Síntese das Alterações do PMIS 1.2 Novos recursos do PMIS 1.2 explicados com detalhes Clique nestes links Como eu faço para... Usar o novo Fluxo de trabalho.

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1 Síntese das Alterações do PMIS 1.2 Novos recursos do PMIS 1.2 explicados com detalhes Clique nestes links Como eu faço para... Usar o novo Fluxo de trabalho de aprovação? Usar o novo Fluxo de trabalho de aprovação? Usar o novo Fluxo de trabalho de concordância? Usar o novo Fluxo de trabalho de concordância? Usuários do PMIS Administradores do PMISComo eu faço para... Alinhar documentos "antigos" ao LEAP? Alinhar documentos "antigos" ao LEAP? Configurar Fluxos de trabalho? Menu Principal

2 Para uma explicação detalhadas dos novos recursos, e links para as capturas de tela e demonstrações, clique em um destes links USUÁRIOS DO PMIS Gestão do Programa Matriz Gestão de documentos Página de destino do PMIS Meu PMIS Sites de Escritórios Nacionais Fluxo de trabalho Relatórios OutrosOutros (site do Projeto, site do EN e consistência do site do Programa; idioma português) ADMINISTRADORES DO PMIS DO ESCRITÓRIO NACIONAL Gestão de documentos Fluxo de trabalho Administrar Usuários ADMINISTRADORES DO PMIS DO ESCRITÓRIO DE SUSTENTO Administrar Usuários Se, ao clicar nos links abaixo, aparece uma mensagem pedindo para digitar o nome de usuário/senha, basta clicar em OK para continuar. Pode levar alguns minutos para o download destes arquivos. Menu Principal

3 Gestão do Programa RecursoPMIS 1.1PMIS 1.2 Criar programasO link "Criar Programa" está na guia Escritórios da VM O link está em "Links Rápidos" no Meu PMIS Cálculo da data de término do Programa A data de término do Programa é definida manualmente Ao criar um Programa, a data de término do Programa é calculada automaticamente, durante a inserção na matriz dos anos do ciclo do Programa (a data pode ser alterada manualmente) Clique aqui para as capturas de tela Mensagens de erro de entrada de dados Cada erro leva o usuário a uma nova tela, e exige que o usuário retorne para inserir novamente os dados Todas as mensagens de erro aparecem em uma única mensagem na tela – durante a criação de um Programa Clique aqui para as capturas de tela Capacidade de editar o Tipo dos Recursos Uma vez digitado o Tipo dos Recursos, ele não pode ser alterado O Tipo dos Recursos pode ser alterado a qualquer hora Capacidade de editar Ano de Início Uma vez digitado o Ano de Início, ele não pode ser alterado O Ano de Início pode ser alterado a qualquer hora Criação e edição de sites do Projeto Os Gerentes de Programa não podem criar nem editar sites de Projetos Os Gerentes de Programa podem criar e editar sites de Projetos Menu Principal

4 Matriz RecursoPMIS 1.1PMIS 1.2 Carregamento de um documento do Programa Os usuários precisam inserir dez propriedades diferentes do documento. Somente o tipo de conteúdo, nome do documento, autor e ano são necessários. Relatórios IDT na MatrizRelatórios IDT não estão incluídos na Matriz Relatórios IDT estão incluídos na Matriz Clique aqui para as capturas de tela Visibilidade dos ícones do LEAP O ícone de alinhamento ao LEAP está muito apagado; é difícil determinar o status de alinhamento ao LEAP O ícone de alinhamento ao LEAP é mais brilhante; é fácil determinar o status de alinhamento ao LEAP Links para documentos do LEAP dentro da Matriz Os documentos do LEAP só podem ser localizados através da Biblioteca de documentos do LEAP As Ferramentas Vermelhas do LEAP* podem ser acessadas clicando-se na etapa do LEAP na coluna esquerda da Matriz Clique aqui para as capturas de tela * Nem todos os documentos da Matriz têm link para um modelo Menu Principal

5 Gestão de documentos RecursoPMIS 1.1PMIS 1.2 Publicação de documentos do Programa e documentos gerais Os documentos só podem ser publicados depois que o documento foi carregado Os documentos do Programa e documentos gerais são publicados automaticamente à medida que são carregados, a não ser que os usuários desmarquem o padrão "Publicar" na caixa de seleção Indicação de status de publicação Não é fácil determinar o status de publicação O status de publicação é indicado na coluna Sim/Não ao lado do título do documento Clique aqui para as capturas de tela Visibilidade dos campos de dados Os campos irrelevantes, como Nome do Programa, Número do Programa... são visíveis quando um documento é carregado ou quando suas propriedades são editadas Os campos irrelevantes não são visíveis Menu Principal

6 Página de destino do PMIS RecursoPMIS 1,1PMIS 1.2 "Aparência e funcionamento" na Página de destino não autenticada N/DA "aparência e funcionamento" da Página de destino passou por várias atualizações Guias da Página de destino (após o log in) N/D  Guias revisadas  Os seguintes links estão localizados na guia "Meu PMIS":  Meus Programas  Meus Documentos  Minhas Discussões  Minhas Tarefas  Guias removidas  Tab Minhas Comunidades  Guia Pessoas Clique aqui para as capturas de tela Acesso ao "Meu PMIS"N/D Ao clicar no botão "Meu PMIS" na Página de destino não autenticada, os usuários fazem  o log in  e acessam o "Meu PMIS" diretamente, sem voltar para a Página de destino Clique aqui para as capturas de tela Menu Principal

7 Meu PMIS RecursoPMIS 1.1PMIS 1.2 Página Meu PMISOs elementos do Meu PMIS são:  Meus Programas  Meu Trabalho  Minhas Comunidades  Meu PMIS consiste de:  Meus Programas  Meus Documentos  Minhas Discussões  Minhas Tarefas  A página Meu PMIS contém  "Documentos"  "Contagem de Minhas Tarefas"  "Dias até que a senha expire"  "Detalhes"  "Meus Links Rápidos"  "Meus Links" Clique aqui para as capturas de tela Criar/editar PortfólioClique em "Editar Portfólios" na página "Meus Programas" Clique em "Editar Portfólios" na página "Meu PMIS" Níveis de alinhamento ao LEAP As definições do nível de alinhamento ao LEAP não são exibidas As definições de alinhamento ao LEAP são exibidas passando o mouse sobre a tecla de nível do LEAP – no Meus Programas Clique aqui para as capturas de tela Menu Principal

8 Sites de Escritórios Nacionais RecursoPMIS 1.1PMIS 1.2 Página de destino do site do Escritório Nacional N/D  O site do Escritório Nacional agora consiste de:  "Newsletters"  "Status de implementação do PMIS"  "Programas do EN"  "Painel de relatórios"  "Documentos" Clique aqui para as capturas de tela Indicador visual do status de implementação do PMIS Não há indicador disponível  Cada site de Escritório Nacional exibe gráficos de barra em pilha mostrando o número de:  Programas Live  Docs. com desenho aprovado  Relatórios semestrais enviados no prazo  Relatórios anuais enviados no prazo Clique aqui para as capturas de tela Relatório de fluxo de trabalho – site do Escritório Nacional O relatório de fluxo de trabalho não está totalmente funcional Um relatário que pode ser personalizado está disponível. O tipo de documento e faixa de datas podem agora ser selecionados como parâmetros do relatório. Clique aqui para as capturas de tela Menu Principal

9 Fluxo de trabalho RecursoPMIS 1,1PMIS 1.2 Fluxo de trabalho de revisãoDisponível apenas na Biblioteca de documentos do Programa Disponível em todas as Bibliotecas de documentos Fluxo de trabalho de aprovação O Fluxo de trabalho de aprovação não está disponível O Fluxo de trabalho de aprovação está disponível para aprovação (por uma pessoa ou um grupo) de qualquer documento em um Escritório, e pode ser iniciado por qualquer usuário. O Fluxo de trabalho de aprovação é usando em um EN antes do início de um Fluxo de trabalho de concordância entre o EN e o ES para Documentos do Programa do LEAP Clique aqui para uma demonstração Clique aqui para obter mais detalhes Atribuição das responsabilidades de aprovação de um Fluxo de trabalho de concordância Somente a uma pessoa pode ser atribuída à função de Iniciador ou Aprovador Os Fluxos de trabalho de concordância agora são iniciados e aprovados por membros dos Grupos de Aprovadores do ES Fluxo de trabalho de concordância O Fluxo de trabalho de concordância é iniciado a nível do Programa O Fluxo de trabalho de concordância é iniciado pelos Aprovadores do EN para solicitar a concordância dos Aprovadores do ES Clique aqui para uma demonstração Clique aqui para obter mais detalhes Fluxo de trabalho de revisãoNão houve alterações no Fluxo de trabalho de revisão Relatório de fluxo de trabalho – site do Escritório Nacional O relatório de fluxo de trabalho não está totalmente funcional Um relatário que pode ser personalizado está disponível. O tipo de documento e faixa de datas podem agora ser selecionados como parâmetros do relatório. Clique aqui para as capturas de tela Publicação de documentos Aprovados Os documentos não são publicados automaticamente após a conclusão do Fluxo de trabalho Todos os documentos aprovados através do Fluxo de trabalho de concordância são automaticamente publicados após a conclusão do Fluxo de trabalho Todos os documentos podem ter sua publicação cancelada. Menu Principal

10 O Fluxo de trabalho de aprovação do EN 1.Um membro do Programa carrega o documento 2.O membro do Programa pode iniciar um Fluxo de trabalho de aprovação ao selecionar os nomes de pessoas ou acerscentar o grupo relevante de Aprovadores do EN. 3.Todos os membros do grupo de Aprovadores do EN recebem a notificação automática de que um novo documento precisa ser aprovado. Os aprovadores são notificados por e-mail, e uma nova Tarefa aparece no Minhas Tarefas. 4.O Aprovador do EN aprova ou rejeita o documento. 5.Se o Aprovador do EN rejeitar o documento, o sistema envia um e-mail para o Iniciador do grupo com feedback do Aprovador. O sistema automaticamente definie o status do Fluxo de trabalho como "Rejeitado". 6.Se o Aprovador do EN aprovar o documento, o sistema envia um e-mail para o Iniciador e cria uma Tarefa para os Aprovadores do EN e os Coordenadores do EN, para iniciar um Fluxo de trabalho de concordância. O sistema automaticamente define o status do fluxo de trabalho como "Aprovado". 7.Todos os documentos que foram aprovados, mas não foram enviado para Concordância são exibidos em "Minhas Tarefas" dos Coordenadores do EN e dos Aprovadores do EN. Voltar para a tabela de Fluxo de trabalho Menu Principal

11 Voltar para a tabela de Fluxo de trabalho Fluxo de trabalho de concordância 1.Qualquer membro do Grupo de Aprovadores do EN ou do Grupo de Coordenadores do EN podem iniciar um Fluxo de trabalho de concordância, escolhendo o Grupo de Aprovadores do ES relevante. 2.Um Fluxo de trabalho de concordância só pode ser iniciado para documentos da Ferramenta Vermelha se o Fluxo de trabalho de aprovação foi concluído e o status do fluxo de trabalho do documento for "Aprovado". 3.Quando o Fluxo de trabalho de concordância é iniciado, o sistema notifica os Aprovadores do ES sobre o novo fluxo de trabalho (por e-mail e no "Minhas Tarefas"). 4.Os Aprovadores do ES podem então: a)Solicitar que o documento seja Alterado, ou b)Aprovar (carregar a Ferramenta Vermelha e aprovar). 5.Se um Aprovador do ES solicitar alterações no documento (4.a), a)o sistema notifica as alterações solicitadas ao Aprovador do ES relevante, ao Aprovador do EN e ao Iniciador b)o Iniciador altera o documento conforme solicitado c)o Aprovador do EN verifica se as alterações são consistentes com as alterações solicitadas pelo Aprovador do ES e reenvia o documento para oa Aprovador do ES d)o Aprovador do ES carrega a ferramenta de revisão para poder aprovar o documento (no caso de documentos relevantes), após verificar as alterações. O sistema define o status do fluxo de trabalho para "Concordado" e notifica o Iniciador e o Aprovador do EN. 6.Todos os documentos do Fluxo de trabalho de concordância que não foram ativados pelos Aprovadores do ES são acompanhados pelos Coordenadores do ES. Menu Principal

12 Relatórios RecursoPMIS 1.1PMIS 1.2 Link para os dados do stepWise Nenhum link disponível Um link para os dados do stepWise está disponível na Página de destino do PMIS Indicador visual do status do Programa Não há indicador disponível  Cada site de Escritório Nacional exibe gráficos de barra em pilha mostrando:  a proporção de PDAs usando o PMIS  a proporção de PDAs com desenhos de LEAP aprovados  a proporção de programas que enviam relatórios semestrais/anuais no prazo  Cada site de programa exibe o status "live" dos programas Clique aqui para as capturas de tela Relatório de fluxo de trabalho – site do Escritório Nacional O relatório de fluxo de trabalho não está totalmente funcional Um relatário que pode ser personalizado está disponível. O tipo de documento e faixa de datas podem agora ser selecionados como parâmetros do relatório. Clique aqui para as capturas de tela Monitoramento das alterações de documentos no Fluxo de trabalho Um Coordenador não pode monitorar documentos enviados para aprovação Uma caixa suspensa ao lado do documento exibe uma série de opções de Visualizações Clique aqui para as capturas de tela Menu Principal

13 Outros RecursoPMIS 1.1PMIS 1.2 site do Projeto, site do EN e consistência do site do Programa Os recursos da Biblioteca de documentos são inconsistentes Recursos da Biblioteca de documentos disponíveis no Programa, Projeto e nas Bibliotecas de programas do EN:  Publicação  Versões  Marcar e desmarcar  Fluxos de trabalho de revisão e de aprovação Idioma portuguêsNão disponível em português Disponíveis em português:  mensagens do sistema  navegação  conteúdo em texto sem formatação  ajuda  rótulos de dados  mensagens de erro Menu Principal

14 Gestão de documentos RecursoPMIS 1.1PMIS 1.2 Mudança do status de alinhamento ao LEAP de documentos antigos O status de alinhamento ao LEAP dos documentos não pôde ser mudado Membros do grupo "Carregador de documentos antigos" podem mudar o status de alinhamento ao LEAP de documentos antigos. Clique aqui para as capturas de tela Clique aqui para obter mais detalhes ADMINISTRADORES DO PMIS DO ESCRITÓRIO NACIONAL Menu Principal

15 Gestão de documentos Para mudar o status de alinhamento ao LEAP de documentos antigos: Entre para o grupo "Carregador de documentos antigos" Localize o documento Edite as propriedades dos documentos Verifique:  Uso do modelo apropriado do LEAP (Sim/Não/N/D)  Presença do Documento de revisão (Sim/Não/N/D)  Concordância do EN (Data)  Concordância do ES (Data) Salve o documento Retornar para a tabela de Gestão de documentos Aviso: A participação como membro do grupo de carregador de documentos antigos deve ser temporária. Enquanto você for membro desse grupo, é preciso carregar todos os documentos da Ferramenta Vermelha, porque o Fluxo de trabalho de concordância não funciona como deveria (o aprovador do ES não receberia mensagem para carregar uma Ferramenta Vermelha para aquele documento). Menu Principal

16 Configuração do Fluxo de trabalho RecursoPMIS 1.1PMIS 1.2 Configuração do Fluxo de trabalho de aprovação e de revisão do EN A configuração do Fluxo de trabalho não está disponível no PMIS 1.1 O Admnistrador do EN está habilitado para configurar um Fluxo de trabalho:  determinar se a aprovação acontece no formato serial ou paralelo  especificar as datas de vencimento  incluir uma mensagem "padrão" Vários fluxos de trabalho podem ser configurados ao mesmo tempo Clique aqui para uma demonstração Clique aqui para obter mais detalhes ADMINISTRADORES DO PMIS DO ESCRITÓRIO NACIONAL Menu Principal

17 Configuração do Fluxo de trabalho Para configurar um Fluxo de trabalho de aprovação e de revisão do EN, acesse o site do Escritório Nacional e clique em "Config. Fluxo de trabalho" Configurar um Fluxo de trabalho Clique em "Acrescentar Configuração" A tela "Criar configuração de fluxo de trabalho" aparece  Dê um nome para o Fluxo de trabalho, selecione o tipo de Fluxo de trabalho ("Nome do Fluxo de trabalho") A tela "Seletor de Programa" aparece  Selecione os programas relevantes e clique em "OK" As "Definições da configuração do Fluxo de trabalho" aparecem  Atribua as "Tarefas do Fluxo de trabalho"  Selecione "Valores padrão de início do Fluxo de trabalho"  Marque "Concluir o Fluxo de trabalho"  Marque "Atividades pós-conclusão do Fluxo de trabalho" Clique em "OK". Editar uma Configuração Clique no Nome da configuração A tela "Editar configuração" aparece Edite as definições Clique em "OK" Voltar para a tabela de Configuração do Fluxo de trabalho Menu Principal

18 Administrar Usuários RecursoPMIS 1.1PMIS 1.2 Atribuir membro a um grupo A participação em um grupo é atribuída em vários locais A participação em um Grupo e Programa é atribuída em um único local Clique aqui para as capturas de tela Exclusão de sites do ENOs Administradores do PMIS do EN podem excluir sites do EN Os Administradores do PMIS do EN não podem excluir sites do EN Criação e edição de sites do Projeto Os Gerentes de Programa não podem criar nem editar sites de Projetos Os Gerentes de Programa podem criar e editar sites de Projetos ADMINISTRADORES DO PMIS DO ESCRITÓRIO NACIONAL Menu Principal

19 Administrar Usuários RecursoPMIS 1.1PMIS 1.2 Atribuir membro a um grupo A participação em um grupo é atribuída em vários locais A participação em um Grupo e Programa é atribuída em um único local Clique aqui para as capturas de tela ADMINISTRADORES DO PMIS DO ESCRITÓRIO DE SUSTENTO Menu Principal