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1www.nilson.pro.br MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS - I 18/6/2014.

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1 1www.nilson.pro.br MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS - I 18/6/2014

2 Uma estrutura organizacional é de qualidade, se seus processos estiverem mapeados com objetividade, visando atender aos requisitos de seus clientes, independente do modelo organizacional que estiver adotando. MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Presidente ServiçosComercialAdm./Fin. Administr. MecânicaFaturam.Vendas PrazoVista Financeir o CaixaContas Revisão CLIENTE 18/6/2014

3 REPRESENTAÇÕES GRÁFICAS DE MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS. GRÁFICOS DE PROCESSAMENTO: Muitas vezes é preciso substituir os relatórios e textos por uma representação esquemática, por meio de um gráfico de processamento, para facilitar o entendimento e visualizar melhor os eventos de um processo organizacional (CURY, 2000). Objetivo: Facilitar a exata compreensão de um fluxo de trabalho, de um formulário ou de uma rotina. MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 18/6/2014

4 GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO E CONTROLE - ORGANOGRAMAS – Organograma representa uma organização formal, na estrutura indicada no Regulamento da Instituição. OBJETIVOS DO ORGANOGRAMA: Apresenta os setores, suas posições e respectivas interdependências, via hierárquica, itinerário de comunicações, vinculação e subordinação. O organograma não é elemento totalmente estático, rígido e segmentado. É ponto de referência da estrutura hierárquica da empresa em um dado momento organizacional. O organograma possui caráter dinâmico, flexível e funcional, permitindo integração sistêmica e sinérgica entre os setores da empresa. MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 18/6/2014

5 TIPOS DE ORGANOGRAMAS a) Organograma em BARRAS O tamanho do retângulo é diretamente proporcional à importância da Autoridade que o representa MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 18/6/2014

6 TIPOS DE ORGANOGRAMAS b) Organograma em SETORES (Setorial ou Setograma) : MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS São círculos concêntricos, que representam os níveis de autoridade a partir do círculo central, onde se localiza a autoridade maior da empresa. 18/6/2014

7 TIPOS DE ORGANOGRAMAS c) Radial (Solar ou Circular) MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Mostra o macro sistema das empresas componentes de um grande grupo empresarial. 18/6/2014

8 TIPOS DE ORGANOGRAMAS d) Organograma Linear de Responsabilidade – OLR MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Mostra o inter- relaciona- mento entre as diversas atividades e os responsá- veis por cada uma delas. 18/6/2014

9 TIPOS DE ORGANOGRAMAS e) Organograma Informativo MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Tem informações de diversas naturezas relacionadas com as unidades organizacion ais. DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Administrador.: Pedro Fulano Código: 1345Referência: 30002Lotação: 45 Síntese da Atribuições: -Processar o controle de freqüência -Elaborar o plano de férias -Elaborar a Folha de Pagamento -Treinar o pessoal. 18/6/2014

10 TIPOS DE ORGANOGRAMAS f) Organograma Clássico (Vertical ou Retangular) MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Mais usado e mostra os órgãos de decisão, de assessoria, operacionais e a hierarquia entre eles. Decisão Superior Decisão Intermediária Assessoria Operacionais Decisão Intermediária 18/6/2014

11 GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO E CONTROLE - FUNCIONOGRAMA – O funcionograma é um gráfico que amplia as partes setoriais de um organograma, respeitando as características estruturais, tornando claras as atividades. OBJETIVOS: Possibilita conhecer a interdependência dos componentes do organismo. É conhecido como organograma funcional. Representa a idéia geral da missão dos órgãoes da empresa. Normalmente estão incluídos no Manual de Organização. O funcionograma cria condições de iniciar um processo de análise das funções e processos organizacionais. MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 18/6/2014

12 GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO E CONTROLE - FUNCIONOGRAMA – MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 18/6/2014

13 GRÁFICOS DE PROCESSAMENTO Quando são utilizados os GRÁFICOS DE PROCESSAMENTO ? a)Na implantação e/ou revisão de um sistema qualquer, para clarear ou melhor compreender as rotinas, formulários, métodos e processos de trabalho; b)Na análise de um sistema existente, visando definir e uniformizar o entendimento do mesmo pela organização; c)No planejamento e análise de rotinas de trabalho, visando a racionalização; a)Na criação, racionalização e extinção de formulário. MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 18/6/2014

14 FLUXOGRAMA a)O fluxograma é uma ferramenta que permite padronizar processos de trabalho, que também pode ser utilizado Em outras áreas, como exemplo o fluxograma produtivo. b)É o gráfico de processamento por excelência, para trabalhos de análise administrativa; c)Representa o fluxo ou a seqüência normal de qualquer trabalho, produto ou documento; d)Utiliza símbolos para colocar em evidencia a origem, o processamento e o destino da informação; e)Se utilizar símbolos diferentes, deve ter uma legenda. MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 18/6/2014

15 VANTAGENS DO FLUXOGRAMA: a)Permite verificar como funcionam todos os componentes de um sistema; a)Entendimento simples e objetivo; a)Facilita a localização das deficiências no sistema; a)Aplica-se a qualquer sistema, desde o mais simples até o mais complexo; a)Facilita o entendimento de alterações no sistema. MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 18/6/2014

16 ROTEIRO PARA ELABORAR UM FLUXOGRAMA: 1)COMUNICAÇÃO: Os chefes orientam como o trabalho deve ser feito e os objetivos do mesmo. 2)COLETA DE DADOS: Usar um roteiro de entrevista com os executores do trabalho (Cargo e nome? De quem recebe o trabalho? O que é feito? Quem recebe os resultados? Quantas unidades por dia (se for o caso)? Quanto tempo gasta (se for o caso)? 3)FLUXOGRAMAÇÃO: Escolher o tipo de diagrama e elaborar o rascunho. Certificar-se da correção dos dados; colher informações adicionais (se for o caso); ouvir a opinião dos executores do processo; ajustar as incoerências se houverem. MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 18/6/2014

17 ROTEIRO PARA ELABORAR UM FLUXOGRAMA: 4) ANÁLISE DO FLUXOGRAMA: Para cada etapa do fluxograma, procurar responder as questões a seguir: -Qual a utilidade da etapa no processo? -Há vantagem se for alterada a seqüência? -As operações são feitas por pessoas adequadas às funções que ocupam? -Cada operação está sendo executada de modo eficiente? -Os formulários, número de vias e campos estão adequados? 5) RELATÓRIO DE ANÁLISE: Se for exigido, pode ser feito um relatório com os seguintes itens: a)Situação atual e fluxograma da situação existente; b)Análise das condições existentes com a indicação de falhas, se houverem (morosidade; desperdício de mão-de-obra; erros; dificuldade de controle); a)RECOMENDAÇÕES. MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 18/6/2014

18 GABARITOS PARA ELABORAR UM FLUXOGRAMA: Pode ser utilizada um ferramenta informatizada na elaboração do fluxograma, desde que contenha os símbolos adequados: FONTE: MsWord MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 18/6/2014

19 SOFTWARE VÁRIOS PROGRAMAS INFORMATIZADOS EXISTEM PARA FACILITAR A CRIAÇÃO DE FLUXOGRAMAS: Microsoft Visio - Solução para Windows que faz parte do pacote Microsoft Office. DIA - Solução para Linux Gliffy - Programa disponível na Internet, ou seja, não necessita de instalar software. Mais leituras: Página sobre fluxogramas na Wikipédia em Português MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 18/6/2014

20 EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS: FONTE:http://www.portaldaadministracao.org/tag/qualifica%C3%A7%C3%A3o MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 18/6/2014

21 EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS: FONTE MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 18/6/2014

22 EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS: FONTE br/gestor/cana-de-acucar/arvore/CONT000fiog1ob502wyiv80z4s473agi63ul.html MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 18/6/2014

23 TIPOS DE FLUXOGRAMAS: FLUXOGRAMA ADMINISTRATIVO MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 18/6/2014

24 TIPOS DE FLUXOGRAMAS: FLUXOGRAMA VERTICAL / TRABALHO MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 18/6/2014

25 BIBLIOGRAFIA TADEU, Cruz. Sistemas, Organização e Métodos: estudo integrado das novas tecnologias de informação. São Paulo: Atlas, OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Organização, sistemas e métodos. São Paulo: Atlas, CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 3ª ed. São Paulo: Campus, CURY, Antonio. Organização e Métodos: uma visão holística. São Paulo: Atlas, /6/2014


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