Portal de Compras Cesan Autores:Roberto Dias Tacla Leandro Rezende de Abreu Maria José Paixão Fernandes Rosane Carneiro Pinto Lopes Unidade:Divisão de.

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2 Portal de Compras Cesan

3 Autores:Roberto Dias Tacla Leandro Rezende de Abreu Maria José Paixão Fernandes Rosane Carneiro Pinto Lopes Unidade:Divisão de Licitação / Gerência de Logística Chefia imediata: Leandro Rezende de Abreu Genivaldo Cotta Portal de Compras da Cesan

4 Problema Encontrado Processos Licitatórios até meados de 2003: Eram trabalhosos, burocráticos, dispendiosos e morosos; Usavam recursos ultrapassados e pouca tecnologia. Para aquisição dos editais de licitação: Leitura diária de jornais para acesso aos avisos de licitação; Obtenção nos escritórios de atendimento de guia para pagamento do custo do edital em rede bancária; Aquisição do edital em papel na Divisão de Licitação da Cesan em Carapina; Elaboração da proposta de preços pelo fornecedor em modo texto.

5 Fase de julgamento das propostas: Conferência e validação de todos os preços das propostas dos participantes; Digitação de todos materiais/serviços/preços no sistema para cada fornecedor participante; Divulgação do resultado de cada fase por fax para todos os fornecedores. Consequências: Excesso de burocracia com grande demanda de tempo e volume de trabalho, exigindo dispendiosos recursos funcionais e financeiros tais como: impressão, fotocópias, preparação e montagem dos editais, envio de fax etc, além do desperdício de papel.

6 Oportunidade percebida O Decreto nº 1178-R, de 03/07/2003 dispôs: A obrigatoriedade dos órgãos e empresas do Estado, de realização de licitações para aquisição de bens de pequeno valor e serviços comuns, pela internet, na forma de pregão eletrônico. Posteriormente, também os casos de Dispensa Eletrônica passaram a ser realizadas neste sistema. Foi criado um grupo multifuncional de empregados da Cesan intitulado “Grupo de Melhorias” encarregado de estudar e propor melhorias nos processos licitatórios. Já estando Pregão e Dispensa na internet, percebeu-se a necessidade de criação de uma solução tecnológica que contemplasse a divulgação dos editais e documentos das licitações das demais modalidades, Concorrência, Tomada de Preço, Carta Convite etc.

7 Solução adotada Implantação do “Portal de Compras da Cesan” em 2004 com os módulos interno, para uso dos empregados do setor de Licitações e externo, para acesso dos fornecedores e público em geral. Implantação da “Proposta Eletrônica de Preços” em 2008 com as ferramentas CPEP, para uso dos empregados do setor de Licitações e PEP para uso dos fornecedores na elaboração das suas propostas de preços.

8 Objetivos do Portal de Compras: Agilizar, racionalizar e desburocratizar as atividades inerentes aos processos licitatórios, reduzindo custos, prazos e preços, assim como mão-de-obra para trabalhos que não agregam valor, tais como: impressão e reprodução de cópias de editais, anexos e adendos, envio de fax e digitação de propostas de preços no Sistema; Atribuir transparência aos atos da Cesan, facilitando aos fornecedores, cidadãos, empregados e órgãos de controle, o acesso a todas licitações, aos requisitos para participação e a aquisição por download ou por e-mail automático, dos editais, anexos e projetos e todos documentos gerados em cada fase da licitação, como: atas, avisos de resultado, cartas circulares, erratas, extratos, cópias dos contratos, termos aditivos, dentre outros;

9 Objetivos do Portal de Compras: Aumentar a abrangência e a competitividade das licitações da Cesan; Fornecer ferramentas para elaboração de proposta de preços; Divulgar instruções, regulamentos e legislação relacionada com o processo licitatório; Facilitar a comunicação entre os fornecedores e a Cesan; Racionalizar o processo de cadastramento das empresas no sistema de Cadastro de Fornecedores; Agilizar a obtenção de certidões negativas obrigatórias através de links para acesso direto às páginas de instituições públicas; Permitir à Comissão de Licitação o acesso às informações dos interessados que baixaram editais; Diminuir o fluxo de fornecedores nas dependências da CESAN;

10 Metodologia Utilizada: A maioria foi software livre. Os softwares proprietários já estavam disponíveis na Cesan: Linguagem PHP para geração de conteúdo dinâmico na web; Sistema gerenciador de banco de dados MySQL; Linguagem SQL para acesso à banco de dados relacional; Linguagem HTML para montagem de páginas da web; Linguagem JavaScript para tratamento de dados dos computadores clientes; Servidor web HTTP APACHE para o processamento de páginas no servidor do Portal;

11 Metodologia Utilizada: Software de desenvolvimento para web dreamweaver, para montagem das páginas HTML, dos scripts PHP, dos comandos do MySQL e dos scripts em Javascript; Software de edição de imagens Fireworks da Macromedia, para o tratamento de imagens, menus, ícones, texto em imagens etc; Software editor de textos BrOffice para gerar os arquivos dos editais e demais documentos no formato PDF utilizado obrigatoriamente no Portal; Software de desenvolvimento e compilador Delphi, para o desenvolvimento dos programas “PEP” e “CPEP”; Utilização de arquivos compactados no formato ZIP para os projetos das licitações de serviço e engenharia.

12 www.cesan.com.br

13 Resultados e conclusão Conectividade e transparência. Qualquer cidadão com acesso à internet pode acompanhar as aquisições da CESAN; Agilidade entre as fases dos processos com conseqüente redução dos prazos; Incremento na credibilidade em relação aos processos, contribuindo para a melhoria da imagem da Cesan perante a sociedade; Com a redução de trabalho possibilitou o reaproveitamento de funcionários em outras atividades da Empresa e a utilização do espaço físico excedente para outros fins; Com a eliminãção das fotocópias dos Editais houve uma redução enorme do consumo de Papéis contribuindo assim para a conservação do Meio Ambiente;

14 Aumento da Competitividade nas licitações da CESAN.

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16 Futuro: Divulgação dos documentos referentes aos Pregões e Dispensas Eletrônicas no Portal ao invés do sistema do Banco do Brasil. Implantação de ferramenta que possibilite ao fornecedor encaminhar a documentação digitalizada através do Portal de Compras. Desenvolvimento de um sistema próprio para processamento das licitações eletrônicas integrado com o Portal de Compras e com o sistema ERP/SAP.

17 Aprendizado: O Portal possibilitou revisar a forma como eram desempenhadas as atividades, assimilar e divulgar conhecimentos de informática, culminando na implementação de uma moderna administração com tecnologia da informação, desenvolvendo a cultura de negociação de preços e de praticar atividades que agregam valor ao trabalho. A constatação de que é possível o uso de softwares livres apresentando excelentes resultados e benefícios para a empresa e que a abrangente divulgação de informações contribui decisivamente para a transparência e melhoria da imagem da empresa perante a sociedade.

18 Obrigado! Contato: leandro.abreu@cesan.com.br roberto.tacla@cesan.com.br