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Marcello Beltrand / Victor Gomes Porto Alegre - janeiro de 2009 Comunicação Estratégica de Projeto GPCom Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom.

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1 Marcello Beltrand / Victor Gomes Porto Alegre - janeiro de 2009 Comunicação Estratégica de Projeto GPCom Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom

2 Marcello Vernet de Beltrand Victor Gomes Porto Alegre - Janeiro de 2009 Comunicação Estratégica do Projeto GPCom

3 Objetivo Garantir o fluxo de informações necessárias para o bom andamento do projeto apoiado pelo PGQP, considerando todas as partes interessadas, suas necessidades de informação, os interesses estratégicos do PGQP, bem como a dimensão estratégica dos projetos para as organizações envolvidas. Comunicação Estratégica do Projeto GPCom

4 Escopo Concepção, desenvolvimento e implementação de ferramentas e processos de comunicação em projetos apoiados pelo PGQP. Elementos centrais da comunicação em projetos: –Públicos –Conteúdo da comunicação –Meios de comunicação –Cronograma da comunicação –Controle da comunicação Comunicação Estratégica do Projeto GPCom

5 Premissas A comunicação é um fator crítico de sucesso para a gestão de projetos; O bom andamento dos projetos depende de equipes integradas, informadas e engajadas; A informação deve fluir de maneira rápida e precisa entre os diversos envolvidos no projeto; Os prjetos devem comunicar suas conquistas interna e externamente; A centralização dos esforços de comunicação em projetos facilita sua gestão. Comunicação Estratégica do Projeto GPCom

6 Benefícios Alinhamento dos diversos agentes envolvidos no projeto; Maior eficácia na distribuição e compartilhamento de informações relevantes; Maior interatividade, com estímulo à participação dos envolvidos; Maior interação e cooperação entre os tomadores de decisão dos projetos; Maior conhecimento sobre a performance do projeto. Comunicação Estratégica do Projeto GPCom

7 Públicos-alvo Interno Comitê de Governança (elo principal da comunicação) Equipes de projeto Credenciados Comitês regionais Gestores na organização Colaboradores Externo Imprensa Formadores de opinião Instituições, entidades e associações Comunidade Comunicação Estratégica do Projeto GPCom

8 Processo Plano de Comunicação Interno e Externo Caracterização de ferramentas 1 Avaliação e Melhorias 23 Implemen- tação 4 Comunicação Estratégica do Projeto GPCom

9 Processo - Contexto do projeto - Públicos envolvidos - Objetivos de comunicação - Ferramentas de comunicação - Itens de controle Método de trabalho: - Entrevistas - Levantamento de informações - Análise de documentos Entrega ao cliente: - Relatório impresso, CD. - Seminário de apresentação Plano de Comunicação Interno e Externo Caracterização de ferramentas 1 Avaliação e Melhorias 23 Implemen- tação 4 Comunicação Estratégica do Projeto GPCom

10 Processo de entrega ao cliente - Recomendação de ferramentas de comunicação - Especificação de conteúdo, circulação e periodicidade - Desenho de características técnicas e funções - Definição de requisitos para implantação Método de trabalho: - Reuniões - Análise da viabilidade das ferramentas - Desenvolvimento técnico das ferramentas Entrega ao cliente: - Recomendações técnicas. Plano de Comunicação Interno e Externo Caracterização de ferramentas 1 Avaliação e Melhorias 23 Implemen- tação 4 Comunicação Estratégica do Projeto GPCom

11 Processo de entrega ao cliente Método de trabalho: - Desenvolvimento técnico - Desenvolvimento criativo Entrega ao cliente: - Ferramentas em funcionamento - Gestão das ferramentas Implementação técnica Criação do material Definição dos critérios para gestão de ferramentas Gestão das ferramentas Plano de Comunicação Interno e Externo Caracterização de ferramentas 1 Avaliação e Melhorias 23 Implemen- tação 4 Comunicação Estratégica do Projeto GPCom

12 Processo de entrega ao cliente Indicadores -Grau de conhecimento das informações pelos colaboradores -Grau de absorção de conhecimento -Grau de adesão ao projeto de gestão -Ìndice de percepção da imagem do projeto junto a formadores de opinião -Número de acessos ao portal -Índice de abertura de s Método de Controle - Sondagens via telefone - Mecanismos eletrônicos - Matriz ferramentas X clientes Plano de Comunicação Interno e Externo Caracterização de ferramentas 1 Avaliação e Melhorias 23 Implemen- tação 4 Comunicação Estratégica do Projeto GPCom

13 Cronograma Comunicação Estratégica do Projeto GPCom

14 Orçamento 02 consultores seniores240 horas Criação e implementação de ferramentas 04 técnicos (TI, criação e produção 320 horas Supervisão da implementação02 consultores seniores60 horasImplementação Pesquisa para conceituação, criação e seminários de apresentação 02 consultores seniores80 horas 04 consultores técnicos 01 técnico de TI 02 consultores seniores Equipe envolvida 360 horas Total Definição de requisitos de TI40 horas Desenvolvimento de Ferramentas Realização de entrevistas, análise de documentos, reuniões e seminários de apresentação 100 horasPlano de Comunicação Interno e Externo Entregas Carga horária estimada Etapas O valor do CEP nos meses 1, 2 e 3 representa três parcelas de R$ ,00 Observações: - A partir do 4º mês o cliente poderá manter o contrato de assessoria mediante acordo de um fee mensal. - Não estão incluídos custos de produção, impressão, veiculação, distribuição, implementação de ferramentas de TI. Comunicação Estratégica do Projeto GPCom

15 Profissionais responsáveis Marcello Vernet de Beltrand Jornalista (UFRGS), Mestrando em Administração pela Unisinos, pós-graduado em Marketing (ESPM), professor dos cursos de MBA da ESPM entre 1996 e Curso de Extensão em processos de Fidelização de Clientes na Universidade Corporativa da Saturn (GM) no Tennesse (EUA). Atuação nas áreas de Comunicação e Marketing, com ênfase em programas de relacionamento com clientes. Experiência no setor automotivo, telecomunicações, Governo, Professor de MBA da ESPM. Organizador do livro Cooperar para Competir, do MBC e Sebrae. Publicou artigos em Exame, ZH e Gazeta Mercantil. Vice-chairman do Comitê de Marketing da AMCHAM nosanos de 2005 e Experiência de consultoria nas empresas Telet, General Motors do Brasil, Toyota do Brasil, WWF-Brasil, Grupo Sinosserra, Movimento Brasil Competitivo (MBC), Unimed, Sebrae, Senar, ESPM, IBGEN, Todeschini Móveis. Victor Gomes Graduado em Comunicação Social/Publicidade e Propaganda, Especialista em Marketing, MBA - Master of Business Administration (University of Dallas, TX, USA), Mestre em Administração (UNISINOS). Professor de disciplinas de marketing em cursos de graduação e pós-graduação (UNISINOS, FAPA, IBGEN, La Salle). Profissional com 15 anos de experiência em planejamento e implementação de programas de marketing, marketing de relacionamento / CRM, análise de mercado e desenvolvimento de produtos, tendo atuado em empresas como RBS, Claro, Dell Computadores e UNISINOS. Comunicação Estratégica do Projeto GPCom

16 Marcello Vernet de Beltrand Victor Gomes Porto Alegre - Janeiro de 2009 Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom

17 Objetivo Promover a melhoria da gestão da comunicação interna e externa, considerando suas dimensões estratégicas e táticas, alinhadas com os Programas de Melhoria de Gestão do PGQP. Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom

18 Escopo Auditoria de comunicação, planejamento e implementação de programas de comunicação interna e externa. Elementos centrais na melhoria da gestão da comunicação: –Estratégia da comunicação –Visão integrada da comunicação –Públicos –Conteúdo da comunicação –Meios de comunicação –Cronograma da comunicação –Controle da comunicação Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom

19 Premissas Reconhecimento da relevância estratégica da comunicação; Reconhecimento das dimensões interna e externa da comunicação organizacional; Necessidade de alinhamento da comunicação com a estratégia organizacional; Necessidade de alinhamento da comunicação com os programas de melhoria de gestão; Necessidade de mensuração dos esforços de comunicação; Necessidade de abordagens estruturadas e consistentes para a análise e melhoria dos processos de comunicação. Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom

20 Benefícios Maior consistência para as estratégias e ações de comunicação; Desenvolvimento de métodos planejamento, de controle e de monitoramento da comunicação; Melhoria nos resultados da comunicação; Identificação de oportunidades de ganhos competitivos a partir dos processos de comunicação; Melhoria no relacionamento com públicos interno e externo, bem como na imagem da organização. Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom

21 Públicos Internos Gestores Colaboradores Acionistas Externos Clientes (potenciais, atuais) Intermediários (canais de distribuição) Fornecedores Imprensa Formadores de opinião Instituições, entidades, associações Comunidade Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom

22 Processo Avaliação da comunicação Plano de comunicação interno e externo 1 23 Caracterização de ferramentas Assessoria para imple- mentação 4 Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom Avaliação e Melhorias 5

23 Processo - Definição do escopo e objetivos da avaliação - Identificação dos grupos (int. e ext.) para entrevistas - Análise: estratégia, ambiente organizacional, linha de comunicação, processos, ferramentas e resultados - Identificação de melhorias na comunicação - Recomendação estratégica Método de trabalho: - Coleta, classificação e análise das ferramentas de comunicação - Coleta e análise de dados primários: condução de entrevistas, focus groups e/ou surveys* Entrega ao cliente: -Relatório impresso, CD. - Seminário de apresentação *opcional Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom Avaliação da comunicação Plano de comunicação interno e externo 1 23 Caracterização de ferramentas Assessoria para imple- mentação 4 Avaliação e Melhorias 5

24 Processo - Diagnóstico - Definição de objetivos - Definição de estratégias - Proposição de ferramentas e ações de comunicação - Definição dos mecanismos de controle Método de trabalho: - Entrevistas - Reuniões - Pesquisa de dados secundários - Elaboração e síntese Entrega ao cliente: - Relatório impresso, CD. - Seminário de apresentação Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom Avaliação da comunicação Plano de comunicação interno e externo 1 23 Caracterização de ferramentas Assessoria para imple- mentação 4 Avaliação e Melhorias 5

25 Processo - Avaliação dos canais existentes e TI; - Recomendação de ferramentas de comunicação; - Especificação de conteúdo, circulação e periodicidade - Desenho de características técnicas e funções; - Definição dos pre-requisitos de implantação Método de trabalho: - Reuniões - Análise de viabilidade das ferramentas - Desenvolvimento técnico das ferramentas Entrega ao cliente: - Recomendações técnicas Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom Avaliação da comunicação Plano de comunicação interno e externo 1 23 Caracterização de ferramentas Assessoria para imple- mentação 4 Avaliação e Melhorias 5

26 Processo - Implementação técnica - Criação do material - Definição dos critérios para gestão de ferramentas - Gestão das ferramentas Método de trabalho: - Desenvolvimento técnico - Desenvolvimento criativo Entrega ao cliente: - Ferramentas em funcionamento - Padrão técnico para gestão das ferramentas Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom Avaliação da comunicação Plano de comunicação interno e externo 1 23 Caracterização de ferramentas Assessoria para imple- mentação 4 Avaliação e Melhorias 5

27 Processo Indicadores -Grau de conhecimento das informações pelos colaboradores -Grau de absorção de conhecimento -Grau de adesão ao projeto de gestão -Ìndice de percepção da imagem do projeto junto a formadores de opinião -Número de acessos ao portal -Índice de abertura de s Método de Controle -Sondagens via telefone -Mecanismos eletrônicos -Matriz ferramentas X clientes Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom Avaliação da comunicação Plano de comunicação interno e externo 1 23 Caracterização de ferramentas Assessoria para imple- mentação 4 Avaliação e Melhorias 5

28 Cronograma Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom

29 Orçamento versão grande empresa Entendimento do campo organizacional mediante entrevistas, análise e reuniões 02 consultores seniores80 horasAvaliação da Comunicação 02 consultores seniores320 horas Criação e implementação de ferramentas 04 técnicos (TI, criação e produção 320 horas Supervisão da implementação02 consultores seniores60 horasAssessoria à Implementação Pesquisa para conceituação, criação e seminários de apresentação 02 consultores seniores80 horas 04 consultores técnicos 01 técnico de TI 02 consultores seniores Equipe envolvida 360 horas Total Definição de requisitos de TI40 horas Desenvolvimento de Ferramentas Realização de entrevistas, análise de documentos, reuniões e seminários de apresentação 100 horasPlano de Comunicação Interno e Externo Entregas Carga horária estimada Etapas O valor do MGC nos meses 1, 2, 3 e 4 representa quatro parcelas de R$ ,00 Observações: - A partir do 5º mês o cliente poderá manter o contrato de assessoria mediante fee mensal. - Não estão incluídos custos de produção, impressão, veiculação, distribuição, implementação de ferramentas de TI. Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom

30 Orçamento versão pequena empresa Entendimento do campo organizacional mediante entrevistas, análise e reuniões 02 consultores seniores40 horasAvaliação da comunicação 02 consultores seniores160 horas Criação e implementação de ferramentas 04 técnicos (TI, criação e produção 200 horas Supervisão da implementação02 consultores seniores40 horasAssessoria à Implementação Pesquisa para conceituação, criação e seminários de apresentação 02 consultores seniores40 horas 04 consultores técnicos 01 técnico de TI 02 consultores seniores Equipe envolvida 240 horas Total Definição de requisitos de TI40 horas Desenvolvimento de Ferramentas Realização de entrevistas, análise de documentos, reuniões e seminários de apresentação 40 horasPlano de Comunicação Interno e Externo Entregas Carga hor. estimada Etapas O valor do MGC-PEQ nos meses 1, 2, 3 e 4 representa quatro parcelas de R$ ,00 Observações: - A partir do 5º mês o cliente poderá manter o contrato de assessoria mediante acordo de um fee mensal. - Não estão incluídos custos de produção, impressão, veiculação, distribuição, implementação de ferramentas de TI. Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom

31 Profissionais responsáveis Marcello Vernet de Beltrand Jornalista (UFRGS), Mestre em Administração pela Unisinos, pós-graduado em Marketing (ESPM), professor dos cursos de MBA da ESPM entre 1996 e Curso de Extensão em processos de Fidelização de Clientes na Universidade Corporativa da Saturn (GM) no Tennesse (EUA). Atuação nas áreas de Comunicação e Marketing, com ênfase em programas de relacionamento com clientes. Experiência no setor automotivo, telecomunicações, Governo, Professor de MBA da ESPM. Organizador do livro Cooperar para Competir, do MBC e Sebrae. Publicou artigos em Exame, ZH e Gazeta Mercantil. Vice-chairman do Comitê de Marketing da AMCHAM nosanos de 2005 e Experiência de consultoria nas empresas Telet, General Motors do Brasil, Toyota do Brasil, WWF-Brasil, Grupo Sinosserra, Movimento Brasil Competitivo (MBC), Unimed, Sebrae, Senar, ESPM, IBGEN, Todeschini Móveis. Victor Gomes Graduado em Comunicação Social/Publicidade e Propaganda, Especialista em Marketing, MBA - Master of Business Administration (University of Dallas, TX, USA), Mestre em Administração (UNISINOS). Professor de disciplinas de marketing em cursos de graduação e pós-graduação (UNISINOS, FAPA, IBGEN, La Salle). Profissional com 15 anos de experiência em planejamento e implementação de programas de marketing, marketing de relacionamento / CRM, análise de mercado e desenvolvimento de produtos, tendo atuado em empresas como RBS, Claro, Dell Computadores e UNISINOS. Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom

32 Matriz estratégica da comunicação Marcello Beltrand Victor Gomes Janeiro de 2008

33 Modelo de Comunicação Matriz estratégica do planejamento de comunicação Objetivo de Comunicação Tipo de Informação Ferra- mentas Respons. Ações Beneficiários Conselhos Patrocinadores Executivos 1 Comites, Voluntários, Técnicos 2 Empresas Privadas Gestores chave 3 Governos 4 A. -marketing B.Newsletter C.Portal D.Eventos/reuniões E.Assessoria de imprensa F.Relatórios G.Colunas em jornal e informativos de entidades H.Outdoor I.Rádio J.Capacitação presencial e virtual Time de comuni- cação 8. Benefícios para sociedade 7. Referencial comparativos 6. Estratégia / Objetivo / Metas 5. Agenda 4. Lições apreendidas internamente 3. Status dos projetos (indicadores) 2. Conhecimento teórico e metodológico 1.Indicadores/resultados Informar Conquistar adesão Tornar advogados Desenvolver / capacitar Desenvolvido por Marcello Beltrand Org. Soc. Civil 5 Formadores Opinião 6

34 Modelo de Comunicação Matriz estratégica do planejamento de comunicação Objetivo de Comunicação Tipo de Informação Ferra- mentas Respons. Ações Beneficiários Ilana Informar Tornar advogados Conselhos Patrocinadores Executivos 1 8. Benefícios para sociedade 6. Estratégia / Objetivo / Metas 5. Agenda 3. Status dos projetos (indicadores) 1.Indicadores/resultados A. marketing. B.Newsletter C.. D.Eventos/reuniões E.Assessoria de imprensa F.Relatórios G.. H.. I.. J.. 7. Referenciais comparativos Cerca de 70 pesssoas, ligadas ao PGQP, exercem influência sobre as políticas e programas do PGQP.

35 Modelo de Comunicação Matriz estratégica do planejamento de comunicação Objetivo de Comunicação Tipo de Informação Ferra- mentas Respons. Ações Beneficiários Catiucia Informar Conquistar adesão Desenvolver capacitar Comites, Voluntários, Técnicos 2 A. -marketing B.Newsletter C.Portal D.Eventos/reuniões E.Assessoria de imprensa F.. G.Colunas em jornal e informativos de entidades H.Outdoor I.Rádio J.Capacitação presencial e virtual 8. Benefícios para sociedade Estratégia / Objetivo / Metas 5. Agenda 4. Lições apreendidas internamente 3. Status dos projetos (indicadores) 2. Conhecimento teórico e metodológico 1.Indicadores/resultados...

36 Modelo de Comunicação Matriz estratégica do planejamento de comunicação Objetivo de Comunicação Tipo de Informação Ferra- mentas Respons. Ações Beneficiários Emanuela Informar Conquistar adesão Desenvolver / capacitar Empresas Privadas Gestores chave 3 A. -marketing B.Newsletter C.Portal D.Eventos/reuniões E.. F.Relatórios G.. H.Outdoor I.Rádio J.Capacitação presencial e virtual 8. Benefícios para sociedade 7. Referenciais comparativos 6. Estratégia / Objetivo / Metas 5. Agenda 4. Lições apreendidas internamente Conhecimento teórico e metodológico 1.Indicadores/resultados...

37 Modelo de Comunicação Matriz estratégica do planejamento de comunicação Objetivo de Comunicação Tipo de Informação Ferra- mentas Respons. Ações Beneficiários... Informar Conquistar adesão Governos 4 A. -marketing B.Newsletter C.Portal D.Eventos/reuniões E.. F.. G.. H.. I.. J.Capacitação presencial e virtual 8. Benefícios para sociedade 7. Referenciais comparativos 6. Estratégia / Objetivo / Metas 5. Agenda 4. Lições apreendidas internamente 3. Status dos projetos (indicadores) 2. Conhecimento teórico e metodológico 1.Indicadores/resultados.... Desenvolver / capacitar

38 Modelo de Comunicação Matriz estratégica do planejamento de comunicação Objetivo de Comunicação Tipo de Informação Ferra- mentas Respons. Ações Beneficiários Ilana Informar Tornar advogados Org. Soc. Civil 5 A. -marketing B.Newsletter C.Portal D.Eventos/reuniões E.Assessoria de imprensa F.. G.Colunas em jornal e informativos de entidades H.Outdoor I.Rádio J.. 8. Benefícios para sociedade Agenda Status dos projetos (indicadores) Indicadores/resultados...

39 Modelo de Comunicação Matriz estratégica do planejamento de comunicação Objetivo de Comunicação Tipo de Informação Ferra- mentas Respons. Ações Beneficiários Pierry Informar Formadores Opinião 6 A. B.Newsletter C.. D.Eventos/reuniões E.Assessoria de imprensa F.Relatórios G.. H.. I.. J.. 8. Benefícios para sociedade Estratégia / Objetivo / Metas 5. Agenda Indicadores/resultados....

40 Glossário Objetivos estratégicos Públicos Objetivos de comunicação Informação/conteúdo Canais/Ferramentas/Meios Responsável Ações

41 Glossário Objetivos estratégicos

42 Glossário Públicos

43 Glossário Objetivos estratégicos Públicos Objetivos de comunicação Informação/conteúdo Canais/Ferramentas/Meios Responsável Ações

44 Glossário Objetivos estratégicos Públicos Objetivos de comunicação Informação/conteúdo Canais/Ferramentas/Meios Responsável Ações

45 Glossário Objetivos estratégicos Públicos Objetivos de comunicação Informação/conteúdo Canais/Ferramentas/Meios Responsável Ações

46 Visão sistêmica da comunicação PGQP – 2009/2010

47 Visão sistêmica da comunicação - PGQP – 2009/2010 Imagem de excelência Captação de funding Mais clientes Setor Público Comitês Regionais e Setoriais Organizações aderidas Voluntários Fornecedores Doadores Governos Entidades Imprensa Plano de Marketing Plano de Captação Plano Ass. Imprensa Comunicação de Projetos Publicações Objetivos estratégicos Partes interessadas Programas Metodologia P DC A Portal Ampliação de vendas produtos credenciados Glauco Raquel MVB Elisiário Rocha Worbi - Ricardo Conhecimento / Relacionamento Felizzola Pierry

48 Matriz programas de comunicação X clientes Partes interessadas Comitês regionais e Setoriais Organizações Aderidas / Voluntários Entidades Governos Doadores Fornecedores Imprensa Plano de Captação Plano de Marketing Comunicação de projetos Plano de Ass Imprensa Publicações Imagem excelência Captação funding Mais clientes do setor público Vendas Portal PGQP

49 Planilha de acompanhamento dos Programas de Comunicação e Marketing (a ser completada com as consultorias externas e Glauco)


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