Apresentação das propostas de novos sistemas Fatos e Percepções Fevereiro/2011

A busca de novos parceiros

Cronologia Start da demanda: Início de Outubro de 2011 06/10 – Reunião Diretoria Financeira e Serca 22/10 - PERSEUS – apresentação do sistema Serca e Financeiro 25/10 - PERSEUS – apresentação do sistema Financeiro e acadêmico em momentos separados 17/11 – PERSEUS - visita a TREVISAN – Escola de Negócios – São Paulo, usuária do sistema 13/12 – GVDASA – apresentação sistema acadêmico 16/12 – GVDASA – apresentação sistema financeiro 11/01 – GVDASA – visita de consultor da empresa para conhecer os processos acadêmicos 12/01 - GVDASA – visita de consultor da empresa para conhecer os processos financeiros 13/01 - GVDASA – visita de consultor da empresa para conhecer os processos acadêmicos 14/01 - GVDASA – visita de consultor da empresa para conhecer os processos financeiros 18/01 - GVDASA – visita de consultor da empresa para conhecer os processos acadêmicos 19/01 - GVDASA – visita de consultor da empresa para conhecer os processos financeiros 20/01 - - GVDASA – visita de consultor da empresa para conhecer os processos do bolsas e auxílios e estágios

Tempo investido PERSEUS Total: 6h30min Metodologia: - Empresa apresentou seu produto para o SERCA e FINANCEIRO, em um primeiro momento em conjunto e após dois momentos exclusivos para cada área. - Realizada uma visita in loco em uma IES que utiliza o sistema.

Tempo investido GVDASA Total: 29 horas Metodologia: Empresa apresentou seu produto para o SERCA e FINANCEIRO, em momentos exclusivos para cada área, sendo 3 horas para cada. Visita do consultor nas áreas do Unilasalle para compreensão dos processos e módulos do sistema hoje existentes, sendo 7h30min com o SERCA, 11h30min com o Financeiro e 2 horas com o Setor de Bolsas e Auxílios e 2 horas no Setor de Estágios.

Percepções PERSEUS Sistema desktop; Basicamente sistema de secretaria e tesouraria; Sem interfaces para coordenações de curso; Poucas alternativas para encaminhamento de documentos – Protocolo; Interface pouco amigável; Baixo desenvolvimento web; Portal do aluno com recursos limitados; Sem módulo de registro de diplomas e certificados; Percebeu-se na visita in loco na Trevisan: que foram desenvolvidos programas por iniciativa da Trevisan paralelos ao sistema para interface e consulta do Portal do Aluno e do Professor; os setores usuários desconhecem de algumas funcionalidades do sistema e utilizam-se de editores de texto e planilhas eletrônicas para auxílio em tarefas cotidianas, ao serem questionados em relação a parte gerencial, informaram que tem alguns relatórios que podem ser extraídos do sistema. - o módulo do sistema financeiro estava em implantação, percebeu-se que ainda os processos estavam sendo realizados em duplicidade (sistema antigo e novo), a informação que temos é que o novo sistema já estava disponibilizado a um ano. - falta de acompanhamento do pós-venda

Percepções GVDASA Sistema desktop; Basicamente sistema de secretaria e tesouraria; Sem interfaces para coordenações de curso; Não contempla módulo para Mestrado; Sistema de Pós-Graduação – Especialização – recursos limitados; Poucas alternativas para encaminhamento de documentos – Protocolo; Sem interface para registro de planos de ensino; Interface pouco amigável; Baixo desenvolvimento web; Portal do aluno com recursos limitados; Sem módulo de registro de diplomas e certificados; Não apresentaram informações gerenciais concretas, pois este módulo encontrasse no BI e esta funcionalidade não foi apresentada. O resultado das visitas do consultor não foi apresentado até o momento, sendo este um fator determinante para avaliação do sistema, conforme contato com o gerente de projetos da GVDASA este só será entregue na segunda quinzena de março.

Percepções conclusivas Conforme as análises realizadas nenhum dos sistemas contempla o universo do Unilasalle, percebeu-se que os nossos processos encontram- se em estágio mais avançado do que o ofertado pelas empresas.

Movimentos de Mercado Atualmente as IES tem se direcionado a trabalhar o relacionamento com o acadêmico, através de um CRM. O papel do sistema a partir da implementação do conceito de CRM é permitir que se tenha controle e conhecimento das informações sobre os clientes de maneira integrada e centralizada em uma única base de dados, principalmente através do acompanhamento e registro de todas as interações com o cliente independentemente do meio utilizado, que podem ser consultadas e comunicadas a diversas partes da instituição que necessitem desta informação. Desta forma, resolve-se um grande problema das empresas que é a dispersão das informações de cliente em várias bases departamentais e nas caixas postais individuais de e-mail dos funcionários.

Reflexões O que precisamos? O que queremos? VISÃO: Torna-se universidade e ser reconhecida pela excelência do ensino, da pesquisa e da extensão, voltada para o desenvolvimento local e regional.

Encaminhamentos Busca de um software mais robusto, sugerimos as empresas Cadsoft e TOTVS; Contratação de uma empresa para planejamento e desenvolvimento de um novo software, atendendo as necessidades do Unilasalle. Salientamos que em ambas sugestões o investimento será maior que o projetado até o momento.