Arquivos Permanentes Aula 4

Principais conceitos “(...) acreditamos que o método de organização deve refletir, com maior exatidão possível, a nature-za do próprio objeto (Arquivo). E nesse aspecto os conceitos de ar-quivo e de documento arquivístico devem ser chamados para um espaço privilegiado nessa discus-são.” (Sousa, 2007, p. 95) Organização como atividades de Classificação, Ordenação Descrição

Conceitos de Arquivo “O arquivo do Arquivo Municipal de João Pessoa não se encontra, no arquivo, junto dos arquivos depositado no arquivo daquele Arquivo”. (Mouta. 1989, p. 12) Conceitos distintos expressos numa mesma palavra; Falta de normalização nacional e internacional com leituras diversificadas dos princípios arquivísticos; Arquivo serviço / Arquivo da Instituição / Arquivo informação / Arquivo construção arquitetônica / Arquivo móveis./Arquivo esquecimentos

Alguns Conceitos Jean Favier: Bautier: “Os arquivos são um conjunto de documentos recebidos ou constituídos por uma pessoa física ou jurídica ou por um organismo público ou pri-vado, resultante de suas atividades, organizado e conservado em vista de sua utilização eventual.” Bautier: “Um fundo de arquivo é um conjunto de peças de toda natureza que todos corpos administrativos, todas as pessoas físicas ou jurídicas reúne em razão das suas funções e atividades.”

Antonia Heredia Herrera: “Arquivo é um ou mais conjuntos de documen-tos seja qual for a sua data, sua forma e supor-te, acumulados em um processo natural por uma pessoa ou instituição pública ou privada no transcurso de sua gestão. Conservados, respei-tando aquela ordem para servir como testemu-nho e informação…” Michael Cook: Distinção entre arquivo e serviço de arquivo (Records management e Archives). Quando deve-se aplicar os quadros de classificação

Dicionário de Terminologia Arquivística: Conjunto de documentos que, independente-mente da natureza ou do suporte são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pes-soas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arqui-vística: Conjunto de documentos produzidos e acumula-dos por uma entidade coletiva, pública ou priva-da, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independente da natureza dos supor-tes.

Elio Lodolini: Schellemberg: “Arquivo é um conjunto, um complexo, uma tota-lidade de documentos formados por uma pes-soa física ou jurídica no curso de suas ativida-des e portanto ligados por um vínculo necessá-rio (...) é precisamente este vínculo entre os documentos que caracteriza o arquivo.” Schellemberg: Arquivo é formado de documentos de qualquer instituição pública ou priva- da, que tenham sido consi- derados de valor, merecen- do preservação.

2. A linha Sistêmica O que Sistema e Sistemismo: “Complexo de elementos em interação de natureza ordenada (…)” (Bertalanfy, s/d) Um sistema é composto de partes inter-dependentes entre si. O todo (sistema) é formado pela agregação organizada das par-tes que o formam. Todas as partes se relacionam entre si formando uma rede causal.

Cada componente do sistema se relaciona com algum outro de maneira direta ou indi-retamente. O sistema sempre estabelece um fronteira quase sempre uma imposição sujeita a con-tigências.

Crítica as perspectiva Clássica “As definições vigentes reduzem a Arquivística a uma ciên-cia instrumental, essencialmente técnica.” (Silva, et all. 1999, p. 213) Dependência da noção de ‘fundo’. A Arquivística pode e deve ser uma ciência para além do meramente instrumental: Substituição do fazer pelo conhecer, tendo que existir um conhecimento arquivístico; Objeto cognoscível terá de surgir mais ampliado. O arquivo é uma unidade integral e aberta aos contextos dinâmicos e históricos que o substancializam. Entra a noção de sistema ajustada à informação social

Neste sentido o mais significativo conceito de arquivo é: “O Arquivo é um sistema (semi-)fechado de in-formação social materializada em qualquer tipo de suporte, configurado por dois fatores essen-ciais – a natureza orgânica (estrutura) e a natu-reza funcional (serviço/ uso) – a que se associa um terceiro – a memória – imbricado nas anterio-res.” (Silva, 1999)

A seu termo Arquivística será: “(…) uma ciência de informação social, que estuda os arquivos (sistema de informação (semi-fechados), quer na sua estrutura interna e sua dinâmica própria, quer na interação com outros sistemas correlativos que coexistem no contexto envolvente. A representação teórica do objeto necessita da aplicação metodológica a partir do mé-todo quadripolar.

2. Conceito de Documento O documento de arquivo nasce como uma ferra-menta da administração, ante a necessidade de manter a continuidade da gestão, frente as mudan-ças de sucessivos titulares (valor administrativo), para conservar as justificações da contas e docu-mentos financeiros (valor contábil), para assinalar como obtiveram, assinaram, gastaram e justificaram os tributos (valor fiscal), para ter referências sobre as pessoas, lugares e assuntos (valor informativo), para salvaguardar direitos e obrigações de patrimô-nios e rendas (valor jurídico), cumprir as exigências da lei (valor legal), e reconstruir e revisar o passado (valor cultural).(Gomez, p. 63. 2007)

O documento de arquivo é aquele ao que os diplo-matistas chamam ‘documento diplomático em sen-tido lato’. O documento diplomático é qualquer testemunho escrito sobre um feito de natureza jurídica que concorrem algu- mas determinadas formalida- des: Externos: matérias, meios, formato, os signos gráficos e os selos; Internos: Língua, o teor escrito, protocolo inicial, corpo do texto e protocolo final

Características dos documentos de Arquivo Autenticidade: os documentos são autênticos porque são criados tendo-se em mente a necessidade de agir através deles. Imparcialidade: os documentos são inerentemente ver-dadeiros. As razões de sua produção e as circunstâncias de sua criação assegu-ram o caráter de prova e fidedignida-de.

Naturalidade: Interralacionados: Unicidade: os documentos de arquivo não são coletados artificialmente, mas surgem de acordo com o cur-so dos atos e ações de uma administração. Interralacionados: Cada documento está intimamente relacionado com outros e com a administração que o criou Unicidade: cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual per-tence.

Graças a estes elementos substanciais tornam o documento de arquivo, indubita-velmente prova das funções/atividade de uma dada instituição publica ou provada. Estas características diferem para a conceituação de documentos pessoais. Demonstram também como se produzem e/ou se produziram as relações administrativas, econômicas, políticas e sociais, pois os documentos estão na raiz todos os atos de causa, efeito e resultados.

Princípio de Proveniência A escassa normalização terminológica tem sido um dos problemas fundamentais da Ar-quivística que pode ser demonstrado pelo Princípio de Procedência, universalmente aceito, mas não responde a uma única defi-nição, não sendo considerado como uma doutrina rígida. Em alguns casos a definição do princípio de procedência não é acompanhado pelo prin-cípio de ordem interna. Como é o caso fran-cês

Postulado prático fundamental: O respeito a procedência tem um duplo enunciado – o respeito da procedência dos fundos de docu-mentos gerados por uma única instituição e o respeito pela ordem interna (estrutura da dita instituição) que deu origem aos documentos que integram o fundo/sistema.

3. Princípio de Proveniência e Ordem Interna “Ninguém sabe muito bem o que a palavra fundo quer dizer, nem mesmo os franceses que a inventaram.” Há dois princípios ou apenas um? Atualmente é visto pela maioria dos arquivistas como sendo um único princípio desdobrado em dois níveis E como é feita a sua leitura e aplicação? Diferentes leitura e diferentes aplicações: Fran-ça, países da antiga União Soviética

O Respeito de Fundos em Arquivo: princípios teóricos e problemas práticos. DUCHEIN, Michel. Études d’Archivistique: 1952, 1992, Association des Archivites Fran-çais. Paris. 1992. “(…) é mais fácil enunciá-lo do que defini-lo e defini-lo do que aplicá-lo” 5 grandes problemas: Definição de fundo em relação a hierarquia dos organismos produtores de arquivo;

As variações de competências dos organis-mos produtores; Definição da noção de Fundos encerrados e fundos abertos; Classificação dos Fundos abertos e O respeito interno dos Fundos.