análise de viabilidade das ferramentas - Desenvolvimento técnico das ferramentas Entrega ao cliente: - Recomendações técnicas

Processo TotalCom 1 Avaliação da comunicação 2 Plano de comunicação Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom Processo 1 Avaliação da comunicação 2 Plano de comunicação interno e externo 3 Caracterização de ferramentas 4 Assessoria para imple- mentação 5 Avaliação e Melhorias - Implementação técnica - Criação do material - Definição dos critérios para gestão de ferramentas - Gestão das ferramentas Método de trabalho: - Desenvolvimento técnico - Desenvolvimento criativo Entrega ao cliente: - Ferramentas em funcionamento - Padrão técnico para gestão das ferramentas

Processo TotalCom 1 Avaliação da comunicação 2 Plano de comunicação Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom Processo 1 Avaliação da comunicação 2 Plano de comunicação interno e externo 3 Caracterização de ferramentas 4 Assessoria para imple- mentação 5 Avaliação e Melhorias Indicadores Grau de conhecimento das informações pelos colaboradores Grau de absorção de conhecimento Grau de adesão ao projeto de gestão Ìndice de percepção da imagem do projeto junto a formadores de opinião Número de acessos ao portal Índice de abertura de emails Método de Controle Sondagens via telefone Mecanismos eletrônicos Matriz ferramentas X clientes

Cronograma TotalCom Etapas Melhoria da Gestão da Comunicação Desenvolvimen to de ferramentas Etapas 2009 Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 S1 S 2 S 3 S 4 S 1 Avaliação da comunicação Plano de Comunicação Assessoria para implementação

Orçamento versão grande empresa Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom Orçamento versão grande empresa Entendimento do campo organizacional mediante entrevistas, análise e reuniões 02 consultores seniores 80 horas Avaliação da Comunicação 320 horas Criação e implementação de ferramentas 04 técnicos (TI, criação e produção Supervisão da implementação 60 horas Assessoria à Implementação Pesquisa para conceituação, criação e seminários de apresentação 04 consultores técnicos 01 técnico de TI Equipe envolvida 360 horas Total Definição de requisitos de TI 40 horas Desenvolvimento de Ferramentas Realização de entrevistas, análise de documentos, reuniões e seminários de apresentação 100 horas Plano de Interno e Externo Entregas Carga horária estimada Etapas O valor do MGC nos meses 1, 2, 3 e 4 representa quatro parcelas de R$ 27.200,00 Observações: - A partir do 5º mês o cliente poderá manter o contrato de assessoria mediante fee mensal. - Não estão incluídos custos de produção, impressão, veiculação, distribuição, implementação de ferramentas de TI.

Orçamento versão pequena empresa Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom Orçamento versão pequena empresa Entendimento do campo organizacional mediante entrevistas, análise e reuniões 02 consultores seniores 40 horas Avaliação da comunicação 160 horas Criação e implementação de ferramentas 04 técnicos (TI, criação e produção 200 horas Supervisão da implementação Assessoria à Implementação Pesquisa para conceituação, criação e seminários de apresentação 04 consultores técnicos 01 técnico de TI Equipe envolvida 240 horas Total Definição de requisitos de TI Desenvolvimento de Ferramentas Realização de entrevistas, análise de documentos, reuniões e seminários de apresentação Plano de Comunicação Interno e Externo Entregas Carga hor. estimada Etapas O valor do MGC-PEQ nos meses 1, 2, 3 e 4 representa quatro parcelas de R$ 14.800,00 Observações: - A partir do 5º mês o cliente poderá manter o contrato de assessoria mediante acordo de um fee mensal. - Não estão incluídos custos de produção, impressão, veiculação, distribuição, implementação de ferramentas de TI.

Profissionais responsáveis Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom Profissionais responsáveis Marcello Vernet de Beltrand Jornalista (UFRGS), Mestre em Administração pela Unisinos, pós-graduado em Marketing (ESPM), professor dos cursos de MBA da ESPM entre 1996 e 2006. Curso de Extensão em processos de Fidelização de Clientes na Universidade Corporativa da Saturn (GM) no Tennesse (EUA). Atuação nas áreas de Comunicação e Marketing, com ênfase em programas de relacionamento com clientes. Experiência no setor automotivo, telecomunicações, Governo, Professor de MBA da ESPM. Organizador do livro “Cooperar para Competir”, do MBC e Sebrae. Publicou artigos em Exame, ZH e Gazeta Mercantil. Vice-chairman do Comitê de Marketing da AMCHAM nosanos de 2005 e 2006. Experiência de consultoria nas empresas Telet, General Motors do Brasil, Toyota do Brasil, WWF-Brasil, Grupo Sinosserra, Movimento Brasil Competitivo (MBC), Unimed, Sebrae, Senar, ESPM, IBGEN, Todeschini Móveis. Victor Gomes Graduado em Comunicação Social/Publicidade e Propaganda, Especialista em Marketing, MBA - Master of Business Administration (University of Dallas, TX, USA), Mestre em Administração (UNISINOS). Professor de disciplinas de marketing em cursos de graduação e pós-graduação (UNISINOS, FAPA, IBGEN, La Salle). Profissional com 15 anos de experiência em planejamento e implementação de programas de marketing, marketing de relacionamento / CRM, análise de mercado e desenvolvimento de produtos, tendo atuado em empresas como RBS, Claro, Dell Computadores e UNISINOS.

Matriz estratégica da comunicação Marcello Beltrand Victor Gomes Janeiro de 2008

Matriz estratégica do planejamento de comunicação Modelo de Comunicação Matriz estratégica do planejamento de comunicação Objetivo de Comunicação Tipo de Informação Ferra- mentas Respons. Ações Beneficiários 1 Conselhos Patrocinadores Executivos 1.Indicadores/resultados Email-marketing Newsletter Portal Eventos/reuniões Assessoria de imprensa Relatórios Colunas em jornal e informativos de entidades Outdoor Rádio Capacitação presencial e virtual Time de comuni-cação Informar 2. Conhecimento teórico e metodológico 2 Comites, Voluntários, Técnicos 3. Status dos projetos (indicadores) Desenvolver / capacitar 4. Lições apreendidas internamente 3 Empresas Privadas Gestores chave 5. Agenda 6. Estratégia / Objetivo / Metas Conquistar adesão 4 7. Referencial comparativos Governos 8. Benefícios para sociedade 5 Tornar advogados Desenvolvido por Marcello Beltrand Org. Soc. Civil 6 Formadores Opinião 33

Matriz estratégica do planejamento de comunicação Modelo de Comunicação Matriz estratégica do planejamento de comunicação Objetivo de Comunicação Tipo de Informação Ferra- mentas Respons. Ações Beneficiários Ilana 1 Conselhos Patrocinadores Executivos 1.Indicadores/resultados Email marketing. Newsletter . Eventos/reuniões Assessoria de imprensa Relatórios Informar Tornar advogados 3. Status dos projetos (indicadores) Cerca de 70 pesssoas, ligadas ao PGQP, exercem influência sobre as políticas e programas do PGQP. 5. Agenda 6. Estratégia / Objetivo / Metas 7. Referenciais comparativos 8. Benefícios para sociedade 34

Matriz estratégica do planejamento de comunicação Modelo de Comunicação Matriz estratégica do planejamento de comunicação Objetivo de Comunicação Tipo de Informação Ferra- mentas Respons. Ações Catiucia Beneficiários 2 1.Indicadores/resultados Email-marketing Newsletter Portal Eventos/reuniões Assessoria de imprensa . Colunas em jornal e informativos de entidades Outdoor Rádio Capacitação presencial e virtual Comites, Voluntários, Técnicos Informar 2. Conhecimento teórico e metodológico Desenvolver capacitar 3. Status dos projetos (indicadores) 4. Lições apreendidas internamente ... Conquistar adesão 5. Agenda 6. Estratégia / Objetivo / Metas 7. . 8. Benefícios para sociedade 35

Matriz estratégica do planejamento de comunicação Modelo de Comunicação Matriz estratégica do planejamento de comunicação Objetivo de Comunicação Tipo de Informação Ferra- mentas Respons. Ações Emanuela Beneficiários 3 1.Indicadores/resultados Email-marketing Newsletter Portal Eventos/reuniões . Relatórios Outdoor Rádio Capacitação presencial e virtual Empresas Privadas Gestores chave Informar 2. Conhecimento teórico e metodológico 3. . Desenvolver / capacitar 4. Lições apreendidas internamente Conquistar adesão 5. Agenda ... 6. Estratégia / Objetivo / Metas 7. Referenciais comparativos 8. Benefícios para sociedade 36

Matriz estratégica do planejamento de comunicação Modelo de Comunicação Matriz estratégica do planejamento de comunicação Objetivo de Comunicação Tipo de Informação Ferra- mentas Respons. Ações ... Beneficiários 4 1.Indicadores/resultados Email-marketing Newsletter Portal Eventos/reuniões . Capacitação presencial e virtual Governos Informar 2. Conhecimento teórico e metodológico 3. Status dos projetos (indicadores) Desenvolver / capacitar 4. Lições apreendidas internamente .... Conquistar adesão 5. Agenda 6. Estratégia / Objetivo / Metas 7. Referenciais comparativos 8. Benefícios para sociedade 37

Matriz estratégica do planejamento de comunicação Modelo de Comunicação Matriz estratégica do planejamento de comunicação Objetivo de Comunicação Tipo de Informação Ferra- mentas Respons. Ações Beneficiários Ilana 5 Email-marketing Newsletter Portal Eventos/reuniões Assessoria de imprensa . Colunas em jornal e informativos de entidades Outdoor Rádio Org. Soc. Civil 1.Indicadores/resultados Informar 2. . Tornar advogados 3. Status dos projetos (indicadores) 4. . ... 5. Agenda 6. . 7. . 8. Benefícios para sociedade 38

Matriz estratégica do planejamento de comunicação Modelo de Comunicação Matriz estratégica do planejamento de comunicação Objetivo de Comunicação Tipo de Informação Ferra- mentas Respons. Ações Pierry Beneficiários 6 Formadores Opinião 1. Indicadores/resultados Email Newsletter . Eventos/reuniões Assessoria de imprensa Relatórios Informar 2. 3. . .... 4. . 5. Agenda 6. Estratégia / Objetivo / Metas 7. . 8. Benefícios para sociedade 39

Glossário Objetivos estratégicos Públicos Objetivos de comunicação Informação/conteúdo Canais/Ferramentas/Meios Responsável Ações

Glossário Objetivos estratégicos

Glossário Públicos

Glossário Objetivos estratégicos Públicos Objetivos de comunicação Informação/conteúdo Canais/Ferramentas/Meios Responsável Ações

Glossário Objetivos estratégicos Públicos Objetivos de comunicação Informação/conteúdo Canais/Ferramentas/Meios Responsável Ações

Glossário Objetivos estratégicos Públicos Objetivos de comunicação Informação/conteúdo Canais/Ferramentas/Meios Responsável Ações

Visão sistêmica da comunicação PGQP – 2009/2010

Visão sistêmica da comunicação - PGQP – 2009/2010 Felizzola Pierry Objetivos estratégicos Imagem de excelência Captação de funding Ampliação de vendas produtos credenciados Mais clientes Setor Público Comitês Regionais e Setoriais Organizações aderidas Voluntários Fornecedores Doadores Governos Entidades Imprensa Partes interessadas Programas Plano de Marketing Glauco Plano de Captação Glauco Plano Ass. Imprensa Raquel Comunicação de Projetos MVB Metodologia Publicações Elisiário Rocha A P Portal Worbi - Ricardo C D Conhecimento / Relacionamento

Matriz “programas de comunicação X clientes” Plano de Ass Imprensa Comunicação de projetos Publicações Plano de Marketing Plano de Captação Portal PGQP Partes interessadas Comitês regionais e Setoriais Organizações Aderidas / Voluntários Entidades Governos Doadores Fornecedores Imprensa 11 14 17 20 17 5 6 15 11 12 15 14 22 Imagem excelência Vendas Captação funding Mais clientes do setor público

Planilha de acompanhamento dos Programas de Comunicação e Marketing (a ser completada com as consultorias externas e Glauco)