Na verdade, a assembléia será MISTA, pois finalizará com a assembléia presencial. Como é uma novidade, vamos detalhar um, pouco mais o funcionamento e.

Apresentação em tema: "Na verdade, a assembléia será MISTA, pois finalizará com a assembléia presencial. Como é uma novidade, vamos detalhar um, pouco mais o funcionamento e."— Transcrição da apresentação:

1 Na verdade, a assembléia será MISTA, pois finalizará com a assembléia presencial. Como é uma novidade, vamos detalhar um, pouco mais o funcionamento e os cuidados. Por isto, deve-se cercar do máximo de garantias para evitar problemas futuros de impugnação. 1-) Aconselhamos a convocar uma Assembléia Extraordinária para apresentar o funcionamento e que seja votada e aprovada a implantação do sistema Virtual. 2-) O sistema terá, além do fato do propritário ter utilizado seu LOGIN e SENHA, e o sistema identificar e guardar o IP da conexão, mais duas outras garantias, que poderão ser utilizadas, desde que a maioria aprove. A) TERMO DE ANUENCIA PREVIA – Este documento substitui as procurações emitidas para cada assembléia virtual, e não impede que o proprietario utilize a procuração, mesmo tendo assinado a Anuência Prévia. Como é uma novidade, pode ser que haja questionamentos quanto a sua utilização, por isto cada condominio decide se habilita ou não este documento. A habilitação é feita no cadastro de condominios, onde se define também o MODELO do documento.

2 B) PROCURAÇÂO: Quando o sindico cria uma nova assembléia, irá indicar os dados dos possíveis procuradores, que estarão no dia da assembléia PRESENCIAL. Quando o proprietário votar pelo web-site, o sistema enviara um email para que ele replique e valide o seu voto. Anexo no email será enviada a PROCURAÇÃO, constando sua intenção de voto, para que assine envie para o procurador ou para o sindico. A sequência de funcionamento é a seguinte: A- O sindico CRIA a assembléia virtual, marcando o tipo(Ordinaria ou Extraordinaria), indicará a data final de discussão, a data final para votação virtual e a data da assembléia presencial. Ira selecionar o MODELO de CONVOCAÇÃO, pois o sistema emitirá e enviará automaticamente para todos os proprietários. Incluirá também os TOPICOS, podendo incluir imagens ou documentos que farão parte das discussões. Assim que o sindico(ou conselho) salvar e marcar como habilitada, o sistema enviara email para todos comunicando que foi aberta a assembléia virtual. B- Inicado o Forum, os moradores com permissão de acesso, visualizarão co comentarios, e responderão. Para que os moradores não precisem entrar a todo momento no site, sempre que alguem comentar algum topico, o sistema envi email para todos comunicando.

3 C- Quando o periodo de discussões finalizar, o sindico clicara no Status, mudando para EM CONVOCAÇÃO, e neste momento indicará as OPÇÕES DE VOTO de cada topico, e a convocação será criada e enviada por email. D- Inicia-se a votação, e um relatório com a posição parcial dos votos fica disponível para que o sindico visualize diariamente. E- Finalizado o periodo de votação, o sistema desabilita os botões para voto, e ai só será possivel votar comparecendo na Assembléia Presencial. *Durante o periodo de votação, o morador poderá trocar o voto, pois o sistema guardará esta informação e envirá novamente o email para que valide a troca e gerará nova procuração(se for o caso). Para que fique mais claro, vamos fazer um passo a passo, com as imagens, nos quadros abaixo.

4 Caso o proprietário queira emitir o Termo de anuência, basta clicar aqui, que o sistema emitira já com os dados do cadastro. Caso falte alguma informação, vai solicitar e já atualiza o cadastro O sindico entra em CADASTRAR, para criar uma nova assembléia Neste local digita um nome para a Assembléia Digita as datas(discussão, votação e assembléia Presencial) Escolheo TIPO de Assembleia Digita as datas(discussão, votação e assembléia Presencial) Escolhe o modelo de Convocação Digita o nome do TOPICO Faz uma descrição daquele tópico, explicando os detalhes do que será discutido Clica no sinal de + para incluir o item, e repete a operação para os outros topicos Por ultimo cadastra os possiveis procuradores. Caso o nome já tenha sido cadastrado, o sistema trara os dados automaticamente Clique para GRAVAR a nova assembléia Quando Marcar como HABILITADA, o site Comunica a todos O SITE enviará email para todos os moradores, comunicando que o sindico abriu uma NOVA ASSEMBLEIA

5 Na opção CONSULTAR, visualiza as Assembleias abertas Clicar no NOME para abrir as opçoes Clicando no Topico, abre os comentarios já feitos pelos participantes Podera comentar, licando em RESPONDER TOPICO Escreva o texto de seu comentario Quando clicar no sinal de +, o site Grava o comentario, e envia email para TODOS, comunicando que o morador tal, postou comentario no topico, para que não seja necessário entar no site a toda hora, para saber se hopuve comentarios O site enviara automaticamente email para todos, avisando que o morador postot comentario, para que não precise entrar todo dia para verificar O sindico pode incluir as OPÇOES DE VOTO, clicando na ferramenta No campo DESCRIÇÀO, coloca a opcáo de voto, e clica no sinal de + para incluir Quando o Status mudar para EM CONVOCAÇÃO, o site emitirá a convocação, enviara por email, e comunica todos que a votaçao virtual está aberta

6 Com a votação aberta, basta clicar no botão de VOTO Vai mostrar no quadro qual a unidade esta votando Clica na opçao da FORMA como vai ser representado Caso escolha PROCURAÇÃO vai abrir a caixa para escolher o Procurador Em cada topico, deve clicar na opção escolhida Terminando de marcar, clicando em SALVAR, os votos serão salvos e o site envia o email de confirmação

7 O site envia email com a opção dos votos que deu Neste local, basta clicar para VALIDAR o voto Anexo no email, já envia a Procuração preenchida, bastando apenas imprimir, assinar e enviar ao sindico ou ao procurador

8 Clicando neste botão, o sindico pode visualizar a RELAÇÃO DE VOTOS, para ir acompanhando Clicando no icone, pode imprimir a relacão Clicando neste icone, pode ver a RELAÇÃO DETALHADA dos votos

9 Por ultimo, depois que ocorrer a assembléia PRESENCIAL, o sindico muda o status para FINALIZADA