Implantação dos 2 últimos “S” Haroldo Ribeiro

SEIRI SEITON SEISO SEIKETSU SHITSUKE SIGNIFICADO DO 5S Utilização, Seleção, Classificação Ordenação, Arrumação, Organização Limpeza, Inspeção Saúde, Higiene, Padronização, Asseio Autodisciplina, Autocontrole, Respeito

Por que iniciar a implantação apenas com os 3S? Atividades práticas, utilizando-se os sentidos naturais, facilitam a internalização Resultados físicos impactam visualmente todos os níveis motivando a prática e a promoção Facilidade para se auditar a partir de evidências palpáveis, para depois se auditar atitudes No inicio há muitos problemas físicos e culturais, ocupando um tempo demasiado para a auditoria. À medida que os problemas físicos são solucionados (3S), há tempo suficiente para se auditar outros elementos mais abstratos (4º e 5º S)

Quando se deve implementar o 4º e o 5º S? Quando a implantação ocorrer por área À medida que cada área mantenha um padrão igual ou superior a 90% nos 3S por três auditorias consecutivas, em intervalos mínimos de 2 meses. Quando a implantação ocorrer para toda a empresa À medida que a média de 3S de toda a empresa seja igual ou superior a 90% e nenhuma área esteja com pontuação inferior a 80%

Principais falhas cometidas pelas Empresas Dificuldade de entender os fundamentos do Seiketsu e do Shitsuke As lideranças não visualizam os ganhos efetivos que a empresa terá com o 4º e o 5º S O plano e a capacitação são feitos apenas para os 3S Mantêm auditoria apenas de 3S nas áreas que já estariam preparadas para trabalharem no 5S Realizam auditorias de 5S mesmo sem ter plano e capacitação de auditados e auditores

Diferenças entre 3S e 4º e 5º S Auditoria é em função da situação atual Evidências são coletadas durante a visita São auditadas as áreas São auditados apenas os postos de trabalho Auditorias são mais freqüentes Auditorias são feitas de forma concentrada (são auditadas todas as áreas) Resultados são definidos imediatamente após a visita Recomenda-se marcar dia e horário da visita Auditoria é em função também do histórico Evidências podem ser coletadas antes e depois da visita São auditadas também as pessoas São auditados também os locais frequentados pelos auditados Auditorias são menos freqüentes Auditorias são feitas de forma diluída (são auditadas apenas as áreas com os 3S consolidados) Resultados podem ser definidos após a coleta de informações com outras áreas e pessoas Podem ser feitas visitas surpresas

Atividades Estratégicas Estabelecer critérios para introdução de áreas em todos os 5 “S” Desenvolver Manual do 5S voltado para a Padronização de Identificações, Sinalizações, Formulários de 5S, Regras, etc. Definir quem serão entrevistados para cada Item Genérico ou Específico em cada área auditada Preparar material para os treinamentos Realizar treinamentos e palestras de reciclagem para os diversos níveis (Líderes, Multiplicadores de 5S, Auditores de 3S e Funcionários) Programar e realizar auditorias de todos os 5S

4. SEIKETSU 4.1. Padronizações Todas as identificações e sinalizações obedecem aos padrões da empresa ou estão uniformes. Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.

Ação do Comitê Priorizar que tipo de identificação, sinalização e pintura serão padronizados Utilizar uma Norma sempre que possível Estabelecer prazos para a adequação ao novo padrão Desenvolver e divulgar Manual do 5S

Ação dos Responsáveis por área Definir prazos para implementação de padrões de acordo com a deficiência atual, facilidade e benefícios Apresentar estes prazos para o Gestor do 5S e, se necessário, para validação do Gerente Incluir na Sistemática de Limpeza os dias quando o período for superior a um dia (semanal, quinzenal, mensal, etc.) e quem é o responsável

Evidências para Auditorias Nível de Implementação dos Padrões nas áreas auditadas Plano com prazos atualizados

4. SEIKETSU 4.2. Higiene e Saúde Não há nenhum problema que afeta a saúde ou de higiene pessoal no local de trabalho. Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para a saúde das pessoas.

Ação do Comitê Estimular as áreas a levantarem os problemas ergonômicos e fazerem o devido plano de ação para os problemas levantados Analisar/Providenciar Mapa de Risco Facilitar estudos ergonômicos Prever campanhas para os problemas de higiene mais freqüentes Analisar a realização de ginástica laboral e/ou de higiene mental

Ação dos Responsáveis por área Levantar os problemas ergonômicos e fazer o devido plano de ação para os problemas levantados Buscar alternativas para a convivência adequada com os problemas ergonômicos Discutir com a equipe o Mapa de Risco Conhecer e eliminar os problemas de higiene pessoal

Evidências para Auditorias Lista dos problemas de saúde e plano de ação Discussão de problemas de saúde e de higiene pessoal em reuniões com a equipe

4.3. Rotinas e Sistemática para Manutenção do 5S 4. SEIKETSU 4.3. Rotinas e Sistemática para Manutenção do 5S Há uma sistemática eficiente para a melhoria contínua do 5S (auto-avaliações mensais registradas, planos de ação, divisão de responsabilidade, estabelecimento e divulgação de regras, reuniões mensais, padrões de ordem e limpeza, divulgação de resultados e planos, registro de sugestões, etc.). Todas as atividades têm mais de 3 meses sucessivos.

Ação do Comitê Sugerir rotinas para a Manutenção do 5S. Exemplos: Reuniões relâmpagos para discutir os problemas de 5S do dia-a-dia; Divisão de responsabilidades pelo 5S, definindo as pessoas que serão responsáveis por cada espaço; Estimular auto-avaliação verificando o que melhorou e o que pode melhorar; Exigir Elaboração e Divulgação de Planos de Ação e de Resultados das Auditorias; Orientar as equipes a definir as regras de convivência para os problemas comportamentais que mais incomodam às pessoas; Solicitar o desenvolvimento de padrões visuais de ordem e limpeza.

Ação dos Responsáveis por área Realizar reuniões para discutir os problemas de 5S do dia-a-dia no mínimo quinzenalmente Dividir responsabilidades pelo 5S, definindo as pessoas que serão responsáveis por cada espaço Realizar auto-avaliação de 5S no mínimo mensalmente Elaborar e divulgar Planos de Ação e Resultados das Auditorias Estimular, registrar, analisar e implantar sugestões de melhorias para o 5S

Evidências para Auditoria Relatórios das auto-avaliações, por turno Reuniões sobre 5S – Algum documento que comprove a data e os temas discutidos Divulgação dos últimos resultados de auditorias e auto-avaliações em local de fácil acesso Plano de ação para os problemas verificados nas auto-avaliações e auditorias, definindo prazos, em locais que qualquer componente da equipe possa acessá-lo Divulgação das regras de convivência para os problemas comportamentais, incluindo a maneira de monitoramento destes problemas Lista das Sugestões de 5S apresentadas pela equipe. Em caso de não existir, entrevistar aleatoriamente as pessoas

4.4. Estruturação dos documentos eletrônicos (quando houver) 4. SEIKETSU 4.4. Estruturação dos documentos eletrônicos (quando houver) Há uma estruturação definida para a utilização e guarda de todos os documentos eletrônicos. Há uma freqüência definida e adequada para a limpeza de todos os arquivos obsoletos. Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.

Ação do Comitê Definir amplitude do 5S nos Computadores: Quais Drives e Diretórios e se inclui CPU e Correios Eletrônicos Solicitar apoio da Informática para orientar usuários a estruturarem seus e-mail, arquivos de rede e arquivos de CPU Solicitar da Informática o envio periódico de mensagens com dicas de organização do computador.

Ação dos Responsáveis por área Definir responsáveis por Diretórios compartilhados Conhecer recomendações da Informática Programar e realizar Dia D dos Computadores Reordenar e renomear arquivos e diretórios Programar limpeza dos arquivos obsoletos e reordenação dos arquivos úteis no mínimo semestralmente

Evidências para Auditorias Verificação, por amostragem, se a estrutura para a guarda de arquivos eletrônicos está de acordo com a recomendação da Informática

5.1. Autodisciplina na prática do 5S 5. SHITSUKE 5.1. Autodisciplina na prática do 5S Acima de 90% das pessoas praticam o 5S no dia-a-dia, independente de monitoramento e cobrança. Não há problema comportamental de 5S na auditoria ou auto-avaliações e o 5S de nenhuma outra área é prejudicada pelo comportamento das pessoas auditadas

Ação do Comitê Definir com cada área quais profissionais serão entrevistados para informar o nível de autodisciplina da equipe Informar aos auditores quem deve ser entrevistado: Gerente, Auditores, Áreas Vizinhas, Equipe de Limpeza, etc

Evidências para Auditorias Problemas comportamentais verificados durante a visita Conhecimento dos problemas da área por um dos auditores Entrevistas com a equipe Entrevista com áreas afetadas

5. SHITSUKE 5.2. Autodisciplina no cumprimento de regras, normas e procedimentos de trabalho Acima de 95% das pessoas cumprem regras, normas e procedimentos de trabalho, sem necessidade de monitoramento ou cobrança. Nenhuma área é prejudicada pelo comportamento das pessoas auditadas

Ação do Comitê Divulgar as Regras de Convivência da Empresa Discutir com pessoas estratégicas e áreas específicas os principais descumprimentos de normas e procedimentos Consensar as ações que serão tomadas em caso de descumprimentos

Evidências para Auditorias Possíveis descumprimentos de Normas verificados na auditoria Conhecimento dos problemas da área por um dos auditores Entrevistas com Representantes da área auditada e de possíveis áreas afetadas Entrevista com Responsáveis pelas áreas de Segurança, Qualidade, Meio Ambiente Possíveis descumprimentos de Regras

5.3. Pró-atividade para melhorias do 5S 5. SHITSUKE 5.3. Pró-atividade para melhorias do 5S Acima de 80% das pessoas apresentam sugestões de melhorias relacionadas ao 5S

Evidências para Auditorias Sugestões implementadas Entrevista com a equipe Entrevista com o Supervisor, Encarregado ou Mestre

5. SHITSUKE 5.4. Autodisciplina na manutenção da estrutura de arquivos eletrônicos (só aplicável 6 meses após a implementação do item 4.4) Todos os documentos eletrônicos são utilizados e estão guardados de acordo com a estruturação definida. São feitas limpezas de arquivos obsoletos de acordo com a freqüência definida.

Evidências para Auditorias Verificação, por amostragem, da disciplina das pessoas em manter a estrutura recomendada pela Informática