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REFLEXÕES SOBRE O RESGUARDO DA MEMÓRIA CIENTÍFICA DO INPE Marciana Leite Ribeiro Instituto Nacional de Pesquisas Espaciais – INPE XIV Seminário Nacional.

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1 REFLEXÕES SOBRE O RESGUARDO DA MEMÓRIA CIENTÍFICA DO INPE Marciana Leite Ribeiro Instituto Nacional de Pesquisas Espaciais – INPE XIV Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias 22 a 27 de outubro de 2006 Salvador - Bahia Biblioteca Digital

2 2 Destacar a importância do agrupamento da produção científica do Instituto Nacional de Pesquisas Espaciais (INPE) em um repositório. Preservar a memória cientifica, disseminando esse conhecimento entre outras comunidades, como uma continuidade de acesso para a geração futura. Entender como a união da experiência que as pessoas têm e usam para realizar o trabalho. Mapear a produção, sistematizar, criar ferramentas e formar pessoal especializado para trabalhar na preservação e difusão de acervos. Objetivos

3 3 Diversos tipos de documentos são produzidos associados às atividades numa organização de pesquisa. A preservação dos registros depende da importância que o próprio pesquisador atribui a cada tipo de atividade e do documento gerado. Apenas 20% do conhecimento da instituição são explicitados, os outros 80% são de conhecimento tácito. A preservação das memórias nas instituições do País ainda é incipiente, sem preocupação de resguardar o conhecimento. A preocupação das instituições apenas com a conservação da documentação formalizada, perdendo-se assim parte do material que poderia ser de interesse para a pesquisa. A Produção Intelectual Gerada na Instituição

4 4 A seleção e descarte devem ser cautelosos para que não levem à perda de documento importante do patrimônio nacional científico e tecnológico. Dificuldade em localizar documentos por motivo de perda, dispersão dos acervos e, em conseqüência, a perda do conhecimento. Ferramenta importante na construção de uma sociedade cidadã. Só recentemente as instituições de fomento vêm dando um especial apoio à preservação da memória científica e tecnológica, necessidade de reafirmar os seus valores e projetar a sua visão de futuro. A Produção Intelectual Gerada na Instituição

5 5 O INPE é hoje considerado um dos mais renomados Institutos de Pesquisa do País. O grande diferencial do Instituto é o conhecimento acumulado ao longo de sua história. Tem três missões distribuídas em suas diversas áreas: produção de conhecimento científico, através de atividades de pesquisa básica; materialização através teses e artigos científicos na literatura indexada; geração de resultados e produtos para uso da sociedade e desenvolvimento de tecnologia industrial na área espacial (Pesquisa Aplicada e Desenvolvimento Experimental). O que o Inpe faz?

6 6 Usam sua experiência para desenvolver um processo, um produto, que contenha ao menos parte daquilo que sabem. Experiências e insights que não estão registrados em lugar algum, residindo apenas na memória natural. O processo não registrado ou não devidamente documentado só existe na cabeça daquele que o executa. Pelo caráter de difícil gerenciamento do conhecimento tácito, torna-se difícil apropriar-se do conhecimento científico, organizado em torno de estruturas formais e abstratas. Os pesquisadores possuem grande autonomia na seleção de seu conteúdo e dos métodos usados para obtê-los e transformá-los em conhecimento explícito. Portadores do conhecimento na Instituição

7 7 Comunidades nacional e internacional na forma de apoio tecnológico na área espacial e na disseminação da informação científica e, através de indicadores. FAPESP (2005), o INPE apresenta o maior número de publicações indexadas no Science Citation Index Expanded (SCIE) do Estado de São Paulo. GráficoGráfico Os indicadores registraram a superação das expectativas de publicação da produção científica e tecnológica básica do INPE, demonstrando a prioridade que o Instituto tem dado à pesquisa científica e à melhoria da gestão do conhecimento. Disponibilização do Conhecimento

8 8

9 9 A preservação e a guarda do acervo científico do INPE e do acervo sobre a atuação do Instituto em seus 45 anos de vida, é de grande valor e importância para a pesquisa, na construção do futuro e a trajetória da Ciência Espacial no País, preocupação desta Instituição desde a década de 60. O INPE, através do Serviço de Informação e Documentação (SID), é o depositário de todo o acervo bibliográfico e outros meios de informação, e gerencia a informação no âmbito do conhecimento do Instituto. O SID tem procurado estabelecer uma política de preservação e editorial para registrar a Memória Científica e divulgar os resultados dos trabalhos do INPE. Aqueles publicados pelo INPE passam por uma revisão de conteúdo e forma, por uma equipe qualificada do SID. O volume de documentos gerados na instituição cresce exponencialmente; não é possível preservar tudo o que é produzido. Preservar a memória

10 10 Os pesquisadores geram itens que reconhecidos, devem ser inseridos num repositório que se torna institucional, garantindo um conjunto de trabalhos de pesquisa de áreas específicas Aliados à presença das tecnologias de ponta, os repositórios garantem: a preservação e ampliação das formas de acesso à informação; a abertura do fluxo da informação, permitindo que o conhecimento esteja sempre à disposição de todos; um facilitador, tanto na reutilização quanto na geração de novos conhecimentos na organização; uma alternativa para preservar e disseminar o patrimônio cultural e científico tangível produzido, na criação e no desenvolvimento de bibliotecas digitais. Repositórios

11 11 É o repositório institucional que reúne toda a produção intelectual, direcionada para duas grandes produções: Publicações científicas e técnicas produzidas pelo Instituto e os marcos históricos da Ciência Espacial no País. Informações derivadas do conhecimento adquirido para a geração de novos Conhecimentos. Colaborações para aumentar o estoque de conteúdo nacional em C&T. Representando por um lado o capital humano e, por outro, o resultado da sua ação registrado, preservado, armazenado e explicitado. Utiliza o Software (URLibService) desenvolvido através de iniciativa independente e usado sem restrições pelo INPE. Biblioteca Digital do INPE

12 12 Esse software permite: disponibilização de texto completo; garante a persistência de links entre documentos depositados em acervos distintos; oferece solução para o problema dos vínculos de citações; oferece a opção de criar relatórios e tabelas; mostra a versatilidade e multifuncionalidade do software em diversas atuações; utiliza ferramenta de apoio para o mapeamento estratégico do conhecimento; disponibiliza os metadados das teses e dissertações do protocolo OAI; Biblioteca Digital do INPE

13 13 Gerencia acervos distribuídos, hospedados em vários computadores. 12 acervos locais, criados para abrigar a Memória. Por áreas do conhecimento, por eventos científicos, ePrint, Material AudioVisual, Pessoal e Temporário. Cada administrador local controla o conteúdo do seu acervo local. Pode criar novos repositórios e instalar novas cópias de repositórios/documentos já existentes, provenientes de outros acervos locais. O URLibService é distribuído livremente para as instituições públicas. Multiplataforma, podendo ser instalado nos seguintes sistemas operacionais: Windows, SunOS e Linux. Biblioteca Digital do INPE

14 14 Submissão de trabalhos Todo trabalho produzido e publicado dentro do Instituto, bem como aquele publicado fora, deve ser registrado, armazenado e disseminado num repositório. Seguindo três acordos de submissão: Trabalhos produzidos pelo INPE e publicados fora do INPE. O acordo de submissão consiste apenas na definição do nível de disseminação do trabalho (sem restrição, com restrição ao INPE ou sem permissão de acesso). Trabalhos que tenham sido ou sejam submetidos fora do INPE. O acordo de submissão estipula que, os autores não estão cedendo seus direitos patrimoniais ao INPE. (poderão, no futuro, ser livremente cedidos a qualquer editora). Trabalhos a serem publicados pelo INPE. O acordo de submissão estipula que o produtor está ciente de que, ao fazê-lo, transfere o documento original para o administrador da Biblioteca Digital e que o mesmo não será submetido a outro acervo. Oferece Serviços

15 15 Entrada de Dados Dependendo do acordo de submissão, a entrega dos dados pode tomar formas diferentes: Através de formulários on-line personalizados, em função do tipo do trabalho a ser submetido. São compostos de objetos digitais nos formatos:.pdf,.djvu,.doc,.tex,.djvu,.html,.txt,.jpg,.ppt,.prn,.ps,.zip. Contemplam a informação de conteúdo, informação descritiva e, eventualmente, informação de descrição de preservação. Série Na submissão de artigos em eventos organizados pelo Instituto, os mesmos podem ser reunidos em uma série de arquivamento de informação correspondente ao conceito de Anais. Criação do sumário e do índice por autor. Oferece Serviços

16 16 Armazenamento É feito exclusivamente na forma de arquivos de dados no sistema de arquivo disponível no disco rígido dos computadores que hospedem o acervo da biblioteca. O sistema de arquivo é organizado de forma que cada PAI ocupe dois ou mais diretórios,dedicados à informação de conteúdo e os demais à informação descritiva, que segue o padrão de Repositórios Uniformes para uma Biblioteca Digital (URLib). Disseminação Pode ser livre ou com restrições de acesso e de busca. Todos os PAIs são periodicamente copiados em fitas, localizadas em um prédio distinto do prédio que hospeda o acervo digital on-line. Oferece Serviços

17 17 Acesso A recuperação é feita a partir de expressão de busca composta por palavras-chave, cuja ocorrência é procurada dentro da IPD e da IDP. A expressão de busca pode, alternativamente, consistir de expressão booleana e/ou ainda conter o nome dos campos. Segurança O acesso aos PDI, pode ou não estar visível para o sistema de busca, com exceção do administrador da biblioteca. Grande parte dos pacotes relativos ao software de gerenciamento e manutenção da Biblioteca Digital está visível apenas para o administrador. O acesso à informação de conteúdo pode ou não ser restrito a determinados IPs ou a determinadas pessoas devidamente registradas, por meio de login/senha. Oferece Serviços

18 18 Apoio ao Usuário Pesquisadores, alunos de pós-graduação e comunidade científica Consulta na página da Memória a lista das últimas aquisições, atualizadas todos os dias. Navegação dentro dos anais on-line por meio de sumários e índices por autor Apoio da equipe do SID, responsável pelo uso da Biblioteca Digital, via mensagem eletrônica, telefone ou visita. Oferece Serviços

19 19 Mídias e formatos Acesso via protocolo http, em mais de um formato. Teses e dissertações, acesso nos formatos.html,.jpg..pdf e.djvu. A informação descritiva, acesso em vários formatos: tabela HTML, BibTeX, Refer, XML, xrefer, oai_dc e mtd-br (teses e dissertações). Oferece Serviços

20 20 Respeito aos direitos autorais Para não duplicar as entradas; somente os detentores dos direitos autorais (ou pessoas autorizadas) devem criar os repositórios. Os administradores locais são: o primeiro autor dos trabalhos (se os direitos autorais não foram transferidos a um editor; caso contrário, só com a permissão do editor). O editor dos trabalhos (uma vez que os direitos autorais foram transferidos a ele pelo(s) seu(s) autor(es)); alguém com a permissão dos detentores dos direitos autorais. Um documento é considerado original se ele estiver no acervo local do detentor dos direitos autorais. Oferece Serviços

21 21 Acervo de e-Print É um instrumento de mediação entre as instituições científicas e os usuários, que consiste no repositório institucional onde o próprio pesquisador deposita de forma eletrônica o trabalho, a partir ou não do INPE. É uma iniciativa para resgatar a memória de outras obras produzidas pela Instituição, bem como os acervos particulares dos pesquisadores acoplados ao acervo do Instituto. Gerenciamento do indicador da produção técnico-científica A sistematização do banco de dados da Biblioteca favorece as condições de gerenciamento desses indicadores para o INPE. É possível conferir, nas tabelas disponíveis na Biblioteca Digital, os indicadores do período de 2002 a Oferece os Serviços

22 22 Estatística Para cada documento depositado na URLib, o URLibService mantém uma estatística de acesso ao mesmo. Guarda o registro do número de acessos por dia de cada documento. Mostra o número médio de visitas (ou acessos) ao documento ao longo de 10 períodos consecutivos e de mesma duração, cobrindo todo o intervalo de tempo entre o primeiro dia do depósito do documento até o dia de acesso à estatística. O perfil é muito importante para acompanhar as tendências de sucesso e insucesso de um documento. Em um período longo (vários anos) pode-se verificar se o interesse em um certo documento se mantém ou não. Oferece os Serviços

23 23 Preparada para receber o acervo documental sobre o INPE como a inclusão do registro de novos tipos de documentos: artigos de imprensa, materiais gráficos e objetos tridimensionais. Além da inclusão de novos campos para documentos existentes, visto que esta já possui uma relação de campos definidos, os quais podem ser utilizados a partir do estudo de padronização dos metadados. Estágio Atual

24 24 Componente de fortalecimento da capacidade do País na área da Ciência e Tecnologia. Instrumento de apoio ao planejamento estratégico (informações tratadas e armazenadas como subsídios a ações institucionais e governamentais). Gerenciamento de indicadores que demonstrem o potencial científico do Instituto, bem como a preocupação dos cientistas do INPE na divulgação e no intercâmbio científico, junto a seus pares nacionais e Internacionais. Oferece o acervo de ePrint, onde o próprio pesquisador possa incluir de forma eletrônica, suas idéias ou trabalhos antes mesmo de serem publicados em qualquer mídia. Pontos Importantes da Memória Digital

25 25 O bom desempenho da Biblioteca Digital, integrado como ferramenta de gestão do conhecimento, garante que unidades fisicamente distantes contribuem para o funcionamento como um todo. O URLibService é similar aos serviços oferecidos por universidades brasileiras e o consenso é a sua facilidade de uso. Permitindo o intercâmbio com outros softwares. Pontos Importantes da Memória Digital

26 26 Solidificação em um repositório institucional, já em construção, na busca, reunião, armazenamento e preservação da memória deste Instituto. Manutenção dessa Biblioteca, na atualização e na busca da inovação que aperfeiçoem continuamente a ferramenta, reduzindo, assim, a perda do Conhecimento organizacional. Aplicação em nível organizacional dos resultados do mapeamento estratégico do conhecimento para que isto reflita um sucesso maior do que o já obtido pelo INPE em seus campos de atuação. Redução da perda do conhecimento organizacional. Próximos passos

27 27 Preservação e difusão do patrimônio documental, produzido pelo capital intelectual do Instituto nas suas várias formas e expressões de conhecimento ao longo de sua trajetória. Para compreensão da memória das Ciências Espaciais na Instituição sociedade. A Transformar o conhecimento tácito em explícito, com maior valor estratégico, com o propósito de armazenar, preservar a memória para o futuro deste Instituto, cuja produtividade final será sempre a utilização da informação e o reuso do conhecimento gerando outros conhecimentos. Para o funcionamento, é indispensável a colaboração dos pesquisadores. A motivação da comunidade através da disponibilidade de mecanismos informatizados para facilitar esse trabalho. Considerações Finais

28 28 Dessa forma, um dos princípios balizadores do processo, foi promover o comprometimento e a participação de toda a comunidade interna, através de procedimentos que, incorporados, passem a ser uma sistemática. Temos a consciência que de que hoje o conhecimento é o maior ativo que uma organização possui e analisando alguns acontecimentos do passado, pode-se dizer que o INPE poderia ter se apropriado melhor do alto investimento em conhecimento do que produziu. O futuro não é dedutível por meio de análise de dados do passado, mas sim, uma combinação complexa e não previsível de decisões e eventos do passado. O importante é encontrar um caminho para suas memórias e criar uma estratégia para a maior conscientização da organização Considerações Finais

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