Digitalização customizada Solution para documentos de RH

Apresentação em tema: "Digitalização customizada Solution para documentos de RH"— Transcrição da apresentação:

1 Digitalização customizada Solution para documentos de RH

2 Estudo de caso: Necessidade do cliente
Certa empresa precisava digitalizar os documentos de todos os funcionários, disponibilizando estes documentos digitais para consulta do RH. Cada documento deve ser nomeado com o tipo (RG, CPF, etc), número da matrícula do funcionário e data da digitalização. A criação da estrutura de pastas no servidor deve ser automática, e feita sob demanda. Adicionalmente, deseja-se ter um controle que liste os documentos em débito, por funcionário.

3 Pressionar o botão “Documentos RH”, disponível no painel LCD Touch Screen da multifuncional
Início do processo…

4 Seleção da categoria do documento

5 Tipos de documentos: DOCUMENTOS PESSOAIS

6 Tipos de documentos: DOCUMENTOS ADMISSIONAIS

7 Tipos de documentos: DOCUMENTOS DA SELEÇÃO

8 Tipos de documentos: MOVIMENTAÇÕES

9 Tipos de documentos: TERMOS DE RESPONSABILIDADE

10 Entrada do número da matrícula do funcionário
Entrada do número da matrícula do funcionário

11 Seleção do tipo de documento a ser digitalizado
Exemplo 1: Digitalização do RG do funcionário: Seleção do tipo de documento a ser digitalizado

12 Ajustes independentes para cada tipo de documento
Para cada tipo de documento existe um perfil de digitalização específico, selecionado automatica- mente. Ajustes independentes para cada tipo de documento

13 Opções de digitalização
O Equipamento dispõe de ADF de alta velocidade e leitura dual scan simultânea. Com este recurso, os documentos frente-e-verso são lidos em uma única passada. Opções de digitalização

14 “PreView” dos documentos
Pré- visualização do documento digitalizado: Para controle de qualidade e aprovação ou eventual descarte da imagem. “PreView” dos documentos

15 Confirmação de criação de arquivo
O nome do arquivo é formado pelo tipo do documento, seguido pelo número da matrícula e data da digitalização: Facilmente localizável Confirmação de criação de arquivo

16 Na rede...

17 Na rede...

18 Características e benefícios

19 Performance de digitalização: Maior velocidade de leitura e maior capacidade de documentos que boa parte dos Scanners disponíveis no mercado, combinado-se recursos de leitura frente e verso em uma única passagem. Adicionalmente, nossos equipamentos podem possuir um disco rígido interno de 80GB ou mais de capacidade e que permite construir trabalhos de 100, 200 ou mais páginas. Com isto, o arquivo só é enviado para a pasta quando estiver completo. Com scanners de mesa é comum ter que se dividir o documento em várias partes, que normalmente precisam ser juntadas manualmente.

20 Atribuição de nomes intuitivos aos arquivos: Através da entrada de dados feita diretamente pelo painel touch screen do equipamento, é atribuído ao documento um nome intuitivo, composto pelos dados inseridos. Desta forma, torna-se mais fácil localizar o arquivo na rede, eliminando-se o retrabalho de se renomear os arquivos manualmente, visto que os scanners convencionais costumam atribuir nomes aleatórios a estes.

21 Criação automática de pastas na rede: É possível criar-se vários tipos de estruturas de pastas durante o processo de digitalização, organizando assim a disposição dos documentos. Este processo é feito sob demanda, ou seja, as pastas vão sendo criadas a medida em que os documentos são digitalizados. Com isto, elimina-se a necessidade de se criar pastas manualmente para arquivar os documentos, com ganhos de tempo e produtividade.

22 Seleção automática de perfis de digitalização: Cada tipo de documento definido na solução embarcada pode possuir um perfil específico de digitalização (composto por tamanho do documento, resolução, cor/p&b, qualidade, etc). Desta forma, quando o operador pressionar o botão “RG”, por exemplo, todo perfil para este tipo de documento será selecionado automaticamente. Da mesma forma pode ocorrer para documentos como “Comprovante de residência”, “CPF” e etc. Adicionalmente, este recurso pode ser customizado especificamente para os tipos de documentos de cada cliente em particular.

23 Curva de aprendizagem reduzida: Com a utilização de telas sequenciais e intuitivas, aliado a um processo totalmente guiado, a possibilidade de erros de operação é reduzida, ao mesmo tempo em que o processo de aprendizagem de utilização do equipamento torna-se extremamente rápido. Com um mínimo de treinamento (20 minutos ou menos) o operador está apto a utilizar a solução, sendo esta mais amigável do que o modelo tradicional scanner/computador.

24 Necessidade adicional do cliente:
Como efetuar um levantamento de quais documentos de cada funcionário não foram entregues ou ainda não foram digitalizados? Quais documentos não estão disponíveis para consulta?

25 RH Checklist SERVICE

26 O RH Checklist Service é um serviço instalado no Servidor onde os documentos estão armazenados. A partir de uma solicitação de envio de relatório feita via painel da Multifuncional, o serviço pesquisa a pasta do funcionário, determina quais documentos estão faltando e envia o resultado por

27 Pressionar o botão “Documentos RH” e depois, “Gerar Relatórios” através do painel LCD Touch Screen da multifuncional Início do processo…

28 Entrada do número da matrícula do funcionário - Pesquisa
123 Entrada do número da matrícula do funcionário - Pesquisa

29 Seleção da categoria do documento - Pesquisa

30 Vantagens Competitivas
Iniciativa VERDE, que evita impressões desnecessárias de relatórios que ficam rapidamente desatualizados; Com o monitoramento de documentos de pessoal, podem ser evitadas ações trabalhistas e prejuízos para as empresas; Os s gerados pelo sistema podem ser encaminhados para os funcionários, de forma a ratificar a solicitação de apresentação dos documentos dos mesmos; Nossas soluções são personalizadas para cada cliente, de acordo com suas necessidades específicas.