Desenhando Fluxogramas

Apresentação em tema: "Desenhando Fluxogramas"— Transcrição da apresentação:

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Prof. Paulo Barreto

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Utilizar os símbolos indicando onde o mesmo “inicia” e onde é “finalizado” é uma indicação lógica.   É importante lembrar que os fluxos devem possuir um “inicio” e pelo menos um “fim”, exceto em casos muito específicos tais como o fluxo de processos contínuos, onde ao final de um ciclo, retornamos a condição de “inicio” de forma contínua e ciclicamente.

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Há casos onde um fluxo possui uma indicação de “inicio” e pode possuir mais de uma forma de ser “Finalizado”, e isto é uma condição normal, visto que um processo pode ter diversas possibilidades de “saídas” ou até mesmo formas de ser “finalizado”.

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Exemplo: Em um processo de Vendas, inicia com a chegada do vendedor na sede do cliente, e o fluxograma do processo de venda pode encerrar nas seguintes situações, todas possíveis: Com o cancelamento da visita pelo cliente Com a ocorrência da reunião sem realizar uma venda efetiva Com a emissão do pedido de venda Entre outras situações….

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Exemplo: Em um processo de Vendas, inicia com a chegada do vendedor na sede do cliente, e o fluxograma do processo de venda pode encerrar nas seguintes situações, todas possíveis: Com o cancelamento da visita pelo cliente Com a ocorrência da reunião sem realizar uma venda efetiva Com a emissão do pedido de venda Entre outras situações….

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Sentido das linhas de Conexão e o uso de setas indicativas de direção Há ainda uma Convenção relacionada ao uso de setas nas “linhas de conexão” utilizadas entre os “símbolos” a qual define que nas situações onde uma linha esteja conectando dois símbolos e o sentido de conexão estiver indicando o mesmo sentido de direção definido pela “convenção de escrita/leitura” – (da Esquerda para a Direita, e de Cima para Baixo) não é necessário a colocação de “seta” no final da linha de conexão Ex. ( 1 ao 2), ( 1 ao 3) e (3 ao 4).

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Sentido das linhas de Conexão e o uso de setas indicativas de direção Segundo esta “mesma convenção”, As setas, devem ser usadas apenas nos casos onde o sentido apontado pela conexão esteja apontando no “contra fluxo” estipulado pela convenção aplicada para a sua leitura Ex. ( 2 ao 3 ) e ( 4 ao 2 ).

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Procure detalhar o máximo possível em cada símbolo de atividades a ação a ser executada, sendo indicado sempre iniciar o texto a ser empregado na “atividade” por um verbo, indicando a ação de fazer alguma coisa. Ex: “Conferir” a assinatura do cliente no pedido “Arquivar” o documento na pasta de pedidos

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Dependendo do nível de detalhamento realizado durante o levantamento de informações do processo, pode haver diversas atividades, executadas em sequencia, sem que algo seja efetivamente produzido entre elas, além da execução da própria atividade em si. O importante em relação ao sequenciamento é identificar a ordem de execução das ações no contexto de um processo.

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Ex: “De nada adianta solicitar os dados de identificação de pessoa, para lhe franquear o acesso ou não a um determinado ambiente proibido, depois que ela já estiver no interior do próprio ambiente. Neste caso: A ordem indicada seria, primeiro solicitar a identificação, avaliar a situação e, somente depois disto, liberar o acesso ao referido ambiente”.

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Quando uma atividade estiver relacionada ao preenchimento de um documento, por exemplo, ela poderá ser representada através de uma única atividade (“Preencher tal documento…”), sendo desnecessário identificar uma atividade para cada campo contido no corpo deste documento. Este nível de detalhamento e outros tantos exemplos a ele relacionados, não é indicado

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É função essencial dos processos a produção de algum “Resultado tangível” em algum momento de sua execução. Quando estamos desenhando um processo de negócio e não identificamos se mesmo não produz um “resultado tangível” no final do seu ciclo de vida, este processo tem um erro de concepção grave.

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Decisões Embora o losango, símbolo convencionado para as decisões possua 4 vértices, utiliza- se apenas 3 nas representações dos fluxos, sendo sempre 1 entrada e 2 saídas possíveis, frente a uma Questão interrogativa qualquer, indicando pela resposta “SIM / POSITIVO” um caminho e “NÃO / NEGATIVO” o outro caminho a ser seguido pela lógica representada pelo grafia do fluxo. (Perguntas fechadas)

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Tratamento de Arquivos As convenções mais antigas do uso deste símbolo recomendavam inserir no interior do triangulo, algumas letras indicando a “ordem” de arquivamento que deveria ser adotada como índice de ordem de arquivamento, esta informação poderia ser ainda acompanhada pelo tempo em (M – Meses / D – Dias / A – Anos), que o documento deveria ser mantido, até ser descartado/destruído.

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Tratamento de Arquivos Ex.: (A /3A) - Alfabética – Destruir após 3 anos. (D /3M) - Destruir após 3 meses, (N /30D) - Ordem Numérica , Destruir após 30 dias, Sem conteúdo (Sem a presença de Letras seria o equivalente a arquivar o artefato em Ordem de Chegada . Ex: ( – /3A) – Ordem de Chegada, destruir após 3 anos), Uma segunda indicação de qual a Informação deveria ser utilizada como índice para a ordem de arquivamento Ex:(Nr. Pedido/A3 – Destruir após 3 Anos, Razão Social, CNPJ).

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Tratamento de Arquivos Nos casos onde o documento não seria arquivado e sim destruído, convencionava-se colocar um X cobrindo todo o triangulo ou o símbolo do próprio documento, indicando a destruição do documento.

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Situações onde o Arquivamento encerra o Processo O mais comum, e encontrarmos símbolos de arquivo no fim de processos, onde após ser executadas todas as ações e atividades previstas e ainda depois de serem produzidas todas as evidencias (Artefatos), o destino final da documentação é indicada nos processos através do arquivamento dos documentos.

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Situações onde o Arquivamento Inicia o Processo  Embora seja menos comum, também podemos encontrar símbolos de arquivo no inicio dos processos. Isto normalmente ocorre nos casos envolvendo rotinas de “limpeza e descarte” das próprias informações contidas nos arquivos ou ainda informações que estavam armazenadas de forma temporária ou aguardando um evento ou data para serem recuperadas e processadas.

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