P OR P ABLO S OLEDADE – A RQUIVISTA DRT-165/BA Os impactos da Lei de Acesso a Informação e do PL sobre a legalidade da Digitalização de Documentos. Rio.

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1 P OR P ABLO S OLEDADE – A RQUIVISTA DRT-165/BA Os impactos da Lei de Acesso a Informação e do PL sobre a legalidade da Digitalização de Documentos. Rio de Janeiro, 28 de junho de 2012 Palestra proferida no Evento E-doc RJ

2 Os impactos da Lei de Acesso a Informação e do PL que torna legal a Digitalização de Documentos Bacharel em Arquivologia em 2002.1 pelo ICI-UFBA; Especialista em Administração Hospitalar e Sistemas de Serv. de Saúde pela Escola de Administração da UFBA (2011/2012); Mestrando em Ciência da Informação pelo ICI-UFBA (2011); Mestrado Inconcluso em Ciência da Informação pelo ICI-UFBA 2005; Coordenação do SAME MCO-UFBA PABLO SOLEDADE – FORMAÇÃO E ALGUMAS EXPERIÊNCIAS É Consultor Master da Empresa Acesso - Serviços de Informação e Apoio Administrativo.

3 Ex-Diretor do Sinarquivo - Sindicato Nacional dos Arquivistas; Ex-Presidente da Associação dos Arquivistas da Bahia por 02 gestões (2005 - 2009); Ex-membro titular do Conarq - Conselho Nacional de Arquivos, representando as Associações Profissionais de Arquivistas do Brasil; Fundador e ex-Presidente do D.A. de Arquivologia por duas gestões; Presidente do I e II Simpósio Baiano de Arquivologia e Presidente do Encontro de Estudantes do XIII Congresso Brasileiro de Arquivologia; Ex-Chefe de Gabinete de Deputado Estadual na Assembléia Legislativa da Bahia, foi Gestor de Informação do Sindsefaz e Arquivista do Hospital Espanhol; Autor de diversos projetos na área de arquivos e consultor de processos licitatórios da área de arquivo na Bahia e no Brasil; Participa de elaboração de provas de concursos públicos em Arquivologia; Os impactos da Lei de Acesso a Informação e do PL que torna legal a Digitalização de Documentos

4 CONHECENDO VOCÊS..... SERVIDOR PÚBLICO? FUNCIONÁRIOS DE EMPRESAS PRIVADAS? SÓCIOS DE EMPRESA PRIVADA? ESTUDANTES? Os impactos da Lei de Acesso a Informação e do PL que torna legal a Digitalização de Documentos

5 Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5 o, no inciso II do § 3 o do art. 37 e no § 2 o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei n o 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei n o 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei n o 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011. LEI DE ACESSO A INFORMAÇÃO - LAI Os impactos da Lei de Acesso a Informação e do PL que torna legal a Digitalização de Documentos

6 O QUE DIZ A CONSTITUIÇÃO ? Os impactos da Lei de Acesso a Informação e do PL que torna legal a Digitalização de Documentos XXXIII - todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado; TÍTULO II- Dos Direitos e Garantias Fundamentais CAPÍTULO I - DOS DIREITOS E DEVERES INDIVIDUAIS E COLETIVOS Art. 5º Todos são iguais perante a lei, sem distinção de qualquer natureza, garantindo-se aos brasileiros e aos estrangeiros residentes no País a inviolabilidade do direito à vida, à liberdade, à igualdade, à segurança e à propriedade, nos termos seguintes:

7 QUESTÕES BÁSICAS DA LEI DE ACESSO Dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações; Aplicam-se as disposições desta Lei, no que couber, às entidades privadas sem fins lucrativos que recebam, para realização de ações de interesse público, recursos públicos diretamente do orçamento ou mediante subvenções sociais, contrato de gestão, termo de parceria, convênios, acordo, ajustes ou outros instrumentos congêneres Os impactos da Lei de Acesso a Informação e do PL que torna legal a Digitalização de Documentos

8 Os procedimentos previstos nesta Lei destinam-se a assegurar o direito fundamental de acesso à informação. “VOCÊ TEM SEDE DE QUÊ, VOCÊ TEM FOME DE QUÊ??? AGENTE NÃO QUER SÓ COMIDA...” AGENTE QUER INFORMAÇÃO!!! Música: Titãs Os impactos da Lei de Acesso a Informação e do PL que torna legal a Digitalização de Documentos

9 Princípios Devem ser executados em conformidade com os princípios básicos da administração pública e com as seguintes diretrizes: I - observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção; II - divulgação de informações de interesse público, independentemente de solicitações; III - utilização de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da informação; IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência na administração pública; V - desenvolvimento do controle social da administração pública. Os impactos da Lei de Acesso a Informação e do PL que torna legal a Digitalização de Documentos

10 OBRIGAÇÕES DO PODER PÚBLICO Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a: I - gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação; II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; e III - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso. Os impactos da Lei de Acesso a Informação e do PL que torna legal a Digitalização de Documentos

11 O acesso à informação de que trata esta Lei compreende, entre outros, os direitos de obter: I - orientação sobre os procedimentos para a consecução de acesso, bem como sobre o local onde poderá ser encontrada ou obtida a informação almejada; II - informação contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus órgãos ou entidades, recolhidos ou não a arquivos públicos; III - informação produzida ou custodiada por pessoa física ou entidade privada decorrente de qualquer vínculo com seus órgãos ou entidades, mesmo que esse vínculo já tenha cessado; IV - informação primária, íntegra, autêntica e atualizada; V - informação sobre atividades exercidas pelos órgãos e entidades, inclusive as relativas à sua política, organização e serviços; Os impactos da Lei de Acesso a Informação e do PL que torna legal a Digitalização de Documentos

12 VI - informação pertinente à administração do patrimônio público, utilização de recursos públicos, licitação, contratos administrativos; e VII - informação relativa: a) à implementação, acompanhamento e resultados dos programas, projetos e ações dos órgãos e entidades públicas, bem como metas e indicadores propostos; b) ao resultado de inspeções, auditorias, prestações e tomadas de contas realizadas pelos órgãos de controle interno e externo, incluindo prestações de contas relativas a exercícios anteriores. Os impactos da Lei de Acesso a Informação e do PL que torna legal a Digitalização de Documentos

13 OBSERVAÇÕES RELEVANTES O acesso à informação previsto no caput não compreende as informações referentes a projetos de pesquisa e desenvolvimento científicos ou tecnológicos cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade; Quando não for autorizado acesso integral à informação por ser ela parcialmente sigilosa, é assegurado o acesso à parte não sigilosa por meio de certidão, extrato ou cópia com ocultação da parte sob sigilo. A negativa de acesso às informações objeto de pedido formulado aos órgãos e entidades referidas no art. 1 o, quando não fundamentada, sujeitará o responsável a medidas disciplinares. Informado do extravio da informação solicitada, poderá o interessado requerer à autoridade competente a imediata abertura de sindicância para apurar o desaparecimento da respectiva documentação. Os impactos da Lei de Acesso a Informação e do PL que torna legal a Digitalização de Documentos

14 OBSERVAÇÕES RELEVANTES É dever dos órgãos e entidades públicas promover, independentemente de requerimentos, a divulgação em local de fácil acesso, no âmbito de suas competências, de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas. Para cumprimento do disposto no caput, os órgãos e entidades públicas deverão utilizar todos os meios e instrumentos legítimos de que dispuserem, sendo obrigatória a divulgação em sítios oficiais da rede mundial de computadores (internet). Os Municípios com população de até 10.000 (dez mil) habitantes ficam dispensados da divulgação obrigatória na internet, mantida a obrigatoriedade de divulgação, em tempo real, de informações relativas à execução orçamentária e financeira, nos critérios e prazos previstos na Lei de Responsabilidade Fiscal. Os impactos da Lei de Acesso a Informação e do PL que torna legal a Digitalização de Documentos

15 OS SÍTIOS ELETRÔNICOS Os sítios devem atender, entre outros, aos seguintes requisitos: conter ferramenta de pesquisa de conteúdo que permita o acesso à informação de forma objetiva, transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão; possibilitar a gravação de relatórios em diversos formatos eletrônicos, inclusive abertos e não proprietários, tais como planilhas e texto, de modo a facilitar a análise das informações; possibilitar o acesso automatizado por sistemas externos em formatos abertos, estruturados e legíveis por máquina; divulgar em detalhes os formatos utilizados para estruturação da informação; garantir a autenticidade e a integridade das informações disponíveis para acesso; manter atualizadas as informações disponíveis para acesso; indicar local e instruções que permitam ao interessado comunicar-se, por via eletrônica ou telefônica, com o órgão ou entidade detentora do sítio; e adotar as medidas necessárias para garantir a acessibilidade de conteúdo para pessoas com deficiência. Os impactos da Lei de Acesso a Informação e do PL que torna legal a Digitalização de Documentos

16 Decreto 7724 de 16 de maio de 2012 SIC - Serviço de Informação ao Cidadão Os órgãos e entidades deverão criar Serviço de Informações ao Cidadão - SIC, com o objetivo de: I - atender e orientar o público quanto ao acesso à informação; II - informar sobre a tramitação de documentos nas unidades; e III - receber e registrar pedidos de acesso à informação. Compete ao SIC: I - o recebimento do pedido de acesso e, sempre que possível, o fornecimento imediato da informação; II - o registro do pedido de acesso em sistema eletrônico específico e a entrega de número do protocolo, que conterá a data de apresentação do pedido; e III - o encaminhamento do pedido recebido e registrado à unidade responsável pelo fornecimento da informação, quando couber. Os impactos da Lei de Acesso a Informação e do PL que torna legal a Digitalização de Documentos

17 SIC O SIC será instalado em unidade física identificada, de fácil acesso e aberta ao público. Nas unidades descentralizadas em que não houver SIC será oferecido serviço de recebimento e registro dos pedidos de acesso à informação. Se a unidade descentralizada não detiver a informação, o pedido será encaminhado ao SIC do órgão ou entidade central, que comunicará ao requerente o número do protocolo e a data de recebimento do pedido, a partir da qual se inicia o prazo de resposta. Os impactos da Lei de Acesso a Informação e do PL que torna legal a Digitalização de Documentos

18 O PLC 11/2007 DA CÂMARA DOS DEPUTADOS O projeto (PLC 11/07) regulamenta a digitalização, o armazenamento em meio eletrônico e a reprodução de documentos públicos e privados. Segundo a proposta, o processo de digitalização, deverá “manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil)”. Os impactos da Lei de Acesso a Informação e do PL que torna legal a Digitalização de Documentos

19 As empresas privadas ou os órgãos da administração pública direta ou indireta que utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico, ótico ou equivalente deverão adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização, além de definições que possibilitem a segurança da informação e controle de acesso. E O E-ARQ BRASIL? E O MOREQ-JUS? VÃO SER DEFINIDOS COMO PADRÕES? MODELO DE REQUISITOS PARA SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS O MODELO DE REQUISITOS PARA SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTÃO DE PROCESSOS E DOCUMENTOS DO PODER JUDICIÁRIO Os impactos da Lei de Acesso a Informação e do PL que torna legal a Digitalização de Documentos

20 ENTÃO, QUAIS OS IMPACTOS? Longe de uma resposta definitiva, já que estamos vivendo esse momento de transformação... A princípio podemos destacar certamente alguns: Em 2013 orçamentos da União, Estados e Municípios com dotações orçamentárias específicas para promover a adequação a estas leis; Um olhar mais cuidadoso da Administração Pública para com seus Arquivos e Documentos; Aumento da quantidade de serviços na iniciativa privada relativos a organização, digitalização de documentos, e construção ou cessão de softwares GED-ECM; Aumento da concorrência no mercado; Necessidade de contínua atualização e INOVAÇÃO das empresas e profissionais da área; Maior atenção do servidor público e de clientes em geral na aquisição de produtos e serviços. Os impactos da Lei de Acesso a Informação e do PL que torna legal a Digitalização de Documentos

21 CONSIDERAÇÕES FINAIS As empresas da área de informação, essencialmente as que lidam com a área de arquivo, precisam se preparar para estas transformações e demandas. Os órgãos públicos precisam estabelecer critérios rigorosos para garantia da qualidade dos serviços e produtos, mas precisa proporcionar imediatamente a abertura ao processo de informatização/modernização. É necessário aprimorar os sistemas que são disponibilizados pelas empresas privadas, a partir de adequações aos padrões normativos recomendados pela própria União, como por exemplo, o Earq-Brasil do Conarq, além da contínua discussão e melhoria deste. Os impactos da Lei de Acesso a Informação e do PL que torna legal a Digitalização de Documentos

22 CONSIDERAÇÕES FINAIS É essencial um trabalho conjunto, em parceria, entre o poder público e a iniciativa privada, cada qual com sua responsabilidade, para que o patrimônio documental brasileiro e mais, para que a MEMÓRIA deste país não se perca!!!

23 OBRIGADO A TODOS! Pablo Soledade pablosoledade@gmail.com www.empresaacesso.com.br Os impactos da Lei de Acesso a Informação e do PL que torna legal a Digitalização de Documentos

24 SE TIVER PRESTADO A ATENÇÃO VOCÊ PODE GANHAR BRINDE! O que cabe aos órgãos assegurar com a Lei de Acesso a Informação? Cite pelo menos um tópico. Os impactos da Lei de Acesso a Informação e do PL que torna legal a Digitalização de Documentos

25 OBRIGAÇÕES DO PODER PÚBLICO Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a: I - gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação; II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; e III - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso. Os impactos da Lei de Acesso a Informação e do PL que torna legal a Digitalização de Documentos

26 SE TIVER PRESTADO A ATENÇÃO VOCÊ PODE GANHAR BRINDE! Qual o nome do serviço que o órgão deve criar para atender e orientar o público quanto ao acesso à informação? Os impactos da Lei de Acesso a Informação e do PL que torna legal a Digitalização de Documentos

27 SIC - Serviço de Informação ao Cidadão Os órgãos e entidades deverão criar Serviço de Informações ao Cidadão - SIC, com o objetivo de: I - atender e orientar o público quanto ao acesso à informação; II - informar sobre a tramitação de documentos nas unidades; e III - receber e registrar pedidos de acesso à informação. Os impactos da Lei de Acesso a Informação e do PL que torna legal a Digitalização de Documentos

28 SE TIVER PRESTADO A ATENÇÃO VOCÊ PODE GANHAR BRINDE! Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes: I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II - secreta: 15 (quinze) anos; e III - reservada: 5 (cinco) anos. Em que caso específico o sigilo pode se aplicar com 04 ou 08 anos? Os impactos da Lei de Acesso a Informação e do PL que torna legal a Digitalização de Documentos

29 As informações que puderem colocar em risco a segurança do Presidente e Vice-Presidente da República e respectivos cônjuges e filhos(as) serão classificadas como reservadas e ficarão sob sigilo até o término do mandato em exercício ou do último mandato, em caso de reeleição. Os impactos da Lei de Acesso a Informação e do PL que torna legal a Digitalização de Documentos

30 OBRIGADO MAIS UMA VEZ! Pablo Soledade pablosoledade@gmail.com www.empresaacesso.com.br Os impactos da Lei de Acesso a Informação e do PL que torna legal a Digitalização de Documentos