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Relatório Semestral de Progresso (RP) e PMR - Intrumentos de apoio ao gerenciamento de projetos.

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1 Relatório Semestral de Progresso (RP) e PMR - Intrumentos de apoio ao gerenciamento de projetos

2 Normas Gerais dos Contratos (6.01 e 7.03) Qualquer modificação substancial nos planos, especificações, cronograma de investimentos, orçamentos, regulamentos e outros documentos que o Banco haja aprovado, assim como qualquer modificação substancial no contrato ou contratos de bens ou serviços custeados com os recursos destinados à execução do Projeto, ou nas categorias de investimento, dependerá de prévio consentimento escrito do Banco Dentro dos 60 (sessenta) dias seguintes ao término de cada Semestre civil, ou em outro prazo acordado pelas Partes, os relatórios referentes à execução do Projeto, preparados de acordo com as normas que, a respeito, forem acordadas com o Banco

3 Disposições Especiais dos Contratos (PROFISCO) O Mutuário não poderá introduzir qualquer alteração no regulamento Operacional da Linha de Crédito Condicional (CCLIP), Programa de Apoio à Gestão e Integração dos Fiscos no Brasil (PROFISCO). Em caso de conflito entre as disposições do referido Regulamento e as deste Contrato, prevalecerão estas últimas O Mutuário apresentará ao Banco os relatórios semestrais a que se refere a Cláusula 7.03(i) das Normas Gerais e enviará cópia dos mesmos à Secretaria Executiva do Ministério da Fazenda da República Federativa do Brasil. Os referidos relatórios incluirão informação sobre o estágio corrente de implantação das ações de integração nacional

4 RP e PMR São instrumentos de monitoramento baseados em resultados que oferecem informação quantitativa e qualitativa em relação ao progresso do projeto, a entrega dos Produtos no curto prazo e ao alcance dos Resultados no longo prazo

5 Elegibilidade Monitoramento Avaliação RP e PMR Avanços Lições aprendidas Execução (*) Marco de Resultados Produtos Resultados Quadro de Indicadores Indicadores e unidades Plano de Ação e de Investimentos (PAI) Custos PCR - PMR Final (XPMR) Produtos e Resultados Prazos e custos (*) LRR: Loan Result Report – 18 meses após 1o desembolso (Revisão do Projeto) RP: Agosto e Fevereiro PMR: Setembro e Março Aprovação Diretoria Inicial Revisão Missão de Arranque

6 Principais usuários e funções - RP e PMR Equipe de Projeto do Órgão Executor  Apoio ao diálogo com as equipes técnicas responsáveis pelo desenvolvimento dos Produtos  Monitoramento dos avanços físicos e financeiros na execução dos Produtos  Acompanhamento do Marco de Resultados e do Plano de Mitigação de Riscos do Projeto  Identificação de dificuldades e elaboração de Plano de Ação para acelerar a execução do Projeto  Cumprimento de claúsula contratual e prestação de contas ao Banco sobre o andamento do Projeto

7 Principais usuários e funções - RP e PMR Equipe de Projeto do Banco  Apoio ao diálogo com a Equipe de Projeto do Órgão Executor e respectivas equipes técnicas  Roteiro para análise e revisão do Projeto e do plano de mitigação de riscos durante as visitas de inspeção e supervisão  Monitoramento dos avanços físicos e financeiros e do Marco de Resultados do Projeto  Acompanhamento do Plano de Ação para Aceleração da execução do Projeto  Identificação de lições aprendidas e melhores práticas

8 Seções do RP e do PMR PMR  Dados Básicos  Resultados  Produtos  Desempenho  Situação atual (Plano de Supervisão)  Gestão de riscos  Lições aprendidas  Relatórios  Validação RP  Resumo Executivo  Impactos e Resultados  Progresso na Implementação dos Produtos  Análise da Situação Atual e Plano de Ação  Riscos e Plano de Mitigação  Cumprimento de Cláusulas Contratuais  Aprovação de Alterações no Projeto  Lições Aprendidas e Boas Práticas  Demonstrativo de Execução: Orçamentária, Financeira, Desembolso e Aquisições

9 Normas Gerais do Contrato (6.01 e 7.03) Qualquer modificação substancial nos planos, especificações, cronograma de investimentos, orçamentos, regulamentos e outros documentos que o Banco haja aprovado, assim como qualquer modificação substancial no contrato ou contratos de bens ou serviços custeados com os recursos destinados à execução do Projeto, ou nas categorias de investimento, dependerá de prévio consentimento escrito do Banco Dentro dos 60 (sessenta) dias seguintes ao término de cada Semestre civil, ou em outro prazo acordado pelas Partes, os relatórios referentes à execução do Projeto, preparados de acordo com as normas que, a respeito, forem acordadas com o Banco

10 Resumo Executivo  Data atual do último desembolso – apenas na prorrogação  Extensão acumulada (meses) - apenas na prorrogação  Valor comprometido do empréstimo (US$) - contratado  Valor desembolsado do empréstimo (US$) - conforme planilha de demonstrativo execução orçamentária do RP  Valor executado da contrapartida (US$) - conforme planilha de demonstrativo execução orçamentária do RP

11 Impactos e Resultados Indicadores de impacto – indicadores do PAF devem ser atualizados nos termos acordados com a STN Resultados e indicadores – alterações devem ser negociadas com o Especialista Chefe do Projeto para identificação do nível de autorização Apuração de indicadores – a apuração do indicador de (Impacto, Resultado e/ou Produto) deve ser efetuada de acordo com o Quadro de Indicadores do Projeto. O alcance dos Resultados está vinculado ao desenvolvimento dos Produtos, portanto qualquer alteração no Marco de Resultados do Projeto deve ser precedida de análise conjunta Executor/BID

12 Progresso na Implementação dos Produtos Não é possível “excluir” ou “eliminar” produtos do RP / PMR  Um produto já executado poderá ser objeto de replanejamento mas deverá ser mantido no RP sem numeração  Caso não seja mais objeto do projeto (financiamento/contrapartida) o produto deve ter o valor físico e financeiro “zerado”. Esta regra se aplica para o desenvolvimento de produtos com recursos “extra-projeto” (nem contrapartida/nem financiamento). Se este produto é MUITO relevante para o projeto pode ser registrado na planilha de Situação Atual.  Caso o produto “zerado” seja crítico para o alcance dos objetivos do Projeto deve ser analisada um possível mudança no desenho do Projeto. Meta física cumprida sem recursos distorce os índices do projeto Alterações nos valores (físicos e financeiros) planejados, assim como nos prazos de execução dos Produtos devem ser previamente acordados entre Executor/BID

13 Análise da Situação Atual e Plano de Ação  Avanços – devem ser sinteticamente relatados e atualizados em cada RP. Uma vez efetivada as contratações devem focalizar o desenvolvimento do Produto. Não devem incluir valores (físicos e financeiros) para evitar inconsistência com outros quadros. Pontos de controle da execução podem ser mantidos de um para outro RP  Efetividade – este relato deve ser incluído apenas quando finalizada a execução do Produto. A análise da efetividade deve considerar os problemas e causas descritos na Matriz de Problemas, Produtos e Resultados  Dificuldades - devem ser sinteticamente relatadas e atualizadas em cada RP. Sempre que a dificuldade apresentar níveis 2 e 3 (interrompe ou impede a execução do Produto), deve ser associada a uma solução  Plano de Ação – para cada dificuldade de nível 2 e 3 deve ser descrita uma solução, com responsável e prazo. Este Plano deve ser atualizada em cada RP. Quando o conjunto de dificuldades impactar no avanço do Projeto as equipes do Executor e do BID devem formular um Plano de Aceleração da Execução (PAE), que deverá ser monitorado

14 Análise da Situação Atual e Plano de Ação Subcomponente – Cadastro e SPED (condição de elegibilidade dos projetos) – Deve constar de todos os RP independentemente da fonte de financiamento (PROFISCO/BID, PMAE/BNDES, Recursos Próprios) – Quando não for parte integrante do PROFISCO deve indicar além do estágio de desenvolvimento dos produtos, os valores já investidos e as metas físicas alcançadas Quando entender necessário a SE/MF poderá solicitar ao Órgão Executor informações adicionais sobre estes produtos.

15 Riscos e Plano de Mitigação  Riscos iniciais (metodologia expert choice) - quadro deve ser preservado e transferido para planilha específica no final do RP  Riscos e Plano de Mitigação (metodologia GRP) – os resultados devem ser transcritos para esta planilha para fins de monitoramento durante a execução do Projeto. A avaliação de riscos do projeto e seu plano de mitigação será revisado anualmente. Nas atualizações devem ser mantidos os registros históricos.

16 Cumprimento de Cláusulas Contratuais  Inclusão – devem ser consistentes com os contratos específicos As prorrogações de prazo para o cumprimentos de quaisquer das cláusulas e outros acordos entre o Executor e o BID devem ser registrados na coluna de “observações”

17 Aprovação de Alterações no Projeto  Item alterado – descrever o documento ou tema alterado (Marco de Resultados, Orçamento, etc)  Tipo de alteração – indicar o elemento do Projeto objeto da alteração (Produto, Resultado, Indicador, etc)  Nível de aprovação (BID/Mutuário) – indicar a responsabilidade pela alteração (Temas contratuais demandam alteração do Garantidor)  Descrição da alteração – Detalhar o componente, subcomponente produto alterado e, quando for o caso, providências adicionais (solicitação de transferência de recursos entre componentes)  Impacto – indicar se a alteração impacta os objetivos e resultados do Projeto e, em sendo o caso, descrever este impacto  Documento e data de aprovação – indicar o documento onde ficou acordada a alteração e sua data de emissão Todos os acordos que impliquem em alterações no Projeto e seus documentos, registrados em Ajuda Memória de visitas e missões, devem ser relatados nesta planilha

18 Lições Aprendidas e Boas Práticas  Inclusão – devem ser descritas as lições aprendidas ao longo de todo o ciclo do Projeto: preparação, execução e avaliação As boas práticas serão incluídas em razão da análise da efetividade de algumas soluções implantadas pelo Projeto

19 Demonstrativo de Execução: Orçamentária, Financeira, Desembolso e Aquisições  Demonstrativo de Execução Orçamentária – o orçamento original do Projeto não pode ser alterado. O orçamento vigente deve refletir as alterações aprovadas pelo BID (conforme registrado no sistema WLMS). O orçamento executado deve ser consistente com as informações de movimentação financeira do projeto.  Demonstrativo de Desembolso por Fonte-Ano – o desembolso programado deve ser consistente com os valores originais do Informe de Projeto. O desembolso acumulado deve ser consistente com as informações do relatórios financeiros do projeto (conforme registrado no sistema WLMS)  Demonstrativo de Execução Financeira – a programação financeira deve ser consistente com a programação de desembolso acordada com a área financeira do BID  Demonstrativo de Execução do Plano de Aquisições – deve ser consistente com o último PA aprovado pela área de aquisições do BID, mantendo as informações históricas por período. As informações fiduciárias no RP (financeiras e de aquisições) são gerencias e não substituem os formulários e procedimentos específicos da área.

20 Documentos do Projeto (Parte específica do RP) e ANEXOS DOCUMENTOS DE PROJETO  Matriz de Problemas, Produtos e Resultados.  Marco de Resultados do Projeto Original Atualízações formais  Quadro de Indicadores Original Atualízações formais ANEXOS  PAI  Relatórios de consultoria e de obras

21 PMR e o RP no futuro Proposta PMR alimentado pelo executor. Plataforma comum de visualização. Ferramenta está sendo trabalhada (modelo formulado - Sharepoint). Uma vez que o RP utiliza a estrutura do PMR irá ajudar os executores do PROFISCO na utilização do novo sistema

22 Relacionamento entre o PMR e o WLMS WLSM  Só informações de financiamento  Informação por categoria e não por produto PMR  Montante do desembolso total ano comparado.  Informação do financiamento BID.  Curva de desembolso até o final do projeto Não há extração automática dos dados do WLMS para a execução do projeto (custo dos produtos) em razão da impossibilidade obrigar o executor a manter um plano de contas contábil por produto

23 Replanejamento das informações no PMR Função de Replanejamento  No momento está em teste  Estará disponível para o ciclo de setembro  A solução de replanejamento será bem sofisticada e poderá ser produto a produto  O histórico ficará guardado e o produto constará como replanejado  Como regra geral não mudará o valor de desempenho histórico do projeto O Planejamento de 2011 ficou congelado em março e o Planejamento de 2012 poderá ser alterado em setembro/2011 e março/2012.

24 Ana Lúcia Dezolt Especialista Setorial BID Luciana Pimentel Consultora BID


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