A organização e o acesso à informação nos arquivos

Apresentação em tema: "A organização e o acesso à informação nos arquivos"— Transcrição da apresentação:

1 A organização e o acesso à informação nos arquivos
Johanna W. Smit USP - ECA e Arquivo Geral

2 roteiro A informação e o documento A organização da informação
Instituições que organizam o acesso à informação O acesso à informação Instrumentos de gestão

3 O que significa a informação, se não houver registro?
documento 3

4 Tem que haver registro Informação inscrita num suporte garante
Permanência no tempo Portabilidade no espaço Ou seja: memória, prova, testemunho, base para decisões e produção de outras informações 4

5 ... mas registros desorganizados, inacessíveis, perdidos, escondidos, engavetados...
... servem como prova, testemunho, informação, memória, história, etc.??? 5

6 a organização da informação
não é um fim em si mas o MEIO para tornar a informação socialmente útil institucionalmente 6

7 Onde se organiza , socialmente ou institucionalmente , a informação ?
Em uma diversidade de situações e instituições Para simplificar: em arquivos, bibliotecas, museus, centros de documentação, centros de informação, projetos memória, etc. Mas também em outras instituições, que não têm por finalidade a organização da informação mas que não prescindem dela: governo, empresas públicas e privadas, ONGs, sites, etc. 7

8 Há instituições especializadas na organização da informação
museus arquivos bibliotecas contínuo de instituições coletoras de cultura (Homulos 1990) 8

9 Arquivos, bibliotecas e museus
Semelhanças: todos preservam a memória social (ou institucional) e organizam o acesso à informação Diferenças: de acordo com a instituição, a função atribuída ao documento é diferente 9

10 arquivo Acumulação ordenada de documentos, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro (Marilena Leite Paes, 1991) 10

11 portanto A informação arquivística é uma informação acumulada pela instituição para provar, ou informar, como a instituição persegue seus fins, com quem ela se relaciona, que direitos e deveres ela representa  O arquivo deve espelhar o funcionamento e a organização da instituição 11

12 Biblioteca ou centro de documentação
Coleção de livros, periódicos, outros documentos audiovisuais, selecionados em função de sua utilidade e organizados para prover acesso aos materiais 12

13 portanto  a organização dos documentos na biblioteca reflete a organização dada à área do conhecimento (ou ao tema especificamente coberto pelo centro de documentação) 13

14 Sua organização espelha a instituição que acumula os documentos
Arquivo Sua organização espelha a instituição que acumula os documentos Biblioteca ou centro de documentação Sua organização espelha a organização dada aos “assuntos” (áreas do conhecimento, temas) 14

15 Sem organização Não há acesso à informação .....
..... somente um amontoado de dados que nada significam e que, quando necessários, não são encontrados 15

16 organizar a informação é atribuir UMA ordem
ou inserir a informação numa ordem o que pressupõe a adoção de critérios, em função de objetivos 16

17 Exemplo – animais domésticos
Cachorro Galinha Gato Jibóia Peixe dourado Lagarto Periquito Tartaruga 17

18 conclusão Existem N ordens, ou formas de organizar a informação e os documentos Cada instituição deve adotar uma ordem para transformar um ajuntamento de dados num sistema de informação De acordo com a missão 18

19 Por isto dizemos que a organização da informação confere sentido à mesma Animais domésticos jibóia
19

20 critérios para gerenciar o arquivo
relembrando O arquivo deve espelhar o funcionamento e a organização da instituição critérios para gerenciar o arquivo 20

21 Em decorrência O documento arquivístico não é pensado isoladamente (como se faz com os livros na biblioteca) mas em função da atividade que o produziu e, portanto, inserido no conjunto dos documentos gerados por aquela atividade 21

22 Principais instrumentos de gestão do arquivo
Tabela de Temporalidade dos Documentos – TTD Plano de classificação 22

23 TTD Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação e reprodução de documentos 23

24 simplificando guardar pelo tempo certo =
não eliminar antes do prazo mas guardar com organização! não guardar além do prazo

25 TTD - exemplo estrutura atividades documentos destino
competência tempo 25

26 TTD – em resumo Dispõe tempo e destino dos documentos 26

27 Plano de classificação
Plano (“mapa”) de acordo com o qual os documentos são organizados no arquivo logicamente critério: organização e funcionamento da intelectualmente instituição 27

28 Plano de classificação – exemplo SAESP
Gestão orçamentária e financeira Planejamento orçamentário Fixação de diretrizes da política orçamentária e financeira Normalização orçamentária Elaboração de propostas orçamentárias Consolidação e formalização de projetos de lei Genérico para específico 28

29 Pressupostos dos instrumentos de gestão
PADRONIZAÇÃO De procedimentos relacionados à produção, tramitação, guarda e eliminação de documentos De nomenclatura 29

30 PADRONIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS
geralmente estabelecida por um manual de serviço Exemplos: Em quais condições abro um processo? Como controlar a entrada e saída de documentos? Como anotar a retirada de documentos do processo?  por que esta anotação é importante? Como saber com quem está determinado documento? Como registrar a eliminação de documentos? Quem pode consultar processos de RH? 30

31 PADRONIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS
No que diz respeito ao tempo de guarda e destino dos documentos guarda permanente, substituição de suporte ou tecnologia, guarda por amostragem, eliminação a TTD padroniza 31

32 PADRONIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS
No que diz respeito à identificação da atividade que gerou o documento Instalar uma rede de telefonia Emitir histórico escolar Registrar diploma Controlar freqüência de funcionários Cadastrar fornecedores de matéria-prima Manter agenda de eventos o PLANO DE CLASSIFICAÇÃO padroniza 32

33 padronizar procedimentos é muito importante
Mas não é suficiente é necessário padronizar a nomeação !

34 PADRONIZAÇÃO DE NOMENCLATURA
Pedido de transporte Requerimento de veículo Requisição de veículo ? Solicitação de transporte Solicitação de veículo Requisição de veículo 34

35 PADRONIZAÇÃO DE NOMENCLATURA
Evita DISPERSÃO de documentos Gerados pelas mesma atividade Que têm o mesmo interessado Gerados pelo mesmo órgão Evita COMPREENSÕES diferentes do mesmo procedimento Particularmente, quando se trata da eliminação de documentos! 35

36 Afinal, tudo é uma questão de linguagem
Linguagem para designar as atividades Linguagem para designar os tipos documentais Linguagem para designar órgãos da estrutura Linguagem para designar procedimentos Linguagem para designar “interessados” Linguagem para pesquisar documentos Linguagem para entender a pergunta do usuário/pesquisador/buscar Linguagem para .... 36

37 O que é um plano de classificação
Um instrumento de gestão do arquivo que apresenta, de forma lógica, as atividades desenvolvidas pela instituição ensino de graduação colação de grau E que, através do controle de vocabulário, evita que a mesma atividade seja nomeada de formas diferentes colação de grau ou formatura ?

38 Como é elaborado um plano de classificação .... com controle de vocabulário?
Levantar as atividades desenvolvidas pela instituição, em linguagem livre (ou seja, tal como falado no dia a dia da instituição) Uma vez este levantamento feito, verificar se ele inclui sinônimos e decidir qual termo será adotado pelo sistema Verificar ainda outros problemas, tais como grafias diferentes, termos desatualizados, etc. Organizar os termos em 2 conjuntos: - termos adotados, em ordem lógica - termos adotados + não adotados em ordem alfabética

39 levantamento de atividades em LN
Designação de comissão setorial para implantação do SAUSP Designação de funcionários para participarem do SAUSP Implantação do SAUSP Implantação do Sistema de Arquivo da USP Implantação do Sistema de Arquivos da USP Indicação de membros da comissão setorial para implantação do sistema SAUSP Qual é a atividade? Designação de funcionário para compor comissão

40 Opção pelo mais preciso
Detectar sinônimos Pedido de transporte Requisição de veículo Solicitação de transporte Solicitação de veículo Opção pelo mais preciso 40

41 Alguns sinônimos são complicados
Militares recebem soldo Funcionários públicos recebem vencimentos Empregados de empresas particulares recebem salário

42 Alguns sinônimos são complicados
Como chamar o final de um contrato de trabalho na USP? Dispensa Docente concursado (doutor ou titular) e funcionário autárquico Exoneração Docente concursado (livre-docente) Rescisão de contrato Docente contratado e funcionário CLT

43 José da Silva (RG xxxxx) José da Silva (RG yyyyy) São Paulo (cidade)
Detectar homônimos José da Silva (RG xxxxx) José da Silva (RG yyyyy) São Paulo (cidade) São Paulo (estado) Triunfo (PE) Triunfo (RS) Johanna 43

44 Detectar mudança de grafia
Rio Tamaduatehy Solução mais freqüente Tamaduatehy, rio USE TAMANDUATEÍ, rio Objetivo: reunir todos os documentos que dizem respeito ao rio Tamanduateí

45 O sistema de remissivas
Adotar um termo Remeter dos demais ao termos adotado A use B use C use X D use E use

46 Uma vez o plano de classificação incluindo a preocupação com o vocabulário
É necessário organizar os termos Outra operação de significação Bolsa de estudo Apoio à pesquisa Insumo financeiro á pesquisa

47 Dificuldades? Optar pela expressão mais adequada
Garantia de uso Garantia literária (legislação) Organizar logicamente as atividades Organizar uma lista alfabética

48 Organizar uma lista alfabética
Avaliação de desempenho e incentivo funcional Capacitação e aperfeiçoamento funcional Contencioso disciplinar Controle da guarda e do uso de veículos Controle de saúde e da alimentação Elaboração de expedientes para concessão de vantagens e benefícios Execução de serviços de copa

49 Termos adotados, que deverão ser categorizados
Em média Lista alfabética Termos adotados, que deverão ser categorizados A Use X B C Y D E 7 termos 3 termos

50 Muito obrigada pela paciência!
Johanna