Portais e Colaboração, partes 1 a 4 - Usando Office SharePoint Server 2007 Rob Ranches MVP Exchange Rob.ranches@taunet.com.br Helio Sá MVP Sharepoint heliom@itgroup.com.br _____ ____ ___ __

Agenda ECM definido e necessidades do negócio Visão de ECM da Microsoft’s Gestão de Documentos Getão de Registros Capacidades Web content management Sharepoint 2007

ECM – Enterprise Content Management Gerenciamento de conteúdo organizacional. GCO Engloba a sopa “básica” de siglas GED Web Content Content Management Records Lifecycle

O que conduz a busca por ECM? Reutilizar informaçoes é difícil Dificuldade em proteger informações Eficiencia em autoria e colaboração Risco de não conformidade aos padrões Risco de retençao de conteúdo Manter registro para ciclo do negócio Conteúdo Caótico Clima Regulador ECM Múltiplos canais de publicação Eficiência de processo Automação de alto volume de dados Integraçào de conteúdos e processos Webmasters são gargalos de conteúdo Multiplos sites : múltiplos custos 4

ECM é a solução …embora desafios permaneçam Implementações são restritas a departamentos Adoção dos usuários é pobre Custos para manutenção de IT são grandes Retorno do investimento é demorado 5

Visão de ECM da Microsoft Disseminar ECM de forma PLENA nas empresas Permitir muitos casos de uso já prontos, clicar e usar. Componentes fortemente integrados Interoperável e extensível. 6

ECM com SharePoint Server 2007 Interface do usuário Microsoft Office Web browsers 3rd party apps Componentes do ECM Document Management Records Management Web Content Management Forms Management Serviços unificados Workflow Metadata Policies Library Svcs. Search Security IRM Collab Arquitetura de Storage única - SQL 7

Interoperável e Extensível UI Customizations Vertical/ Compliance biz logic Custom workflow & policies sox Object Model/Web Part Framework Sales Employment Claims SMTP Repository API Contracts Asia Pacific Web Services E-mail Systems ERP Systems Content Repositories

Gestão de Documentos Let’s start by going into details of our Document Management capabilities. 9

Coletar e Organizar Informações G.E.D Coletar e Organizar Informações Repositório de documentos gerenciados Painel de propriedades no Office 2007 Repositório de Documentos Sales Employment Claims Check-in/Check-out, Major/Minor Versioning, Roles Contracts Asia Pacific Region File Share Scanner ou Multi-function device Word Sites de equipes XML based Metadata Gestão 10

Repositórios de Documentos escalonáveis G.E.D Repositórios de Documentos escalonáveis Gerencia alto volume de dados Definição rica de metadados Permite Check-in, Check-out e versionamento 11

Captura inteligente de metadados com Office 2007 Defina os metadados obrigatórios na definiçao do conteúdo Painel de documentos customizável baseado em Infopath Screenshot showing the document information panel displaying the properties that have been configured for this content type. Capture os metadados como parte do processo 12

Encontre a informação e as pessoas corretas G.E,D Encontre a informação e as pessoas corretas Browse, Search via intranet portal Repositório de conteúdo Rápido, e relevante mecanismo de busca ERP Systems Busca em múltipas fontes de dados Altamente customizável Extensível para vários tipos de repositório File Shares Pessoas 13

Busca através da Organização Interface com guias Alertas Query Hit Highlighting Correçao de Pesquisas 14

Proteja o patrimônio da informação G.E.D Proteja o patrimônio da informação Repositório de Documentos Segurança por itens Sales Employment Claims Contracts Asia Pacific Region Log de uso e auditoria Servidor de IRM Lixeira 15

Colaboração estruturada de documentos G.E.D Colaboração estruturada de documentos Segurança por papéis Autor Aprovação a partir do Office Repositório de Documentos Sales Employment Claims Autor Reviewer Contracts Asia Pacific Region Inicia workflow internamente no Office Office Open XML based document templates Central IT 16

Workflow de aprovação e revisão de documentos Tarefas do Fluxo Histórico do WorkFlow 17

Automação de Processos de negócio G.E.D Automação de Processos de negócio Repositório de Documentos Sales Employment Claims Integração de conteúdo Forms Contracts Asia Pacific Region Office SharePoint Designer Workflow engine e ferramentas 18

Gerenciamento de Registros SOX Next we will discuss our Records Management capabilities. 19

Categorizar e capturar registros do negócio Records Management Categorizar e capturar registros do negócio Template de repositório de documentos Transferir documentos sob contexto Meio físico DM/E-mail Systems SOAP/SMTP Interface Repositório de Registros Contracts Asia Pacific Region Financials Mortgage Configuração por itens Gerente de registro 20

Repositório de registros Armazenamento oficial de registros Roteamento de registros Lista de espera 21

Declarando E-mail como registro Política do folder Folder gerenciado 22

Retenção baseada em políticas Records Management Retenção baseada em políticas Ação de Expiração Repositório de registros Arquivar Expired Mortgages Contracts Financials Expired Asia Pacific Region Eliminar Política de retenção definida pelo negócio Gerente de registros 23

Políticas para gerenciar informações Verifica, audita e valida o vencimento do conteúdo Ação de expiração configurável 24

Web Content Management Internet Intranet Extranet Let’s start by going into details of our Document Management capabilities. 25

Web content Management Autor Web Content Funções das document libraries Edição contextual Web Content Repository PR Manager Habilidades de Edição WYSIWYG Web editor Cófigos HTML reutilizáveis Office Word 26

Edição e aprovação in place Workflow de aprovação Campos editáveis Screenshot showing in content authoring capabilities 27

WYSIWYG DHTML Editor Screenshot showing the rich WYSIWYG DHTM editor 28

Conversão no lado Server de infos. Screenshot showing the process of converting a word document into HTML. 29

Web content Management Separação do conteúdo e apresentação Publicar Web Content Separação do conteúdo e apresentação Workflow de revisão / aprovação Variaçoes do mesmo site Template Servidor de produção PR Director PR Manager Press Release n/a Internet Site Conteúdo 30

Web content Management Instalar e gerenciar Internet Servidor Sistema de instalação Servidor de Staging Press Release Sistema de Agendamento de páginas Intranet Servidor Press Release Notícias Active on: March 31st 2006 Expires On: April 31st 2006 Deploy Rápido PR Manager 31

Web content Management Exibição de conteúdos Usuários anônimos General users Alta performance e escalonamento Internet Server Personalization Gold Members Silver Members Autenticação baseada em forms Members Busca rápida e relevante 32

Porque ECM da Microsoft Facilidade de uso e integração intrinseca com Office, plataforma mundial, facilitando adoção Componentização e integração de produtos reduzem o custo de TI Estruturas prontas para o uso diminuem o tempo para ROI 33

Maiores informações www.microsoft.com/brasil/technet www.andersonpatricio.org www.msit.com.br www.itcentral.com.br www.vidadigitao.blogspot.com Rob.ranches@taunet.com.br heliom@itgroup.com.br Slide Title: More Information Keywords: Key Message: Slide Builds: 0 Slide Script: For the most comprehensive technical information on Microsoft products, visit the main TechNet Web site at www.microsoft.com/technet You can also visit www.microsoft.com/technet/exc-100 for more information on books, courses, certifications, and other community resources that relate directly to this particular session. Slide Transition: There are a number of other resources that are available from Microsoft. Slide Comment: Additional Information: www.microsoft.com/technet/exc-100

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