RAINT/2015-AUDINT/IFRO Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna- RAINT/2015.

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1 RAINT/2015-AUDINT/IFRO Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna- RAINT/2015

2 1. INTRODUÇÃO: Apresentamos o RELATÓRIO ANUAL DE ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA – RAINT, que teve como objetivo apresentar os resultados dos trabalhos, conforme as ações previstas no Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna – PAINT/2015 do IFRO e como também as atividades não planejadas mas que exigiram atuação direta da AUDINT.

3 2. EQUIPE DA AUDITORIA INTERNA EQUIPE DA AUDITORIA INTERNA DO IFRO. ADRIANA GARCIA DE ARAÚJO AUDITORA ROMUALDO SOUZA DE LIMA AUDITOR LEILIANE BORGES SARAIVA CHEFE DE AUDITORIA

4 3. A ESTRUTURA DO RAINT: DESCRIÇÃO DAS AÇÕES DE AUDITORIA INTERNA REALIZADA PELA ENTIDADE ANÁLISE CONSOLIDADA ACERCA DO NÍVEL DE MATURAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS DO ÓRGÃO OU ENTIDADE QUANTIDADE DE RECOMENDAÇÕES EMITIDAS E IMPLEMENTADAS NO EXERCÍCIO FATOS RELEVANTES DE NATUREZA ADMINISTRATIVA OU ORGANIZACIONAL COM IMPACTO SOBRE A AUDITORIA INTERNA; OUTRAS INFORMAÇÕES AÇÕES DE FORTALECIMENTO INSTITUCIONAL CONCLUSÃO

5 DESCRIÇÃO DAS AÇÕES DE AUDITORIA INTERNA REALIZADA PELA ENTIDADE Nº das Ações de Auditoria Interna Descrição das ações de Auditoria Áreas, Unidades e Setores Auditados Escopos Examinados 01. GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS 1.1. SISAC Averiguar se houve cumprimento do prazo para o registro no SISAC dos servidores admitidos no decorrer do exercício. Diretoria de Gestão de Pessoas - Reitoria e Campus. Verificar 15% dos processos de Admissão. Escopo alterado para 25%. 1.2. Plano Anual de CapacitaçãoVerificação do cumprimento do Plano Anual de capacitação do IFRO. DGP-Reitoria, Coordenações CDHS CGP – Campus. Verificar 10% dos processos de capacitação. 02. GESTÃO PATRIMONIAL E ALMOXARIFADO 2.1. Avaliação da Gestão dos veículos oficiais Avaliação do serviço de manutenção prestados, preventivo e controles internos, referentes à utilização dos veículos oficiais de acordo com a norma aplicável pelo setor responsável pela manutenção dos veículos. Campus Colorado do Oeste Campus Vilhena Campus PVH – Zona Norte Avaliar 10% da demanda dos controles internos, manutenção e prevenção, de acordo com a materialidade. 03. GESTÃO DE SUPRIMENTOS DE BENS E SERVIÇOS 3.1. Avaliação da regularidade dos Processos Licitatórios Avaliar adequações do enquadramento pelo gestor, quando das contratações sob análise, no que ser refere à modalidade de licitação, conforme legislação aplicável; Apurar se a motivação apresentada pelo gestor justifica as aquisições/contratações realizadas; e Verificar a observância dos art. 26 e 38 da Lei nº 8.666/93 e art. 30 do Decreto n° 5.450/2005 (formalização dos processos). Reitoria Campus Ji-Paraná Campus Ariquemes Campus PVH - Calama Analisar 10% do valor empenhado nos processos licitatórios de janeiro a julho/2015. 3.2. Avaliação da regularidade dos Processos Licitatórios – Modalidades: Inexigibilidade e Dispensa. Verificar as razões da dispensa e inexigibilidade nas contrações diretas; Avaliar adequação do enquadramento pelo gestor, quando das contratações sob análise, no que se refere a modalidade de licitação, conforme legislação aplicável; Apurar se a motivação apresentada pelo gestor justificam as aquisições/contratações realizadas (oportunidade e conveniência). Reitoria Campus Ji-Paraná Campus Ariquemes Campus PVH - Calama 15% Avaliação será feita por amostragem considerando a materialidade. 04. GESTÃO ADMINISTRATIVA Item 4 (Página 5)

6 04. GESTÃO ADMINISTRATIVA 4.1. RAINTElaborar o Relatório Anual de Auditoria Interna - RAINT de 2015, apresentando os resultados dos trabalhos desenvolvidos em 2015 pelas Unidades de Auditoria Interna do IFRO. Auditoria Interna Relato de todas as atividades executadas em conformidade com as planejadas 4.2. PAINTPlanejar as ações das atividades de auditoria a serem desenvolvidas no exercício de 2015. Auditoria Interna 100% da demanda 4.3. Relatório de Gestão Elaborar e consolidar conforme a DN 134/2013.Auditoria Interna/ReitoriaExaminar se 100% das peças exigidas pelas Decisões 4.4. Atuação da CGUAcompanhar o atendimento das Solicitações na auditoria de acompanhamento e emitir plano de providências junto aos setores auditados, evitando a não implementação das recomendações. Reitoria/CampusAcompanhamento conforme a demanda. 4.5. Programas de Auditoria Elaboração dos Programas de Auditoria e papéis de trabalho que serão utilizados na realização das auditorias previstas nas ações do PAINT/2015, a fim de capacitar os auditores e padronizar os trabalhos. Auditoria InternaElaborar 100% dos programas correspondentes a cada ação de auditoria do PAINT/2015 4.8. Elaboração Manual da Auditoria Interna Padronizar as rotinas referentes às atividades e atribuições da Auditoria do IFRO e das atividades dos auditores Internos do IFRO Auditoria InternaNormatização das atividades e atribuições das Auditorias Internas e Auditoria Geral do IFRO. 4.9. Recomendações de Auditoria Verificar a implementação das recomendações do Plano de Providências referente aos relatórios emitidos pela Auditoria Interna Reitoria/Campus100% das recomendações dos relatórios emitidos pela Unidade de Auditoria. 5.0. Atuação do TCUAcompanhar o atendimento aos Acórdãos e diligências evitando a não implementação pelos setores responsáveis. Reitoria/Campus100% dos Acórdãos e diligências ocorridas. 5.1. Cumprimento da legislação aplicada na concessão de bolsas- formação Pronatec Verificar a regularidade da oferta dos cursos do Pronatec no 1° semestre de 2015, verificar a regulamentação interna que estabeleça os critérios de seleção. Realizar análise documental; Verificar os procedimentos realizados para prestação de contas. Auditoria InternaExaminar 5% da oferta de curso pelo bolsa-formação Pronatec.

7 06. RESERVA TÉCNICA 6.1. Orientações à Reitoria/Campus Elaboração de relatórios, acompanhamento das recomendações. Elaboração de Notas Técnicas. Auditoria Interna 100% das solicitações de auditoria, orientações, recomendações. 07. CAPACITAÇÃO 7.1. Participação no FONAI -MEC Promover a integração e treinamento dos auditores internos de todas as instituições federais vinculadas ao MEC Brasília/DF Natal/RN - 7.2. Curso In Company Folha de Pagamento e Reforma da Previdência Obras Públicas Regime Diferenciado de Contratação Elaboração e Repactuação de Planilhas de Preço Auditoria Baseada em Riscos Porto Velho/RO-

8 ANÁLISE CONSOLIDADA ACERCA DO NÍVEL DE MATURAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS DO ÓRGÃO OU ENTIDADE Considerando a visão da equipe de Auditoria Interna apresentamos as ações abaixo que foram levadas em consideração aos processos críticos da Instituição conforme os seguintes critérios quanto à materialidade, à relevância e à criticidade envolvidas em cada ação do Macro Processo da Área abaixo para a Unidade da REITORIA/CAMPI: MACROPROCESSO: GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS Processo/Ação: Folha De Pagamento – Sisac Objetivo: Averiguar se houve cumprimento do prazo para o registro no SISAC dos servidores admitidos no decorrer do exercício. Risco: Incompatibilidade em relação às normas e procedimentos aplicáveis. Relevância: Evitar descumprimento do prazo estabelecido nos processos de admissão.

9 Consideramos satisfatória dos controles internos praticados na área de Licitações com algumas ressalvas referentes às fragilidades apontadas como resultado do exame empreendido por essa AUDINT, contudo, sem a ocorrência de dano ao Erário. O exame realizado não resultou em constatação de desvio de finalidade nas licitações analisadas, sendo que as ocorrências registradas referiram-se, em sua maioria a ausência de documentos formais. Para a realização dos trabalhos a amostra dos processos analisados foram mediante processo disponibilizado pelo Instituto e a extração de dados no sistema SIAFI Gerencial fornecido pela CGU. A REGULARIDADE DOS PROCEDIMENTOS LICITATÓRIOS (Item 9 - Página 20)

10 DESCRIÇÃO DAS AÇÕES DE AUDITORIA INTERNA NÃO PLANEJADAS, MAS REALIZADAS PELA AUDINT Nº do Relatório Ações não programadas no plano anual de auditoria Origem da DemandaCronograma ExecutadoSíntese das Constatações Relatório de Auditoria Especial Apuração de denúncias sobre possíveis irregularidades na contratação da Empresa AGBR Comércio, Serviços Gráficos, Importação e Exportação Ltda, CNPJ: 11.xxx.xxx/0001-00, em face da contratação junto ao IFRO. Solicitação de Auditoria Especial por meio do Ofício nº 8596/DSEDU II/DS/SFC/CGU-PR. 16/03/2015 a 31/03/2015 192 HORAS Verificou-se o atendimento formal das legislações vigentes, bem como o acompanhamento dos fiscais de contrato e ateste dos materiais recebidos com os prazos do ateste e pagamento. Item 6 (Página 12)

11 CUMPRIMENTO DAS RECOMENDAÇÕES DOS ÓRGÃOS DE CONTROLES REGISTRO QUANTO À IMPLEMENTAÇÃO OU CUMPRIMENTO, PELA ENTIDADE, AO LONGO DO EXERCÍCIO, DE RECOMENDAÇÕES OU DETERMINAÇÕES EFETUADAS PELOS ÓRGÃOS CENTRAL E SETORIAIS DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO GESTÃO ADMINISTRATIVA – 4.2 ATUAÇÃO CGU (Página 20 – RAINT/2015) CUMPRIMENTO DAS RECOMENDAÇÕES: Item 9 (Página 20)

12 Unidade Jurisdicionada Denominação Completa:Código SIORG Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Rondônia.100907 Recomendações da CGU-Regional/RO Recomendações Expedidas pela CGU-Regional/RO OrdemIdentificação do Relatório de AuditoriaItem do RAComunicação Expedida 201503690128733 Ofício n° 576/2015/CGAB/IFRO Órgão/Entidade Objeto da RecomendaçãoCódigo SIORG Instituto Federal de Rondônia100907 Descrição da Recomendação Efetuar a adequação do Regimento Interno da Unidade de forma que seja estabelecida autorização expressa para que a auditoria Interna tenha acesso irrestrito a pessoal, informações, sistemas e propriedades físicas relevantes à execução de suas auditorias. Providências Adotadas Setor Responsável pela ImplementaçãoCódigo SIORG Reitoria Síntese da Providência Adotada Recomendação atendida conforme Resolução n° 015/CONSUP/IFRO, Art. 16 - Os dirigentes de Entidade e Unidade ligadas direta e indiretamente à Instituição deverão proporcionar ao corpo técnico amplas condições para o exercício de suas funções, permitindo livre acesso às informações, dependências e instalações, bens, documentos e valores. Síntese dos resultados obtidos Maior independência e imparcialidade na opinião do auditor. Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Com essa implementação a auditoria interna poderá realizar seus trabalhos com mais eficiência e com maior abrangência.

13 Unidade Jurisdicionada Denominação Completa:Código SIORG Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Rondônia.100907 Recomendações da CGU-Regional/RO Recomendações Expedidas pela CGU-Regional/RO Ordem Identificação do Relatório de Auditoria Item do RAComunicação Expedida 2015036901.1.11Ofício n° 957/2015/CGAB/IFRO Órgão/Entidade Objeto da RecomendaçãoCódigo SIORG Instituto Federal de Rondônia100907 Descrição da Recomendação Recomendação 128773: Apurar as responsabilidades dos gestores que alugaram imóveis por preços superiores aos de mercado e com base em parecer técnico de avaliação em desconformidade com as normas referentes a avaliação de imóveis. Sendo que tais imóveis também não apresentam Habite-se. Providências Adotadas Setor Responsável pela ImplementaçãoCódigo SIORG Reitoria158148 Síntese da Providência Adotada Para atender a essa recomendação, será instalada, no início de 2016, uma Comissão de Processo Administrativo Disciplinar, conforme o art. 148 da Lei no 8.112/90, para apurar se houve responsabilidade dos servidores envolvidos. Síntese dos Resultados Obtidos Recomendação registrada para cumprimento no exercício de 2016. Análise Crítica dos Fatores Positivos/Negativos que Facilitaram/Prejudicaram a adoção de Providências pelo Gestor

14 RECOMENDAÇÕES DA AUDINT - AÇÃO DO PAINT/2015 REGISTRO QUANTO À IMPLEMENTAÇÃO OU CUMPRIMENTO, PELA ENTIDADE, AO LONGO DO EXERCÍCIO, DE RECOMENDAÇÕES OU DETERMINAÇÕES EFETUADAS PELA AUDITORIA INTERNA; RECOMENDAÇÕES EMITIDAS E IMPLEMENTADAS NO EXERCÍCIO (Página 19 – RAINT/2015) Item 9 (Página 17)

15 Nº Ação do PAINT/ Nº do Relatório Recomendação Providências adotadas Situação das implementações N° da ação no Paint: 1.1. Folha de Pagamento – SISAC N° Relatório: 002/2015 Solicitação de Auditoria nº 02/2015 e Nota de Auditoria nº 01/2015: 1. Observar com maior exatidão os processos de admissão, atentando-se para os documentos anexos, devendo-se assim conferir se o processo está constituído por todos os elementos inerentes a ele. 2. Apurar caso seja necessário, com observância aos princípios do contraditório e da ampla defesa, se há existência do exercício concomitante dos servidores com outra atividade pública que enseje acumulação ilegal. 3. Convocar, se for necessário, o servidor para que realize a opção por um dos cargos. 4. Anexar nos processos de admissão os documentos comprobatórios exigíveis a fim de dar maior exatidão aos procedimentos administrativos internos da Instituição. Memorando n° 181/2015/DGP/IFRO: 1.A referida documentação comprobatória que estava faltando foi apresentada juntamente com a justificativa do setor responsável; 2. Foi criada uma planilha em Excel para que, possamos acompanhar o desvinculo dos servidores no prazo estipulado em parceria com a Coordenação de Gestão de Pessoas dos Campi; 3. Entramos em contato via e-mail com os servidores; 4. Entramos em contato via e-mail com os servidores... solicitando cópia da publicação do ato. Implementada parcialmente. : Item 9 (Página 17) RECOMENDAÇÕES DA AUDINT - AÇÃO DO PAINT/2015

16 Nº Ação do PAINT/ Nº do Relatório Recomendação Providências adotadas Situação das implementações Nº Ação do PAINT: 2.1 Avaliação da Gestão dos veículos oficiais N° Relatório: 003/2015 – Vilhena 004/2015 – Colorado do Oeste 005/2015 – PVHZN Solicitação de auditoria n° 004/2015, 006/2015 e 009/2015: 1. Efetuar o registro no sistema SIAFI – Sistema Integrado de Administração Financeira, pertinente a UG do Campus, posteriormente durante o exercício de 2015 informar a auditoria interna sobre as providências adotadas. Solicitação de auditoria n° 004/2015, 005/2015 e 011/2015: 1. Notificar o infrator sobre a multa pendente para pagamento, e posteriormente encaminhar os comprovantes para a Auditoria Interna. Memorando nº115/IFRO/2015 – Campus PVH Zona Norte: 1. Estamos averiguando e posteriormente faremos os procedimentos necessários para concluir a inserção. Memorando nº 080/2015/CGAB/IFRO- Campus Vilhena: 1. Os documentos comprobatórios dos fatos geradores das inconsistências foram encaminhados juntamente com o referido memorando. Implementada parcialmente, tendo em vista que deverá ter o acompanhamento no cumprimento do prazo estabelecido na legislação aplicável.

17 FATOS RELEVANTES DE NATUREZA ADMINISTRATIVA OU ORGANIZACIONAL COM IMPACTO SOBRE A AUDITORIA INTERNA : Redesenho Organizacional: A Auditoria Interna do IFRO consolidou o avanço expressivo adquirido, mediante a vinculação do setor ao Conselho Superior (CONSUP) com alteração do Regimento Interno Geral do IFRO, por meio da Resolução nº 20/2013-CONSUP, atendendo, assim, ao disposto no Art. 15, §§3º e 4º, do Decreto nº 3.591/2000 e com o item 8 do Capítulo X da IN/SFC 01/2001; Aprovação do Regimento do Regimento, por meio da Resolução n° 15/CONSUP/IFRO, de 03 de julho de 2015, com o objetivo de propiciar melhor desempenho das funções da Auditoria Interna e o fortalecimento como instância efetiva de apoio à gestão e de articulação com as demais instituições de controle; Elaboração e Aprovação do Manual da Auditoria Interna do IFRO, por meio da Resolução n° 42/CONSUP/IFRO, de 25 de setembro de 2015. Nomeação do Servidor Romualdo Souza de Lima, pela Portaria nº 1.158, de 30 de julho de 2015, com exercício a partir do dia 31.08.2015. Item 8 (Página 13)

18 AÇÕES DE FORTALECIMENTO INSTITUCIONAL Programa de Capacitação Institucional do IFRO Diretoria de Planejamento (DPLAN): Disseminação da ouvidoria; O Plano de Logística Sustentável (PLS); Projeto de Análise e Melhoria de Processos no âmbito da Pró-Reitoria de Ensino (PROEN) do IFRO. Trilhas básicas Trilhas de docência Trilhas técnicas Trilhas gerenciais Item 12.2 (Página 44)

19 CONCLUSÃO Em consonância com os aspectos apresentados no presente relatório fica evidenciado que a unidade de auditoria interna do IFRO, tem buscado e concretizado medidas almejando uma maior integração de sua atuação às rotinas afeitas à Gestão institucional, por um lado subsidiada pelo próprio planejamento anual (PAINT), cujo conteúdo viabiliza essa integração, por outro lado mediante iniciativas de execução imprevista, mas, que reflete seu engajamento com o dia-a-dia da entidade. A Auditoria Interna buscou cumprir suas competências regimentais no ano de 2015, na medida dos recursos humanos disponíveis e condições de trabalho, procurou desenvolver suas atividades e atingir os objetivos institucionais, propor melhorias nos controles internos administrativos e fazer o acompanhamento das recomendações, contribuindo, assim, de forma independente, objetiva e disciplinada, com o processo de governança corporativa. Item 13 (Página 46)

20 Obrigada! Feliz Páscoa Auditoria Interna - IFRO