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GESTÃO DE PROJETOS.

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Apresentação em tema: "GESTÃO DE PROJETOS."— Transcrição da apresentação:

1 GESTÃO DE PROJETOS

2 Apresentação da disciplina
Neste curso você irá aprender os conceitos utilizados na elaboração de projetos. Conhecer e dominar a metodologia de elaboração de projetos, é em primeira análise, possuir uma ferramenta valiosa na gestão dos problemas organizacionais. Já que o gestor, nesta abordagem, necessita compreender o problema, as causas e suas soluções, bem como a forma de implementação das alternativas. Muitas dessas alternativas necessitam especificamente de um projeto. Desta forma, convido a todos para interagir com o curso, absorvendo seu conteúdo e tentando fazer um paralelo com a realidade prática das organizações. Bom curso a todos. Prof. Sergio Dias Ribeiro

3 Introdução Todo projeto nasce do desejo de transformar determinada realidade. É o produto inicial de uma idéia para solucionar uma questão específica. Para ser bem sucedido, o projeto deve ser bem elaborado. Isso significa conter o maior detalhamento possível das atividades propostas, de for ma clara e organizada, para revelar aos interessados o que a instituição pretende fazer, por que deve fazer, e quais as possibilidades reais de obter os resultados esperados.

4 Um projeto bem elaborado contribui para obter aprovação e captar recursos e, ao mesmo tempo, é mecanismo de trabalho e subsídio para o planejamento, a implantação e o gerencia mento de suas próprias etapas. Existem diversos roteiros para a elaboração de projetos. Cada qual corresponde às exigências específicas do Agente Financiador, dos Apoiadores, ou de ambos, que pretendem conhecer a capacidade real da instituição de elaborar, implantar e administrar um projeto, de reunir as informações pertinentes e atender às solicitações de maneira precisa, inteligível e bem redigida.

5 Um dos modos de se visualizar uma empresa é como se fosse um processo que transforma entradas (mão-de-obra, energia, matéria-prima) em saídas (produtos e serviços). O processo de transformação é dirigido através de um processo gerencial e decisório, possuindo três tipos de decisões:

6 a)     Decisões Estratégicas: 
São aquelas que estão voltadas ao relacionamento entre empresa e o meio ambiente. b)    Decisões Administrativas:  São aquelas que estão relacionadas com a forma e a estrutura da empresa. c)     Decisões Operacionais:  São aquelas que estabelecem os níveis operacionais da empresa, ou seja, são decisões associadas ao processo de transformação. A integração dessas decisões deve ser orientada através de uma postura estratégica por parte da Empresa, partindo do ponto de vista de que as decisões Estratégicas são Fundamentais para explicar o desempenho da Empresa em longo prazo.

7 Planejamento Conseguir terminar o que se previu, dentro dos prazos esperados, com o custo combinado e da forma como se imaginou, não costuma ser uma tarefa fácil para as organizações, qualquer que seja sua natureza, tamanho ou missão. Inúmeros são os motivos que podem fazer com que os objetivos não sejam atendidos, desde o estabelecimento do que se quer obter até a forma como são conduzidas as ações para se chegar a esses objetivos. Assim, nota-se a necessidade de planejar, mesmo que esta seja somente entendida como a necessidade de “nos organizar para”. Uma instituição se transforma em uma organização na medida em que é capaz de perceber e organizar sua experiência e as expectativas sobre o futuro.

8 Planejar é a ação de pensar e definir antecipadamente o que se quer conseguir.
Inclui a alocação dos recursos necessários e o estabelecimento das etapas intermediárias e ações mais convenientes para alcançar os resultados desejados. O ato de planejar engloba avaliar riscos e tomar decisões: antecipar os fatos; forçar novas situações para formular resultados a serem produzidos; definir ações; ajustar a organização; preparar recursos humanos para a execução e corrigir falhas. O planejamento é um processo permanente e contínuo e requer controle sistemático do que foi planejado em relação aos resultados obtidos.

9 O processo de planejamento é contínuo e participativo, não podendo depender de “iluminados”, embora as decisões estratégicas sejam tomadas de cima para baixo. Planejar consiste em tomar decisões antecipadamente. A tomada de decisões pressupõe escolha de alternativas. O planejamento deve assegurar a otimização do processo de tomada de decisões, através do monitoramento econômico e dos negócios, analisando a posição da empresa frente a concorrência e prevendo suporte de metodologia de modo que se avaliem adequadamente os impactos e riscos das principais alternativas, colocadas em confronto, para o desenvolvimento futuro da empresa.

10 O sistema de planejamento em uma organização é avaliado pelo nível de coordenação e pela agilidade e exatidão com que se antecipam desafios e inovações necessários. Além disso, deve estar prevista a capacidade de dimensionar, captar e garantir os recursos exigidos em todas as fases necessárias para se atingir os objetivos.

11 Planejar é, antes de tudo, saber fazer escolhas viáveis.
Esse trabalho de organizar o entendimento das questões, integrando os diversos pontos envolvidos deve ser traduzido em Projetos, consolidados em Planos de Ação concretos, que contemplem não somente as experiências práticas, como as oportunidades de melhoria.

12 Quando se planeja, é fundamental:
Clarificar os objetivos do que se pretende; entender seus significados dentro da instituição; perceber como fazer para alcançá-los; quantificar em que tempo é possível obter resultados; apreender qual o impacto esperado; calcular o custo de adiar; Identificar as dificuldades esperadas; e estimar a experiência exigida

13 Existem sete passos principais que devem ser utilizados no processo de planejamento, independente da complexidade do problema: Análise da situação   Este é o momento chave e se for conduzido com cuidado influenciará positivamente nos passos seguintes. Não existe uma receita ou um único caminho. Estabelecimento da visão  Grande parte das empresas apenas administra o seu dia-a-dia sem qualquer visão ou perspectiva do futuro. A visão é fundamental para orientar sua trajetória.  Resultados a produzir  Uma vez que a análise da situação esteja completa e a visão de futuro estabelecida, os resultados devem se tornar óbvios, podendo ser quantificados.

14 Definir estratégias  É a arte de utilizar adequadamente os recursos físicos, financeiros e humanos diminuindo problemas e aproveitando forças e oportunidades. Plano de ação  Representa o processo de execução das ações, etapa por etapa com detalhes necessários para fazer com que a estratégia seja implementada. Ele define responsabilidades. Execução  É simplesmente colocar os planos em ação. Controle  Controlar significa medir o quanto à execução está de acordo com o planejado.

15 Objetivos do Planejamento
O processo de planejamento começa pela fixação dos objetivos que a empresa pretende atingir. Um objetivo é o evento ao qual se atribui valor, podendo ser de dois tipos: a)     Retentivos:  Quando está associado à manutenção de algo que a empresa já possui. Exemplo: procurar manter sua participação no mercado para um dado produto.     b)     Aquisitivos:     Quando a empresa obtém algo que não possui. Exemplo: introdução de um novo produto no mercado.

16 O planejamento é uma ferramenta administrativa, que possibilita perceber a realidade, avaliar os caminhos, construir um referencial futuro, estruturando o trâmite adequado e reavaliar todo o processo a que o planejamento se destina. Sendo, portanto, o lado racional da ação. Tratando-se de um processo de deliberação abstrato e explícito que escolhe e organiza ações, antecipando os resultados esperados. Esta deliberação busca alcançar, da melhor forma possível, alguns objetivos pré-definidos. 

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18 Elabore um exemplo de decisão estratégica, administrativa e operacional.
O que é planejamento? Por que o planejamento é um processo contínuo? De que forma o planejamento é avaliado em uma organização? O que são considerados fundamentais no planejamento? Quais os sete passos principais do processo de planejamento? Elabore exemplos para objetivos retentivos. Elabore exemplos para objetivos aquisitivos. QUAIS AS FALHAS DE PLANEJAMENTO DETECTADAS NO VÍDEO?

19 Conceito de Projetos Conforme a norma ISO (Diretrizes para qualidade e gerenciamento de projetos), projeto é “um processo único, consistindo de um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos”. De acordo com o PMBOK® (Project Management Body of Knowledge) projeto é “um empreendimento temporário, planejado, executado e controlado, com o objetivo de criar um produto ou serviço único”.

20 American Management Association
PMI - Project Management Institute Estabelecido em 1969 e sediado na Filadélfia, Pensilvânia EUA, o Project Management Institute (PMI) é a principal associação mundial sem fins lucrativos em Gerenciamento de Projetos, atualmente com mais de associados em todo o mundo. No inicio do século 21, o PMI tinha mais de associados, mais de Profissionais de Gerenciamento de Projeto (PMP) certificados e mais de cópias do PMBOK Guide estavam em circulação.   Atualmente o PMI conta com mais de associados em 125 países. Os associados do PMI são indivíduos praticando e estudando o Gerenciamento de Projeto nas mais diversas áreas, como aeroespacial, automobilística, administração, construção, engenharia, serviços financeiros, informática, farmacêutica e telecomunicações. Um empreendimento único e não-repetitivo, de duração determinada, formalmente organizado e que congrega e aplica recursos visando o cumprimento de objetivos preestabelecidos. Darci Prado É o processo de reunir e liderar uma equipe de pessoas e outros recursos, para estimar, planejar, acompanhar e controlar um número de tarefas relacionadas entre si, que resulta num produto final específico, que deve ser criado num prazo, dentro de um orçamento e de acordo com as especificações. American Management Association

21 CARACTERÍSTICAS DOS PROJETOS
Objetivo claro e definido: Projetos são empreendimentos finitos, que têm objetivos claramente definidos em função de um problema, oportunidade ou interesse de uma pessoa ou organização. Possui início, meio e fim (atividade finita): Projetos são atividades finitas, são únicos e não repetitivos. Não há dois iguais. Cliente ou Usuário: Projetos em geral envolvem relação entre fornecedor e cliente ou usuário, que pode ter encomendado uma solução ou idéia, ou que a avaliará quando for desenvolvida. Recursos limitados: Projetos possuem recursos limitados para seu desenvolvimento e implementação. A restrição de recursos deve ser considerada em cada etapa desenvolvida. Quanto mais otimizado for o projeto no uso de recursos, melhor será seu resultado final. 5. Incerteza associada: Projetos possuem um componente de incerteza, que cerca o resultado esperado ou as condições de realização, ou ambos.

22 ou buscar uma melhor solução para uma determinada situação
Exemplos de Projetos Lançamento de um novo produto ou serviço Construção de um prédio Implantação de nova tecnologia Desenvolvimento de software Abertura de uma nova filial Organização de um evento Desenvolvimento de um novo produto O PMBOK – A Guide to the Project Management Body of Knowledge É um guia onde se descreve a somatória de conhecimento e as melhores práticas dentro da área de gerência de projetos. Todo o conhecimento reunido neste guia é comprovado e não se restringe somente a práticas tradicionais, mas também às inovadoras e avançadas. Ele é um material genérico que serve para todas as áreas de conhecimento, ou seja, tanto para construção de edifício ou processo de fabricação industrial como para a produção de software. Um outro objetivo do PMBOK é a padronização de termos utilizados em gerência de projetos. Projeto é a atividade organizada que tem por objetivo resolver um problema ou buscar uma melhor solução para uma determinada situação

23 O projeto pode ser classificado, dependendo do seu objetivo.
Classificação do Projeto  Projeto é o conjunto de informações internas e/ou externas à Empresa, coletadas e processadas com o objetivo de analisar uma decisão de investimento.  Deste modo o projeto não pode ser confundido simplesmente como “informações”, pois ele é um modelo que incorporando informações qualitativas e quantitativas, simula a decisão de investir e suas aplicações.  O projeto pode ser classificado, dependendo do seu objetivo. E em função ao processo decisório na empresa, como: Em função do uso viabilidade final financiamento Em função do setor de atividades econômicas, como: Macroeconômico agrícola industrial de serviços Em função do impacto interno na empresa, como: Microeconômico implantação modernização reestruturação ampliação re-localização

24 PROJETO É UMA ATIVIDADE FINITA.
Uma importante distinção deve ser feita aqui: projetos são diferentes de atividades funcionais (por exemplo, vendas, produção, administração de pessoal, contabilidade, etc.), as quais: são regulares: repetem-se sempre do mesmo modo, com pequenas variações; e são “intermináveis”: ou seja, não têm perspectiva de serem finalizadas. São as rotinas realizadas no âmbito das atividades do dia-a-dia. Já os projetos sempre têm as seguintes características: São realizados em função de uma necessidade específica. Possuem um objetivo, definido em função dessa necessidade específica –que pode ser a solução de um problema ou a busca de uma melhoria – e cujo resultado é o critério para definir seu grau de sucesso. São finitos: têm começo e término programados. Atendida a necessidade, o projeto termina. São “irregulares”, ou seja, fogem da rotina. Possuem um componente de incerteza, medida pelo grau de desconhecimento a respeito de seus resultados ou da forma de atingi-los (quanto maior o grau de desconhecimento, maiores a incerteza e o risco). PROJETO É PROJETO E ROTINA É ROTINA PROJETO É UMA ATIVIDADE FINITA.

25 Um projeto é um empreendimento temporário (por que tem um começo e um fim, ou seja, possui uma duração finita ao longo do tempo) com o objetivo de criar um novo produto ou serviço único. Único porque o produto ou serviço produzido é singular, diferente de todos os outros produtos ou serviços. Um projeto é coordenado e controlado por atividades com data de início e término e visa atingir um objetivo com requisitos especificados, incluindo restrições de tempo, custo e recursos.

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27 Diferença entre Projeto e Operação
Projetos É um esforço temporário e único. A equipe planeja e executa o projeto Enfrenta escopos que podem ser desconhecidos Utiliza equipe multidisciplinar Termina com um resultado único e específico Exemplo: A minha mudança de residência Operações É um esforço contínuo , estável, repetitivo e consistente. As pessoas desempenham as mesmas tarefas a cada ciclo do processo Não exige uma equipe multidisciplinar O controle de produtividade é estabelecido em torno de metas de produção Exemplo: O trabalho da empresa de mudanças

28 CRITÉRIOS PARA IDENTIFICAR PROJETOS
Alguns critérios que identificam atividades de projetos: 1. A Importância de um evento ou atividade, ou sua diferença em relação às atividades de rotina, é, portanto, um critério que permite a caracterização de um projeto. Exemplo: A visita do Presidente da República em uma fábrica. Dada a importância do evento e as medidas de segurança necessárias, torna-se imperativo administrá-lo de maneira especial. Portanto teremos uma abordagem de projetos.

29 2. Natureza intrínseca de projeto: a atividade tem começo, meio e fim previsíveis ou programados; 3. Complexidade e especificidade do problema, ou sua diferença em relação ás atividades de rotina; 4. Grau elevado de desconhecimento sobre a solução ou a maneira de atingi-la. 5. Inexorabilidade do prazo para a apresentação da solução. 6. Multidisciplinaridade do problema ou solução e diversidade de recursos e competências envolvidas. 7. Importância do cliente ou usuário do resultado. 8. Importância do problema para o cliente ou usuário do resultado.

30 COMPLEXIDADE E INCERTEZA São dois critérios importantes e muito usados para dividir os projetos em categorias nitidamente distintas, que de certa forma abrangem os demais. Complexidade: A complexidade de uma situação mede-se pelo número de variáveis que contém. Fatores que aumentam a complexidade na administração de projetos:  Multidiciplinaridade ou diversidade de profissões necessárias para a realização do projeto; Número de pessoas envolvidas;  Número de instalações usadas e, eventualmente, dispersão geográfica ou distância entre elas; 

31 Duração Número de organizações ou serviços que precisam ser mobilizadas para realizar o projeto. Quantidade de condições a serem observadas (risco, segurança, por exemplo.) Quanto maior o número de variáveis a serem administradas, mais complexa a situação se torna. Nenhuma situação é totalmente simples ou linear.

32 Incerteza: Mede-se pelo grau de desconhecimento a respeito de seus resultados, ou da forma de atingi-los, ou de ambos. Incerteza e complexidade combinadas Complexidade e incerteza combinam-se para compor um sistema que possibilita dividir em 4 grandes categorias 01. Incerteza menor e complexidade menor Pequenos projetos de construção civil, a visita do presidente da república à fábrica de automóveis, o campeonato de futebol e a organização de uma convenção ou congresso exemplificam os projetos deste tipo. Há elevado grau de certeza (ou reduzido grau de incerteza) sobre o resultado pretendido. O número de variáveis a serem administradas é pequeno. Estes empreendimentos tendem a tornar-se rotinizados, podendo ser administrados como atividades funcionais.

33 02. Incerteza menor e complexidade maior
Grandes eventos, como os jogos olímpicos, uma corrida de fórmula 1 ou a visita do papa a um país exemplificam os projetos que exigem a administração de grandes números de variáveis. O resultado pretendido, como na categoria anterior, está claramente definido. No entanto, há alguma incerteza, representada pelos riscos de acidentes, o número de freqüentadores e ataques de terroristas. 03. Incerteza maior e complexidade menor Os projetos de pesquisa que são monodisciplinares, individuais ou realizados por pequenos grupos exemplificam esta categoria. Poucas pessoas, da mesma especialidade, trabalhando juntas em atividades cujo resultado é incerto. Até mesmo, projetos que envolvem grandes equipes, mas permanecem dentro de um pequeno número de campos do conhecimento, são exemplos nesta categoria.

34 04. Incerteza maior e complexidade maior
Os grandes projetos multidisciplinares de pesquisa e/ou desenvolvimento de novos produtos, que se decompõem em projetos menores, representam esta categoria.

35 COMPLEXIDADE I N C E R T Z A MAIOR MENOR
PEQUENO NÚMERO DE VARIÁVEIS E ELEVADA INCERTEZA QUANTO AO RESULTADO FINAL. PROJETOS MONODISCIPLINARES DE PESQUINA GRANDE NÚMERO DE VARIÁVEIS E ELEVADA INCERTEZA QUANTO AO RESULTADO FINAL. GRANDES PROJETOS MULTIDISCIPLINARES DE P&D PEQUENO NÚMERO DE VARIÁVEIS E POUCA INCERTEZA QUANTO AO RESULTADO FINAL. PEQUENOS PROJETOS DE ENGENHARIA, ORGANIZAÇÃO DE UM CONGRESSO. GRANDE NÚMERO DE VARIÁVEIS E POUCA INVERTEZA QUANTO AO RESULTADO FINAL. VISITA DO PAPA, JOGOS OLÍMPICOS. MAIOR MENOR I N C E R T Z A COMPLEXIDADE


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