MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS - I

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS - I
02/04/2017

MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Uma estrutura organizacional é de qualidade, se seus processos estiverem mapeados com objetividade, visando atender aos requisitos de seus clientes, independente do modelo organizacional que estiver adotando. Presidente Serviços Comercial Adm./Fin. Administr. Mecânica Faturam. Vendas Prazo Vista Financeiro Caixa Contas Revisão CLIENTE 02/04/2017

REPRESENTAÇÕES GRÁFICAS DE MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS. GRÁFICOS DE PROCESSAMENTO: Muitas vezes é preciso substituir os relatórios e textos por uma representação esquemática, por meio de um gráfico de processamento, para facilitar o entendimento e visualizar melhor os eventos de um processo organizacional (CURY, 2000). Objetivo: Facilitar a exata compreensão de um fluxo de trabalho, de um formulário ou de uma rotina. 02/04/2017

GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO E CONTROLE - ORGANOGRAMAS – Organograma representa uma organização formal, na estrutura indicada no Regulamento da Instituição. OBJETIVOS DO ORGANOGRAMA: Apresenta os setores, suas posições e respectivas interdependências, via hierárquica, itinerário de comunicações, vinculação e subordinação. O organograma não é elemento totalmente estático, rígido e segmentado. É ponto de referência da estrutura hierárquica da empresa em um dado momento organizacional. O organograma possui caráter dinâmico, flexível e funcional, permitindo integração sistêmica e sinérgica entre os setores da empresa. 02/04/2017

TIPOS DE ORGANOGRAMAS a) Organograma em BARRAS O tamanho do retângulo é diretamente proporcional à importância da Autoridade que o representa 02/04/2017

TIPOS DE ORGANOGRAMAS b) Organograma em SETORES (Setorial ou Setograma) : São círculos concêntricos, que representam os níveis de autoridade a partir do círculo central, onde se localiza a autoridade maior da empresa. 02/04/2017

TIPOS DE ORGANOGRAMAS c) Radial (Solar ou Circular) Mostra o macro sistema das empresas componentes de um grande grupo empresarial. 02/04/2017

TIPOS DE ORGANOGRAMAS d) Organograma Linear de Responsabilidade – OLR Mostra o inter-relaciona-mento entre as diversas atividades e os responsá-veis por cada uma delas. 02/04/2017

TIPOS DE ORGANOGRAMAS e) Organograma Informativo DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Administrador.: Pedro Fulano Código: 1345 Referência: 30002 Lotação: 45 Síntese da Atribuições: Processar o controle de freqüência Elaborar o plano de férias Elaborar a Folha de Pagamento Treinar o pessoal. Tem informações de diversas naturezas relacionadas com as unidades organizacionais. 02/04/2017

TIPOS DE ORGANOGRAMAS f) Organograma Clássico (Vertical ou Retangular) Mais usado e mostra os órgãos de decisão, de assessoria, operacionais e a hierarquia entre eles. Decisão Superior Decisão Intermediária Assessoria Operacionais 02/04/2017

GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO E CONTROLE - FUNCIONOGRAMA – O funcionograma é um gráfico que amplia as partes setoriais de um organograma, respeitando as características estruturais, tornando claras as atividades. OBJETIVOS: Possibilita conhecer a interdependência dos componentes do organismo. É conhecido como organograma funcional. Representa a idéia geral da missão dos órgãoes da empresa. Normalmente estão incluídos no Manual de Organização. O funcionograma cria condições de iniciar um processo de análise das funções e processos organizacionais. 02/04/2017

GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO E CONTROLE - FUNCIONOGRAMA – 02/04/2017

GRÁFICOS DE PROCESSAMENTO Quando são utilizados os GRÁFICOS DE PROCESSAMENTO ? Na implantação e/ou revisão de um sistema qualquer, para clarear ou melhor compreender as rotinas, formulários, métodos e processos de trabalho; Na análise de um sistema existente, visando definir e uniformizar o entendimento do mesmo pela organização; No planejamento e análise de rotinas de trabalho, visando a racionalização; Na criação, racionalização e extinção de formulário. 02/04/2017

FLUXOGRAMA O fluxograma é uma ferramenta que permite padronizar processos de trabalho, que também pode ser utilizado Em outras áreas, como exemplo o fluxograma produtivo. É o gráfico de processamento por excelência, para trabalhos de análise administrativa; Representa o fluxo ou a seqüência normal de qualquer trabalho, produto ou documento; Utiliza símbolos para colocar em evidencia a origem, o processamento e o destino da informação; Se utilizar símbolos diferentes, deve ter uma legenda. 02/04/2017

VANTAGENS DO FLUXOGRAMA: Permite verificar como funcionam todos os componentes de um sistema; Entendimento simples e objetivo; Facilita a localização das deficiências no sistema; Aplica-se a qualquer sistema, desde o mais simples até o mais complexo; Facilita o entendimento de alterações no sistema. 02/04/2017

ROTEIRO PARA ELABORAR UM FLUXOGRAMA: COMUNICAÇÃO: Os chefes orientam como o trabalho deve ser feito e os objetivos do mesmo. COLETA DE DADOS: Usar um roteiro de entrevista com os executores do trabalho (Cargo e nome? De quem recebe o trabalho? O que é feito? Quem recebe os resultados? Quantas unidades por dia (se for o caso)? Quanto tempo gasta (se for o caso)? FLUXOGRAMAÇÃO: Escolher o tipo de diagrama e elaborar o rascunho. Certificar-se da correção dos dados; colher informações adicionais (se for o caso); ouvir a opinião dos executores do processo; ajustar as incoerências se houverem. 02/04/2017

ROTEIRO PARA ELABORAR UM FLUXOGRAMA: 4) ANÁLISE DO FLUXOGRAMA: Para cada etapa do fluxograma, procurar responder as questões a seguir: Qual a utilidade da etapa no processo? Há vantagem se for alterada a seqüência? As operações são feitas por pessoas adequadas às funções que ocupam? Cada operação está sendo executada de modo eficiente? Os formulários, número de vias e campos estão adequados? 5) RELATÓRIO DE ANÁLISE: Se for exigido, pode ser feito um relatório com os seguintes itens: Situação atual e fluxograma da situação existente; Análise das condições existentes com a indicação de falhas, se houverem (morosidade; desperdício de mão-de-obra; erros; dificuldade de controle); RECOMENDAÇÕES. 02/04/2017

GABARITOS PARA ELABORAR UM FLUXOGRAMA: Pode ser utilizada um ferramenta informatizada na elaboração do fluxograma, desde que contenha os símbolos adequados: FONTE: MsWord 02/04/2017

SOFTWARE VÁRIOS PROGRAMAS INFORMATIZADOS EXISTEM PARA FACILITAR A CRIAÇÃO DE FLUXOGRAMAS: Microsoft Visio - Solução para Windows que faz parte do pacote Microsoft Office. DIA - Solução para Linux Gliffy - Programa disponível na Internet, ou seja, não necessita de instalar software. Mais leituras: Página sobre fluxogramas na Wikipédia em Português 02/04/2017

EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS: FONTE: 02/04/2017

EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS: FONTE 02/04/2017

EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS: FONTE br/gestor/cana-de-acucar/arvore/CONT000fiog1ob502wyiv80z4s473agi63ul.html 02/04/2017

TIPOS DE FLUXOGRAMAS: FLUXOGRAMA ADMINISTRATIVO 02/04/2017

TIPOS DE FLUXOGRAMAS: FLUXOGRAMA VERTICAL / TRABALHO 02/04/2017

BIBLIOGRAFIA TADEU, Cruz. Sistemas, Organização e Métodos: estudo integrado das novas tecnologias de informação. São Paulo: Atlas, 1997. OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Organização, sistemas e métodos. São Paulo: Atlas, 2002. CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 3ª ed. São Paulo: Campus, 1999. CURY, Antonio. Organização e Métodos: uma visão holística. São Paulo: Atlas, 2000. 02/04/2017

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