GESTÃO DE PROJETOS. 4. Plano de Gerenciamento de Projetos 4.1. Processo de elaboração 4.2. Elaboração de um plano de projeto, incluindo planejamento de.

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1 GESTÃO DE PROJETOS

2 4. Plano de Gerenciamento de Projetos 4.1. Processo de elaboração 4.2. Elaboração de um plano de projeto, incluindo planejamento de escopo, tempo, custo, riscos ou outras áreas de conhecimentos.

3 Planejamento do Tempo do Projeto

4 Lógica Decisória Linha de base do Escopo – WBS – Dicionário da WBS – Declaração do Escopo Atualizações – Plano de gerenciamento do projeto – Documentos do projeto Para a elaboração do Planejamento do Tempo é preciso compreender o que deve ser entregue. Essas informações estão no escopo do projeto. Entender o que deve ser entregue Definir abordagem para planejar como e quando fazer 4

5 Lembrando algumas características da decomposição WBS – Work Breakdown Structure – Envolve o projeto como um todo – Decomposição orientada para entregas – Regra dos 100% – Dicionário da WBS Pontos importantes da WBS – Lembre das entregas gerenciais – Considerar a necessidade de controle 5

6 Dicionário da WBS Usado para esclarecer o que será executado, pode incluir: – Recursos – Marcos ou prazos – Critérios de aceitação – Especificações de materiais – Tecnologias – Ordem lógica de atividades – Normas de segurança –... 6

7 Importância do Dicionário Pintura Apartamento Pintura Preparação Gerenciamento ComponenteDicionário – Situação A PreparaçãoProteger móveis com lona preta PinturaAplicar duas demãos de tinta latex GerenciamentoContabilizar custo material e mão de obra ComponenteDicionário - Situação B PreparaçãoLavar paredes, aplicar massa, lixar, limpar PinturaAplicar base e pintura GerenciamentoControlar esforço de aplicação (horas de pintor e ajudante), custos... 7

8 Gerenciamento do Tempo Planejar prazos de entregas Elaborar cronograma – Estimativas – Restrições – Recursos disponíveis (equipe, materiais, tecnologia) Planejar o controle fatores que afetam os prazos 8

9 Cronograma do Projeto Datas planejadas para realizar as atividades do cronograma e para atingir os marcos do cronograma (Guia PMBOK®, glossário, pag 425). Define a duração ESPERADA do projeto É um modelo decisório para a equipe de gerenciamento do projeto 9

10 Como elaborar cronograma (Visão Simplificada do Processo) 1.Liste as atividades necessárias para cada desenvolver cada Pacote de Trabalho da WBS 2.Defina a ordem lógica das atividades 3.Calcule e atribua durações para as atividades (considerando disponibilidade de recursos, materiais e equipamentos) 4.Revise as restrições (prazos contratuais, etc) 5.Revise o calendário (dias úteis e calendário de recursos) 6.Faça ajustes e crie uma linha de base 7.Defina a periodicidade e responsabilidades para as revisões necessárias durante o projeto 10

11 Apresentação usual de Cronograma 11

12 WBS do Projeto 1 – PROJETO 1.1 Preparação 1.2 Desenvolvimento 1.3 Testes Lista de atividades do cronograma PROJETO Desenvolvimento Preparação Testes Cronograma (o exemplo destaca apenas a lista de atividades) 12

13 Principais elementos Componentes da WBS ou Pacotes de trabalho Período (ou datas) Lista de atividades Relação de dependência (aqui, indica que a atividade 12 só começa após o término da atividade 9) Barras (indica duração, início e término) Marco 13 Jun 13 15 Jun 13

14 Marco Características dos marcos  Duração igual a zero  Não consome nenhum recurso  Facilita controle do projeto  Facilita organização do cronograma Onde incluir marcos:  início e final do projeto  Início ou final de etapa  pontos de controle  conclusão de um “bloco” de atividades importantes Observe que: Relatório não pode ser marco (consome recurso) Reuniões não podem ser marcos (consome recurso) Marco não afeta a duração do projeto Observe que: Relatório não pode ser marco (consome recurso) Reuniões não podem ser marcos (consome recurso) Marco não afeta a duração do projeto 14

15 Lógica de Execução PREDECESSORAS E SUCESSORAS Atividade 1 é predecessora da atividade 2 e predecessora da atividade 3 Nenhuma atividade precede a atividade 1, pode ser iniciada no início do projeto Atividade 2 é sucessora da atividade 1 Atividade 2 NÃO É predecessora da atividade 3 Atividade 3 é sucessora da atividade 1 Atividade 1 é predecessora da atividade 2 e predecessora da atividade 3 Nenhuma atividade precede a atividade 1, pode ser iniciada no início do projeto Atividade 2 é sucessora da atividade 1 Atividade 2 NÃO É predecessora da atividade 3 Atividade 3 é sucessora da atividade 1 Observando as setas nas barras: 15

16 Início e término de atividades Início atividade 1: segunda, 26/maio Início atividade 2: terça, 27/maio Término atividade 2: quarta, 28/maio Início atividade 3: terça, 27/maio Término atividade 3: segunda, 02/junho Início atividade 1: segunda, 26/maio Início atividade 2: terça, 27/maio Término atividade 2: quarta, 28/maio Início atividade 3: terça, 27/maio Término atividade 3: segunda, 02/junho - atividade 2 acontece ao mesmo tempo que atividade 3 - ambas dependem do término da atividade 1 - Não existe relação de dependência entre as atividades 2 e 3, são independentes 16

17 Ordem de execução (aqui t-A) A ordem de apresentação da lista não tem relação com a ordem de execução As barras indicam quanto a tarefa será feita As setas indicam a ordem de realização (relação de dependência) 17

18 Lógica e Duração (paralelismo) Note que a soma das durações das atividades (nove dias) não é igual à duração da entrega do componente Preparação (sete dias) Atividades em paralelo aumentam os riscos de falhas no projeto! 18

19 Caminho Crítico Se uma atividade do caminho crítico atrasa um dia, o projeto atrasa um dia. é o caminho que “não” possui folga 19

20 Atividades com Folga Se a atividade 2 atrasar, atrasa a atividade 5, mas não atrasa o projeto Se a atividade 5 atrasar, não afeta o projeto Folga de 4 dias Folga de 3 dias 20

21 Caso a atividade 5 atrase mais de 2 dias, o caminho crítico é alterado O impacto é um atraso em todas as atividades que dependem (direta ou indiretamente ) da atividade 5 7 dias 21 Alterações no Caminho Crítico

22 Modelo de cronograma 7 7 6 6 1 1 2 2 4 4 4 4 5 5 3 3 3 3 1 – Use substantivo nos componentes, use nomes curtos 2 – Use verbos para as atividades, use nomes curtos 3 – Inclua atividades de gerenciamento e qualidade, elas também consomem horas de trabalho 4 – Inclua marcos de controle no término do conjunto de atividades dos componentes 5 – Sempre inclua o marco início e o marco fim 6 – Algumas atividades serão realizadas em paralelo (ao mesmo tempo) 7 – Considere adiantar atividades que não precisam estar totalmente concluídas para o início da próxima 8 – Observe que algumas atividades possuem folga, caso atrasem, não impactam o prazo final do projeto 9 – Coloque as dependências nas atividades, não nos componentes 10 – Considere que o cronograma é um mapa para a tomada de decisão gerencial. O controle do cronograma é fundamental para o sucesso do trabalho. É importante que a equipe saiba como elaborar um cronograma de projeto. 8 8 5 5 Formação Básica em Gerenciamento de Projetos – GPMG Consultores Associados. www.GPMG.com.brwww.GPMG.com.br Formação Básica em Gerenciamento de Projetos – GPMG Consultores Associados. www.GPMG.com.brwww.GPMG.com.br 9 9 22

23 ACG - 23 GERENCIAMENTO DO TEMPO (Segundo Guia PMBOK®) INCLUI PROCESSOS PARA REALIZAR O TÉRMINO DO PROJETO NO PRAZO

24 Gerenciamento do Tempo do Projeto Processos de Encerramento Processos de Monitoramento e Controle Processos de Iniciação Processos de Execução Processos de Planejamento Fonte: Guia PMBOK® 6.1 Planejar o Gerenciamento do Cronograma 6.2 Definir as Atividades 6.3 Sequenciar as Atividades 6.4 Estimar os Recursos das Atividades 6.5 Estimar as Durações de Atividades 6.6 Desenvolver o Cronograma 6.7 Controlar o Cronograma 24

25 ACG - 25 DEFINIR AS ATIVIDADES IDENTIFICAÇÃO DAS AÇÕES ESPECÍFICAS A SEREM REALIZADAS PARA PRODUZIR AS ENTREGAS DO PROJETO Listar atividades para realizar cada pacote de trabalho da EAP

26 Lista de Atividades para o Pacote de Trabalho 1.5 1.5 TROCA DO SERVIDOR 1.5.1 Definir responsabilidades 1.5.2 Informar usuários 1.5.2.1 notificar funcionários 1.5.2.2 avisar clientes 1.5.3 Fazer backup 1.5.4 Instalar sistemas 1.5.5 Testar 1.5.6 Notificar usuários 1.5.7 Elaborar relatório Lista de atividades Pacote de trabalho (componente/ entrega da WBS) 26

27 Recomendações Procure organizar a lista pela ordem de execução Lembrar de incluir: – marcos para verificação e controle – atividades para preparar os stakeholders para decisões – atividades de suporte e gerenciais (preparação, limpeza, testes, planejamento, controle, relatórios, registros de ocorrências) Documente restrições e premissas Na lista de atividades – Use nomes curtos – Use verbos (Atividades são ações!) – Lembre-se da regra dos 100% 27

28 Como fazer planejamento – Peça informação – Veja exemplos similares – Visite outras empresas – Faça testes (piloto) – Busque modelos na Internet – Envolva o executor da tarefa – Crie um ambiente favorável para o diálogo 28 Recomendações

29 Detalhe até o nível de controle previsto – Se o projeto terá controle a cada 15 dias, as atividades preferencialmente devem durar no máximo 15 dias. Pouco detalhe dificulta o controle Excesso de detalhe – Aumenta a demanda por gerenciamento – Aumenta o esforço de elaboração dos demais planos e pode dificultar este trabalho – Torna o cronograma tão instável que poderá ser ignorado 29 Grau de Detalhamento

30 ACG - 30 SEQUENCIAR AS ATIVIDADES IDENTIFICAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO DAS DEPENDÊNCIAS ENTRE AS ATIVIDADES Escolher Solução Adquirir Hardware Instalar Software Testar Realizar treinamento Implantar Solução Avaliar e ajustar Entregar manuais

31 ACG - 31 RELAÇÕES DE PRECEDÊNCIA ATIVIDADE 1 ATIVIDADE 3 ATIVIDADE 4 ATIVIDADE 2 FIM-PARA-INÍCIO INÍCIO-PARA-INÍCIO FIMINÍCIO RESTRIÇÃO Atividade 2 inicia após o término da atividade 1 Atividade 4 inicia após o início da atividade 3

32 RELAÇÕES DE PRECEDÊNCIA ATIVIDADE 5 ATIVIDADE 7 ATIVIDADE 8 ATIVIDADE 6 FIM-PARA-FIM INICIO-PARA-FIM FIM RESTRIÇÃO Atividade 6 termina após o final da atividade 5 Atividade 8 termina após o início da atividade 7 32

33 ACG - 33 ANTECIPAÇÕES E ESPERAS ATIVIDADE A ATIVIDADE C ATIVIDADE D ATIVIDADE B ESPERA ANTECIPAÇÃO FIM INICIO 50 % + 15 DIAS Atividade B inicia 15 dias depois do término da atividade A Atividade D inicia quando a Atividade C estiver com 50% de execução

34 ESPERA ANTECIPAÇÃO ANTECIPAÇÕES E ESPERAS 1234512345 1TI+2 dias (tarefa da linha 1, término-início, mais dois dias de espera) 4TI-1 dia (tarefa da linha 4, término-início, menos um dia ) 1TI+2 dias (tarefa da linha 1, término-início, mais dois dias de espera) 4TI-1 dia (tarefa da linha 4, término-início, menos um dia ) 34

35 ACG - 35 Aqui-TIPOS DE DEPENDÊNCIAS OBRIGATÓRIAS – INERENTES À NATUREZA DO TRABALHO – EX: CONTRATAR INSTRUTOR ANTES DE INICIAR CURSO ARBITRADAS – PREFERÊNCIA DA EQUIPE – EX: TREINAR GERENTES ANTES DOS DIRETORES EXTERNAS – BASEADAS EM NECESSIDADES DE ORIGEM EXTERNAS AO PROJETO – EX: OBTER ALVARÁ ANTES DE INICIAR VENDAS

36 ACG - 36 ESTIMAR OS RECURSOS DAS ATIVIDADES Estimativa dos tipos e quantidades de material, pessoas, equipamentos ou suprimentos que serão necessários para realizar cada atividade Fonte: Guia PMBOK ®

37 ESTIMAR OS RECURSOS DAS ATIVIDADES 1.5 Montagem do Palco Recursos 1.5.1 Definir local Engenheiro, encarregado, estacas... 1.5.2 Preparar terreno Encarregado, trator... 1.5.3 Levantar estrutura Montador, encarregado, engenheiro, estrutura... 1.5.4 Fixar pisoPlacas de piso, parafusos, furadeira, montador, fitas... Pacote de trabalho Lista de atividades

38 ACG - 38 ESTIMAR DURAÇÕES DAS ATIVIDADES Estimativa mais próxima do possível do número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar as atividades específicas com os recursos estimados Fonte: Guia PMBOK ® Duração = n° de períodos de trabalho ≠ tempo decorrido

39 Duração x Tempo decorrido Duração 3 dias Tempo decorrido 5 dias 39

40 ACG - 40 COMO ESTIMAR DURAÇÕES? QUAL A DURAÇÃO MÉDIA DE UMA VIAGEM DE MARINGÁ PARA CURITIBA? QUANTO TEMPO É NECESSÁRIO PARA ORGANIZAR UMA FESTA DE FIM DE ANO PARA 300 FUNCIONÁRIOS? QUAL O PRAZO NECESSÁRIO PARA QUE OS FUNCIONÁRIOS ASSIMILEM O NOVO PROCESSO DE COMPRAS? QUANTO TEMPO VOCÊ PRECISA PARA DIGITAR UMA FOLHA DE TEXTO? QUANTO TEMPO VOCÊ PRECISA PARA DIGITAR UM TEXTO DE 300 PALAVRAS?

41 ACG - 41 TIPOS DE ESTIMATIVAS ESTIMATIVA ANÁLOGA – Verifica projetos ou atividades anteriores similares – Normalmente usado nas fases iniciais do plano – Menos precisa – Ex: no ano passado organizados a campanha para o lançamento do novo modelo em 4 meses, acho razoável prever o mesmo prazo para este projeto. ESTIMATIVA PARAMÉTRICA – Calcula com base em dados históricos de produtividade – Ex: Produtividade para instalar software = 2 instalações/hora. Para instalar em 20 computadores, estimo 10 horas. ESTIMATIVA DE TRÊS PONTOS – Probabilidade de três durações e cálculo da duração esperada da atividade – Três estimativas: otimista, pessimista e mais provável – Ex: Se o tempo estiver bom, conseguiremos atender as 1.000 pessoas em 3 dias. Caso chova, o prazo deve dobrar. Normalmente fazemos esse tipo de atendimento em 4 dias.

42 ACG - 42 ESTIMATIVA DE TRÊS PONTOS t E - duração esperada t m - duração mais provável t o - duração otimista t p - duração pessimista t E = t o + 4t m +t p 6 toto tmtm tptp probabilidade duração

43 ACG - 43 RESERVAS Reserva técnica – estimada pelo cálculo da reserva necessária para os riscos previstos. Reserva gerencial – estimada para riscos não previstos no projeto. Na medida em que o projeto vai sendo executado, as reservas podem ser utilizadas, reduzidas ou eliminadas Duração com reservas 5 dias +- 2 dias 10 dias +- 5%

44 ACG - 44 DESENVOLVIMENTO DO CRONOGRAMA ANÁLISE DAS SEQUÊNCIAS DAS ATIVIDADES, SUAS DURAÇÕES, RECURSOS NECESSÁRIOS E RESTRIÇÕES VISANDO DEFINIR O CRONOGRAMA DO PROJETO

45 ACG - 45 MÉTODO DO CAMINHO CRÍTICO Método usual

46 Técnicas de compressão do cronograma Compressão (Crashing) – horas extras, mais recursos nas atividades do caminho crítico. 46

47 Técnicas de compressão do cronograma Paralelismo (Fast Tracking) – antecipar inícios de atividades para fazer mais trabalho em paralelo. 47

48 Linha de Base do Cronograma É a base para o controle ou uma “Fotografia” do cronograma Momento em que a equipe define o cronograma que irá orientar o trabalho Datas de início e término do cronograma definidas 48 A linha de base do cronograma é a principal saída do planejamento do tempo

49 CRONOGRAMA Semana 1Semana 2Semana N Atividade 1 Atividade 2 Atividade 3 : : : Atividade N 49

50 Cronograma Detalhado Fonte: Guia PMBOK ® 50

51 Para que serve o cronograma? Consolidar a elaboração do escopo do projeto Distribuir atividades Comunicação entre as partes interessadas Motivação e integração da equipe Antecipar problemas Minimizar incertezas dos planos Base para o controle do desempenho Programação aquisições e entregas Planejamento das equipes de trabalho Possibilidade de visualizar o avanço do projeto 51

52 Para Fazer Boas Estimativas Compreenda o ciclo de vida do projeto (No início dos projetos as estimativas podem incluir incertezas. Com o avanço do projeto no tempo, as estimativas revisadas tendem a ser mais precisas) Aprenda a questionar, ser entrevistador (quando pode me entregar este trabalho versus quantas horas de trabalho são necessárias?) Documente o processo das estimativas Avalie alternativas (contratar terceiros, mudar tecnologias, eliminar parte do escopo...) Considere que a estimativa é um prazo esperado 52

53 Atenção! Férias Greves Feriados Deslocamentos Demais projetos Viagens de negócios Características locais Preparação e espera de decisão Restrições legais e autorizações Perfil da equipe e cultura organizacional 53 Avalie reservas, premissas, restrições e gerencie os riscos

54 “Existem poucos homens – e são exceção – capazes de pensar e sentir além do presente momento” CARL VON CLAUSEWITZ (1780-1831) 54

55 55

56 Exemplo de cronograma.mpp Ricardo Vargas Gerenciamento de Projetos.mp4 56