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Gabriela Reis José Guilherme Silva Amato Versão 1.0 Julho de 2012.

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2 Gabriela Reis José Guilherme Silva Amato Versão 1.0 Julho de 2012

3 Passos Tema Data e horário Palestrantes Local Público Diferencial Orçamento Divulgação Escalas Pós-evento

4 Tema O tema é a questão inicial de se organizar um evento. Deve ser um tema chamativo, interessante, que atraia grande público. A partir dele, todo o restante dos preparativos para o evento serão encaminhados, como palestrantes, local, público, etc.

5 Data e horário Deve haver uma análise dos eventos que também acontecerão na época desejada para se evitar que as datas coincidam e que haja uma divisão do público. Se a necessidade a ONG é fazer um jantar beneficiente para arrecadação de fundos, por exemplo, este ponto deve ser observado com cautela Quanto ao horário, é preciso estudar antes o tipo do público que esperamos, a fim de estabelecer um horário em que o maior número dele esteja disponível.

6 Palestrante Tendo o tema estabelecido, é preciso ir em busca de potenciais palestrantes. Nesse sentido, buscamos o contato, fazemos o convite, esclarecendo o que esperamos da palestra e arcamos com possíveis gastos que o palestrante venha a ter. Deve-se considerar palestrantes reconhecidos na área do tema em questão, que agregue valor ao evento e que tenha o que oferecer ao público presente.

7 Local Para o local, também é preciso considerarmos o público alvo do evento, para que ele aconteça no lugar mais acessível a essas pessoas e para que o espaço seja suficiente para o tamanho do público que esperamos. Dependendo do local escolhido, é preciso providenciar a parte burocrática, fazendo ofícios com solicitação de reserva do local no dia e horário estabelecido. Nesse sentido, deve-se estabelecer o horário de término também. É preciso averiguar se o local possibilita o uso de ferramentas como projetor, computadores, etc.

8 Público Além do público ser de grande importância para determinar horário e local do evento, ele também deve ser estudado para fazermos uma divulgação eficaz e para agirmos com base em expectativas mais realistas. A noção do tipo e tamanho do público que se espera determina os locais e maneiras em que a divulgação pode atingir mais pessoas interessadas. E além disso, podemos evitar gastos desnecessários.

9 Diferencial Podemos providenciar algum diferencial para incrementar o nosso evento. Caso o público esperado seja grande e o tempo de duração do evento seja longo, podemos optar por um coffee break. Nesse caso, é preciso estabelecer quantidade, fazer cotação e encomenda e o transporte dos alimentos no dia em questão. Podemos optar também por distribuir brindes, como pastas, canetas, etc., podendo entrar no nosso orçamento ou como algum patrocínio.

10 Orçamento É necessário desenvolver uma planilha de gastos com o evento, para analisarmos a necessidade ou não de patrocínios. Caso haja, é preciso montar uma apresentação de proposta de parceria, fazer uma relação das possíveis empresas interessadas e fazer contato, propondo o patrocínio. A planilha também possibilita vermos a viabilidade dos diferenciais citados no tópico acima e da quantidade de materiais para divulgação.

11 Divulgação A divulgação deve ser bem planejada para que ninguém deixe de comparecer ao evento por falta de conhecimento dele. É preciso desenvolver artes dos panfletos e divulgá-los tanto na internet, como impresso. Para distribuí-los, organizamos uma escala de panfletagem em diferentes horários e locais durante, pelo menos, duas semanas antes do dia do evento. A divulgação pode ser realizada também na Newsletter, na rede social (convidando amigos para o evento), no site, no e também por aviso entre amigos, sempre de acordo com o perfil da ONG Caso tenhamos conseguido algum patrocínio, a empresa parceira deve estar presente em todo o material de divulgação.

12 Escalas Deve-se organizar uma escala para que todos tenham conhecimento do que farão no evento. Dessa forma, estabelecemos quem ficará responsável: Credenciamento - devem providenciar os computadores utilizados e sempre começar com no mínimo meia hora antes do evento; Apresentação do evento – preparação de slides previamente; Cobertura; Recepção, etc.

13 Pós evento Após o evento, é preciso tomar cuidado para não deixar passar algumas providências importantes: Recolhimento do Feedback em ficha simples distribuída para os presentes no começo do evento, na qual mediremos a satisfação em termos de palestrante, local, horário, tema abordado, coffe break, etc. Divulgação do resultado do evento em redes sociais, site e Newsletter; Postagem das fotos no site e redes sociais; Feedback às empresas patrocinadoras e aos palestrantes, mostrando material de divulgação, satisfação, fotos, etc.; Fechamento da planilha de gastos, analisando o nosso resultado após o evento; Manutenção do contato com o público que compareceu, visando atrair voluntários para a ONG, por exemplo.

14 Te Ajudando a Ajudar!


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