Boa tarde.

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1 Boa tarde

2 GISA – Consórcio Concepção e Produção Câmara Municipal do Porto
Câmara Municipal de Vila Nova de Gaia Câmara Municipal de Espinho Câmara Municipal de Vila do Conde Universidade do Porto Formou-se um consórcio

3 GISA - Consórcio Desenvolvimento e Comercialização
ParadigmaXis - Arquitectura e Engenharia de Software S.A. Mais informações: Contacto: Fátima Pires Av. da Boavista, 1043 Porto tel:

4 O que é o GISA? Programa inovador de Gestão de Arquivos. Contempla:
diversas fases do ciclo vital da informação múltiplas operações da cadeia arquivística Gisa é um programa de gestão de arquivos e inovador (penso eu) dadas as características e funcionalidades que eu vou referir nos slides seguintes

5 Para que serve o GISA? Gestão Integrada da informação em:
arquivos em formação ou crescimento (administração corrente do organismo produtor) “arquivos históricos”

6 O GISA é Universal Independente: Valoriza a informação:
do ciclo vital da informação do material de suporte da técnica de registo Valoriza a informação: no seu contexto orgânico (estrutura da entidade produtora) nas suas múltiplas relações sistémicas Temporal Hierárquica Associativa Familiar

7 O GISA é Universal Independente da dimensão / complexidade:
pequenos arquivos pessoais complexos sistemas de informação extensos depósitos de arquivo de organizações Pacotes de complexidade progressiva

8 O GISA é Universal Uso de normas internacionais. Baseia-se na: ISAD-G:
Normas Internacionais de Descrição Arquivística adoptada pelo Conselho Internacional de Arquivos (CIA), em 1994 (última versão:2000) ISAAR-CPF: Norma Internacional para os Registos de Autoridade Arquivística relativos a instituições, pessoas singulares e famílias, adoptada pelo Conselho Internacional de Arquivos, em 1996 (última versão: 2004)

9 ISAD-G: objectivos Criação de descrições consistentes, apropriadas e autoexplicativas Recuperação e troca de informação sobre material arquivístico facilitada Integração de descrições de diferentes arquivos num sistema unificado de informação Uso de descrição multinível, que vai do geral para as suas partes, abrangendo a descrição do arquivo, séries, subséries, etc.

10 ISAAR-CPF: objectivos
Definição de regras gerais para o estabelecimento de registos de autoridade arquivística que identificam entidades produtoras: Instituições Pessoas singulares Famílias Normalização da forma do nome da entidade produtora Descrição dos atributos do contexto de produção

11 O GISA é Versátil Definição de opções de Administração:
Modo de organização da estrutura arquivística : com termos de autoridade relativos a Entidades Produtoras com termos temático e/ou funcionais

12 O GISA é Versátil Definição de opções de Administração:
Modo de funcionamento (difere no conjunto de operações da cadeia arquivística usadas): Gestão sem operação de Avaliação Sistema arquivístico desactivado (tudo para conservar) Sistema com Recenseamento e Avaliação prévios Gestão com operação de Avaliação Sistema com progressiva e cumulativa introdução de informação, implicando o Recenseamento e Avaliação da informação.

13 O GISA é Versátil Modalidades de Avaliação:
Sobre as Unidades Arquivísticas Avaliação e Publicação em função das Unidades Arquivísticas Sobre as Unidades Físicas* Avaliação e Publicação em função das UFs. Pressupõe: Recenseamento de Ufs Agregação das mesmas às Unidades Arquivísticas*

14 GISA: múltiplas operações
Recolha de dados (FRDs) Construção da estrutura arquivística Identificação das séries/documentos arquivísticos existentes nos diversos sectores orgânicos da entidade produtora do arquivo e/ou acumulados ao longo do tempo Registo de elementos básicos nas unidades de descrição documental

15 FRDs: Características
Controlo de autoridade Descrição multinível Hierarquia múltipla Diacronia Séries contínuas Datas em aberto Validação automática de datas* Cálculo automático de dimensões Geração automática de organogramas* Associação de imagens

16 FRDs: Características
Controlo de autoridade: Uso de linguagem controlada nos pontos de acesso à informação: entidades produtoras, conteúdos (ideográfico, onomástico e nome geográfico ou topónimo), tipologia informacional. Gestão de thesaurus

17 FRDs: Características
Controlo de autoridade Descrição multinível Hierarquia múltipla Diacronia Séries contínuas Datas em aberto Validação automática de datas* Cálculo automático de dimensões Geração automática de organogramas* Associação de imagens

18 FRDs: Características
Descrição multinível classificação, descrição e indexação descrição é feita do geral para as suas partes descrição de informações quantitativas e sobre o conteúdo informacional estrutura orgânica + estrutura documental hierarquia múltipla Arquivo1 Sub-Arquivo1 Secção1 Secção2 Sub-Secção1 Entidade detentora Grupo de Arquivo1 Grupo de Arquivo2 Arquivo2 Sub-Secção2 Sub-Secção1.1 Sub-Secção1.2

19 Descrição multinível: Estrutura orgânica
Entidade detentora Grupo de Arquivo1 Grupo de Arquivo2 Arquivo1 Arquivo2 Sub-Arquivo1 Secção1 Secção2 Hierarquia múltipla Sub-Secção1 Sub-Secção2 Sub-Secção1.1 Sub-Secção1.2

20 Descrição multinível: Estrutura documental
Secção2 Série1 Série2 Série3 Sub-série2 Sub-série1 Sub-série2.3 Documento/ Processo Documento/ Processo Mostrar em Multinível o Esboço Seiscentista do porto, barra e castelo de São João Baptista Documento/ Processo Sub-série2.2 Sub-série2.1 Documento subordinado / Acto informacional

21 FRDs: Características
Controlo de autoridade Descrição multinível Hierarquia múltipla Diacronia Séries contínuas Datas em aberto Validação automática de datas* Cálculo automático de dimensões Geração automática de organogramas* Associação de imagens

22 FRDs: Características
Diacronia: Mutações da estrutura ao longo dos tempos As entidades produtoras podem sofrer: Desaparecimento Divisão e/ou subdivisão União Mudança de subordinação hierárquica

23 Diacronia e Hierarquia múltipla: exemplo
Abril 1911 Universidade do Porto Senado da Universidade Reitor Assembleia Geral da Universidade Junta Administrativa Secretaria Tesouraria Podemos imaginar a linha do tempo e em qualquer momento visualizar qual é a estrutura orgânica

24 Senado da Universidade Assembleia Geral da Universidade
Diacronia : exemplo Mudança de subordinação hierárquica Desaparecimento posterior Aparecimento Abril 1911 Universidade do Porto Senado da Universidade Reitor Assembleia Geral da Universidade Junta Administrativa Secretaria Tesouraria

25 Diacronia: exemplo Agosto 1911 Universidade do Porto
Mudança de subordinação hierárquica Desaparecimento posterior Aparecimento Agosto 1911 Universidade do Porto Senado da Universidade Reitor Assembleia Geral da Universidade Junta Administrativa Secretário Tesouraria Secretaria-Geral Arquivo Repartição do Expediente Literário Repartição de Contabilidade

26 Diacronia: exemplo Agosto 1911 Universidade do Porto
Mudança de subordinação hierárquica Desaparecimento posterior Aparecimento Agosto 1911 Universidade do Porto Senado da Universidade Reitor Assembleia Geral da Universidade Junta Administrativa Secretário Tesouraria Secretaria-Geral Arquivo Repartição do Expediente Literário Repartição de Contabilidade

27 Diacronia: exemplo Julho 1918 Universidade do Porto
Mudança de subordinação hierárquica Desaparecimento posterior Aparecimento Julho 1918 Universidade do Porto Senado da Universidade Reitor Assembleia Geral da Universidade Junta Administrativa Secretário Conselho Académico Tesouraria Secretaria-Geral Arquivo Repartição do Expediente Literário Repartição de Contabilidade

28 FRDs: Características
Controlo de autoridade Descrição multinível Hierarquia múltipla Diacronia Séries contínuas Datas em aberto Validação automática de datas* Cálculo automático de dimensões Geração automática de organogramas* Associação de imagens

29 FRDs: Características
Séries contínuas As Entidades Produtoras de determinada série/documento podem variar ao longo do tempo

30 Séries contínuas: exemplo
Serviços Administrativos Arquivo Central Acta Reunião Factura nº1 Actas da Assembleia Geral Facturas Serviços Administrativos Arquivo Central Acta Reunião Factura nº1 Assessoria Contabilidade 1980- Actas da Assembleia Geral Facturas

31 FRDs: Características
Controlo de autoridade Descrição multinível Hierarquia múltipla Diacronia Séries contínuas Datas em aberto Validação automática de datas* Cálculo automático de dimensões Geração automática de organogramas* Associação de imagens

32 FRDs: Características
Datas em aberto Dezembro de 2000: ??/12/2000 Séc. XX: ??/??/19?? Anos 60 do séc. XX: ??/??/1960 Validação automática de datas* Serviços Administrativos Actas Facturas doc1 doc2 doc3 doc4

33 FRDs: Características
Controlo de autoridade Descrição multinível Hierarquia múltipla Diacronia Séries contínuas Datas em aberto Validação automática de datas* Cálculo automático de dimensões Geração automática de organogramas* Associação de imagens digitais

34 FRDs: Características
Cálculo automático de dimensões Serviços Administrativos Actas Facturas doc1 doc2 doc3 doc4 4m 1m 2m

35 FRDs: Características
Controlo de autoridade Descrição multinível Hierarquia múltipla Diacronia Séries contínuas Datas em aberto Validação automática de datas* Cálculo automático de dimensões Geração automática de organogramas* Associação de imagens digitais

36 FRDs: Características
Geração automática de organogramas* EP1 EP2 EP3 ED EP4 s1 s2 d3 d6 d10 d2 d1 d5 d4 EP1 EP2 EP3 EP5 ED EP4 s1 s2 d3 d6 d9 d10 d2 d1 d5 d4 d8 d7 t 1920 1940 1990

37 FRDs: Características
Controlo de autoridade Descrição multinível Hierarquia múltipla Diacronia Séries contínuas Datas em aberto Validação automática de datas* Cálculo automático de dimensões Geração automática de organogramas Associação de imagens digitais

38 FRDs: Características
Associação de imagens digitais Controlo e identificação de imagens digitais associadas à representação da informação. Visualização de imagens digitais associadas a documentos

39 GISA: múltiplas operações
Avaliação de documentos Análise do valor da informação, em função dos objectivos da respectiva entidade produtora, e registo das decisões que fundamentam a eliminação ou conservação dos documentos Triagem e eliminação de documentos (por lote) Produção de listas de controlo de unidades arquivísticas a eliminar, após o estudo de avaliação

40 GISA: múltiplas operações
Publicação da informação Informação que poderá estar acessível ao público

41 GISA: múltiplas operações
Pesquisa da informação Critérios de pesquisa: Através de vários campos (termos controlados e texto livre) Operadores booleanos E e OU Expressões de pesquisa incompletas (% e _ ) Definição do âmbito da pesquisa a partir da estrutura

42 Critérios de pesquisa: exemplos
Entidade produtora (termo controlado): “Casa Fritz” Casa%Fritz Termos de indexação (termo controlado): Foral %Oliveira% obra% “OLIVEIRA, José“ (E/OU) Tipologia informacional (termo controlado): “Processo de obras particulares” “Planta topográfica” “Projecto técnico” (E/OU) Através do campo Cota (texto livre): 4500 Conteúdo informacional (texto livre): “obra particular” Porto (OU)

43 GISA: Pesquisa da informação
Recuperação da informação Resultados Mostra a lista de todas as unidades de descrição que obedecem ao critério de pesquisa. Detalhes Mostra os detalhes da descrição da unidade seleccionada na lista anterior. Imagens Mostra todas as imagens associadas à unidade de descrição seleccionada na lista anterior.

44 GISA: múltiplas operações
Recenseamento de Unidades Físicas (UFs) Identificação e descrição das Ufs Agregação de UFs* Associação de uma UF a uma série/documento Validação automática de datas Cálculo automático de dimensões

45 GISA: múltiplas operações
Difusão da informação através da Internet** Servidor WWW para publicação na Internet Selecção da informação a publicar Geração dinâmica de páginas HTML

46 GISA: múltiplas operações
Gestão de utilizadores (perfis)* Controlo do uso/pesquisa da informação por parte dos utilizadores. Categorias de utilizadores: internos à organização administração e serviços produtores técnicos do arquivo/serviço informação administradores do sistema externos à organização cidadãos investigadores, etc.

47 GISA: Permissões Permissões funcionais:
criar alterar remover visualizar imprimir informação Permissões funcionais: Permissões de acesso a operações: Permissões de acesso a níveis da estrutura arquivística Recolha Administração UFs Pesquisa CAs operação EP1

48 Exemplos de permissões
Funcionário A do Arquivo: tem acesso a tudo desde o topo da estrutura, bem como a todas as funções  Funcionário B do Arquivo: pode consultar e imprimir tudo, mas não pode introduzir, alterar, nem remover dados Funcionário C do Arquivo: só pode criar ou alterar registos na FRD Funcionário D do Arquivo: pode criar, alterar ou remover registos em todas as FRD’s mas só nas séries relativas à Secção de Urbanismo

49 GISA: múltiplas operações
Gestão de requisições** Controlo da deslocação física das espécies para consulta ou reprodução Gestão de depósitos** Controlo da ocupação do espaço de armazenamento dos documentos Controlo estatístico/indicadores de desempenho**

50 GISA é um sistema evolutivo
Produção de Catálogos especiais** desenhos, fotografias, material cartográfico, processos de licenciamento de obras, etc. Interoperabilidade com outros sistemas** EAD – “Encoded Archival Description” – baseado na ISAD-G é uma normalização em XML para comunicação de descrições arquivísticas entre sistemas diferentes Sistemas de comunicação com: Sistemas de gestão de Informação Autárquica GESCOR , SIMAT, Sigma, etc. Sistemas de informação geográfica Sig, GISMAT, ESRI, etc. Etc.

51 GISA: Requisitos mínimos
Hardware: Depende do volume de informação Depende do nº de utilizadores GISA Monoposto ou Cliente: Processador Pentium III 700Mhz Memória 512MB Disco 170MB para BD vazia GISA Servidor: Processador Pentium IV 3.00Ghz Windows (98, 2000, XP, 2003, etc.) versão servidor com as últimas actualizações Infraestrutura para rede Ethernet, no mínimo 100Mbps Disco SCSI 1GB para BD Suporte de armazenamento apropriado para imagens

52 GISA: Requisitos mínimos
Software: Microsoft .NET Framework 1.1 (gratuito) GISA Monoposto ou Cliente: Windows (2000, XP, 2003, etc.) com as últimas actualizações MSDE Microsoft Data Base Engine (gratuito) GISA Servidor: Windows (98, 2000, XP, 2003, etc.) versão servidor com as últimas actualizações Microsoft SQL Server, Oracle, DB2 da IBM GISA Web: Linux (gratuito) PostGre Sql (gratuito) Browser (gratuito) MSDE Microsoft Data Base Engine (gratuito): gestão de base de dados relacional do tipo desktop (versão simplificada do Microsoft SQL Server, disponibilizado como parte integrante do GISA)

53 GISA: Serviços Migração de dados entre BDs de diferentes gamas de produtos GISA (gratuito) Migração de dados de sistemas existentes antes do GISA Consultadoria Formação

54 O GISA é Escalável e Flexível
Gamas de produto com diferente complexidade: GISA: Base, Profissional, Consulta, Servidor ou Internet Pacotes de aplicação com diferente nº de licenças: 1, 3, 5 ou 10 licenças Licenças flutuantes Crescimento sustentado Adaptação dos custos ao nível das exigências de cada serviço

55 Gama de produto GISA GISA Base
Programa de software autónomo com interface gráfico e sistema de gestão de base de dados relacional Versão Mono-Utilizador ou Multi-utilizador Inclui as funcionalidades básicas: Recolha de dados (descrição multinível) Controlo de autoridade Avaliação documental Publicação documental Recuperação da informação Administração Pacotes de 1, 3, 5 e 10 licenças flutuantes. Desconto de quantidade e o nº de licenças são as máq ligadas ao servidor ao mm tempo.

56 Gama de produto GISA GISA Profissional
Programa de software autónomo com interface gráfico e sistema de gestão de base de dados relacional. Versão Mono-Utilizador ou Multi-utilizador Inclui todas as funcionalidades: Todas do GISA base Gestão de imagem digital Gestão de requisições de documentos Gestão de depósitos Controlo estatístico e de desempenho

57 Gama de produto GISA GISA Consulta GISA Servidor
Recuperação da informação para postos suplementares de leitura Versão Multi-Utilizador GISA Servidor Servidor de base de dados do GISA Funcionalidades: Centraliza a gestão da base de dados de suporte à gestão da cadeia arquivística Acessíveis através do GISA-Base, GISA-Profissional e GISA-Consulta Consulta: Pacotes de 1, 2, 3, 5 e 10 licenças flutuantes

58 Gama de produto GISA GISA Internet
Publicação na Internet dos arquivos mantidos no GISA, através de um Servidor Web Consulta disponibilizada através de Browser Controlo dos dados de acesso público (sub-conjunto dos dados existentes no GISA Servidor)

59 Cenário possível Ambiente Mono-Posto. GISA Base ou GISA Profissional

60 Cenário possível Ambiente Multi-Posto GISA Consulta GISA Base
GISA Profissional GISA Consulta GISA Servidor

61 Cenário possível Difusão de informação pela Internet GISA Base
GISA Servidor GISA Profissional GISA Consulta GISA Internet Web Browser Web Browser Web Browser Web Browser

62 Ponto da situação Produto comercial Data prevista GISA Profissional
Dezembro GISA Internet

63 Fim