Inventário de bens móveis Fórum 2007. Procedimentos sugeridos para as Unidades Descentralizadas Inventário Rotativo e Final ou Anual.

Apresentação em tema: "Inventário de bens móveis Fórum 2007. Procedimentos sugeridos para as Unidades Descentralizadas Inventário Rotativo e Final ou Anual."— Transcrição da apresentação:

1 Inventário de bens móveis Fórum 2007

2 Procedimentos sugeridos para as Unidades Descentralizadas Inventário Rotativo e Final ou Anual

3 1 – Instituir Comissão para a realização do inventário rotativo, através de Portaria da Unidade (Anexo 1) Para as Unidades que optarem pelo inventário rotativo e final

4 Anexo 1 O Diretor da Diretoria de Administração da Fundação Oswaldo Cruz, no uso de suas atribuições que lhe confere a Portaria xxxx-PR de xx/xx/xxxx, RESOLVE: 1.0 PROPÓSITO Constituir Comissão para proceder ao Inventário Físico e Financeiro de bens móveis da referida Unidade. 2.0 COMPOSIÇÃO A Comissão será composta pelos servidores abaixo relacionados: NOMEFUNÇÃOMATRÍCULA 3.0 COMPETÊNCIA Compete à Comissão de Inventário, proceder as seguintes atribuições:  Abertura de processo para anexação da documentação relativa ao inventário (Portaria da Comissão, relatório e outros);  Após o encerramento do inventário, encaminhar o referido processo para ciência do ordenador e providências - prazo: xx/xx/xxxx; Em seguida, o ordenador deverá encaminhar o processo à Setorial Contábil, obedecendo ao prazo limite – prazo: 03/01/2005. 4.0 VIGÊNCIA A Portaria terá vigência a partir da presente data. 5.0 DISPOSIÇÕES GERAIS: Esta Portaria foi elaborada, a partir do Fórum Principais apontamentos dos órgãos externos e internos de Controle para a gestão de bens móveis e materiais de consumo, realizado dia 18/11/2004.

5 2 – Elaborar um cronograma para a realização do inventário rotativo (anexo 2) Quando a opção da Unidade for pela realização do inventário rotativo, ao fim do exercício é obrigatória a realização do inventário final por amostragem.

6 Anexo 2 UNIDADES INÍCIO TÉRMINO DIREH 02/02/2006 15/02/2006 DIRAD 23/02/2006 10/03/2006 PRESIDÊNCIA 15/03/2006 03/04/2006 EPSJV 10/04/2006 28/04/2006 CRONOGRAMA PARA REALIZAÇÃO DO INVENTÁRIO ROTATIVO DOS BENS MÓVEIS DAS UNIDADES DA UG 254420.

7 3 – Imprimir relatório de inventário do SGA Poderão ser impressas 2 vias do relatório, sendo uma direcionada ao levantamento fisico e outra para ser anexada ao processo. O relatório do SGA poderá ser emitido por localização (prédio, sala, depto,...), por grupo, ou outro campo a ser definido pela Unidade.

8 5 – A Comissão deverá elaborar a Ata de abertura do inventário Anexo 3

9 Ao Sr. Diretor da Unidade/ordenador ATA DE ABERTURA Aos _____ dias do mês de __________de _____, reuniu-se a Comissão instituída pela Portaria nº____, composta por __________________, __________________, ____________________, para a realização do inventário de bens patrimoniais da Unidade, no exercício de 20___, na sala ______ do prédio ___________________________, às _____horas. METODOLOGIA: A Comissão deverá realizar o inventário físico, todos os bens localizados no prédio x. O critério de definição para a realização do inventário de bens móveis é de xxxx do total de bens da Unidade no exercício, extraído do relatório do SGA (sistema de Gestão Administrativa). O SGA permite a emissão de relatório por campo-chave: departamento, valor dos bens (mais significativos), ou outro critério a definir. O total de bens relacionados no relatório do SGA em __/__/2007 (físico) demonstra a quantidade de xxxx bens. Lembramos que, no FÓRUM Gestão de Patrimônio e Almoxarifado foi sugerido que, a partir de 2006, serão realizados inventários classificados como rotativo, visando até o fim do ano, inventariar todos os bens da Unidade. Ao final do exercício de 2006 (01 à 31/12/200x), o inventário final deverá ser feito por amostragem, com base nos resultados dos inventários rotativos. ________________ _____________ PresidenteMembro _________________ Data

10 A Comissão deverá abrir processo de inventário com a Portaria instituindo sua composição (anexo 1), a Ata de abertura contendo a metodologia (anexo 3), o relatório do SGA, e o cronograma de realização (anexo 2). O processo será válido do mês de abertura até o final de novembro do ano corrente. 6 - Formalização do processo de inventário rotativo

11 7 – Realização do inventário propriamente dito Verificação física dos bens.

12 Concluída cada etapa do inventário rotativo, a Comissão deverá elaborar a Ata de encerramento (anexo 4). Enumerar as divergências e a proposta para a resolução 8 – Término do inventário rotativo

13 Anexo 4 ATA DE ENCERRAMENTO Aos _____ dias do mês de __________de _____, reuniu-se a Comissão instituída pela Portaria nº____, composta por __________________, __________________, ____________________, para a realização do inventário de bens patrimoniais, no exercício de 20___, na sala ______ do prédio ___________________________, às _____horas. A Comissão reuniu-se para o encerramento dos trabalhos. Abaixo, a relação dos itens inventariados que apresentaram impropriedades: Unidade Seção NºPatrim Descrição Situação Anexados a este, cópia da referida Portaria e o Relatório Mensal de Bens (RMB). Conclusão da Comissão sobre as impropriedades encontradas: ______________________ Presidente Membro Rio de Janeiro, ___/____/____.

14 O processo deverá ser encaminhado ao Diretor da Unidade para ciência e providências. Todos os documentos deverão estar formalmente elaborados,sem rasuras ou tiques. 8 – Encaminhamento do processo - inventário rotativo ao Diretor

15 O diretor deverá registrar no processo, as providências a serem tomadas, no que concerne ao conteúdo do relatório da comissão. 10 – Procedimentos para regularização

16 11 – Opções para a resolução das divergências: a. Localização física dos bens, sem etiqueta Cadastro no SGA, imprimir etiqueta e tombar o bem.

17 b. Bens não localizados *b.1. Transferir para o grupo 90 – bens em processo de localização b.2. Tentativa de localização do bem *b.3. Transferir novamente do grupo 90 para o referente ao bem localizado b.4. Solicitar abertura de processo de sindicância ou baixa para os bens com valor atualizado inferior a R grupo $ 200,00. 11 – Opções para a resolução das divergências:

18 11 – Opções para a resolução de pendências: Todas as opções citadas anteriormente devem ser devidamente registradas no processo. O ordenador deverá estar ciente dos procedimentos para a regularização. A baixa para os materiais com valor atualizado inferior a R$ 200,00 somente com autorização do ordenador de despesas.

19 12 – Acompanhamento pela SPAT-DIRAD Encerrados os procedimentos de inventário, inclusive os de regularização, o processo deverá ser encaminhado à Seção de Patrimônio da DIRAD, para acompanhamento. A SPAT – DIRAD estará à disposição para possíveis consultas e/ou orientações antes, durante ou depois da realização dos inventários.

20 Em dezembro do mesmo exercício, instituir outra Comissão para a realização do inventário final, através de Portaria da Unidade (anexo 1). Realização do inventário final

21 A Comissão deverá elaborar a Ata de abertura do inventário final, no início de dezembro (Anexo 5) Inventário Final – Ata de abertura

22 Anexo 5 Ao Sr. Diretor da Unidade/ordenador ATA DE ABERTURA Aos _____ dias do mês de __________de _____, reuniu-se a Comissão instituída pela Portaria nº____, composta por __________________, __________________, ____________________, para a realização do inventário de bens patrimoniais da Unidade, no exercício de 20___, na sala ______ do prédio ___________________________, às _____horas. METODOLOGIA: O critério de definição para a realização do inventário de bens móveis é de ___% do total de xxxx bens da Unidade, inventariados durante o exercício corrente, através do processo n_______. Serão utilizados como base de dados, todos os bens da Unidade. O SGA permite a emissão de relatório por campo-chave: departameto, valor dos bens (mais significativos), ou outro critério a definir. O total de bens relacionados no relatório do SGA em __/__/2007 (físico) demonstra a quantidade de xxxx bens, com valor total de R$ xxxxxxxx, correspondente (ou divergente) ao valor registrado nos relatórios financeiros - RMB e SIAFI. Lembramos que, no FÓRUM Gestão de Patrimônio e Almoxarifado foi sugerido que, a partir de 2006, serão realizados inventários classificados como rotativo, visando até o fim do ano, inventariar todos os bens da Unidade. Ao final do exercício de 2006, o inventário final deverá ser feito por amostragem, com base nos resultados dos inventários rotativos. ________________ _____________ PresidenteMembro _________________ Data

23 16 – Procedimentos para o inventário final Realizar os mesmos procedimentos citados anteriormente: 1.Instituir outra comissão; 2.Elaborar ata de abertura; 3.Imprimir o relatório do SGA-Patrimônio; 4.Formalização do processo; 5.Verificação física dos bens; 6.Elaboração de ata de encerramento; 7.Procedimentos para regularização; 8. Encaminhamento à SPAT/DIRAD;

24 Para as Unidades que optarem pelo inventário anual Realizar os mesmos procedimentos citados anteriormente: 1.Instituir uma comissão; 2.Elaborar ata de abertura (anexo 6); 3.Imprimir o relatório do SGA-Patrimônio; 4.Formalização do processo; 5.Verificação in-loco dos bens; 6.Elaboração de ata de encerramento; 7.Procedimentos para regularização; 8. Encaminhamento à SPAT/DIRAD;

25 Obs.: realizar o planejamento para a realização do inventário anual e para o inventário final por amostragem (caso necessário) Por que caso necessário? Será necessária a realização do inventário final para os casos em que o inventário anual tenha sido realizado antes do período compreendido entre 01/09 à 30/11.

26 Anexo 6 Ao Sr. Diretor da Unidade/ordenador ATA DE ABERTURA Aos _____ dias do mês de __________de _____, reuniu-se a Comissão instituída pela Portaria nº____, composta por __________________, __________________, ____________________, para a realização do inventário de bens patrimoniais da Unidade, no exercício de 20___, na sala ______ do prédio ___________________________, às _____horas. METODOLOGIA: A partir do Fórum reaizado em 29/11/2005, a comissão deverá inventariar o máximo possível de itens do total existente na Unidade Gestora. O critério de definição para a realização do inventário de bens móveis é de xxxx bens do total do relatório do SGA (sistema de Gestão Administrativa) do exercício. Serão utilizados como base de dados, todos os grupos de materiais existentes no referido sistema. O SGA permite a emissão de relatório por campo-chave:ldepartameto, valor dos bens (mais significativos), ou outro critério a definir. O total de bens relacionados no relatório do SGA em 31/12/2007 (físico) demonstra a quantidade de xxxx bens. Lembramos que, no FÓRUM Gestão de Patrimônio e Almoxarifado foi sugerido que, a partir de 2006, serão realizados inventários classificados como rotativo, visando até o fim do ano, inventariar todos os bens da Unidade. Ao final do exercício de 2006, o inventário anual poderá ser feito por amostragem, com base nos resultados mensais dos inventários rotativos. ________________ _____________ PresidenteMembro _________________ Data

27 A DIRAD agradece pela participação!!! DIRAD Serviço de Administração de Materiais - Seção de Patrimônio Rubem Vaz vaz@fiocruz.br patrimonio@fiocruz.br