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Bases de Dados. CONCEITOS BÁSICOS Conceitos Básicos Necessidade das base de dados Permite guardar dados dos mais variados tipos; Permite um rápido e.

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1 Bases de Dados

2 CONCEITOS BÁSICOS

3 Conceitos Básicos Necessidade das base de dados Permite guardar dados dos mais variados tipos; Permite um rápido e fácil acesso aos dados; Acelera os processos de manuseamento da informação, como, por exemplo, consultas ou alterações de dados; Economiza toneladas de papel.

4 Conceitos Básicos Tabelas, Registos e Campos Um objecto fundamental quando estamos perante um sistema informático é uma Tabela. Uma Tabela encontra-se estruturada em linhas e colunas. As linhas são designadas por Registos e as colunas por Campos. Cada um dos registos (linhas) contém apenas os dados de um elemento, organizados em campos (colunas).

5 Conceitos Básicos Tabelas, Registos e Campos Uma estrutura deste género facilita eventuais alterações aos dados da lista de contactos, já que, para cada pessoa, todos os dados estão inseridos na mesma linha. Todas as operações de manutenção dos dados de uma Tabela são realizadas individualmente para cada um dos Registos. Isto é, se for necessário alterar algum dado num determinado contacto (pessoa), acedemos directamente ao Registo em causa e efectuamos essa alteração no respectivo Campo.

6 Conceitos Básicos Ficheiro de base de dados (Único ficheiro VS Colecção de ficheiros) Único ficheiro físico, como é o caso de uma base de dados em Access; Colecção de ficheiros físicos geridos por um SGBD, como é o caso de outras aplicações de base de dados. Independentemente da base de dados ser um único ficheiro ou uma colecção de ficheiros físicos, os objectos são todos tratados da mesma forma. Normalmente, quando estamos a usar o Access como SGBD, e como se trata de um único ficheiro físico, é comum designarmos esse ficheiro por documento do Microsoft Access.

7 Conceitos Básicos Dados e Informação Dados Os Dados são os elementos isolados, significativos, rigorosos e relevantes. Podem ser vistos como a matéria-prima necessária para um determinado processamento. Informação Podemos entender Informação como um conjunto de dados, organizados e sujeitos a um tratamento, tornando assim possível a sua utilização num determinado contexto. Os dados não têm qualquer valor e só se transformam em informação quando relacionados. Dados = Informação

8 Conceitos Básicos Dados e Informação A frase: O João comprou 2 canetas é informação. Os dados que permitiram criar essa informação são:João, comprou, 2 e canetas. EXEMPLO

9 Conceitos Básicos Dados e Informação Uma informação actual e correcta só é possível se os seus dados estiverem actualizados e forem precisos. De outra forma, a nossa informação não será útil. Mas, para que isto possa acontecer, existem algumas condições que os dados devem garantir: Actualidade; Correcção; Relevância; Disponibilidade; Legibilidade.

10 Conceitos Básicos Sistemas de Gestão de Base de Dados (SGBD) Software que disponibiliza todos os serviços básicos, como a criação, o acesso e a manutenção da informação numa base de dados. As base de dados são um conjunto de dados estruturados e manipulados através de um SGBD. Capacidade de processar grandes quantidades de informação, tais como: Sistemas de armazenamento de operações bancárias; Base de dados empresariais com vários tipos de informação (ex.: vendas, funcionários, clientes, fornecedores, facturação); Sistemas de reservas de companhias de aviação; Sistemas de companhias de seguros.

11 Conceitos Básicos Exemplos de SGBD Dividem-se em dois grandes grupos: Grande porte Exemplos: ORACLE, Microsoft SQL Server, Ingres, Informix e DB2; Uso pessoal (doméstico) e ou de pequenas empresas. Exemplos: MySQL, Dbase, FoxPro e o Microsoft Access.

12 Conceitos Básicos Características de um SGBD Independência dos dados; Redundância controlada; Integridade dos dados; Abstracção dos dados; Acesso simultâneo aos dados; Facilidade de obtenção de informação actualizada; Diferentes vistas da base de dados.

13 Conceitos Básicos Camadas de abstracção Um SGBD permite que cada utilizador tenha uma vista diferente (abstracta) do conteúdo da base de dados; Cada utilizador necessita de ter acesso a diferentes perspectivas da base de dados (exemplo: Director Comercial, Dep. Compras); As estruturas de dados contêm um certo nível de complexidade, podendo não ser bem entendidas pelos utilizadores menos habilitados; Como as vistas não arquivam nenhum dado, reflectem automaticamente qualquer mudança efectuada na camada básica dos dados. Isto é possível devido à abstracção das camadas.

14 Conceitos Básicos Definição de base de dados Podemos entender dados como factos conhecidos que podem ser armazenados e que possuem um significado implícito; Uma base de dados é uma colecção lógica e coerente de dados, com um significado inerente; Uma base de dados é planeada, construída e actualizada com dados que representam aspectos do mundo real, como se de um pequeno mundo se tratasse. Sistema de armazenamento de dados relacionados entre si, de uma forma permanente, num sistema informático, com redundância controlada, acessíveis a um grupo de utilizadores e estruturado sob a forma de ficheiros de dados ou tabelas.

15 Conceitos Básicos Ciclo de vida de uma base de dados Este modelo do ciclo de vida de uma base de dados é constituído por 8 fases; Apenas podemos passar para a fase seguinte depois da anterior estar concluída; Por vezes, surge a necessidade de retroceder à fase anterior, para realizar determinados ajustes.

16 Conceitos Básicos Ciclo de vida de uma base de dados 1. Planeamento Levantamento das necessidades, organizar e planear. 2. Recolha de requisitos Elaboração de um documento com os objectivos que o projecto visa atingir. 3. Desenho conceptual Desenho de todos os modos de vista externos da aplicação e da base de dados. O aspecto dos formulários, relatórios, ecrãs de entrada de dados, etc. 4. Desenho lógico A partir do desenho conceptual cria-se o desenho lógico da aplicação e da base de dados.

17 Conceitos Básicos Ciclo de vida de uma base de dados 5. Desenho físico Durante a fase de desenho físico, o desenho lógico é mapeado ou convertido para os sistemas de software que serão usados na implementação da aplicação e da base de dados. 6. Construção As unidades de programação são promovidas para um sistema de ambiente de teste, onde toda a aplicação e base de dados é montada e testada. 7. Implementação Instalação e colocação em funcionamento da nova aplicação e base de dados. 8. Manutenção Resolver quaisquer situações de anomalias ou erros, normalmente designados bugs, quer ao nível da aplicação, quer ao nível da base de dados.

18 Conceitos Básicos Modelos de Base de Dados Conjunto de conceitos que podem ser utilizados para descrever e representar a estrutura lógica e física da base de dados; A estrutura de uma base de dados pode ser entendida como toda a descrição dos dados, dos relacionamentos entre eles e das restrições de consistência e integridade; Estes modelos encontram-se divididos em dois grupos, os modelos conceptuais (ou baseados em objectos) e os modelos de implementação (ou baseados em registos).

19 Conceitos Básicos Modelos de Base de Dados Fundamental para o desenvolvimento de qualquer base de dados; É apenas um modelo lógico, o que traduz a abstracção da realidade; Fornece uma visão aproximada de como os utilizadores realmente visualizam os dados; Converte-se posteriormente num dos modelos de implementação de base de dados existentes. Modelo conceptual de dados Modelos de implementação Permitem descrever a forma como os dados estão representados num SGBD; O Modelo Relacional, desenvolvido em 1970, é o mais popular e será estudado mais em pormenor.

20 O MODELO RELACIONAL

21 O Modelo Relacional O Modelo Relacional de base de dados é actualmente o modelo de implementação mais utilizado. Este sucesso pode ser explicado pela sua simplicidade e grande capacidade de resposta às necessidades dos utilizadores; Este modelo afirmou-se perante os outros devido à sua forte base teórica em Álgebra Relacional; O Modelo Relacional é constituído somente por relações, onde cada relação é uma tabela. Quando uma relação é pensada como uma tabela de valores, cada linha nesta tabela representa uma colecção de dados relacionados; Estes valores podem ser interpretados como factos descrevendo uma instância de uma entidade ou de um relacionamento; Hoje em dia, o Modelo Relacional é a base de trabalho de qualquer Sistema de Gestão de Base de Dados Relacional (SGBDR). A sua simplicidade, bem como a separação entre a definição e a manipulação dos dados, foram factores importantes para o seu sucesso.

22 Relação, Tuplo e Atributo O Modelo Relacional Uma Relação é uma estrutura fundamental do modelo relacional, bidimensional, representada por uma tabela organizada em linhas e colunas, respectivamente Tuplos e Atributos. Ou seja, um Atributo é uma coluna à qual atribuímos um nome, e um Tuplo é uma linha de uma relação (ou instância da relação). O tipo de dados que descreve cada coluna designa-se domínio. No modelo relacional, as relações ou tabelas são utilizadas para guardar dados dos objectos que queremos representar na base de dados. O nome da tabela e das colunas é utilizado para facilitar a interpretação dos valores armazenados em cada linha da tabela. Todos os valores de uma coluna são, necessariamente, do mesmo tipo. A ordem dos tuplos ou dos atributos pode variar. Os tuplos poderão aparecer segundo qualquer ordem, que continuaram a ter a mesma relação e o mesmo significado. O mesmo acontece com os atributos: independentemente da ordem que apresentam, os atributos têm um nome que traduz o tipo de dados a armazenar.

23 Domínio de um Atributo O Modelo Relacional Os atributos traduzem o tipo de dados a armazenar. A cada atributo está associado um domínio ou gama de valores possíveis que este pode ter. Isto é, o domínio de um atributo é o conjunto de valores permitidos para esse atributo. Por exemplo, um atributo notas: as notas (ou classificações) dos alunos podem ir de 0 (zero) a 20 (vinte) valores; então, o domínio do atributo será todos os valores compreendidos entre estes dois números. O conceito de domínio é importante, pois permite que seja definido o significado e a fonte dos valores para cada um dos atributos, podendo assim evitar-se operações incorrectas nas relações. Quando definido o significado e a fonte dos valores para cada um dos atributos, deve ser assegurado que o domínio de um atributo é constituído por valores atómicos, isto é, os valores que ele vai poder assumir são indivisíveis.

24 Grau e cardinalidade de uma relação O Modelo Relacional O grau de uma relação é o número de atributos (ou campos) dessa relação. A cardinalidade da relação é o seu número de tuplos (ou registos). Enquanto que o grau de uma relação tem, normalmente, um valor fixo, a cardinalidade de uma relação muda frequentemente. Isto é, à medida que novos tuplos são adicionados ou removidos, a cardinalidade é alterada. O grau de uma relação só é alterado quando o significado da relação é intencionalmente modificado para incluir novos atributos. Uma base de dados relacional é o conjunto das relações associadas, apropriadamente estruturadas, ou seja, um conjunto de relações normalizadas.

25 Nome de uma relação O Modelo Relacional Existem algumas convenções para a utilização dos nomes, quer para as relações (tabelas), quer para os atributos que a constituem. Uma convenção não tem sentido obrigatório; no entanto, deve ser respeitada, para evitar incompatibilidades ou erros. Determinados SGBD, como é o caso do Microsoft Access, permitem algum tipo de flexibilidade ao nível dos nomes das tabelas e dos nomes dos atributos, ao contrário de outros. Este tipo de flexibilidade pode trazer inconvenientes quando pretendemos fazer a migração de um SGBD em Access, por exemplo, para um SGBD em Oracle. O Oracle é um SGBD menos flexível no que diz respeito ao nome das tabelas e ao nome dos atributos.

26 Nome de uma relação O Modelo Relacional Convenção dos nomes das relações ou tabelas: Os nomes das tabelas deverão ter por base as entidades que representam. O nome da cada tabela deve ser único, ou seja, não deve haver duplicação de nomes de tabelas dentro da mesma base de dados. Existem diferentes convenções quanto à singularidade ou pluralidade dos nomes das tabelas. Alguns utilizadores preferem utilizar nomes no singular enquanto que outros preferem nomes no plural. Não é importante a convenção adoptada; é sim importante manter a coerência do método adoptado em todas as tabelas, isto é, se se optar por um nome no singular dever-se-á utilizar nomes no singular em todas as tabelas e vice-versa.

27 Nome de uma relação O Modelo Relacional Convenção dos nomes das relações ou tabelas: Não incluir palavras como tabela ou ficheiro nos nomes das tabelas. Alguns SGBD podem ser sensíveis ao facto do nome da tabela estar escrito em maiúsculas e/ou minúsculas. Nestes casos, para evitar erros de escrita, devemos optar por escrever o nome da tabela todo em maiúsculas ou todo em minúsculas. Por convenção, para os nomes, devemos utilizar unicamente letras maiúsculas e o underscore (_) para separar palavras. Usar abreviaturas quando necessário, por exemplo, para diminuir os nomes que atinjam o número máximo de caracteres permitidos pelo SGBD.

28 Nome de um atributo O Modelo Relacional Convenção dos nomes dos campos: Os nomes dos campos devem basear-se no nome do atributo definido no desenho lógico. Os nomes dos campos devem ser únicos dentro da tabela. Alguns SGBD podem ser sensíveis ao facto do nome do campo estar escrito em maiúsculas e/ou minúsculas. Por convenção, para os nomes dos campos devemos utilizar unicamente letras maiúsculas e o underscore (_) para separar palavras.

29 Atributos chave O Modelo Relacional O conceito de chave é muito importante no modelo relacional. Para cada relação deve existir uma chave, que vai ser constituída por um conjunto de um ou mais atributos, que identifica cada tuplo (ou instância da relação) de um modo único, pois esta chave vai permitir estabelecer o relacionamento com outras relações. Não podem existir dois tuplos com os mesmos dados para o mesmo atributo ou conjunto de atributos. Quando uma chave é composta apenas por um atributo, podemos dizer que se trata de uma chave simples. Uma chave constituída por mais do que um atributo é denominada chave composta. Para perceber melhor o que são as chaves e como funcionam no modelo relacional, existem alguns conceitos que são necessários compreender, como é o caso de chave candidata, chave primária e chave estrangeira.

30 Atributos chave O Modelo Relacional Chave candidata Chaves candidatas são todos os conjuntos de um ou mais atributos possíveis para identificar cada tuplo de um modo único. No entanto, para proceder a esta selecção de chaves candidatas, é necessário conhecer bem a realidade de cada um dos atributos da relação e qual o seu domínio. Por exemplo, para a tabela Cliente, como chaves candidatas podemos ter os atributos cod_cliente e nr_contribuinte.

31 Atributos chave O Modelo Relacional Chave primária De entre todas as chaves candidatas apenas uma será escolhida para identificar cada tuplo de forma única. A chave seleccionada de entre as chaves candidatas é designada chave primária da relação. Em todas as tabelas deve existir sempre uma chave primária e os atributos que a constituem não podem conter valores nulos. Por exemplo, para a tabela Cliente, como chave primária seleccionaríamos o atributo cod_cliente.

32 Atributos chave O Modelo Relacional Chave estrangeira Uma chave estrangeira é um conjunto de um ou mais atributos que são a chave primária numa outra relação. Isto é, quando um atributo surge em mais do que uma relação, estamos perante um relacionamento de tuplos. Por exemplo, para a tabela Venda, a sua chave primária é o conjunto de dois atributos, cod_cliente e cod_artigo. No entanto, os elementos que constituem a chave primária da tabela Venda, ambos, isoladamente, são chaves estrangeiras. Isto é, ambos existem como chaves primárias em outras tabelas.

33 O AMBIENTE DE TRABALHO DO MICROSOFT ACCESS

34 Iniciar Microsoft Access

35 O ambiente de trabalho do Microsoft Access

36 TABELAS

37 Tabelas Criação de tabelas Para criar uma tabela, seleccionamos o objecto Tabela da janela Base de Dados e utilizamos, por exemplo, o menu Inserir -> Tabela. Podemos criar uma tabela utilizando o Assistente de tabelas, através da inserção de dados; utilizando a Vista de estrutura ou pela Importação e ligação de tabelas.

38 Tabelas Criação de tabelas Criação de tabelas utilizando o Assistente de tabelas Este processo possibilita a criação de tabelas, passo por passo, a partir de um conjunto de temas e assuntos comuns a empresas e tabelas pessoais.

39 Tabelas Criação de tabelas Criação de tabelas por Inserção de dados Este processo possibilita a criação de tabelas mediante a introdução directa dos dados. Na criação de uma tabela, através desta opção, são apresentados, por defeito, 10 campos. No entanto, é possível adicionar ou eliminar campos à tabela (inserir ou eliminar coluna, respectivamente) ou mudar o nome do campo (mudar o nome da coluna), através do menu de contexto (Clica-se com o botão direito do rato em cima do cabeçalho dos campos).

40 Tabelas Criação de tabelas Criação de tabelas utilizando a Vista de estrutura Este processo, talvez o mais utilizado, possibilita a criação de tabelas pelo utilizador, especificando os nomes dos campos, o tipos de dados e as suas propriedades. Só no modo de Estrutura, quando estamos a inserir o campo, é que podemos definir o nome pretendido para o mesmo, o tipo de dados e ainda acrescentar uma breve descrição.

41 Tabelas Importação e ligação de tabelas A Importação e a Ligação de tabelas são outras opções para incluir tabelas na base de dados. Estes processos de criação de tabelas distinguem-se de outros, pelo simples facto de recorrerem a tabelas já existentes em outras bases de dados.

42 Tabelas Importação e ligação de tabelas Importação de tabelas A Importação de tabelas é de extrema utilidade quando pretendemos criar uma nova tabela e importar os dados, a partir de uma outra base de dados. Ao procedermos a essa importação da tabela, na nossa base de dados actual vai ser criada uma tabela com o mesmo nome e a mesma estrutura da original, podendo-se escolher se esta se pretende com ou sem os dados armazenados. Ligação de tabelas Na Ligação de tabelas não vamos importar a estrutura da tabela nem o seu conteúdo, mas estabelecer uma ligação. Isto é, o Access permite incluir na sua base de dados tabelas de ficheiros externos. Este tipo de ligação oferece a vantagem de a tabela ligada poder ser actualizada fora da base de dados, repercutindo-se todas as actualizações na nova ligação.

43 Tabelas Tipos de dados Os Tipos de dados determinam os tipos de valores possíveis a armazenar num determinado campo. Por exemplo, se o tipo de dados for Número, o campo só vai permitir que os dados armazenados sejam numéricos. Quando temos um campo que vai armazenar números e não é utilizado para nenhum tipo de cálculos (por exemplo, o telefone ou o código postal,…), este pode ser definido como Texto. Em muitos casos, para evitar que sejam introduzidos dados incorrectos e para melhorar a validação destes, definem-se os campos numéricos como Texto. Isto permite a criação de máscaras de introdução para esses campos, como vamos poder ver mais adiante. Quando criamos um campo, por defeito, ele é assumido como Texto. No entanto, através da Caixa de combinação dos tipos de dados podemos alterá-lo. Existem diferentes tipos de dados e cada um deles serve para guardar dados específicos.

44 Tabelas Tipos de dados

45 Tabelas Propriedades dos campos Para os diferentes tipos de dados existem propriedades comuns e propriedades específicas, que permitem o controlo da apresentação do campo e a introdução de dados por parte do utilizador. Uma das propriedades mais utilizadas é a definição do Tamanho do campo. Nela podemos especificar o número de caracteres disponíveis para armazenar dados num campo, permitindo assim evitar desperdícios de espaço armazenado na base de dados. Ao definir-se propriedades para um campo, independentemente do objecto da base de dados utilizado (tabelas, consultas, formulários, relatórios, etc.), os dados desse campo são visualizados e introduzidos do mesmo modo.

46 Tabelas Propriedades dos campos Para todos os campos, devem ser analisadas as suas propriedades, pois, de outra forma, podem ocorrer problemas quando procedemos à introdução dos dados. Um dos casos mais comuns é quando utilizamos um campo do tipo de dados Data/hora, pois existem vários formatos padrão para representar uma data (por exemplo: 07/08/2005, 07/AGO/05, , etc.). Para estas situações será importante definir uma máscara de introdução para o campo, estabelecendo um único padrão de visualização e de introdução dos dados. Pode-se ainda definir se os caracteres da máscara de introdução, tais como as barras e os traços, vão ser armazenados como parte integrante dos dados ou se apenas se pretende armazenar os números da data.

47 Tabelas Propriedades dos campos

48 Tabelas Propriedades dos campos Tamanho do campo A propriedade Tamanho do campo pode ser definida para tipos de dados Texto e Número. Quando se pretende definir o tamanho para dados do tipo Texto, apenas se indica o número de caracteres necessários. Se o tipo de dados for Número, na propriedade Tamanho do campo, pode-se escolher de entre uma das seguintes opções da tabela:

49 Tabelas Propriedades dos campos Novos valores A propriedade Novos valores pode ser especificada para os campos com o tipo de dados Numeração automática:

50 Tabelas Propriedades dos campos Formatar Com a propriedade Formatar pode-se especificar a forma como os campos são apresentados e impressos.

51 Tabelas Propriedades dos campos Formatar Para os campos do tipo de dados Texto ou Memo não existe qualquer tipo de formato predefinido. Para especificar um formato para estes campos, deve utilizar uma combinação de símbolos representados na seguinte tabela: Por exemplo, os campos numéricos que não sejam utilizados para efectuar cálculos, como é o caso de um Código Postal, podem ser definidos como Texto, e neste caso podemos Formatar esse campo

52 Tabelas Propriedades dos campos Máscara de introdução Esta propriedade facilita a introdução de dados nos campos, criando regras de introdução, de modo a evitar erros de digitação por parte dos utilizadores. As Máscaras de introdução são aplicadas a campos do tipo Texto e Data/Hora. Para especificar uma máscara devemos utilizar uma combinação com os caracteres representados na tabela:

53 Tabelas Propriedades dos campos Regra de validação Para além do próprio tipo de dados e das propriedades Formatar e Máscara de introdução, surge por vezes a necessidade de criar Regras de validação. No quadro que se segue podemos ver alguns exemplos:

54 Tabelas Definição de uma chave primária Todas as tabelas devem possuir uma chave primária. Para definirmos uma chave primária, é necessário abrir a tabela na Vista de estrutura, seleccionar o(s) campo(s) que irão definir a chave primária da tabela e utilizar o menu Editar -> Chave primária.

55 Tabelas Alteração da estrutura de uma tabela Depois de criada uma tabela, é sempre possível redefinir a sua estrutura inicial. Redefinir a estrutura de uma tabela consiste em alterar todas as informações relativas a um ou mais campos, ou seja, alterar o nome, o tipo de dados, as suas propriedades, etc., e ainda acrescentar ou eliminar novos campos. Devemos ter em atenção, ao efectuar alterações na estrutura de uma tabela, se esta já possui registos introduzidos (dados armazenados), uma vez que podemos correr o risco de perder os dados. Por exemplo, se alterarmos o tipo de dados (por exemplo, de Texto para Número) de um campo podemos perder todos os dados referentes a esse campo.

56 Tabelas Relações entre tabelas Para criar relações entre tabelas da base de dados devemos utilizar o menu Ferramentas -> Relações. INTEGRIDADE REFERENCIAL:

57 CONSULTAS

58 Consultas Uma consulta é uma forma de visualizar todos os dados armazenados numa tabela ou conjunto de tabelas relacionadas entre si. As consultas permitem colocar questões à base de dados e vão ser respondidas sob a forma de uma tabela, com linhas e colunas, como se de uma outra tabela de dados se tratasse. Na realidade, é apenas uma forma de visualizar os dados. Estas questões permitem a utilização de critérios, ou filtros de selecção, com o objectivo de extrair informação, para um determinado propósito, da base de dados. Uma consulta pode ter como base uma tabela, um conjunto de tabelas relacionadas ou mesmo outras consultas. Isto é, pode criar uma consulta que vai filtrar informação de uma outra.

59 Consultas Criação de uma Consulta Depois de seleccionado o objecto Consulta da janela Base de Dados, podemos criar uma consulta de várias formas distintas: Utilizando a Vista de estrutura, ou utilizando os diversos assistentes de consultas, dependendo do tipo de consulta que pretendemos.

60 Consultas Criação de uma Consulta Como funciona uma Consulta Quando pretendemos colocar uma questão à base de dados, ou seja, criar uma consulta, e os campos que desejamos ver incluídos no resultado pertencem a mais do que uma tabela, este resultado poderá ser nulo se não for encontrada nenhuma correspondência entre os dois campos. Ou seja, pode não existir qualquer relacionamento entre estes dois campos, o que significa que pelo menos uma das tabelas utilizadas na consulta ainda não tem nenhum registo inserido. O resultado de uma consulta só não será nulo se existir algum tipo de relacionamento entre as várias tabelas e/ou campos intervenientes.

61 Consultas Criação de uma Consulta Criar uma Consulta usando o Assistente Para procedermos à criação de uma Consulta, seleccionamos a opção Criar uma consulta usando o Assistente através de uma das opções anteriormente estudadas.

62 Consultas A Grelha da consulta é um elemento importante na realização das consultas, pois permite criar, de uma forma fácil e rápida, a consulta desejada. A zona inferior da janela Consulta Selecção é também designada por QBE, da terminologia inglesa Query-By-Example. Descrição da Grelha de consulta Na grelha da consulta podemos encontrar várias linhas, todas identificadas por um nome do lado esquerdo: Campo, Tabela, Ordenação, Mostrar, Critério.

63 Consultas Descrição da Grelha de consulta Campo Quando nos referimos, por exemplo, ao campo de nome Aluno.*, significa que da tabela Aluno pretendemos todos os campos. Tabela Indica o nome da tabela ou consulta do campo seleccionado na linha anterior. Na caixa de combinação da linha Tabela podemos visualizar todas as tabelas ou consultas que foram adicionadas a esta consulta.

64 Consultas Alguns exemplos de critérios utilizados em consultas

65 Consultas Consultas com parâmetros Muitas vezes temos necessidade de utilizar a mesma consulta, mas com diferentes critérios. Nestas situações, podemos recorrer às consultas com parâmetros. Na linha Critério, pode-se, entre parêntesis rectos, escrever uma mensagem, que será a questão a ser colocada aquando da abertura da consulta. Esta questão deverá elucidar os parâmetros de introdução necessários para a realização da consulta à base de dados. Nesta consulta de exemplo foi utilizado um parâmetro para especificar o nome do aluno: Critério: [Qual o nome do Aluno?]

66 Consultas Consulta com ordenação de registos Por vezes, surge a necessidade de obter o resultado da consulta segundo uma ordenação, normalmente alfabética ou numérica, de um ou mais campos. A utilização da ordenação facilita a leitura do resultado da consulta. Para proceder à criação de uma consulta com ordenação de registos, como em qualquer outra consulta. Nesta consulta de exemplo foi utilizada uma ordenação Ascendente para o campo Aluno_Nome.

67 Consultas Elaboração de cálculos nas consultas Um campo de uma consulta não tem obrigatoriamente que existir numa tabela ou consulta interveniente: este campo pode ser resultante de uma operação aritmética entre campos utilizados na consulta. Este exemplo mostra os campos Aluno.nome, Disciplina.nome, Alunos- Disciplinas.CIF, Alunos-Disciplinas.CE e uma coluna calculada com base na expressão (7*[CIF]+3*[CE])/10.

68 Consultas Cálculos de totais para grupo de registos Podemos realizar cálculos automáticos para grupos de registos, baseados em possíveis agrupamentos dos dados associados aos campos de uma consulta. Funções de cálculo automático passíveis de ser utilizadas:

69 Consultas Consultas de acção Podem ainda ser definidos outros tipos de consultas, denominados de consultas de acção, que se distinguem das consultas de selecção pelo facto de produzirem alterações na base de dados. Consulta para criar tabela - Permite criar uma tabela na base de dados actual, ou em outra base de dados, com o resultado da consulta. Consulta para eliminação - Permite eliminar vários registos que respeitem um determinado critério ou condição. Consulta para acrescentar - Permite acrescentar vários registos que respeitem um determinado critério ou condição. Podemos acrescentar todos os registos que satisfaçam a condição introduzida numa outra tabela. Consulta para actualização - Permite actualizar vários registos que respeitem um determinado critério ou condição.

70 FORMULÁRIOS

71 Formulários Os Formulários constituem uma outra forma de visualizar os dados armazenados nas tabela ou disponibilizados numa consulta. Também designados por ecrãs de apresentação, os Formulários são normalmente usados para facilitar a manipulação dos dados. Normalmente, estes ecrãs são realizados através do assistente de formulários, que, de uma forma simples e rápida, cria o formulário pretendido. Uma das hipóteses para a criação simples e rápida de um formulário é a utilização dos formulários automáticos. Existe também a possibilidade de criar formulários para incluir gráficos e tabelas dinâmicas. Estes permitem que os dados armazenados nas tabelas sejam apresentados sob a forma de um gráfico ou tabela, permitindo leituras diferentes e resumidas dos valores armazenados.

72 Formulários Uma das opções para criar um formulário consiste em seleccionar o objecto Formulários da janela Base de Dados e utilizar, por exemplo, o menu Inserir -> Formulário. É possível criar um Formulário utilizando a Vista de estrutura, o Assistente de formulários, o sistema de Formulário automático, o Assistente de gráficos ou o Assistente de Tabelas Dinâmicas. Criação de um formulário

73 Criar um Formulário usando o Formulário automático A criação do Formulário é feita automaticamente, bastando para tal indicar a tabela ou consulta. Existem cinco tipos de formulários automáticos, devendo-se escolher o pretendido. As diferenças entre os diversos formulários prendem-se com o esquema de apresentação. Colunas; Tabela; Folha de dados; Tabela dinâmica; Gráfico dinâmico Formulários Criação de um Formulário

74 Criar um formulário utilizando o assistente A utilização do Assistente de criação de formulários é um processo automático, com a possibilidade de definirmos os campos a incluir no formulário, de uma tabela ou consulta, bem como efectuar outros tipos de personalizações. Formulários Criação de um Formulário

75 Formulário com subformulários Quando estamos a criar um formulário, normalmente apenas utilizamos dados de uma tabela ou consulta. No entanto, é sempre possível incluir dados de diferentes tabelas ou consultas. Nestas situações, dentro do formulário principal, vão existir outros formulários, designados subformulários. Formulários Criação de um Formulário

76 É sempre possível, depois de criado um formulário, voltar a editá-lo, mesmo que criado através do assistente, para realizar alterações ao seu aspecto visual. Isto é, podemos formatar o nosso formulário como desejarmos, desde alterar tipos de letra de uma caixa de texto, até eliminar ou acrescentar campos. Formulários Vista de estrutura de formulários Na vista de estrutura de formulários é possível: Inserir novos campos; Inserir vários tipos de objectos; Modificar as propriedades dos objectos; Seleccionar, eliminar e movimentar objectos num formulário; Criar secções num formulário para definir um cabeçalho e/ou rodapé.

77 Formulários Vista de estrutura de formulários objectos num formulário Num formulário, todos os seus componentes são designados por objectos do formulário. Isto é, uma simples caixa de texto é um objecto do formulário e totalmente independente de um outro.

78 Formulários Vista de estrutura de formulários Propriedades de objectos num formulário Para cada um dos objectos inseridos num formulário, existem propriedades que os caracterizam e os definem de uma forma independente dos restantes objectos. Para visualizar as propriedades de um objecto, efectua-se um duplo clique com o rato em cima do objecto pretendido.

79 Formulários Formulário principal Quando realizamos uma aplicação em Access, normalmente existe um formulário, denominado formulário principal, que vai permitir aceder a todos os restantes formulários e/ou relatórios, caso existam, criados na nossa base de dados, com a finalidade de realizar as manutenções aos dados nela existentes. O aspecto final do formulário apresenta botões de navegação. Na realidade, este formulário não vai servir para mostrar registos, mas sim como formulário de arranque da aplicação, onde vamos poder seleccionar as operações que pretendemos efectuar na aplicação criada.

80 RELATÓRIOS

81 Relatórios Os Relatórios constituem uma outra forma de visualizar os dados armazenados nas tabela ou disponibilizados numa consulta. No entanto, estes são normalmente utilizados para serem impressos. Isto é, criar relatórios é conceber documentos com informação dos dados armazenados para posterior impressão. Normalmente, os relatórios são realizados através do Assistente de relatórios. Uma das hipóteses para a criação simples e rápida de um relatório é a utilização dos relatórios automáticos. Nos relatórios, existe também a possibilidade de criar relatórios para incluir gráficos. Estes permitem que os dados armazenados nas tabelas sejam apresentados sob a forma de um gráfico, permitindo leituras diferentes e resumidas dos valores armazenados.

82 Relatórios Uma das opções para criar um relatório consiste em seleccionar o objecto Relatórios da janela Base de Dados e utilizar, por exemplo, o menu Inserir -> Relatório. Criação de um Relatório

83 Relatórios Criação de um Relatório Criar um Relatório usando o Relatório automático A criação do Relatório é feita automaticamente, bastando para tal indicar a respectiva tabela ou consulta. Existem dois tipos de relatórios automáticos (Colunas e Tabela). As diferenças entre eles prendem-se com o esquema de apresentação.

84 Relatórios Criação de um Relatório A utilização do Assistente de criação de relatórios é um processo automático, tal como o processo estudado anteriormente, com a possibilidade de definirmos os campos a incluir no relatório, de uma tabela ou consulta, bem como efectuar outros tipos de personalizações. Criar um Relatório utilizando o Assistente

85 Relatórios Criação de um Relatório O Assistente de criação de relatórios é um processo automático, tal como o processo estudado anteriormente, com a possibilidade de definirmos os campos a incluir no relatório, de uma tabela ou consulta, bem como efectuar outros tipos de personalizações. Criar um Relatório utilizando o Assistente

86 Relatórios Criação de um Relatório O Assistente de etiquetas é um processo automático que permite, de uma forma fácil e recorrendo aos dados armazenados numa base de dados, criar um relatório para imprimir etiquetas. Posteriormente, as etiquetas podem ser utilizadas para os mais variados fins (normalmente para serem colocadas em envelopes de cartas). Criar um relatório utilizando o Assistente de etiquetas

87 Relatórios Vista de estrutura de relatórios Depois de criado um Relatório, é possível voltar a editá-lo, mesmo que realizado através do assistente, para se proceder a alterações, principalmente ao seu aspecto visual. Podemos formatar o nosso Relatório como desejarmos, desde alterar tipos de letra de uma caixa de texto, até eliminar ou acrescentar campos. Vista de estrutura de relatórios Na vista de estrutura de Relatório é possível, entre outras operações: Definir a ordenação dos registos; Modificar as propriedades dos objectos; Seleccionar, eliminar e movimentar objectos do relatório; Criar secções num relatório para definir um cabeçalho e/ou rodapé de página.

88 Relatórios Um Relatório está organizado em secções, sendo que, por defeito, apenas visualizamos as secções Cabeçalho de página, Detalhe e Rodapé de página. No entanto, podemos, sempre que necessário, tornar visíveis as secções Cabeçalho do relatório e Rodapé do relatório, através da opção Cabeçalho/rodapé de relatório, no menu Ver. Secções num relatório Vista de estrutura de relatórios

89 Relatórios Quando criamos um Relatório, ou seja um documento para impressão, podemos ter interesse em que os dados sejam ordenados por ordem alfabética ou numérica, consoante o tipo de dados do campo seleccionado para a ordenação. Para definir a ordem pela qual os registos vão ser apresentados num relatório, podemos utilizar o menu Ver-> opção Ordenar e agrupar. Ordenação de registos num Relatório Vista de estrutura de relatórios

90 PÁGINAS

91 Páginas Internet Através de uma página de Internet podemos efectuar consultas e mesmo inserções de dados numa base de dados que pode estar armazenada remotamente. O Access, de uma forma simples, tal como a criação de um formulário ou relatório, permite-nos criar essa página que vai poder gerir todos os dados da nossa base de dados.

92 Páginas Internet As páginas de acesso a dados ficam guardadas separadamente da base de dados, permitindo que seja possível efectuar manutenções na base de dados através de um browser (como, por exemplo, o Internet Explorer).

93 Uma das opções para criar uma Página consiste em seleccionar o objecto Páginas da janela Base de Dados e utilizar, por exemplo, o menu Inserir -> Página. Criação de uma Página Páginas Internet

94 Criação de uma Página Páginas Internet A Página automática é a forma mais rápida e simples de criar uma página de acesso a dados. Esta forma apresenta todos os campos e registos de uma tabela ou consulta sem que seja possível, durante a criação, efectuar qualquer outro tipo de personalização. Página de acesso a dados usando a Página automática

95 Criação de uma Página Páginas Internet O Assistente de criação de páginas de acesso a dados é um processo automático, com a possibilidade de definirmos os campos a incluir na Página, de uma tabela ou consulta, bem como efectuar outros tipos de personalizações. Criar uma Página de acesso a dados utilizando o Assistente

96 Vista de estrutura das páginas Páginas Internet O princípio de funcionamento da vista de estrutura de uma página é um pouco diferente da vista de estrutura de um formulário ou relatório. Na imagem podemos verificar o ambiente da vista de estrutura das páginas. No lado direito da imagem, podemos encontrar a lista de todos os campos da base de dados passíveis de serem utilizados na página de acesso a dados visível no modo de estrutura.

97 Vista de estrutura das páginas Páginas Internet Caixa de ferramentas

98 SISTEMAS DE GESTÃO DE BASE DE DADOS – Microsoft Access


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