XIII CONGRESSO NACIONAL DAS ASSOCIAÇÕES PESTALOZZI 23 a 26 de outubro de 2011 Caldas Novas – GO palestra COMO ORGANIZAR A DOCUMENTAÇÃO.

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1 XIII CONGRESSO NACIONAL DAS ASSOCIAÇÕES PESTALOZZI 23 a 26 de outubro de Caldas Novas – GO palestra COMO ORGANIZAR A DOCUMENTAÇÃO DE SUA INSTITUIÇÃO

2 COMO ORGANIZAR A DOCUMENTAÇÃO DE SUA INSTITUIÇÃO
Uma instituição deve ter uma gestão eficiente e eficaz das atividades relacionadas com o seu objetivo de contribuir com o desenvolvimento social. A Instituição justifica sua existência na medida em que logra consolidar e incrementar sua contribuição à sociedade.

3 O valor agregado das atividades de uma Instituição:
Valor econômico →maior eficiência interna para a utilização dos recursos disponíveis. Valor social → relevância e significância para a sociedade.

4 DA EXISTÊNCIA Requisitos Internos Requisitos Externos Ótima Causa
Transparência Casa Arrumada Comunicação Dedicação Parcerias Sustentabilidade Solicitar de forma estruturada

5 ACREDITAÇÃO DE ÍCONES SOCIAIS
Reconhecimento de utilidade pública federal, estadual e municipal Reconhecimento como entidade beneficente de assistência social áreas: escola, saúde, assistência social e como OSCIP

6 CASA ARRUMADA Organização documental É um indicador de qualidade dos serviços prestados pela Entidade, juntamente com a conduta das pessoas na representação legal, voluntariado, gestão econômica, contábil, jurídica e na prestação de contas.

7 Objetivos da gestão de documentos:
Agilizar o acesso aos arquivos e às informações Promover a transparência das ações administrativas Garantir economia, eficiência e eficácia na administração da instituição Agilizar o processo decisório Incentivar o trabalho em equipe Controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos Racionalizar a produção dos documentos Preservar o patrimônio documental (arquivo permanente).

8 RELAÇÃO DE DOCUMENTOS INSTITUCIONAIS
ATA DE ASSEMBLÉIA GERAL DE CONSTITUIÇÃO DA INSTITUIÇÃO (Primeiro Documento) ESTATUTO SOCIAL – devidamente registrado em Cartório de Registro de Títulos e Documentos (descreve o comportamento jurídico, finalidade e composição de dirigentes para a atuação associativa da instituição. Toda alteração do Estatuto, deverá também ter seu devido registro em Cartório de Registro de Títulos e Documentos)

9 RELAÇÃO DE DOCUMENTOS INSTITUCIONAIS
ATA DE ELEIÇÃO E POSSE DIRETORIA ( BIÊNIO/TRIÊNIO ) devidamente registrada em Cartório de Registro de Títulos e Documentos - (Grupo de trabalho que detém a responsabilidade/representação institucional perante a sociedade). Recomenda-se junto a este documento, constituir uma relação nominal diretoria/biênio, constando cada ocupante do cargo de acordo com o estabelecido no estatuto, com os seguintes dados: nome completo, brasileiro(a), estado civil, atividade profissional, endereço completo, RG/órgão expedidor/data emissão e CPF – Esta relação tem a função de melhor apresentar a relação nominal dos representantes institucionais).

10 RELAÇÃO DE DOCUMENTOS INSTITUCIONAIS
CNPJ - CADASTRO NACIONAL DA PESSOA JURÍDICA (Requerido junto à Receita Federal do Brasil/IN SRF Nº 200/2002, deverá constar a atividade econômica principal da entidade e a descrição da natureza jurídica da Instituição (associação).

11 RELAÇÃO DE DOCUMENTOS INSTITUCIONAIS
BALANÇO PATRIMONIAL E DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS ANUAL, e respectivas NOTAS EXPLICATIVAS (As demonstrações contábeis oferecem um conjunto de informações que possibilita o conhecimento e analise contábil de uma instituição. Sua elaboração é pelo contador, com parecer do Conselho Fiscal conforme o Estatuto e posterior publicado em jornal de grande circulação de âmbito local ou estadual).

12 RELAÇÃO DE DOCUMENTOS INSTITUCIONAIS
PARECER DA AUDITORIA CONTÁBIL (A auditoria contábil pode ser útil como ferramenta de certificação da gestão dos recursos recebidos de terceiros e na transparência dos atos buscando corrigir e prever erros ou fraudes. É um instrumento de controle e gerenciamento da instituição, como participação na gestão das políticas sociais em cumprimento ao dever do Estado e a Sociedade Civil.)

13 RELAÇÃO DE DOCUMENTOS INSTITUCIONAIS
FILIAÇÃO FENASP (Observar o Estatuto da FENASP, Capitulo III - DAS ENTIDADES AFILIADAS, Seção I - Das Associações Pestalozzi, Arts 7º a 10º e 15º alínea IV). (Apresentar anualmente o Relatório de Atividades da Instituição e o Balanço Financeiro e Demonstrativo Contábil, este devidamente aprovado pelo Conselho Fiscal, à FENASP, por meio da Federação Estadual).

14 DOCUMENTOS ESFERA MUNICIPAL
DECLARAÇÃO DE UTILIDADE PÚBLICA MUNICIPAL (De caráter vitalício e permite o acesso a convênios com o poder público municipal. é obtida mediante proposição de um vereador à Câmara Municipal). CERTIDÃO NEGATIVA DA RECEITA MUNICIPAL (Requerida no âmbito municipal e em algumas localidades só tem efeito positivo juntamente com a Certidão Negativa da Procuradoria Jurídica Municipal, validade mensal).

15 DOCUMENTOS ESFERA MUNICIPAL
DECLARAÇÃO DE TRÊS AUTORIDADES LOCAIS ( Declaração de pleno e regular funcionamento da Instituição, no cumprimento de suas finalidades estatutárias, pode ser no último ano ou 3 anos anteriores. Tem a finalidade de acesso à convênios com o poder público Federal, Estadual e Municipal).(A sua validade é correspondente ao ano da emissão – sugere-se janeiro de cada ano)

16 DOCUMENTOS ESFERA MUNICIPAL
REGISTRO DE IMÓVEIS DA SEDE E DOS DEMAIS IMÓVEIS DA ENTIDADE CERTIDÃO NEGATIVA DE VIOLAÇÃO DOS DIREITOS DO CONSUMIDOR – PROCON (É fornecida gratuitamente e verifica-se para a defesa de direitos ou o esclarecimento de situações sobre prática de atividade de interesse jurídica – não é um documento obrigatório para a entidade, mas tem fonte financiadora privada que a requer na hora de efetivação da parceria para execução de algum projeto).

17 DOCUMENTOS ESFERA MUNICIPAL
LICENÇA SANITÁRIA (Requerida junto à Secretaria Municipal de Saúde, necessário para a comprovação das condições higiênico-sanitárias do local das atividades de educação, assistência social e saúde) (Renovação 60 dias antes da data do vencimento – Validade anual). ALVARÁ DE LOCALIZAÇÃO (Emitido pela Prefeitura/Secretaria da Fazenda, que autoriza uma empresa ou profissional autônomo a estabelecer sua localização e funcionamento no município). Geralmente é renovada pelo próprio contador da Instituição.

18 DOCUMENTOS ESFERA MUNICIPAL
CMAS - CERTIFICADO MUNICIPAL DE ASSISTÊNCIA SOCIAL. (Certificação de inscrição de serviços em assistência social e posterior suas constantes renovações, realizado em âmbito municipal (tipos de programas, público alvo, número de beneficiários com o atendimento, ações de como, onde e quando foram realizadas, para o acesso a convênios do poder público Federal, Estadual e Municipal e investidores privados. Quando da inexistência deste, deverá ser requerido o certificado de assistência social, excepcionalmente junto ao Conselho Estadual de Assistência Social. Documento imprescindível para obtenção e renovação CEBAS).

19 DOCUMENTOS ESFERA MUNICIPAL
CMDCA - CONSELHO MUNICIPAL DOS DIREITOS DA CRIANÇA E DO ADOLESCENTE (Entidades governamentais e não governamentais deverão proceder obrigatoriamente à inscrição de seus programas, especificando os regimes de atendimento, junto ao Conselho Municipal dos Direitos da Criança e do Adolescente, Arts 90 e 91 do Estatuto da Criança e do Adolescente Lei Federal nº 8.069/1990. Certificado que permite formalizar convênios com o Estado e o Município e parcerias importantes de investidores privados).

20 DOCUMENTOS OBRIGAÇÕES ESFERA ESTADUAL
DECLARAÇÃO DE UTILIDADE PÚBLICA ESTADUAL ( Proposição por um Deputado Estadual por meio da Assembléia Legislativa ou requerida diretamente à Secretaria de Assistência Social do Estado. Em alguns Estados poderá ser requerida junto à Secretaria de Justiça e ou Direitos Humanos, de caráter vitalício e permite o acesso a convênios com o poder público estadual). TÍTULO DECLARATÓRIO DE REGULARIDADE DE SITUAÇÃO (Emitido pela Secretaria de Assistência Social de âmbito Estadual, sendo uma declaração de situação regular documental da Instituição para acesso a convênios com o poder público estadual na assistência social e educação. Este documento é a manutenção da Declaração de Utilidade Pública Estadual).

21 DOCUMENTOS OBRIGAÇÕES ESFERA ESTADUAL
TÍTULO DECLARATÓRIO DE REGULARIDADE DE SITUAÇÃO (Emitido pela Secretaria de Assistência Social de âmbito Estadual, sendo uma declaração de situação regular documental da Instituição para acesso a convênios com o poder público estadual na assistência social e educação. Este documento é a manutenção da Declaração de Utilidade Pública Estadual). CERTIDÃO NEGATIVA TRIBUTÁRIA ESTADUAL - EMITIDA PELA SECRETARIA DE ESTADO DE FAZENDA E PELA PROCURADORIA-GERAL DO ESTADO (A certidão refere-se a situação fiscal do contribuinte do âmbito da Secretaria de Estado de Fazenda e pela Procuradoria-Geral do Estado)

22 DOCUMENTOS OBRIGAÇÕES ESFERA ESTADUAL
CERTIFICADO DE INSCRIÇÃO DE CONVENENTES (Participação do Cadastro de Convenentes da Administração Pública Estadual para acesso a convênio da esfera pública estadual - Validade anual) DELIBERAÇÃO DO ATO DE FUNCIONAMENTO DE ESCOLA ESPECIAL (Formalizado por ato/portaria emitido pela Entidade mantenedora, juntamente com o plano político/pedagógico da escola, encaminhado ao órgão concessor estadual - Conselho Estadual de Educação, para emissão do Ato de Funcionamento Regular).

23 DOCUMENTOS OBRIGAÇÕES ESFERA FEDERAL
TÍTULO DE UTILIDADE PUBLICA FEDERAL ( Criado pela Lei nº91/1935, como uma forma do Estado condecorar organizações dedicadas a servir desinteressadamente à coletividade). Requerimento dirigido ao Exmo Sr Presidente da República, solicitando a declaração de Utilidade Pública Federal. Importante documento Institucional, é PRÉ-REQUISITO PARA A CONCESSÃO E GOZO DE BENEFÍCIOS FISCAIS, SOBRETUDO DE NATUREZA JURÍDICA – PORTANTO É UM DOCUMENTO FUNDAMENTAL PARA A CONCESSÃO/RENOVAÇÃO CEBAS/CNAS/MEC/MS. Permite acesso a convênios com a União e o Estado. - ver manual e documentos

24 DOCUMENTOS OBRIGAÇÕES ESFERA FEDERAL
CERTIDÃO MANUTENÇÃO TÍTULO DE UTILIDADE PÚBLICA FEDERAL (Obtida junto ao Ministério da Justiça – Departamento de Justiça, Classificação, Títulos e Qualificação faz-se por meio de apresentação de relatório anual de serviços para fins de manutenção do Título de Utilidade Pública Federal. Atualmente pode ser fornecida via internet, desde que a entidade se cadastre no CADASTRO NACIONAL DE ENTIDADES DE UTILIDADE PÚBLICA – CNEs/MJ e proceda sua prestação de contas anual por mecanismos eletrônicos. Certificação fundamental na CONCESSÃO E GOZO DE BENEFÍCIOS FISCAIS, SOBRETUDO DE NATUREZA JURÍDICA. Permite acesso à convênios com a União e o Estado). Prestação de contas até 30/04 de cada ano).

25 DOCUMENTOS OBRIGAÇÕES ESFERA FEDERAL
Certidão Conjunta Negativa de Débitos Relativos a Tributos Federais e a Divida Ativa da União (obtida pelo site pelo Ministério da Fazenda) e tem sua validade juntamente com a Certidão Negativa de Débitos Relativos as Contribuições Previdenciárias e as de Terceiros).

26 DOCUMENTOS OBRIGAÇÕES ESFERA FEDERAL
CEBAS - CERTIFICADO DE ENTIDADE BENEFICENTE DE ASSISTÊNCIA SOCIAL (certificação de instituição de direito privado, sem fins lucrativos, que realize ações socioassistenciais de forma gratuita, continuada e planejada, no âmbito da política pública de assistência social e que tenha tido efetivo funcionamento legal nos três anos anteriores à solicitação. Os procedimentos definidos pelo MDS atendem à lei nº , de 30 de novembro de 2009, e ao decreto n° 7.237, de 21 de julho de A legislação transferiu para o MDS, ministérios da Saúde e da Educação a competência para conceder ou renovar o Certificado de Entidade Beneficente de Assistência Social, conhecido como Cebas.

27 DOCUMENTOS OBRIGAÇÕES ESFERA FEDERAL
ATESTADO DE REGISTRO NO CONSELHO NACIONAL DE ASSISTÊNCIA SOCIAL (Expedido pelo CNAS e a titulação se mantém com a prestação de contas de serviços gratuitos para obtenção do Certificado do CEBAS. Este documento é imprescindível para convênios com a União e investimentos em projetos de algumas fontes financiadoras particulares). FGTS Certificado de Regularidade do FGTS - Obtido junto à CEF validade mensal

28 DOCUMENTOS OBRIGAÇÕES ESFERA FEDERAL
CND Certidão Negativa de Débitos – INSS (estando em dia os recolhimentos devidos, permite a obtenção do benefício à Instituição, da isenção da quota patronal da Contribuição para a Seguridade Social, imunidade dos impostos sobre o patrimônio, renda ou serviços, pela não remuneração de seus dirigentes. CNES – CADASTRO NACIONAL DE ESTABELECIMENTO DE SAÚDE (emitido pelo Ministério da Saúde /DATASUS comprovante de cadastramento de situação Cadastral de tipo de estabelecimento de saúde com o tipo de atendimento proporcionado – complexidade. Este documento que se faz necessário face convênio de prestação de serviço pelo SUS/Secretaria Municipal de Saúde).

29 DOCUMENTOS OBRIGAÇÕES ESFERA FEDERAL - HABILITAÇÕES
FUNDO NACIONAL DE DESENVOLVIMENTO DA EDUCAÇÃO – MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO - HABILITAÇÃO (estabelece os processos de adesão e habilitação, anualmente, e as formas de execução e prestação de contas referentes ao Programa Dinheiro Direto na Escola (PDDE). FUNDO NACIONAL DA SAÚDE - MINISTÉRIO DA SAÚDE – HABILITAÇÃO (procedimento a ser realizado junto à Divisão de Convênios do Fundo Nacional da Saúde, anualmente, em cada Estado, possibilita a inserção de Proposta de Projeto com acesso via web).

30 DOCUMENTOS OBRIGAÇÕES ESFERA FEDERAL
SICONV - SISTEMA DE GESTÃO DE CONVÊNIOS E CONTRATOS DE REPASSE (Organizações não-governamentais podem firmar convênios com a União por meio do Siconv (Sistema de Gestão de Convênios e Contratos de Repasse). A ferramenta foi desenvolvida para dar maior transparência aos convênios, permitindo melhor controle e fiscalização de todas as etapas de execução dos projetos. A proposta é que, desde o cadastramento da organização, todas as etapas do convênio ocorram de forma eletrônica por meio do Siconv: o envio da proposta; a aprovação; os atos de alteração; a liberação de recursos; o acompanhamento da execução; e a prestação de contas. Habilitação de Órgãos e Entidades junto ao Sistema, observada a legislação vigente Decreto nº 6.170/07, Port. Interministerial nº 127/08 e alterações, Lei Complementar nº 101/00 e Lei nº /08 – LDO/2009.) (Renovação semestral/anual de acordo com a alteração das documentações institucionais).

31 QUANTO TEMPO SE DEVE GUARDAR OS DOCUMENTOS?
Com a entrada em vigência do novo Código Civil, em janeiro de 2003, foram alterados os prazos de armazenamento de alguns documentos pelos consumidor. A tabela abaixo faz um resumo do prazo de manutenção para os documentos mais comuns, já de acordo com o novo código: • 1 ano: Seguros de vida, automóvel, etc; extratos bancários • 3 anos: Recibo de aluguel • 5 anos: Taxas e impostos municipais, IPTU, IPVA, contas de água, luz, telefone e gás, taxas de condomínio, mensalidades escolares, faturas de cartões de crédito, pagamento de prestação da casa, contracheques, notas de serviços de profissionais liberais, carnê do INSS • 6 anos: Recibos e documentos da declaração do Imposto de Renda Fontes: Associação Nacional dos Usuários de Cartão de Crédito IDEC (Instituto de Defesa do Consumidor) Banco Central do Brasil

32 ATA O essencial é lembrar que a ata não é uma transcrição de tudo o que foi falado, mas sim um documento que registra de forma resumida e *clara* as deliberações, resoluções e demais ocorrências de uma reunião ou outro evento. Após assinada pelo secretário e por todos os presentes, a ata constitui prova de que houve a reunião, das decisões nela tomadas, e das manifestações de todos os participantes Devido a ter como requisito não permitir que haja qualquer modificação posterior, o seu formato renuncia a quebras de linha eletivas, espaçamentos verticais e paragrafação, ocupando virtualmente todo o espaço disponível na página e reduzindo sua legibilidade, sob o ponto de vista tipográfico

33 AS CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DA FORMATAÇÃO DE ATAS SÃO:
texto completamente contínuo, sem parágrafos ou listas de itens – ou seja, reduzido como se o texto inteiro fosse um único e longo parágrafo; números, valores, datas e outras expressões sempre representados por extenso; sem emprego de abreviaturas ou siglas; sem emendas, rasuras ou uso de corretivo; todos os verbos descritivos de ações da reunião usados no pretérito perfeito do indicativo (disse, declarou, decidiu…);

34 AS CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DA FORMATAÇÃO DE ATAS SÃO:
Caso a ata esteja sendo registrada diretamente em livro de atas manuscrito, os confortos da edição do texto não estarão disponíveis. Neste caso, se houver erro do Secretário, o mesmo deverá ser imediatamente corrigido sem rasurar ou emendar, mas sim usando o “digo”, como no exemplo: “(…) O diretor propôs adquirir imediatamente vinte mil, digo, trinta mil unidades de matéria-prima (…)”. Caso perceba-se o erro apenas ao final da composição da ata, mas antes que a mesma seja assinada, pode-se retificar no término do texto, como no exemplo: “Em tempo: onde consta ‘vinte mil unidades de matéria-prima’, leia-se ‘trinta mil unidades de matéria-prima’”

35 MODELO DE ATA DE REUNIÃO
Ata da reunião extraordinária/ordinária para aprovação de despesa imprevista, realizada pela diretoria colegiada e conselho fiscal da Associação Pestalozzi de em nove de março de dois mil e 11, no auditório/sala, em seu edifício-sede situado em Marília – São Paulo. A reunião foi presidida pelo Presidente da Instituição, Sr (a) tal, secretariada por fulano de tal e contou com a presença dos (relaciona nominalmente a todos e descreve que representações os mesmos detém na Entidade) de todos os integrantes do Conselho Fiscal, convidados os srs tais e tais e justifica as ausências. Inicialmente foi lida e aprovada a ata da reunião anterior, à exceção da seguinte ressalva: onde constou ‘vinte mil unidades de matéria-prima’, leia-se ‘trinta mil unidades de matéria-prima’. Em seguida o Sr .... solicitou ao Sr tal.....que apresentasse a pauta da presente reunião e oportunidades de inserções de assuntos. O Conselheiro Fiscal Sr .... propôs a recomendação de que uma metodologia para estimativa de realização de serviço extraordinário seja incorporada a futuros planos plurianuais, tendo sido aprovada ou rejeita a proposta face isto e aquilo e imediatamente incluída na pauta da próxima reunião ordinária da Diretoria Financeira. Nada mais havendo a tratar, foi lavrada por mim, , a presente ata, assinada por todos os presentes acima nominados e referenciados.

36 Com gratidão, Astrit Rehbein Siqueira astrit@uol. com
Com gratidão, Astrit Rehbein Siqueira