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Introdução às Tecnologias de Informação II Sistema de Gestão de Base de dados ACCESS Definições Termos Básicos Criar uma Base de Dados ESAM 04/05 Fernando.

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1 Introdução às Tecnologias de Informação II Sistema de Gestão de Base de dados ACCESS Definições Termos Básicos Criar uma Base de Dados ESAM 04/05 Fernando Figueiredo

2 Introdução às Tecnologias de Informação II Definições ESAM 04/05 Fernando Figueiredo O que é uma Base de Dados? Uma base de dados é uma simples colecção ou conjunto organizado de dados ou informação armazenados num meio físico, com o objectivo de optimizar a sua consulta e de evitar ou minimizar a duplicidade de informação. Por exemplo, pode ser uma lista de material existente num armazém, endereços, pormenores sobre empregados, informações de clientes, etc. A organização de uma base de dados é feita através da criação de campos e de registos.

3 Introdução às Tecnologias de Informação ESAM 04/05 Fernando Figueiredo Definições O que é um Sistema de Gestão de Base de Dados – SGBD ? São programas que permitem construir e gerir informação. Esta gestão de informação possibilita a execução de um conjunto de actividades como por exemplo: Definir quais os dados que vão ser guardados, a estrutura da base de dados Receber e armazenar informação Actualizar a informação a qualquer momento Consultar a informação sempre que desejar Definir medidas de segurança

4 Introdução às Tecnologias de Informação II ESAM 04/05 Fernando Figueiredo Definições Exemplos de SGBDs Oracle Informix DBase ADABAS Ingres Ms Access Foxpro Paradox

5 Introdução às Tecnologias de Informação II ESAM 04/05 Fernando Figueiredo Definições O que é uma Base de Dados Relacional? É uma base de dados capaz de partilhar a sua informação por várias tabelas ou ficheiros. Estas tabelas podem ser interligadas ou relacionadas através de informação em comum permitindo, por isso, gerir a informação proveniente de diferentes fontes. Para organizar uma base de dados utilizamos aplicações como o Access que permite estruturar os dados ou informação, consultar e manipular os dados com base em critérios predefinidos e apresentar esses mesmos dados.

6 Introdução às Tecnologias de Informação II ESAM 04/05 Fernando Figueiredo Termos Básicos Campo Representa uma categoria de informação. A estrutura da base de dados assenta no número e tipo de campos que se definem, os campos determinam a forma como a informação é armazenada. Assim, quando se cria um novo ficheiro é a primeira coisa a ser feita. Pode conter texto, número, imagem, data, tempo, cálculo, etc..

7 Introdução às Tecnologias de Informação II ESAM 04/05 Fernando Figueiredo Termos Básicos Registo Um registo é um conjunto de campos relacionados com a mesma entidade ou acontecimento. Corresponde a uma ficha preenchida com a informação nas diferentes categorias. Após a definição dos campos da base de dados podemos criar e preencher as fichas correspondentes a cada um dos produtos ou pessoas que fazem parte do conjunto de dados. Entidade: Conjunto de objectos do mesmo tipo (pessoas, livros, cidades, etc.) acerca dos quais se pretende recolher e registar informação

8 Introdução às Tecnologias de Informação II ESAM 04/05 Fernando Figueiredo Termos Básicos Base de Dados É o conjunto dos vários registos. Por exemplo toda a informação dos alunos das várias turmas de um professor Ficheiro É um conjunto de registos relacionados enter si, do mesmo tipo, contexto e, geralmente, com o mesmo formato. Contém a estrutura da base de dados, através da criação dos campos, do conjunto de registos, etc..

9 Introdução às Tecnologias de Informação II ESAM 04/05 Fernando Figueiredo Criar uma Base de Dados Janela Inicial Abrir uma base de dados já existente Criar uma Base de Dados Vazia Criar uma Base de Dados através do Assistente

10 Introdução às Tecnologias de Informação II ESAM 04/05 Fernando Figueiredo Criar uma Base de Dados Janela da Base de Dados Objectos de Base de Dados do ACCESS utilizados para gerir a informação

11 Introdução às Tecnologias de Informação II ESAM 04/05 Fernando Figueiredo Criar uma Base de Dados Objectos de Base de Dados do ACCESS As Tabelas apresentam a informação da base de dados de uma forma estruturada. As colunas representam os campos. Cada campo contém determinado tipo de informação. As linhas da tabela representam registos. As Consultas permitem pesquisar o conteúdo de uma ou várias tabelas da base de dados de uma forma estruturada. Este processo de obter um conjunto de informações – filtradas – baseia-se numa série de perguntas.

12 Introdução às Tecnologias de Informação II ESAM 04/05 Fernando Figueiredo Criar uma Base de Dados Objectos de Base de Dados do ACCESS Os Formulários têm como objectivo criar uma visualização mais agradável da informação da base de dados no ecrã. Enquanto as tabelas mostram vários registos em simultâneo, os formulários apenas apresentam um registo de cada vez. A criação de Relatórios visa uma melhor apresentação de dados em termos de impressão ( converte dados numa informação útil). O ACCESS dispõe de uma série de relatórios pré-definidos e de um utilitário de criação de relatórios.

13 Introdução às Tecnologias de Informação II ESAM 04/05 Fernando Figueiredo Criar uma Base de Dados Objectos de Base de Dados do ACCESS Macros são séries de comandos gravados que posteriormente podem ser executados através de uma combinação de teclas. Desta forma evita-se muito trabalho repetitivo. Módulos são conjunto de instruções que foram desenhadas para que o Access desempenhe determinadas tarefas de uma forma automática. A linguagem de programação utilizada nestes módulos é o Access Básic.

14 Introdução às Tecnologias de Informação II ESAM 04/05 Fernando Figueiredo Criar uma Base de Dados Planificar uma Base de Dados A fase de planificação da base de dados é essencial para o êxito do trabalho. Antes de se construir uma base de dados deve-se começar por fazer um esboço tão pormenorizado como possível tendo em atenção: Tabelas necessárias para a base de dados; Campos necessários para cada tabela; Identificação de campos com valores únicos; Relação entre tabelas. Passada a fase de planificação, é necessário definir os campos (nome, tipo, etc.) que cada registo vai ter.

15 Introdução às Tecnologias de Informação II ESAM 04/05 Fernando Figueiredo Criar uma Base de Dados Criar uma Tabela na Vista de Estrutura O access permite, através dos diversos assistentes, guiar o utilizador em todo o processo de criação de uma base de dados. Para construir a estrutura da base de dados na janela principal seleccione Base de dados access vazia e clique em OK. Seguidamente atribua um nome ao ficheiro e clique em Criar.

16 Introdução às Tecnologias de Informação II ESAM 04/05 Fernando Figueiredo Criar uma Base de Dados Criar uma Tabela na Vista de Estrutura Depois de ter seleccionado a objecto tabela execute duplo clique na frase Criar Tabela na vista de estrutura Surge então a janela seguinte onde pode definir o nome, tipo de dados, propriedades dos campos e descrição.

17 Introdução às Tecnologias de Informação II ESAM 04/05 Fernando Figueiredo Criar uma Base de Dados Tipo de Dados Um tipo de dados é a característica que se atribui a um campo quando se está a especificar os campos de uma tabela e que irá determinar os dados que nele pretendemos armazenar. Texto Texto ou combinações de texto e números, até 255 caracteres MemoTexto de tamanho variável, até caracteres NúmeroValores numéricos inteiros e fraccionários – vários subtipos Data/HoraDatas e horas, com diferentes formatos MoedaValores de moeda. Permite 15 dígitos à esquerda E 4 à direita Numeração Automática Número automático sequencial – numeração automática por cada novo registo Sim/NãoValores Sim (verdadeiro) Não (falso) Objecto OLEPara armazenar um objecto (gráficos, fotografias,...) HiperligaçãoLigação imediata à informação no World Wid Web Assistente de PesquisaCampo que permite a criação de uma lista de valores de outra tabela Ex. de Tipo de Dados:

18 Introdução às Tecnologias de Informação II ESAM 04/05 Fernando Figueiredo Criar uma Base de Dados Propriedades dos Campos Além de poder seleccionar o tipo de dados para um campo, também pode definir as suas propriedades. Estas propriedades dependem do tipo de dados seleccionados e servem para:

19 Introdução às Tecnologias de Informação II ESAM 04/05 Fernando Figueiredo Criar uma Base de Dados Chave Primária Depois de ter completado a estrutura da sua tabela e editado os campos que pretendia, deve definir qual será o campo ou combinação de campos a ter a Chave Primária. Esta chave permite que o Access mantenha a tabela ordenada pela campo escolhido. Só assim será possível definir uma relação entre esta tabela e outras tabelas na base de dados. Se nenhuma chave primária for definida, o Access, por defeito, define uma ao gravar a sua estrutura.

20 Introdução às Tecnologias de Informação II ESAM 04/05 Fernando Figueiredo I ntrodução às T ecnologias de I nformação II Sistema de Gestão de Base de dados ACCESS FIM


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