Análise de Melhoria do Processo: “Gestão da Informação de Pesquisa e Desenvolvimento “ Período: Março/2000 a Julho/2003.

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1 Análise de Melhoria do Processo: “Gestão da Informação de Pesquisa e Desenvolvimento “ Período: Março/2000 a Julho/2003

2 EQUIPE (2000-2003) CLIENTES ESPECIALISTAS COLABORADORES
Clóvis Pereira Salgado Cristina Tiemi Shoyama Márcia Regina Grandorff Margarete Esteves Nunes Crippa (Presidente) Maria Amélia de Toledo Leme Maria Izabel Renno Grilo de Lima Maria Katy Anne V. de O. Guimarães Silvana Cristina Teixeira Vera Lúcia Ferracini ESPECIALISTAS Deise Maria Fontana Capalbo Nilce Chaves Gattaz COLABORADORES Ana Paula Americano Almada Carlos Benjamin Pazzianotto

3 OBJETIVOS Organizar e controlar o fluxo de informações de P&D da Unidade, estabelecendo interface entre os resultados dos projetos de pesquisa e as metas gerenciais, principalmente aquelas estabelecidas no SAPRE/SAU e no PDU da Unidade. Subsidiar, em tempo real, os processos internos no reuso da informação, agilizando assim, a elaboração de documentos/relatórios bem como facilitando e a execução de suas tarefas.

4 SAPRE - Sistema de Avaliação e Premiação por Resultados da Embrapa
Sistema de Avaliação das Unidades - SAU IFA IEF IQT ISE ISC ICP IDI Legenda: IFA - Índice de Eficácia IQT - Índice da Qualidade Técnica ADE - Índice de Avaliação da DE ISE - Índice de Impacto Sócio-Econômico ISC - Índice de Satisfação do Cliente IEF - Índice de Eficiência Relativa IDI - Índice de Desempenho Institucional

5 SAPRE - Sistema de Avaliação e Premiação por Resultados da Embrapa
AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO DE EMPREGADOS E DE EQUIPES Suporte Científica Chefia SAAD IDES SAAD IDE IDI Legenda: SAPRE - Sistema de Avaliação e Premiação por Resultados da Embrapa SAAD - Planejamento, Acompanhamento e Avaliação de Resultados do Trabalho Individual IDI Índice de Desempenho Institucional IDE Desempenho por Equipe ( Científica) IDES - Desempenho de Equipes de Suporte

6 Situação Anterior ATIVIDADE FIM (Pesquisadores):
Acompanhamento das metas de forma ineficiente e ineficaz metas já realizadas não eram informadas desconhecimento formas de comprovações desconhecimento das metas negociadas com Diretoria Desconhecimento das atividades/rotina dos Comitês Internos ATIVIDADE MEIO (Processos Suporte): Informações dispersas e desatualizadas Controles paralelos Captação de recursos indiretos com companhamento precário

7 Início dos Trabalhos Processo negociado com Diretoria (3 anos)
Seguir Metodologia da Embrapa de Análise e Melhoria de Processos (AMP) “A metodologia de Análise e Melhoria de Processos - AMP, envolve pesquisa, observação, estudo e comparações internas e externas sobre os diferentes processos da Unidade, com o objetivo de identificar problemas e causas que estão interferindo na qualidade dos resultados e também possibilitar o estabelecimento de medidas corretivas ou de melhoria desses processos.”

8 - Divulgar internamente as contribuições das equipes
Pontos Chaves Organização dos setores/processos geradores de informações para avaliação de equipes e preparação de documentos/relatórios Divulgação ampla de cada meta/indicador e grau de importância Compatibilização das informações na intranet Metas: - Divulgar internamente as contribuições das equipes - Agilizar a busca de informações para reuso interno - Organizar informações para composição dos aplicativos do SISPAT

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10 Conhecendo o processo Caracterização: Desenvolvimento:
- Problemas identificados: 11 Causas identificadas: 35 Soluções propostas: 44 Desenvolvimento: Problemas priorizados: 8 Causas priorizadas: 18 Soluções priorizadas: 24

11 Problemas Identificados
Definição dos Problemas (brainstorming e pesquisa de opinião) Recuperar documentos para o SAPRE Recuperar documentos de anos anteriores que não foram considerados Recuperar documentos/comprovantes dos processos de viagens (Comissão de AMP) Conscientizar empregados quanto as metas SAPRE Recuperar informações do processo de estágio

12 Problemas Identificados
Recuperar informações do processo capacitação empregados (Comissão de AMP) Recuperar informações de contratos entre a Unidade e Instituições Externas (Comissão de AMP) Funcionamento do CTI/Ações de P&D Identificação/oficialização de parceiros Solicitações de recursos junto a instituições de fomento à pesquisa. (Designada Comissão de AMP) Desconhecimento sobre a execução dos principais relatórios de gestão administrativa e de P&D da Unidade

13 Avanços Melhorou, já no primeiro ano, a classificação da Unidade entre os Centros de Pesquisa da Embrapa - do quarto quartil (34º) para o segundo quartil (16º) - no qual permaneceu nos dois anos seguintes Possibilitou um acompanhamento dinâmico da produtividade da Unidade através da disponibilização das informações na intranet

14 Resultados Intranet - ambiente seguro com garantia da integridade das informações (backup diário) Informações disponibilizadas sempre com transparência Sem custos de infra-estrutura para a Embrapa - as ferramentas de apoio utilizadas no desenvolvimento do Processo são de domínio público (softwares).

15 Resultados - Página Chefia de P&D
Comitê Técnico Interno Comitê de Publicações

16 Resultados - Controle das metas
Antes Depois

17 Resultados - Receita Indireta
Antes - planilha excel Depois - on line (Intranet)

18 Resultados - Realizações Equipes
Antes - documento word Depois - on line - intranet

19 Resultados - Avaliação das Equipes
Antes - Acompanhamento Word (CTI) Depois - on line - Intranet

20 Resultados - Realizações por Empregado
Antes - planilha excel - estática Depois - on line - dinâmica

21 Resultados - Renegociação de Metas
Antes: consulta aos líderes/responsáveis de projeto/subprojetos Depois: consulta Página PAT e Página CLP

22 Resultados - Saídas a Serviço (AV/PCV)
Depois: consulta relatório viagem Antes: para empregado

23 Resultados - Acompanhamento estágio
Antes - excel Depois - on line

24 Resultados - Acompanhamento Projetos (em desenvolvimento)

25 Outros Resultados Racionalização de Custos
Estabelecimento de rotina e formulário específico para solicitar aos respectivos responsáveis informações quanto aos demais aplicativos do SISPAT: Racionalização de Custos Organização de Base de Dados Metas Técnicas Avaliação de Impacto Acompanhamento Programação de P&D Balanço Social Participação em Políticas Públicas

26 Outros Resultados Unificação de formulários - No mesmo pedido de viagem conseguimos informações sobre o tipo de saída (Treinamento e/ou Participação em Eventos) e também de receita. Designação equipes de trabalho (IS ou OS) com textos orientadores para atendimento ao PDU, MGE, PAT, Regimento Interno e outros documentos gerenciais. Glossário na intranet Agilidade na “confecção” da Matriz de Parceria Agilidade atualização SIPF/SIPJ (Parceiros projetos)

27 Monitoramento Processo
Veracidade: número de relatórios refeitos (após auditoria) X número de documentos preparados Após Auditoria, não houve necessidade de refazer nenhum relatório. Satisfação do cliente (pesquisa de opinião): número de reclamações X número de documentos preparados Nos três anos obteve índice baixo de reclamações - apenas duas.

28 Interfaces Metas por subprojeto - CPD, CTI, Equipes projeto
Ações de Parceria - SISPAT, CPD, CTI, Equipes projeto Metas por empregados/base autoria - CGE, CTI, Equipes Metas quantitativas (PAT) - SISPAT, CGE, CPD, CTI Receita Indireta - SISPAT, CGE, CPD, CAA Soma metas - CTI, Equipes projeto Sistema de Estágio - CAA, PRFM, SIT, PGP, CPD, ACE Banco consultores ad hoc - CTI, CLP Acompanhamento projetos - CPD, CCN/ANT, Equipes projeto Relatório de viagens por período - PAT, SISPAT, PLS

29 Atividades futuras Neste processo de melhoria contínua, estão previstas as seguintes ações: reestruturar relatórios de ações de parceria conforme demanda da Sede atualizar/completar página da Chefia de P&D e do CTI agilizar recuperação da dedicação dos pesquisadores nos projetos de pesquisa disponibilizar produções técnicas registradas no PAT para acesso no serviço de busca na home page da Unidade

30 Atividades futuras integração da base de autores para atualização do currículo Lattes (base do CNPq) disponibilizar, conforme divulgação da Diretoria, o peso dos indicadores do PAT para sensibilizar a importância no cumprimento das metas apresentar recursos orçamentários e financeiros (aprovados e gastos) para fins de composição de relatórios anuais (quadrimestrais e/ou semestrais) dos projetos

31 Atividades futuras integrar o sistema de controle dos estágios com relógio de ponto a partir do sistema de controle de estágio: imprimir contratos e termos aditivos agilizar a emissão de FAPs para pagamento dos estagiários da Embrapa cadastrar, pela Internet, interessados em estagiar na Unidade incluir local para inserção relatório final do período de estágio Obrigada!