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TABELA DE TEMPORALIDADE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS.

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2 TABELA DE TEMPORALIDADE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS

3 RESOLUÇÕES CFC Nº 1248/09 E CFC Nº 1.342/11 APROVA A TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO SISTEMA CFC/CRCs E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS

4 1.ADMINISTRAÇÃO 2.ATIVIDADE-FIM 3.CONSULTORIA JURÍDICA 4.ASSESSORIA PARLAMENTAR 5.COMUNICAÇÃO SOCIAL 6.EVENTOS 7.SISTEMA DE QUALIDADE ISO

5 DELIBERAÇÕES, ATAS, RESOLUÇÕES, PORTARIAS - PERMANENTE DELIBERAÇÕES DAS CÂMARAS - PELO TEMPO DO PROCESSO DECLARAÇÕES DE BENS E DE RENDA - 10 ANOS LIVROS CONTÁBEIS - PERMANENTE PEDIDOS DE REDUÇÃO, ISENÇÃO, PARCELAMENTOS - 10 ANOS CONCURSO PÚBLICO (PROCESSO) - PERMANENTE CONCURSO PÚBLICO (PROVAS, EXAMES, MATERIAL APOIO - 5 ANOS

6 RECURSOS HUMANOS - PRAZOS VARIÁVEIS CONVÊNIOS, PROCESSOS DE LICITAÇÃO, CONTRATOS - 10 ANOS APÓS VIGÊNCIA PROCESSOS DE FISCALIZAÇÃO E DE ÉTICA - 5 ANOS DO TRANSITO JULGADO ASSENTAMENTOS DE REGISTRO E CADASTRO - PERMANENTE DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL - 5 ANOS PROCESSOS JUDICIAIS - 5 ANOS

7 GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS NA FORMA DIGITAL O SISTEMA DE GED USA A TECNOLOGIA PARA CAPTAR, ARMAZENAR, LOCALIZAR E GERENCIAR INFORMAÇÕES.

8 CERCA DE 20% DE UM DIA DE TRABALHO EM UMA EMPRESA É UTILIZADO EM CONSULTA DE INFORMAÇÕES E BUSCA DO MATERIAL ONDE ESSES DADOS SE ENCONTRAM. SENDO ASSIM: 20 % / DIA 5 DIAS ÚTEIS 1 DIA ÚTIL COM UM SISTEMA GED, ESSE PROBLEMA ACABA, JÁ QUE, POSSUINDO DOCUMENTOS EM FORMATO DIGITAL, A BUSCA AO MATERIAL FÍSICO É DESNECESSÁRIA, PODENDO SER TAMBÉM ACESSADO POR MAIS DE UM FUNCIONÁRIO AO MESMO TEMPO SEM LIMITES GEOGRÁFICOS, PRESERVANDO-SE AINDA, AS QUESTÕES DE SEGURANÇA DE ACESSO DE CADA USUÁRIO.

9 Como funciona o processo de digitalização?

10 EM ACERVOS TRATADOS: CLASSIFICADOS; AVALIADOS; HIGIENIZADOS; IDENTIFICADOS; ORGANIZADOS.

11 ETAPAS DA DIGITALIZAÇÃO: Preparação RETIRADA DE CLIPES E GRAMPOS. DESDOBRAR. ORDENAR.

12 ETAPAS DA DIGITALIZAÇÃO: Preparação Digitalização TRANSFERÊNCIA DO DOCUMENTO PARA O MEIO ELETRÔNICO.

13 ETAPAS DA DIGITALIZAÇÃO: Preparação Digitalização Indexação INTRODUÇÃO DOS ÍNDICES QUE VÃO IDENTIFICAR E ORGANIZAR A BUSCA DO DOCUMENTO. NESTA ETAPA TAMBÉM É REALIZADO O CONTROLE DE QUALIDADE. A INDEXAÇÃO PERMITE A INTEGRAÇÃO COM OUTROS BANCOS DE DADOS.

14 PROJETO DE DIGITALIZAÇÃO: PLANEJAMENTO, COM PREVISÃO DOS RECURSOS PARA: AQUISIÇÃO; ATUALIZAÇÃO; MANUTENÇÃO DE SOFTWARES E HARDWARES; ADOÇÃO DE FORMATOS DE ARQUIVOS DIGITAIS.

15 DOCUMENTOS QUE CUMPRIRAM SEU TEMPO DE GUARDA PODEM SER ELIMINADOS COM ATENDIMENTO DAS FORMALIDADES

16 GUARDA PERMANENTE: ELIMINADOS APÓS DIGITALIZAÇÃO E SUBMETIDOS À CERTIFICAÇÃO DIGITAL.

17 VALOR HISTÓRICO: PODEM SER DIGITALIZADOS; PAPEL NÃO SERÁ ELIMINADO.

18 CRIAÇÃO DE EQUIPES MULTIDISCIPLINARES (PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS); ORGANIZADA POR PROCESSO DE GED; OBSERVAR POLÍTICA DE SEGURANÇA.

19 COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS (DESCARTE E DIGITALIZAÇÃO); DOCUMENTOS QUE CUMPRIREM PRAZOS PODEM SER ELIMINADOS, SEM DIGITALIZAÇÃO; RELAÇÃO DOS DOCUMENTOS ELIMINADOS; PUBLICAÇÃO DE EDITAL PARA INTERESSADOS REQUEREREM CÓPIA; CUMPRIDOS OS PRAZOS – DOCUMENTOS SERÃO FRAGMENTADOS; TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS PELA COMISSÃO; EQUIPAMENTOS DE PROTEÇÃO INDIVIDUAL.

20 REDUÇÃO DO TEMPO DAS ATIVIDADES QUE REQUEREM A ANÁLISE DE DOCUMENTOS. REDUÇÃO DE CUSTO COM ARQUIVOS, RECUPERAÇÃO E DUPLICAÇÃO. FACILIDADE, RAPIDEZ, PRECISÃO E CONTROLE DE ACESSO E DE DISTRIBUIÇÃO. SEGURANÇA, GANHO DE ESPAÇO, TEMPO E DINHEIRO. BUSCA INDEXADA. INTEGRAÇÃO DE DADOS ATIVOS E HISTÓRICOS. CONSULTA EM CD, VIA INTRANET E/OU INTERNET. SEGUE...

21 A ECONOMIA VEM COM NÃO-GASTO COM INSTALAÇÕES E PESSOAL DE BUSCA O LUCRO ESTARÁ TAMBÉM NA MELHOR QUALIDADE DE ATENDIMENTO DOS PÚBLICOS INTERNO E EXTERNO A EFICIÊNCIA, COM CERTEZA DE ESTAR TRABALHANDO COM INFORMAÇÃO EXATA E NUM MOMENTO QUE O USUÁRIO PRECISA DA INFORMAÇÃO A PAPELADA E A PROCURA DE DOCUMENTOS NÃO MAIS ATRASA O TRABALHO

22 ADEUS ÀS PILHAS DE PAPEL

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