TRATAMENTO E FLUXO DE DOCUMENTOS NAIR Y. KOBASHI RESUMOS: TEORIA E M É TODOS ECA-USP 2011.

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1 TRATAMENTO E FLUXO DE DOCUMENTOS NAIR Y. KOBASHI RESUMOS: TEORIA E M É TODOS ECA-USP 2011

2 OBJETIVOS DA DOCUMENTAÇÃO PREMISSAS –INFORMAÇÃO: MATÉRIA PRIMA INDISPENSÁVEL A TODA ATIVIDADE HUMANA –QUANTO MAIS COMPLEXA A ATIVIDADE, MAIOR A NECESSIDADE DE INFORMAÇÃO

3 TIPOS DE INFORMAÇÃO INTERNAS À PRÓPRIA INSTITUIÇÃO QUE EMANAM DA PRÓPRIA ORGANIZAÇÃO E DESTINAM-SE AO AMBIENTE EXTERNO INFORMAÇÃO QUE PROVÉM DE AMBIENTE EXTERNO E DEVE SER DIFUNDIDA AMPLAMENTE OU DE MODO RESTRITO

4 VEICULAÇÃO DE INFORMAÇÃO CANAIS FORMAIS –RELATÓRIOS –BOLETINS CANAIS INFORMAIS –PALESTRAS –CONVERSAS

5 SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONJUNTO DE INFORMAÇÕES –RECOLHIDAS –TRATADAS –VEICULADAS

6 FUNÇÃO DOCUMENTAÇÃO ESTABELECER REDE ORGANIZADA DE COLETA E DIFUSÃO FORMATAR INFORMAÇÃO –COM BASE EM OBJETIVOS ESPECÍFICOS ASSEGURAR EFICÁCIA DO SISTEMA –EXAUSTIVIDADE –CONFIABILIDADE –ATUALIDADE –RAPIDEZ

7 OBJETIVOS DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO FORNECER RESPOSTA ADEQUADA À DEMANDA SUPÕE COMUNICAÇÃO: –SEM SILÊNCIO –SEM RUÍDO

8 IDENTIFICAǘAO DA DEMANDA TIPO DE INSTITUIÇÃO TIPO DE USU Á RIO ATIVIDADES MEIO ATIVIDADES FIM PROJETO ESPEC Í FICO PRAZO

9 EXEMPLO DE DEMANDA USUÁRIO: ENGENHEIRO (CHEFE DE PROJETO) –NECESSITA DE NORMAS SOBRE TÉCNICAS DE EDIFICAÇÃO DE PONTES DE CONCRETO FONTE: BASE DE NORMAS T´ECNICAS

10 EXEMPLO 2. USUÁRIO : -ESTUDANTE DE GRADUAÇÃO DE BIBLIOTECONOMIA - NECESSITA DE MATERIAL SOBRE RESUMOS - FONTES: -BASES BIBLIOGR Á FICAS - BIBLIIOGRAFIAS DE DISCIPLINAS

11 EXEMPLO 3 USUÁRIO: ALUNO DE PÓS-GRADUAÇÃO NECEDSSITA DE MATERIAL PARA DEFINIÇÃO DO PROJETO DE PESQUISA –FORNECER ARTIGOS DE REVISÃO OU BIBLIOGRAFIA EXAUSTIVA?

12 EXEMPLO 4 PROFESSOR DE DISCIPLINA EM FASE DE PREPARAÇÃO DE CURSO –FORNECER BIBLIOGRAFIA EXAUSTIVA OU SOMENTE OS ITENS MAIS RECENTES?

13 ADEQUAÇÃO = CONTEXTUALIZAÇÃO DEPENDE DE: NÍVEL DO USUÁRIO TIPO DE DEMANDA TIPO DE INFORMAÇÃO

14 AS FUNÇÕES DOCUMENTÁRIAS 1. OPERAÇÕES DE ENTRADA 2. OPERAÇÕES DE TRATAMENTO 3. OPERAÇÕES DE SAÍDA

15 OPERAÇÕES 1. ANÁLISE DE NECESSIDADE –É A PRIMEIRA TAREFA: ORIENTA O CONJUNTO DOS TRABALHOS 2. PESQUISA DE FONTES –PARA CONSTITUIR O ACERVO E A BASE DE DADOS

16 OPERAÇÕES 3. SELEÇÃO/AQUISIÇÃO –DECIDIR EM FUNÇÃO DAS NECESSIDADES DOS USUÁRIOS –LEMBRAR QUE É IMPOSSÍVEL TRATAR TUDO QUE TRANSITA PELO SERVIÇO

17 OPERAÇÕES 4. REGISTRO ATIVIDADE ADMINISTRATIVA DE CONTROLE (INVENTÁRIO) 5. CATALOGAÇÃO DESCRIÇÃO FÍSICA DE DOCUMENTOS (FORMATO PADRONIZADO E NORMAS)

18 OPERAÇÕES 6. TRATAMENTO DE CONTEÚDO –CLASSIFICAÇÃO –INDEXAÇÃO –RESUMO 7. ESTOCAGEM –DE DOCUMENTOS (LOCALIZAÇÃO FÍSICA; ARQUIVO ELETRÔNICO) –DE INFORMAÇÃO (BASE DE DADOS)

19 OPERAÇÕES 8. DIFUSÃO - SERVIÇOS: AÇÕES DE EMPRÉSTIMO, CONSULTA DE DOCUMENTOS, BUSCA, PESQUISA - PRODUTOS: BOLETINS, DSI 9. CONTROLE - DA SATISFAÇÃO DO USUÁRIO - DO FUNCIONAMENTO INTERNO DO SERVIÇO DE DOCUMENTAÇÃO

20 ORGANIZAÇÃO DO SERVIÇO ANÁLISE FUNCIONAL ENTRADA SAÍDA TRATAMENTO RESPONSABILIDADES DO GESTOR –TAREFAS DOCUMENTÁRIAS –TAREFAS GERENCIAIS