GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES JUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERAL

Apresentação em tema: "GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES JUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERAL"— Transcrição da apresentação:

1 GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES JUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERAL

2 Objetivos Gerais Cumprir meta 5; Desenvolver a cultura de gerenciamento de rotinas (Gestão de Processos de Trabalho).

3 Objetivos Específicos
Apresentar o conceito e histórico da meta 5; Apresentar noções básicas de gerenciamento de rotinas; Identificar a importância do gerenciamento de rotinas no contexto do planejamento estratégico da 5ª Região (novo modelo de gestão).

4 Objetivos Específicos
Apresentar os papéis Apresentar a ferramenta bizagi Apresentar o fluxo e as boas práticas do Procedimento Comum Ordinário Cível

5 CONCEITO E HISTÓRICO Meta Prioritária 5: Implantar método de gerenciamento de rotinas (gestão de processos de trabalho) em pelo menos 50% das unidades judiciárias de 1º grau. Metodologia sugerida pelo CNJ Escopo para JF: fluxo do processo civil comum ordinário, da distribuição da petição inicial até a sentença Metodologia sugerida: oficinas de mapeamento e modelagem de processos executados por Diretores e Servidores das unidades judiciárias e validados por Magistrados. Ferramenta: Bizagi Cumprimento da Meta: Fluxo do processo otimizado implantados em pelo menos 50% das unidades judiciárias até 31 de dezembro de 2010

6 Definição de processos de trabalho
“Conjunto de atividades ligadas que toma um insumo e o transformam para criar um resultado”. “Ordenação específica das atividades de trabalho no tempo e no espaço com um começo, um fim, entradas (input) e saídas (outputs) claramente identificados.

7 Exemplo de processos de trabalho
Entradas Insumos: Todo material para a instrução do processo judicial: Petições, Informações, requerimentos, etc. Saídas Produtos: Sentença, Certidões, etc.

8 Gerenciamento de Rotinas
É o conjunto de atividades que procura, entre outros: Identificar problemas (gargalos / sobreposição) de atividades; Identificar o tempo de execução de cada atividade;

9 Gerenciamento de Rotinas
Identificar possibilidades de delegação; Elaborar manuais das rotinas, facilitando a multiplicação dos conhecimentos; Padronizar as rotinas das unidades conforme suas competências;

10 Gerenciamento de Rotinas
Definir procedimentos mais ágeis; Acompanhar o desempenho na execução dos processos de trabalho. Evitar retrabalhos;

11 O NOVO MODELO DE GESTÃO DA JUSTIÇA FEDERAL

12 Planejamento Estratégico
Planejamento Estratégico parte do processo de gestão de uma organização, permitindo a construção do futuro que se deseja, a partir de objetivos viáveis e realistas. Esclarece a missão, traduz a visão e a estratégia em objetivos claros, associados a indicadores, metas e prazos. ALINHA AS ESTRATÉGIAS DA ORGANIZAÇÃO PARA OBTENÇÃO DE RESULTADOS COERENTES E QUALIFICADOS

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14 Missão da Justiça Federal
Garantir à sociedade uma prestação jurisdicional acessível, rápida e efetiva no âmbito da Justiça Federal da 5ª Região

15 Visão de Futuro da Justiça Federal
Consolidar-se, até 2014,perante a sociedade, como referência de segurança jurídica, transparência,efetividade e rapidez na prestação jurisdicional, bem com de eficiência administrativa

16 Objetivos Estratégicos
Eficiência Operacional Agilizar os trâmites judiciais e administrativos Otimizar a gestão dos custos operacionais

17 Novo Modelo de Gestão da Justiça Federal
Amanha Estratégia Para onde Desejamos ir ? Quando devemos Chegar la ? 3 2 Hoje 1 Processos Projetos Como modificar O que estamos Fazendo para Chegar onde Desejamos ir ? O que estamos Fazendo ? 17

18 ONDE ESTÁ O CONHECIMENTO SOBRE OS PROCESSOS DA JUSTIÇA FEDERAL ?

19 ONDE ESTÁ O CONHECIMENTO SOBRE OS PROCESSOS DA JUSTIÇA FEDERAL?
Business Objects Insight Americas 2006 ONDE ESTÁ O CONHECIMENTO SOBRE OS PROCESSOS DA JUSTIÇA FEDERAL? PESSOAS Relatório de Auditoria Sistemas Informatizados Notícias/Clippings e Sites Externos Planejamento estratégico Pesquisa de satisfação Prospecção de novas tecnologias e métodos Relatório Estatísticos sobre Processos Judiciais

20 Como utilizar o conhecimento da Justiça Federal SOBRE SEUS PROCESSOS PARA MELHORÁ-LOS

21 A necessidade de se conhecer e compartilhar os procedimentos da Justiça Federal
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22 COLEÇÃ0 DE BOAS PRÁTICAS DOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL
Contribuir COLEÇÃ0 DE BOAS PRÁTICAS DOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL 22

23 COLEÇÃO DE BOAS PRÁTICAS DOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL
Disseminar BOA PRÁTICA BOA PRÁTICA BOA PRÁTICA BOA PRÁTICA BOA PRÁTICA COLEÇÃO DE BOAS PRÁTICAS DOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL 23

24 GESTÃO DE PROCESSOS PRÁTICA

25 Aplicando a Gestão de Processos
1 2 3 4 5 1) DESDOBRAR ESTRATÉGIA para Processos 2) Modelar processos e CONTRIBUIR com boas práticas 3) UNIFORMIZAR o repositório de boas práticas 4) DISSEMINAR e IMPLANTAR boas práticas 5) MONITORAR O DESEMPENHO dos Processos Mapa Estratégico Mapa Estratégico PROCESSOS ESTRATÉGIA PROCESSOS ESTRATÉGIA 25

26 Papéis no gerenciamento de rotinas
Especialistas; Analistas de Processo; Coordenadores dos escritórios nacionais, regionais e seccionais;

27 APRESENTAÇÃO DA FERRAMENTA BIZAGI
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28 APRESENTAÇÃO DO FLUXO 28

29 APRESENTAÇÃO DAS BOAS PRÁTICAS
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30 Boas Práticas BP 1 – Em caso de declínio ou modificação de competência e havendo agravo, antes da atividade “Baixar processo”, verificar no site do TRF se há efeito suspensivo no agravo.

31 Boas Práticas BP 2 – A remessa de processo para a Contadoria deverá ser sempre por despacho do Juiz, com orientações.

32 Boas Práticas BP 3 – Compartilhar com os servidores que elaboram minutas de despacho inicial os entendimentos do Juiz, referentes ao artigo 285-A CPC.

33 Boas Práticas BP 4 – Digitar e gravar as minutas de decisões e de sentenças em pastas temporárias, compartilhadas entre o juiz federal e todos os assessores, e não imprimir em papel imediatamente.

34 Boas Práticas BP 5 – Utilizar checklist abaixo para Analisar Petição Inicial (por servidor designado): a) Checklist formal: - Pedido de justiça gratuita; - Pedido de liminar/tutela; - Prioridade de tramitação; - Recolhimento de custas; -Verificação dos dados da autuação [partes e advogados (CPF e CNPJ), classe, objeto, assunto etc...];

35 Boas Práticas - Adequação do valor da causa;
- Representação processual (destacar MPF e DPU); - Contrafé; - Análise dos artigos 282 e 283 CPC; - Verificar litisconsórcio passivo necessário; - Análise de atos processuais (em caso de processo redistribuído).

36 - Pressupostos processuais; - Condições da ação; - Art. 285-A;
Boas Práticas b) Checklist material - Competência; - Pressupostos processuais; - Condições da ação; - Art. 285-A; - Prescrição e decadência.

37 Boas Práticas BP 6 – Designar servidor ou equivalente para dar feedback sobre o retorno dos processos do Tribunal e resultados das reformas das sentenças, para melhorias.

38 Boas Práticas BP 7 – Compartilhar os modelos de documentos entre as varas, em local único.

39 Boas Práticas BP 8 – Padronizar, em cada vara, os modelos de despacho e expedientes. Posteriormente, avaliar a criação de banco único de modelos no sistema.

40 Boas Práticas BP 9 – Instituir método de gerenciamento de prazos:
- Extração de relatório; - Método de controle de alertas; - Prazo máximo de monitoramento mensal, podendo ser menor; - Após o primeiro ano, reduzir o prazo de monitoramento para quinzenal ou menor.

41 Boas Práticas BP 10 – Sinalizar na capa do processo, quando cabível, usando etiquetas e/ou lembretes no Tebas de: - Prioridade; - Defensor Público; - Suspeição/impedimento; - Segredo de Justiça; - Partes com procuradores distintos; - Meta 2.

42 BP 11 – Não acumular processo para publicação.
Boas práticas BP 11 – Não acumular processo para publicação.

43 Boas Práticas BP 12 – Cadastrar como petição no sistema Tebas na secretaria: ofícios, cartas precatórias, agravos devolvidos, petições recebidas por fax/ , laudos periciais.

44 Boas Práticas BP 13 – No ato de elaboração de algumas minutas, juntar, quando possível, a execução da ordem (Ex. despacho determinando oficiar, acompanhado do expediente correspondente).

45 Boas Práticas BP 14 – No ato de juntada de substabelecimento sem reserva ou de nova procuração, atualizar a representação no sistema.

46 Boas Práticas BP 15 – Fazer remessa interna (via malote) dos expedientes para a Central de Mandados (onde houver) das Subseções e vice-versa.

47 Boas Práticas BP 16 – Criação e atualização de banco de dados centralizado de peritos, a cargo do Núcleo Judiciário, que viabilize consultas.

48 Boas Práticas BP 17 – Atualizar o banco de dados de peritos, por meio de consulta prévia e convites pelo website, acerca de seu interesse e disponibilidade, formalizando mediante formulário assinado.

49 Boas Práticas BP 18 – Sempre que o laudo pericial for favorável ao autor, intimar o INSS para se manifestar sobre o laudo, apresentando eventual possibilidade de acordo com memória de cálculo.

50 Boas Práticas BP 19 – Utilizar como checklist para Perícia:
No ato do deferimento da prova pericial, contemplar, conforme modelo da vara, os seguintes itens: - Nomear perito; - Intimar as partes para apresentação de quesitos e indicação dos assistentes técnicos; - Intimar o perito por telefone/ /pessoal, certificando nos autos;

51 Boas Práticas - Intimar o perito para formular sua proposta;
- Valor da perícia: - Fixado pelo juízo (avaliar a complexidade e casos de justiça gratuita); - Proposto pelo perito (intimar sobre a proposta de honorários bem como para efetuar depósito; havendo discordância, encaminhar para apreciação do juiz);

52 Boas Práticas - Intimar o perito para designar a data do exame e, após, as partes sobre a data designada; - Início da perícia somente após a efetivação do depósito; - Decidir sobre a liberação da integralidade dos honorários periciais.

53 Boas Práticas BP 20 – Intimar o advogado, no balcão da secretaria, acerca de processos com prazos vencidos, extraídos do relatório “Processos Remetidos” do sistema Tebas.

54 Boas Práticas BP 21 – Aplicar perda do direito de vista aos autos fora da secretaria, para o advogado que, intimado pessoalmente, não devolver o processo no prazo concedido, conforme artigo 196 CPC.

55 Boas Práticas BP 22 – Ao intimar advogado para devolução dos autos, fazer constar em um único mandado a intimação e a busca e apreensão, devendo esta ser cumprida em ato contínuo.

56 Boas Práticas BP 23 – Utilizar, como regra, a remessa dos autos aos órgãos públicos para citações, por meio de convênios firmados entre a Seção Judiciária e a respectiva Procuradoria (Fazenda Nacional, PRF, PRU, CEF e outros).

57 Boas Práticas BP 24 – Utilizar, como regra, a remessa dos autos aos órgãos públicos para intimações, por meio de convênios firmados entre a Seção Judiciária e a respectiva Procuradoria (Fazenda Nacional, PRF, PRU, Defensoria Pública, MPF e outros).

58 Boas Práticas BP 25 – Utilizar como checklist para Intimação: Envio:
- por Diário Oficial: advogados das partes sem prerrogativas; - por remessa: órgãos conveniados; - por mandado: perito, partes, advogados, autarquias conveniadas e não conveniadas;

59 Boas Práticas - Em cartório: ciência nos autos;
- Em audiência: ciência no termo de audiência; - por AR: testemunhas, partes, peritos, advogados; - por carta precatória: partes, advogados, peritos. Suprimento de intimação: por juntada de petição. Certificar decurso de prazo.

60 Boas Práticas BP 26 – Utilizar como checklist para Citação: Envio:
- por remessa: órgãos conveniados; - por mandado: partes, órgãos conveniados e não conveniados; - Em cartório: comparecimento espontâneo; - por AR (mão própria): partes; - por edital: parte em lugar incerto e não sabido; - por carta precatória: partes. Certificar decurso de prazo.

61 Boas Práticas BP 27 – Na expedição da carta precatória, fixar prazo para cumprimento e registrar esse prazo no Tebas, para posterior extração de relatório de prazos vencidos para a devida cobrança.

62 Boas Práticas BP 28 – Realizar a cobrança de carta precatória por e- mail/fax/telefone, certificando nos autos. Elaborar catálogo de contatos das comarcas para facilitar comunicação.

63 Boas Práticas BP 29 – Utilizar a carta precatória recebida como mandado para agilizar o seu cumprimento.

64 Boas Práticas BP 30 – Institucionalizar encontros bimestrais entre diretores de secretaria por parte da Direção do Foro e grupo eletrônico (pauta compartilhada entre diretores com posterior consolidação).

65 Boas Práticas BP 31 – Institucionalizar encontros trimestrais entre magistrados por parte da Direção do Foro e grupo eletrônico (pauta compartilhada entre juízes com posterior consolidação).

66 Tribunal Regional Federal da 5ª Região Seção Judiciária do Ceará
Contatos – Escritórios de Processos Geraldo Alves Tribunal Regional Federal da 5ª Região (81) Madson Parente Seção Judiciária do Ceará (85)