Tipos de arquivos.

Apresentação em tema: "Tipos de arquivos."— Transcrição da apresentação:

1 Tipos de arquivos

2  Quanto a organização Arquivo centralizado - é utilizado com mais frequências nas pequenas e médias empresas. O arquivo é comum a todos os serviços e encontra-se num único sector. Arquivo descentralizado - é utilizado nas grandes empresas. Cada sector de trabalho tem um arquivo próprio

3 Quanto à frequência de consulta
Arquivo activo - É constituído por documentos relativos a assuntos em curso e de que se prevê a necessidade de consultas frequentes. Arquivo semiactivo - É formado por documentos de consulta periódica. Arquivo inactivo - Contem toda a documentação que por razões de ordem legal, jurídica ou histórica tem de ser conservada.

4 Condições inerentes ao local de instalação de um arquivo
Espaço amplo, bem iluminado, sem humidade; acesso limitado por razões de segurança.

5 Tarefas do arquivista Registar os documentos;
Classificá-los e ordená-los segundo o (s) critérios previamente definido o (s); Sinalizar com toda a gama de materiais; Mantê-los em locais, condições de segurança e acessibilidade adequados; Actualizar o arquivo, libertando-o de elementos ultrapassados ou desnecessários.

6 Importância da classificação
Encontrar com facilidade e rapidez todos os documentos de que se tem necessidade e de igual forma ter capacidade de os arquivar de maneira eficaz; Conversar os documentos em segurança, sem risco de deterioração.

7 Sistema de classificação
Classificar significa um conjunto de regras para definir as classes, subclasses, grupos, subgrupos,…entre os quais serão repartidos os documentos ou objectos. Principais Alfabética Numérica Ideológica

8 Derivação * Alfanumérica * Cronológica * Geográfica * Decimal *....

9 Classificação alfabética
* A mais conhecida * A mais simples * Dicionários * Lista telefónica * Extensível * Palavra – chave ( 1º substantivo próprio da rúbica )

10 Exemplos * Rubricas com nomes de pessoas: Farmácia Magalhães = Magalhães ( farmácia ) * Rubricas com nomes geográficos: Siderurgia do Porto e Aveiro = Porto e Aveiro (Siderurgia) * Rubricas contendo um nome publicitário: Sal de Mesa Vatel = Vatel ( Sal de Mesa)   Jornal de Charadas Esfinge = Esfinge (Jornal de Charadas) * Rubricas de iniciais ( TAP, RN, ONU, INATEL,...) Classificam-se na 1ª letra do conjunto de iniciais * Rubricas com palavras-chave iguais, classificam-se de acordo com palavras seguintes:    Sindicatos dos Empregados de Escritório Sindicatos dos Porteiros

11 Classificação numéricas
* Pela ordem dos números * Não tem limites * Não podem intercalar-se novos elementos * Documentos ( notas de encomendas, facturas,...) 

12 Classificam-se ideológica
* Por assuntos * Adaptação às necessidades da empresa ( forma dos objectos, funções,..) * Exige pessoal especializado * Utilizada em bibliotecas, clubes de vídeo, farmácias ... 

13 Classificação alfanumérica
De consulta demorada É necessário criar um índice alfabético Utilizado em matrículas de automóveis

14 Classificação cronológica
Em função da data de emissão ou de recepção ( ano – mês – dia hora) A aplicação mais usual é no arquivo da correspondência

15 Classificação geográfica
Por região ( distrito, concelho, cidade,…) Divisão do país em zonas ( norte, centro, sul) Em empresas com filiais ou clientes em diferentes zonas geográficas

16 Microfilmagem Redução do espaço ocupado ( economia de espaço superior a 90% ) Uniformidade dimensional dos arquivos, independentemente dos formatos dos originais Reprodução e distribuição a baixo custo Preservar os originais do extravio ou deterioração Mecanizar a procura dos documentos o que resultará numa maior rapidez de consulta É aplicado no registo de correspondência, registo de letras e cheques, ficheiros de cliente e manuais técnicos.

17 Serviços onde é utilizada com maior frequência
Bancos Bibliotecas Polícia Companhia de seguros