Treinamento do Microsoft® Office Access 2007

Apresentação em tema: "Treinamento do Microsoft® Office Access 2007"— Transcrição da apresentação:

1 Treinamento do Microsoft® Office Access 2007
A [Nome da empresa] apresenta: Treinamento do Microsoft® Office Access 2007 [Observação para o instrutor:para obter ajuda detalhada para personalizar este modelo, consulte o último slide. Além disso, procure texto adicional da lição no painel de anotações de alguns slides.] Obtenha o máximo de desempenho 1

2 Obtenha o máximo de desempenho
Conteúdo do curso Visão geral: rápido, fácil e simples Lição 1: Um novo começo Lição 2: OK, de volta ao trabalho Lição 3: Salve seus arquivos no formato que funcionar melhor Cada lição inclui uma lista de tarefas sugeridas e um conjunto de perguntas de teste. Obtenha o máximo de desempenho 2

3 Visão geral: rápido, fácil e simples&
Assim que você olha o Access 2007, já vê a mudança. Talvez você se pergunte quanto tempo vai levar para se acostumar com a nova versão. É para isso que este curso serve. Apresentar os aprimoramentos, ensinar como eles podem ser úteis em seu trabalho e ver com que rapidez você pode pôr o Access 2007 para trabalhar. Você estará familiarizado antes do que imagina. Obtenha o máximo de desempenho 3

4 Obtenha o máximo de desempenho
Objetivos do curso Aprender como baixar um banco de dados da nova página Introdução ao Microsoft Office Access . Saber como criar objetos de banco de dados usando a nova Faixa de Opções. Saber como salvar e compartilhar dados nos formatos apropriados. Obtenha o máximo de desempenho 4

5 Lição 1 Um novo começo 5

6 Obtenha o máximo de desempenho
Um novo começo Desde o início, o Access 2007 foi projetado para proporcionar facilidade e comodidade. Organizados de forma visual e funcional, os recursos e os comandos do Access 2007 seguem a lógica do seu trabalho para que você seja mais produtivo. Obtenha o máximo de desempenho 6

7 Obtenha o máximo de desempenho
Introdução a um modelo Quando você iniciar o Access 2007, verá a nova página Introdução ao Microsoft Office Access . Nela, você verá que esta versão do Access já contém vários itens prontos para uso. Por exemplo, com os modelos categorizados você já inicia o trabalho pelo meio. Os modelos são bancos de dados previamente criados e com foco nas tarefas, que você pode baixar e usar imediatamente. Basta escolher e clicar — é realmente rápido. Você vai saber mais sobre modelos na próxima lição, mas primeiro vamos falar de outros grandes aprimoramentos. Obtenha o máximo de desempenho 7

8 Obtenha o máximo de desempenho
Conheça o novo visual Quando você criar ou abrir um banco de dados do Access 2007, logo verá algumas ferramentas novas . Elas são suas novas amigas, o segredo do seu sucesso com o Access. Reserve um tempo para memorizar esses nomes: A Faixa de Opções A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido O Botão Microsoft Office O Painel de Navegação Obtenha o máximo de desempenho 8

9 Obtenha o máximo de desempenho
Conheça o novo visual Quando você criar ou abrir um banco de dados do Access 2007, logo verá algumas ferramentas novas . Elas são suas novas amigas, o segredo do seu sucesso com o Access. O Painel de Navegação mostra apenas o que existe no banco de dados em uso. Tabelas, formulários, relatórios e consultas — todos ficam visíveis e estão sempre à mão. Você trabalha usando a Faixa de Opções, a próxima da lista. Obtenha o máximo de desempenho 9

10 Trabalhar com a Faixa de Opções
Muito mais que uma nova aparência, a Faixa de Opções representa anos de pesquisa sobre a experiência do usuário. Projetada pensando no seu trabalho, a Faixa de Opções deixa as ferramentas e o poder do Access em um lugar onde você possa ver todas de uma vez, sem precisar ficar procurando pelo programa. Isso torna seu trabalho muito eficiente. Obtenha o máximo de desempenho 10

11 Trabalhar com a Faixa de Opções
A Faixa de Opções é organizada em torno de atividades comuns. Cada guia da Faixa de Opções é organizada em torno de uma atividade comum e contém os comandos necessários para a mesma. Os comandos são reunidos em grupos lógicos. É fácil encontrá-los e usá-los. A Faixa de Opções é a central de comando para se trabalhar com o Access Na imagem, você vê o grupo Tabelas e o grupo Formulários da guia Criar . Obtenha o máximo de desempenho 11

12 Crie a sua própria Barra de Ferramentas de Acesso Rápido
Todo mundo tem seus comandos preferidos da barra de ferramentas . A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido é aquela que você montará como desejar. A imagem mostra duas versões diferentes da barra de ferramentas: A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido básica Uma Barra de Ferramentas de Acesso Rápido personalizada Obtenha o máximo de desempenho 12

13 Crie a sua própria Barra de Ferramentas de Acesso Rápido
Todo mundo tem seus comandos preferidos da barra de ferramentas . A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido é aquela que você montará como desejar. Para incluir seus comandos preferidos na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido de modo que eles estejam sempre à mão,clique em um comando e, em seguida, clique em Adicionar à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Dica: também é possível remover rapidamente um comando da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Basta clicar nele com o botão direito do mouse e, em seguida, clicar em Remover da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Não importa em qual guia os comandos estejam, eles estarão sempre à mão. Obtenha o máximo de desempenho 13

14 Administre seu trabalho: Botão Microsoft Office
O Botão Microsoft Office aparece no canto superior esquerdo da janela do Access. Talvez ele lembre o menu Arquivo das versões anteriores do Access. Quando você clicar no Botão Microsoft Office, verá: Um menu de comandos básicos para trabalhar com arquivos. Uma lista dos últimos documentos abertos. Um botão em que você clica para exibir e selecionar várias configurações do programa. Obtenha o máximo de desempenho 14

15 Sugestões para a sessão prática
Familiarizar-se com a página Introdução ao Microsoft Office Access . Usar o Painel de Navegação. Entender a Faixa de Opções. Usar a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Analisar as opções disponíveis no Botão Microsoft Office. Bônus: exibir os atalhos de teclado. [Observação para o instrutor:: com o Access 2007 instalado no computador, você pode clicar no link do slide para ir para a sessão prática online. Na sessão prática, você pode trabalhar com cada uma dessas tarefas no Access, com instruções para orientá-lo. Importante: se você não tiver o Access 2007, não conseguirá acessar as instruções da sessão prática.] Sessão prática online (requer o Access 2007) Obtenha o máximo de desempenho 15

16 Obtenha o máximo de desempenho
Teste 1, pergunta 1 Qual dos itens a seguir você pode personalizar adicionando seus comandos preferidos? (Escolha uma resposta.) A página Introdução ao Microsoft Office Access . A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. A Faixa de Opções. Guias e grupos. Obtenha o máximo de desempenho 16

17 Teste 1, pergunta 1: resposta
A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido permite que você veja os comandos que usa com freqüência, não importa o que você esteja fazendo. Clique com o botão direito em qualquer comando para incluí-lo nessa barra de ferramentas ou clique com o botão direito do mouse no comando para removê-lo da barra de ferramentas. Obtenha o máximo de desempenho 17

18 Obtenha o máximo de desempenho
Teste 1, pergunta 2 Qual dos itens a seguir aparece primeiro na página Introdução ao Microsoft Office Access? (Escolha uma resposta.) O Painel de Navegação. A guia Criar . O Botão Microsoft Office. O comando Modelos de Tabela . Obtenha o máximo de desempenho 18

19 Teste 1, pergunta 2: resposta
O Botão Microsoft Office. O Botão Microsoft Office aparece primeiro na página Introdução ao Microsoft Office Access e você pode usá-lo para criar ou abrir um banco de dados se assim desejar. Obtenha o máximo de desempenho 19

20 Obtenha o máximo de desempenho
Teste 1, pergunta 3 Qual é a base da organização da Faixa de Opções? (Escolha uma resposta.) Os comandos são agrupados em ordem alfabética. Os comandos que você não usa não são mostrados. Os comandos são agrupados em torno de atividades comuns. Os comandos são listados em menus. Obtenha o máximo de desempenho 20

21 Teste 1, pergunta 3: resposta
Os comandos são agrupados em torno de atividades comuns. Desse modo, você pode ver exatamente o que precisa fazer e o que quer fazer. Obtenha o máximo de desempenho 21

22 Lição 2 OK, de volta ao trabalho 22

23 Obtenha o máximo de desempenho
OK, de volta ao trabalho Por meio de modelos, o Access realmente facilita a criação de um novo banco de dados. Os modelos fornecem bancos de dados previamente criados de acordo com suas necessidades.  Na página Introdução ao Microsoft Office Access , selecione uma categoria de modelo de banco de dados, como Comercial, Particular ou Formação. Como mostram as imagens, você verá diversas possibilidades. Obtenha o máximo de desempenho 23

24 Baixar um banco de dados
Quando você seleciona um modelo, o Access 2007 mostra a você mais informações no painel à direita da página Introdução . Nesse lugar, você pode dar o nome que quiser ao banco de dados, que é o que você verá depois de baixá-lo no computador. Nesse local, existe também o botão Download . Depois que o download estiver concluído, use o Painel de Navegação para ver o conteúdo do novo banco de dados. Obtenha o máximo de desempenho 24

25 Criar uma tabela a partir de um modelo
Suponhamos que você deseje incluir uma tabela no seu banco de dados. O Access 2007 facilita esse trabalho, pois existem modelos para tabelas também. Clique na guia Criar para ver o grupo Tabelas . Nele, você clicará em Modelos de Tabela. Escolha um modelo de tabela; entre as opções estão Eventos, Questões, Tarefas e outras; quase imediatamente, seu banco de dados passa a conter outra tabela, com tipos de campos e dados apropriados para a finalidade desejada. Obtenha o máximo de desempenho 25

26 Criar um formulário, formatar um formulário
Você pode criar um formulário num piscar de olhos e então formatá-lo como desejar. Para criar um novo formulário no Access 2007, clique na guia Criar e, em seguida, clique em Formulário. Simples assim. O Access utiliza como base o projeto de banco de dados existente que você já abriu ou selecionou no Painel de Navegação. Obtenha o máximo de desempenho 26

27 Criar um formulário, formatar um formulário
O novo formulário é aberto no modo de exibição Layout e a Faixa de Opções disponibiliza as Ferramentas de Layout de Formulário com duas guias: Formatação e Organizar. Com os comandos dessas guias, é tão fácil alterar a aparência dos controles e rótulos, que o difícil é saber quando parar. O melhor de tudo é que você pode visualizar as alterações feitas. Se não gostar da mudança, basta desfazê-la pressionando CTRL+Z ou clicando no botão Desfazer da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido Observação: as Ferramentas de Layout de Formulário só aparecerão na Faixa de Opções quando puderem ser usadas. Obtenha o máximo de desempenho 27

28 Criar um relatório, formatar um relatório
Novos relatórios em um estalo e você não vai se surpreender quando souber como criá-los. Clique na guia Criar e, em seguida, clique em Relatório. O Access utiliza como base do novo relatório o objeto existente que você já abriu ou selecionou no Painel de Navegação. Obtenha o máximo de desempenho 28

29 Criar um relatório, formatar um relatório
O novo relatório é aberto no modo de exibição Layout e a Faixa de Opções disponibiliza as Ferramentas de Layout de Relatório com três guias: Formatação, Organizar, e Configurar Página. Use os comandos dessas guias para alterar a aparência dos controles e rótulos ou para selecionar margens, tamanho de papel e outras opções de impressão. Naturalmente, você pode visualizar as alterações feitas. Observação: como as Ferramentas de Layout de Formulário descritas nos slides anteriores, as guias Formatação, Organizare Configurar Página só aparecerão na Faixa de Opções quando puderem ser usadas. Obtenha o máximo de desempenho 29

30 Sugestões para a sessão prática
Criar um banco de dados. Criar uma tabela. Criar e formatar um formulário. Criar e formatar um relatório. [Observação para o instrutor: com o Access 2007 instalado no computador, você pode clicar no link do slide para ir para a sessão prática online. Na sessão prática, você pode trabalhar com cada uma dessas tarefas no Access, com instruções para orientá-lo. Importante: se você não tiver o Access 2007, não conseguirá acessar as instruções da sessão prática.] Sessão prática online (requer o Access 2007) Obtenha o máximo de desempenho 30

31 Obtenha o máximo de desempenho
Teste 2, pergunta 1 Qual é a maneira mais rápida de criar um banco de dados para seus contatos? (Escolha uma resposta.) Baixar um modelo de banco de dados de Contatos. Clicar em Banco de Dados em Branco. Procurar um na Internet. Comprar um catálogo de endereços. Obtenha o máximo de desempenho 31

32 Teste 2, pergunta 1: resposta
Baixar um modelo de banco de dados de Contatos. Você encontrará um modelo de Contatos na página Introdução ao Microsoft Office Access , na categoria Comercial ou Particular. Obtenha o máximo de desempenho 32

33 Obtenha o máximo de desempenho
Teste 2, pergunta 2 Em que você baseia um novo relatório de uma tabela existente? (Escolha uma resposta.) Copie os dados da tabela e cole-os no relatório. Selecione a tabela no Painel de Navegação e clique em Relatório na guia Criar . Salve a tabela como um relatório. Na guia Criar , no grupo Relatórios , clique em Nova Tabela. Obtenha o máximo de desempenho 33

34 Teste 2, pergunta 2: resposta
Selecione a tabela no Painel de Navegação e clique em Relatório na guia Criar . O Access atribui ao novo relatório controles de acordo com os campos da tabela e o mesmo nome da tabela. Obtenha o máximo de desempenho 34

35 Obtenha o máximo de desempenho
Teste 2, pergunta 3 Qual das seguintes alternativas é um tipo de modelo de tabela? (Escolha uma resposta.) Eventos. Questões. Tarefas. Todas as três. Obtenha o máximo de desempenho 35

36 Teste 2, pergunta 3: resposta
Todas as três. Os tipos de modelo de tabela também incluem Contatos e Ativos. Obtenha o máximo de desempenho 36

37 Salve seus arquivos no formato que funcionar melhor
Lição 3 Salve seus arquivos no formato que funcionar melhor 37

38 Salve seus arquivos no formato que funcionar melhor
O Access 2007 utiliza um novo formato de arquivo e uma nova extensão de arquivo. O que isso representa para você? Muitas vantagens e algumas etapas simples, descritas nesta lição. É claro que os arquivos antigos funcionam na nova versão do Access. Obtenha o máximo de desempenho 38

39 Obtenha o máximo de desempenho
Benefícios Por que mudar o formato de arquivo? São várias vantagens e muitos motivos. Mais segurança para os bancos de dados do Access 2007. Torná-los mais compactos. Obtenha o máximo de desempenho 39

40 Obtenha o máximo de desempenho
Benefícios Por que mudar o formato de arquivo? São várias vantagens e muitos motivos. Tornar a recuperação dos dados mais confiável em caso de corrupção de arquivo . Adicionar alguns recursos que não são tão fáceis de avaliar, como campos de tabela que armazenam anexos e campos com valores múltiplos. Obtenha o máximo de desempenho 40

41 Atualizar os bancos de dados anteriores
Com o Access 2007, você pode fazer uma cópia de um banco de dados antigo que será mais seguro, mais compacto e mais fácil de recuperar se for necessário. Veja o que você precisa fazer para proporcionar ao banco de dados antigo todas as vantagens do novo formato de arquivo:  No Access 2007, clique no Botão Microsoft Office e use o comando Abrir para abrir o banco de dados antigo. Clique no botão novamente e aponte para Salvar como. Obtenha o máximo de desempenho 41

42 Atualizar os bancos de dados anteriores
Com o Access 2007, você pode fazer uma cópia de um banco de dados antigo que será mais seguro, mais compacto e mais fácil de recuperar se for necessário. Veja o que você precisa fazer para proporcionar ao banco de dados antigo todas as vantagens do novo formato de arquivo:  Clique em Banco de Dados do Access É meio óbvio, porque é assim que deve ser. Obtenha o máximo de desempenho 42

43 Compartilhar em um formato mais antigo
Talvez você precise compartilhar um banco de dados do Access 2007 com uma pessoa que está trabalhando com uma versão anterior do Access. Para isso, crie uma cópia em um formato de arquivo antigo. Obtenha o máximo de desempenho 43

44 Compartilhar em um formato mais antigo
Talvez você precise compartilhar um banco de dados do Access 2007 com uma pessoa que está trabalhando com uma versão anterior do Access. O método para criar uma cópia é parecido com o método usado para atualizar um banco de dados antigo: Abra o banco de dados do Access 2007 e, em seguida, clique no Botão Microsoft Office Aponte para Salvar comoe, em seguida, clique na opção apropriada. Obtenha o máximo de desempenho 44

45 Obtenha o máximo de desempenho
Não é possível ter tudo Alguns dos recursos novos do Access requerem o novo formato de arquivo, em outras palavras, só estão disponíveis no Access 2007. Se o banco de dados usar esses recursos novos e você tentar criar uma cópia dele em um formato antigo, esta mensagem do Access informará porque a cópia não será feita. Portanto, se você sabe que vai compartilhar um banco de dados com uma pessoa que não possui o Access 2007, planeje o trabalho de acordo. Obtenha o máximo de desempenho 45

46 Sugestões para a sessão prática
Salvar uma cópia de um banco de dados do Access 2007 como banco de dados do Access 2003. Atualizar um banco de dados do Access [Observação para o instrutor: com o Access 2007 instalado no computador, você pode clicar no link do slide para ir para a sessão prática online. Na sessão prática, você pode trabalhar com cada uma dessas tarefas no Access, com instruções para orientá-lo. Importante: se você não tiver o Access 2007, não conseguirá acessar as instruções da sessão prática.] Sessão prática online (requer o Access 2007) Obtenha o máximo de desempenho 46

47 Obtenha o máximo de desempenho
Teste 3, pergunta 1 Qual das afirmações a seguir é verdadeira com relação a um formato de arquivo do Access 2007? (Escolha uma resposta.) Ele se baseia em XML. Ele funciona com todas as versões anteriores do Access. Ele oferece mais segurança e tamanhos de arquivo menores. Ele exige que você reconfigure a sua impressora. Obtenha o máximo de desempenho 47

48 Teste 3, pergunta 1: resposta
Ele oferece mais segurança e tamanhos de arquivo menores. Obtenha o máximo de desempenho 48

49 Obtenha o máximo de desempenho
Teste 3, pergunta 2 Como se usa um banco de dados antigo no Access 2007? (Escolha uma resposta.) Abra o banco de dados e use o comando Salvar como . Envie-o como um anexo de , usando o Microsoft Office Outlook® 2007. Abra o banco de dados no Access 2007 e a atualização é feita automaticamente. Abra o banco de dados e exporte seus dados para um novo banco de dados em branco do Access 2007. Obtenha o máximo de desempenho 49

50 Teste 3, pergunta 2: resposta
Abra o banco de dados e use o comando Salvar como . Obtenha o máximo de desempenho 50

51 Obtenha o máximo de desempenho
Teste 3, pergunta 3 Não é possível compartilhar os recursos do Access 2007 com pessoas que usam as versões anteriores do Access.  (Escolha uma resposta.) Verdadeiro. Falso. Obtenha o máximo de desempenho 51

52 Teste 3, pergunta 3: resposta
Falso. Você pode usar o comando Salvar como para criar uma cópia compatível com as versões anteriores. Obtenha o máximo de desempenho 52

53 Cartão de Referência Rápida
Para obter um resumo das tarefas abordadas neste curso, consulte o Cartão de Referência Rápida. Obtenha o máximo de desempenho 53

54 Usando este modelo Este modelo do Microsoft Office PowerPoint®possui conteúdo de treinamento referente aos recursos e benefícios do Access Ele foi preparado para você apresentá-lo a um grupo e personalizá-lo conforme necessário. O conteúdo deste modelo foi adaptado do curso de treinamento do Microsoft Office Online “Familiarize-se com o Access 2007”. Recursos do modelo Slide de título: no primeiro slide, há espaços reservados para texto, nos quais você deve digitar o nome de sua empresa. Você também pode excluir a caixa de texto, caso não queira exibir esse texto. Animações: efeitos de animação personalizados foram aplicados durante a apresentação. Esses efeitos incluem Relance, Alongar, Dissolver e Quadriculado. Todos eles são reproduzidos nas versões anteriores do Microsoft PowerPoint Para alterar os efeitos de animação, acesse o menu Apresentação de Slides , clique em Personalizar Animaçãoe trabalhe com as opções disponíveis. Se esta apresentação contiver animação em Macromedia Flash: para reproduzir o arquivo Flash, registre um controle Microsoft ActiveX®, chamado Shockwave Flash Object, no seu computador. Para isso, baixe a versão mais recente do Macromedia Flash Player do site da Macromedia. Transições de slides: a transição Revelar para Baixo é aplicada em toda a apresentação. Se desejar usar outra, acesse o menu Apresentação de Slides , clique em Transição de Slidese trabalhe com as opções disponíveis. Hiperlinks do curso online: o modelo contém links para a versão online deste curso de treinamento. Os links direcionam você para a sessão prática de cada lição e para o Cartão de Referência Rápida publicado para esse curso. Observe o seguinte: o Access 2007 deve estar instalado para exibir as sessões práticas. Se você não tiver o Access 2007, não conseguirá acessar as instruções da sessão prática. Cabeçalhos e rodapés: o modelo contém um rodapé com o título do curso. Você pode alterar ou remover os rodapés na caixa de diálogo Cabeçalho e Rodapé (aberta a partir do menu Exibir ). USANDO ESTE MODELO Consulte o painel de anotações ou exiba as anotações inteiras (guia Exibir ) para obter ajuda detalhada sobre este modelo. 54