TREINAMENTO SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA DO IPEN FORMAÇÃO DE AUDITORES INTERNOS Módulo 4 Rosemeire Petrauskas Paiva Tereza Salvetti.

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2 TREINAMENTO SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA DO IPEN FORMAÇÃO DE AUDITORES INTERNOS Módulo 4 Rosemeire Petrauskas Paiva Tereza Salvetti

3   quarto período Registros de Auditoria Relatório de Auditoria RNC - TNCMC - Sistema de Tratamento de Não Conformidade e Melhoria Contínua Atividades de Acompanhamento de Auditoria PG-IPN-0803 e PG-IPN-1701 PARTE TEÓRICA

4 FASES DO PROCESSO DE AUDITORIA REUNIÃO DE PÓS AUDITORIA

5 C P D A auditoria Fases do Processo de Auditoria CONDUZIR A AUDITORIA E RELATAR CONSTATAÇÕES Reunião de Pré-auditoria (reunião de abertura) Reunião de Pós-auditoria (reunião de encerramento com o auditado) Execução coleta de evidências objetivas coleta de evidências objetivas observações na auditoria observações na auditoria

6 Objetivo - Assegurar que o auditado tenha compreensão total sobre os resultados da auditoria.Objetivo - Assegurar que o auditado tenha compreensão total sobre os resultados da auditoria. É fundamental no processo de auditoria, pois oferece oportunidade aos auditores de comunicarem verbalmente suas conclusões e, consequentemente, obterem uma maior compreensão dos pontos levantados.É fundamental no processo de auditoria, pois oferece oportunidade aos auditores de comunicarem verbalmente suas conclusões e, consequentemente, obterem uma maior compreensão dos pontos levantados. Uma apresentação adequada é fundamental para se obter aceitação e comprometimento com as ações corretivasUma apresentação adequada é fundamental para se obter aceitação e comprometimento com as ações corretivas Desta reunião participam:Desta reunião participam: a Direção do setor auditado,a Direção do setor auditado, o Representante da Direção Setorial,o Representante da Direção Setorial, os outros auditores da equipeos outros auditores da equipe Os principais itens da reunião são REGISTRADOS EM ATA que deverá ser anexada ao RELATÓRIO DA AUDITORIA.Os principais itens da reunião são REGISTRADOS EM ATA que deverá ser anexada ao RELATÓRIO DA AUDITORIA. Execução da Auditoria Reunião de Encerramento - Reunião de Fechamento (PG-IPN-1701)

7 Reunião de Fechamento - o auditor deve:  Apresentar as EVIDÊNCIAS DA AUDITORIA e as eventuais não- conformidades encontradas por meio da leitura dos RNCs;  Estar preparado para dirimir possíveis dúvidas que possam surgir, dando ao auditado oportunidade de explicar informações discrepantes obtida durante a auditoria;  Se for verificado erro da equipe auditora, eliminar a NC;  Evitar ser “arrastado” por discussões;  Acordar com o auditado o tempo necessário para a definição de planos de ação corretiva.  Não é obrigatório que as ações corretivas e o tempo para sua implementação sejam definidos na reunião de fechamento. Em alguns casos, pode ser necessário ao auditado realizar investigações mais profundas para identificar as causas fundamentais da não-conformidade. O auditado é responsável por definir e implementar as ações corretivas;  o prazo para entrega do Relatório de Auditoria deve ser acordado. Execução da Auditoria

8 FASES DO PROCESSO DE AUDITORIA RELATÓRIO DE AUDITORIA SOLICITAÇÃO DE AÇÃO CORRETIVA

9 C P D A auditoria Fases do Processo de Auditoria FAZER ANÁLISE CRÍTICA SOBRE O RESULTADO DA AUDITORIA Relatório de Auditoria Solicitação de Ação Corretiva

10 O RELATÓRIO DEVE INCLUIR:  O ESCOPO E OBJETIVOS DA AUDITORIA;  IDENTIFICAÇÃO DOS AUDITORES;  PESSOAS AUDITADAS;  DATA DA AUDITORIA;  UMA REFERÊNCIA AOS DOCUMENTOS DE BASE PARA A AUDITORIA (NORMAS, PROCEDIMENTOS);  IDENTIFICAÇÃO DO REGISTRO DAS NÃO-CONFORMIDADES ENCONTRADAS (IDENTIFICAÇÃO DAS RNC ABERTAS NO TNCMC);  O JULGAMENTO DOS AUDITORES QUANTO À EFICIÊNCIA DO SISTEMA DA QUALIDADE EM CUMPRIR OS REQUISITOS DA NORMA APLICÁVEL, DOCUMENTOS RELACIONADOS E OBJETIVOS DA QUALIDADE; RELATÓRIO DE AUDITORIA

11 O RELATÓRIO NÃO DEVE INCLUIR:  OPINIÕES;  INFORMAÇÕES CONFIDENCIAIS;  CRÍTICA A PESSOAS;  DECLARAÇÕES AMBÍGUAS;  DETALHES TRIVIAIS OU SEM IMPORTÂNCIA  PONTOS/ITENS QUE NÃO FORAM APRESENTADOS NA REUNIÃO DE FECHAMENTO O RELATÓRIO DEVE SER EMITIDO DENTRO DOS PRAZOS ACORDADOS. RELATÓRIO DE AUDITORIA

12 FM-IPN-1701-06

13 PARA CADA RNC ABERTO DEVEM SER SEGUIDOS OS PROCEDIMENTOS DESCRITOS NO PG-IPN-0803. O AUDITOR / AUDITOR LÍDER DEVE:  ABRIR SOLICITAÇÃO DE AÇÃO CORRETIVA E NEGOCIAR PRAZO PARA A APRESENTAÇÃO DO PLANO DE AÇÃO. A DIREÇÃO DO SETOR AUDITADO DEVE: ELABORAR O PLANO DE AÇÃO CORRETIVA ATÉ A DATA ACORDADA PODENDO, SE FOR O CASO, CORRIGIR IMEDIATAMENTE O PROBLEMA EXISTENTE (AÇÃO IMEDIATA). A CORREÇÃO PODE SER FEITA EM CONJUNTO COM A AÇÃO CORRETIVA.ELABORAR O PLANO DE AÇÃO CORRETIVA ATÉ A DATA ACORDADA PODENDO, SE FOR O CASO, CORRIGIR IMEDIATAMENTE O PROBLEMA EXISTENTE (AÇÃO IMEDIATA). A CORREÇÃO PODE SER FEITA EM CONJUNTO COM A AÇÃO CORRETIVA. SOLICITAÇÃO DE AÇÃO CORRETIVA

14 FASES DO PROCESSO DE AUDITORIA AGIR CORRETIVAMENTE E PREVENTIVAMENTE

15 C P D A Acompanhamento das Ações Corretivas auditorias de acompanhamento ou reauditoria auditorias de acompanhamento ou reauditoria evidência objetiva da realização da ação corretiva solicitada evidência objetiva da realização da ação corretiva solicitada e da sua efetividade, dentro dos prazos acordados e da sua efetividade, dentro dos prazos acordados Encerramento do Processo de Auditoria AGIR CORRETIVAMENTE E PREVENTIVAMENTE auditoria Fases do Processo de Auditoria

16 A DIREÇÃO DO SETOR AUDITADO DEVE:  DETERMINAR A CAUSA DA NC (ANÁLISE CRÍTICA);  DETERMINAR A EXTENSÃO DA NC (ABRANGÊNCIA);  ESTABELECER UM PLANO DE AÇÃO PARA ELIMINAR A NC O AUDITOR/AUDITOR LÍDER DEVE ACOMPANHAR A IMPLEMENTAÇÃO DESTAS AÇÕES:  VERIFICANDO SE PLANOS DE AÇÃO FORAM ESTABELECIDOS E ESTÃO SENDO IMPLEMENTADOS;  VERIFICANDO A EFICÁCIA DA AÇÃO CORRETIVA IMPLEMENTADA:  VERIFICANDO SE OS PRAZOS ESTABELECIDOS ESTÃO SENDO CUMPRIDOS. ACOMPANHAMENTO DA AUDITORIA

17 FASES DO PROCESSO DE AUDITORIA PRINCIPAIS REGISTROS

18 REGISTROS DE AUDITORIA REGISTRO FORMULÁRIO Planilha de Programação Anual de Auditoria do CR FM-IPN-1701-01 Lista de Verificação da 2a. Auditoria do LRA FM-IPN-1701-05 RNC - AUDIT-LAN-003/2001 FM-IPN-0801-01 Relatório de Auditoria CR 05 FM-IPN-1701-06 Planejamento de Auditorias Internas do SGI-IPEN 2001 FM-IPN-1701-02

19 FASES DO PROCESSO DE AUDITORIA FLUXOGRAMAS

20 Planejamento Grupo auditor (GA) FM-IPN-1701-04 Setor FM-IPN-1701-01 CQUAL FM-IPN-1701-03 CQUAL Memorando GA FM-IPN-1701-06 CQUAL Memorando Aud Líder/Setor Elaborar Programação Anual de Auditorias Preparar Tabela de Prazos Designar Auditor líder Definir Escopo da Auditoria Convocar os Auditores Elaborar a Programação da Auditoria Estudar as normas e documentação Preparar as Listas de Verificação (LV) Encaminhar as LVs REGISTROS DE AUDITORIA

21 Execução Auditor Líder Ata/ Lista de Presença GA LVs preenchidas Auditor Líder / GA FM-IPN-0801-01 (RNC) - TNCMC FM-IPN-0801-02 (SM) - TNCMC Auditor Líder Ata/ Lista de Presença Registrar as evidências de conformidade e não conformidade nas LVs Reunião de Abertura Executar Auditoria Analisar os dados coletados Abrir RNC e SM Reunião de Fechamento REGISTROS DE AUDITORIA

22 REGISTROS Análise Ação Acompanhamento Preparar Relatório de Auditoria Encaminhar Relatório ao Setor Ação Imediata PG-IPN-0803 Parecer da Ação Imediata Determinar Causa Estabelecer Plano de Ação Verificar Eficácia da Ação Corretiva Auditor Líder FM-IPN-1701-06 Setor FM-IPN-0801-01 - TNCMC Auditor Líder FM-IPN-0801-01 - TNCMC Auditor Líder FM-IPN-0803-01 - TNCMC Setor FM-IPN-0803-01 - TNCMC CQUAL