Mudanças na estrutura organizacional do IOC Tirando as dúvidas e localizando as questões a trabalhar no III Encontro do IOC Diretoria do IOC, 1/11/2006.

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1 Mudanças na estrutura organizacional do IOC Tirando as dúvidas e localizando as questões a trabalhar no III Encontro do IOC Diretoria do IOC, 1/11/2006 I – FAQ II – O que vai mudar III – Coordenações de Pesquisa IV – Estruturas do apoio V – O organograma VI – O CD

2 Parte II O que vai mudar no IOC ?

3 O que a diretoria propõe para apoio administrativo (1) ? 1.Condomínios: As questões referentes a problemas de infra-estrutura condominial (gelo seco, gases especiais, copiadora, água mili-Q, etc.) e predial (elevadores, lâmpadas, rede elétrica, vazamentos, etc) serão tratadas por profissionais dessa área, e não da pesquisa. Para isso serão estruturados os condomínios por prédios ou grupos de prédios, com gestão administrativa ligada a vice-direção de gestão e articulada com a Dirac. 2.Assistentes de Projeto: As questões referentes a problemas administrativos de compras, passagens, diárias, etc, serão tratadas diretamente entre os pesquisadores e seus Assistentes de Projeto, num sistema inspirado no praticado pela Fiotec.

4 1.Criação da Vice-direção de Gestão (não existe no IOC, atualmente acumulada pela Dra. Claude), além das outras 3 atuais vice-direções. Teria 3 coordenações 2.Coordenação de Infra-estrutura Condominial: para cuidar dos 17 prédios do IOC com a Dirac 3.Coordenação de Finanças e Contratos: para executar o orçamento. 4.Coordenação de Suprimentos e Patrimônio: para comprar e distribuir bem. 5.Uma equipe central de Assistentes de projeto (15). Cada um atenderia até 25 projetos dos laboratórios, a exemplo da Fiotec. Que novas estruturas de Gestão administrativa são necessárias ?

5 Como serão esses condomínios ? 1.Cada prédio ou grupo de prédios terão uma Central de Utilidades, gerenciada por um Síndico, e com equipe especifica. 2.Todos os síndicos e suas respectivas equipes estarão vinculados ao Coordenador de Infra-estrutura. 3.Os síndicos terão interlocução direta com a Dirac e a diretoria não terá que concentrar essas funções, podendo atuar no plano mais estratégico e menos operacional.

6 Esses condomínios são mesmo necessários ? 1.São necessários porque soluções de infra-estrutura são demandadas em todos os 17 prédios do IOC. 2.Essas soluções são essenciais para o funcionamento dos laboratórios e são fornecidas pela Dirac. 3.Atualmente todos os pedidos são completamente centralizados na diretoria e a Dirac só atende à diretoria. Há portanto a necessidade de mediadores dessas interfaces.

7 Quais serão as funções desse síndico/administrador predial e sua equipe ? 1.Oferecer suprimentos comuns a laboratórios e plataformas instaladas no(s) prédio(s): gelo seco, gases especiais, água, material de banheiros/limpeza, nitrogenio liquido,estoque comum de EPIs, etc. 2.Administrar as áreas comuns: auditórios, salas de reunião, corredores, jardins, escadas, etc. 3. Gerenciar central gráfica comum de grande porte: Impressora, copiadora e picotadora 4. Administrar serviços gerais: café, água, distribuição de documentação, coleta/entrega de correio 5.Realizar a interface com a Dirac para a manutenção preventiva e corretiva de questões prediais; monitoramento de utilização/instalação de redes elétrica, hidráulica, telefonia, dados, telhado, e equipamentos comuns como elevadores, freezers, geradores etc. 6.Promover a interface dos condôminos com as coordenações de: Qualidade/Biossegurança/Ambiente, TI, compras gerais, etc 7.Algo mais ??????????

8 Condomínios: quantos, quais e quem é o síndico ? 1.Quantos? A definir com o estudo conjunto da Diretoria com a Dirac. Estima-se a necessidade de 8, dando conta dos 17 prédios. 2.Quais? A definir também com a Dirac, ouvidos os diferentes condôminos de cada prédio ou grupo de prédios. 3.Quem? O síndico deve ter perfil/ vocação administrativa. Seria selecionado e indicado de comum acordo pela diretoria e pela Dirac. 4.E as equipes de cada condomínio (pessoas e perfis)? Serão definidas pela Coordenação de Gestão do Trabalho-SRH 5.Como avaliar? Será importante implantar uma avaliação periódica do desempenho do sindico e da equipe da central de utilidades a partir da medida da satisfação dos condôminos usuários.

9 Como os pesquisadores se relacionarão com o Síndico ? Todos os usuários do prédio e chefes dos laboratórios ou gerentes de plataformas no prédio Sinalizarão problemas ao síndico que proverá as soluções

10 Que serão esses Assistentes Administrativos de Projeto ? 1.Serão os responsáveis por receber as demandas de compras, emissão de passagens e diárias dos pesquisadores responsáveis por cada projeto cadastrado no sistema IOC. 2.Será responsável por manter/atualizar o saldo dos projetos, pela prestação de contas e apresentará ao responsável o relatório financeiro periodicamente. 3.Estarão localizados fisicamente onde puderem trabalhar do melhor modo para realizar essa função.

11 Como será a relação dos laboratórios com seus Assistentes de projeto? Os pesq responsáveis pelos projetos do laboratório alocam os recursos em cada projeto e indicam as compras necessárias. A/o chefe do lab autoriza as despesas e as repassa (via secretaria?) a seu/sua assistente de projetos A/o assistente de projetos providencia as compras aos setores admnistrativos As compras chegam

12 Parte III Coordenações de Pesquisa por Áreas: mudar, só para melhor

13 O que mudará nos departamentos e nos laboratórios ? 1.Como o IOC optou por assumir os laboratórios como sua base operacional, os laboratórios se organizarão em coordenações (10?) por área temática. 2.No que se refere a atividades administrativas, os laboratórios se reportarão diretamente aos seus assistentes de projeto, ao síndico do seu prédio, e à direção/vice-direção de gestão. 3.As questões da gestão cientifica serão tratadas com Coordenadores de Áreas de Pesquisa, com os Coordenadores de PG/Ensino, e com a direção/vice-direção de pesquisa. 4.Assim os laboratórios ganharão autonomia, com coordenação, integração e interlocução.

14 Por que criar Coordenações Horizontais de Áreas de Pesquisa ? 1.Devido à grande diversidade de linhas e de projetos de pesquisa no IOC, e ao grande número de laboratórios e de pesquisadores, será importante articular e integrar os cerca de 300 projetos e otimizar a pesquisa no IOC. 2.Para modernizar a gestão cientifica no IOC, que se definiu por uma base operacional de laboratórios que não podem ficar cada um deles ancorado diretamente na direção. Para potencializar processos interativos, ações integradas e em redes de laboratórios. 3.Por isso, é interessante OPTAR por criar as Coordenações Horizontais de Áreas de Pesquisa, com coordenadores eleitos pelos laboratórios vinculados prioritariamente àquela coordenação, para interlocução junto à direção, e para atuar como assessores da direção/vice-direção na respectiva área.

15 1.Integrar os projetos sob a sua coordenação, incentivando e apoiando a criação de redes e programas de pesquisa, promovendo sinergias e multidisciplinaridade naquela área, constituindo cooperações técnicas e parcerias e PDI. 2.Analisar qualitativamente os n projetos e seus resultados (gerar os dados do relatório de gestão e os elementos para patentes e proteção de direitos autorais), disseminando e implantando instrumentos relativos à propriedade intelectual. 3.Ampliar a capacidade de captação de recursos, com um sistema de alerta de editais + apoio de analista de PDI para análise de editais, e com mobilização de parcerias internas e externas. 4.Apoiar a elaboração de projetos. 5.Trazer o novo: fazer prospecção de áreas, oportunidades e temas de futuro no escopo daquela área, novas metodologias e tecnologias para o fortalecimento e avanço da pesquisa. 6.Algo mais ?????????? Qual o papel das Coordenações Horizontais de Áreas de Pesquisa ?

16 1.1 Coordenador, eleito pelos laboratórios vinculados a coordenação como área principal. 2.1 Conselho Científico: composto, no mínimo pelos chefes dos laboratórios vinculados, acrescido (ou não) dos pesquisadores responsáveis por todos os projetos. 3.Todos os Coordenadores compartilham o mesmo espaço físico 4.Os coordenadores são apoiados por analistas e gerentes para os projetos, com formação específica em gestão de projetos. Como funcionariam as Coordenações Horizontais de Áreas de Pesquisa?

17 Quais e quantas Coordenações Horizontais de Áreas de Pesquisa que a diretoria percebe possíveis no IOC ? 1.Definindo a sua dimensão (escopo de ação temática, número de laboratórios e de projetos). 2.Na matemática: 200 doutores RJU (pesquisadores, técnologistas e técnicos)+ 83 PVs + 115 técnicos RJU + bolsistas Tec Tec  média de 3 doutores por laboratório  70 laboratórios (69 oficialmente credenciados). 70 laboratórios  7 a 10 laboratórios/ área  10 Coordenações. 3.Critérios para o desenho das áreas temáticas: número de projetos e de laboratórios desenvolvendo esses projetos, objetivos do PPA cobertos pela área, potencial afinidade de pesquisadores indicada por co-autorias.

18 Como a diretoria montou a proposta de temas das 10 áreas ? 1.Cadastrando todos os macro-projetos de pesquisa e DT dos laboratórios do IOC junto aos pesquisadores, e associando-os a objetivos do PPA. 2.Estudando quantos e quais projetos foram associados a cada objetivo. 3.Agregando em 10 áreas os objetivos inter-relacionados. 4.Identificando que, no IOC, 48 laboratórios são mono- ou bi- temáticos (28 e 20, respectivamente), e que o outros 21 são politemáticos. 5.Levantando o número máximo potencial de adesão de laboratórios a cada área, em função de ter projeto naqueles objetivos e/ou temas (bi ou politemáticos) 6.Levantando o número mínimo potencial de adesão de laboratórios a cada área, em função do volume de projetos concentrados numa área (área principal do laboratório)

19 10 Áreas Temáticas – cenário #1 (aberto a sugestões) Objetivos do PPA Proj/ Labs * 1-Doenças Parasitárias 1 - Doença de Chagas e Leishmaniose2- 202 e 20352/35 (17) 2-Doenças Parasitárias 2 - Esquistosomose, Malária e outras3- 204,236, 7640/30 (8) 3-Doenças Virais2 – 66 e 6935/22 (18) 4-Doenças Bacterianas e Fúngicas (Hansen, TB, outras)3 - 68,127,20127/ 19 (7) 5-Doenças Crônicas, degenerativas, genéticas1 - 6010/5 (5) 6-Mecanismos fisiológicos, imunológicos e fisiopatológicos1 -7025/14 (6) 7- Educação, Saúde, Ambiente e Sociedade 6 - 57, 128, 151 171,178, 179 34/31 (8) 8- Produtos bioativos para terapias e profilaxia 6 - 51,53, 55, 77, 213 e 214 37/ 31 (?) 9- Taxonomia, Vetores, biodiversidade e evolução2 -171a, 24917/11 (?) 10- Epidemiologia, Vigilância e Diagnóstico em Saúde2 - 49,23113/12 (?) Problemas Abordagens Que proposta surgiu? Quais áreas e por que? 290 projetos, 10 a 50 por área, em 28 objetivos do PPA *(69 labs ) labs com maioria de projetos concentrados na área

20 10 Áreas Temáticas – cenário #1 (aberto a sugestões) Objetivos do PPA Proj/ Labs * 1-Doenças Parasitárias 1 - Doença de Chagas e Leishmaniose2- 202 e 20352/35 (17) 2-Doenças Parasitárias 2 - Esquistosomose, Malária e outras3- 204,236, 7640/30 (8) 3-Doenças Virais2 – 66 e 6935/22 (18) 4-Doenças Bacterianas e Fúngicas (Hansen, TB, outras)3 - 68,127,20127/ 19 (7) 5-Doenças Crônicas, degenerativas, genéticas e não transmissíveis1 - 6010/5 (5) 6-Mecanismos fisiológicos, imunológicos e fisiopatológicos1 -7025/14 (6) 7- Educação, Saúde, Ambiente e Sociedade 6 - 57, 128, 151 171,178, 179 34/31 (8) 8- Produtos bioativos para terapias e profilaxia 6 - 51,53, 55, 77, 213 e 214 37/ 31 (?) 9- Taxonomia, Vetores, biodiversidade e evolução2 -171a, 24917/11 (?) 10- Epidemiologia, Vigilância e Diagnóstico em Saúde2 - 49,23113/12 (?) Problemas Abordagens Que proposta surgiu? Quais áreas e por que? 290 projetos, 10 a 50 por área, em 28 objetivos do PPA *(69 labs ) labs com maioria de projetos concentrados na área Ao propor 3 áreas por abordagens (8,9,10), espera-se que alguns laboratórios identificados em áreas mais concorridas optem por essas áreas transversais. Ajustes seriam feitos após um primeiro exercício diretamente com os pesquisadores

21 Essa proposta pode ser modificada ou melhorada ? 1.Sim, desde que o resultado final mantenha uma lógica institucional clara, com funções e responsabilidades definidas, para que os cargos comissionados correspondentes possam ser pleiteados. Sugestões da reunião de 1/11/2006 a) Vale a pena estudar possíveis fusões (ex, areas 5 e 6, areas 9 e 10) e/ou subdivisões das áreas propostas b) Temas transversais (ex: área 10) poderiam constituir redes especificas dentro de grandes áreas. c) Pode-se pensar em áreas por problemas relativos ao tipo de transmissão (zoonoses, água, aéreas) e não aos agentes causais parasitas, virus, bacterias), ainda que não seja essa a lógica do PPA.

22 Como seria a adesão dos laboratórios às novas Coordenações Horizontais ? A adesão dos laboratórios às coordenações horizontais será voluntária. a) Nenhum laboratório será obrigado a se vincular a uma coordenação que não queira. b) Nenhum laboratório ficará isolado sem vínculo com qualquer coordenação c) Os laboratórios poderão se vincular a mais de uma área, indicando em que área se situará sua vinculação principal.

23 1.Estrutura ágil, baseada nos laboratórios, onde estes se agrupam em programas prioritários e estratégicos alinhados com o PPA. 2.Incremento da capacidade de prospecção. 3.Incremento na capacidade de resposta e Inovação, essenciais para a sobrevida nos anos que virão. 4.Filosofia mais adequada ao estado atual do desenvolvimento científico. Há vantagens em criar Coordenações Horizontais ?

24 Parte IV Outras Estruturas no Apoio

25 Como fica a questão crônica de compras ? 1.Propomos a criação de uma Coordenação de Suprimentos e Patrimônio, subordinada à vice- direção de Gestão para otimizar os processos de compras, materiais e patrimônio, de forma planejada e eficiente. 2.Porque o IOC executa mais de R$ 20 milhões por ano e precisa comprar e gastar bem, com eficiência, com economia. Precisa trabalhar a dimensão de escalas de compras, de estoque de materiais e de responsabilidade pelo patrimônio tecnológico instalado, visando superar definitivamente os problemas históricos de compras.

26 O que essa Coordenação de Suprimentos e Patrimônio vai fazer ? 1.Estruturar o almoxarifado próprio do IOC 2. Estruturar o catálogo de itens adquiridos pelo IOC e o “inventário futuro” 3. Padronizar continuamente os itens necessários no IOC 4. Utilizar plenamente as facilidades do pregão eletrônico e dos demais sistemas de compra (registro de preço, qualificação de fornecedores, etc.) 5. Estruturar o “super-mercado” de insumos do IOC/ sistema de cartão 6. Algo mais ?????????? Composição (pessoas e perfis) : tarefa da Diretoria

27 Que estruturas são necessárias para o Desenvolvimento Institucional? 1.Vice-direção de DI, atualmente conduzida pelo Dr. Christian, seria reestruturada em organizada em 4 Coordenações, todas relativas a áreas ESTRATÉGICAS para a instituição. São elas: 2.Gestão do Trabalho: para planejar e desenvolver RH 3.Comunicação: para assegurar auto-conhecimento e interlocução 4.Tecnologia de Informação: para soluções em informática 5.Editoria Cientifica: para publicações (Memórias e outras)

28 1.Porque tudo o que se vai fazer depende das pessoas, da qualidade do seu trabalho. Todos os recursos patrimoniais e tecnológicos só podem se otimizados com pessoas qualificadas e motivadas trabalhando com excelência e de modo integrado. 2.Porque é preciso tratar separadamente a administração de RH (pagamento, férias, benefícios, etc.), o desenvolvimento e a gestão de recursos humanos qualificados Por que uma Coordenação de Gestão do Trabalho?

29 1.Identificar talentos/perfis já existentes no IOC 2.Definir perfis profissionais futuros (competências necessárias) 3.Elaborar programas de capacitação continuada da força de trabalho do IOC 4.Elaborar proposta de (re) dimensionamento da força de trabalho 5.Recrutar e (re)alocar pessoal nas diversas áreas do IOC e buscar interações com a Fiocruz e governo federal (requisições no serviço público) : busca no mercado, terceirização, concurso, transitoriedade através de sistemas de bolsas 6. Desenvolver programa de avaliação de desempenho e política de reconhecimento e recompensa 7. Desenvolver programa de qualidade de vida no trabalho 8.Algo mais ???? Composição : tarefa da Diretoria O que essa Coordenação de Gestão do Trabalho vai fazer?

30 Parte V O novo Organograma do IOC e seus DAS e FGs Afinal, depois disso tudo, como poderá ficar o novo organograma do IOC ?

31 LT GF AL LD RL CC CF F2 OA AN Novo organograma F1 HJ A F3 Diretoria Geral do IOC APSecret Conselho Deliberativo 108 C S&P O&F CGT Desenvolv Admin RH CCom Imagem Imprensa Eventos Mat educ Viro UBC Bac Micob Micol Imun BBM Gen FF Hel Mal Pat Bio Proto Ento MT IECon 17 prédios 8 condom? CPG-MT CPG-BP CPGBCM CPGEBS CPGls C-ECIC C Tec CCSUS C-FPC Negoc. Patentes Prop Int NIT-PE Suporte Disciplin Alunos CoEn VD-DI VD-G VD- SQA VD- P&E CT-ICI CT-G&T CT-Pq CT-E CT-SRACT-Col CT-AE C1,2,3,...n Coop Nac Int PS EdCien Mem IOC Out Publ CTI Rede Desenvolv Suporte B dados CExpA CSQuali Qualidade Biosseg Ambiente CIC-PT P3 Microsc GPBInfo Citômica CCOL CSRA compras materiais orçamento contratos patrimônio CPq1 CPq2 CPq3 CPq4 CPq5 CPq6 CPq7 CPq8 CPq9 CPq10 n?

32 Até 30 de novembro temos que detalhar todas as caixinhas do organograma ? 1.Sim. Mas a tarefa do III Encontro será definir as diretrizes maiores, analisar detalhadamente TODAS as caixinhas que corresponderão a DAS 2, tanto nos níveis verticais de DAS 101.2 como nos níveis horizontais, de DAS 102.2. 2.Para todos os 69 laboratórios será pleiteado DAS 101.1 3.Para todos os Serviços será pleiteado DAS 101.1, mas o III Encontro não precisará detalhar essas estruturas, que dependerão de negociação da diretoria com a Diplan com argumentos técnicos.

33 Novo organograma Diretoria Geral do IOC APSecret Conselho Deliberativo S&P O&F CGT Desenvolv Admin RH CCom Imagem Imprensa Eventos Mat educ IECon 17 prédios 8 condom? CPG-MT CPG-BP CPGBCM CPGEBS CPGls C-ECIC C Tec CCSUS C-FPC Negoc. Patentes Prop Int NIT-PE Suporte Disciplin Alunos CoEn VD-DI VD-G VD- SQA VD- P&E CT-ICI CT-G&T CT-Pq CT-E CT-SRACT-Col CT-AE C1,2,3,...n Coop Nac Int PS EdCien Mem IOC Out Publ CTI Rede Desenvolv Suporte B dados CExpA CSQuali Qualidade Biosseg Ambiente CIC-PT P3 Microsc GPBInfo Citômica CCOL compras materiais orçamento contratos patrimônio CSRA CPq1 CPq2 CPq3 CPq4 CPq5 CPq6 CPq7 CPq8 CPq9 CPq10 n? Escopo de análise do III Encontro do IOC

34 Novo organograma Diretoria Geral do IOC APSecret Conselho Deliberativo S&P O&F CGT Desenvolv Admin RH CCom Imagem Imprensa Eventos Mat educ IECon 17 prédios 8 condom? CPG-MT CPG-BP CPGBCM CPGEBS CPGls C-ECIC C Tec CCSUS C-FPC Negoc. Patentes Prop Int NIT-PE Suporte Disciplin Alunos CoEn VD-DI VD-G VD- SQA VD- P&E CT-ICI CT-G&T CT-Pq CT-E CT-SRACT-Col CT-AE C1,2,3,...n Coop Nac Int PS EdCien Mem IOC Out Publ CTI Rede Desenvolv Suporte B dados CExpA CSQuali Qualidade Biosseg Ambiente CIC-PT P3 Microsc GPBInfo Citômica CCOL compras materiais orçamento contratos patrimônio CSRA Tarefas do III Encontro: 1.Confirmar a estrutura vinculadas às vice-direções: quantas caixinhas, quais e com quais funções e perfis? 2. Confirmar as estruturas horizontais: quantas coordenações de cursos, quantas coordenações de pesquisa. Se possível, quais. 3. Sugerir o nível de responsabilidade para curadorias de coleções (principais e adjuntas). 4. Sugerir o nível de responsabilidade para gerentes de plataformas e de biotérios. CPq1 CPq2 CPq3 CPq4 CPq5 CPq6 CPq7 CPq8 CPq9 CPq10 n?

35 Teremos que definir o número de DAS e FGs no III Encontro ? 1.Não. O número será conseqüência da estrutura definida e a diretoria pleiteará o número necessário para implantar a nova estrutura. Certamente haverá rodadas de negociação com a presidência e o CD-Fiocruz. 2.O importante será propor uma estrutura com o MINIMO de caixinhas necessárias para que o IOC, plenamente justificadas e com funções e responsabilidades claramente definidas (o Manual de Organização/ Regimento Interno)

36 Parte VI O novo CD do IOC

37 Afinal, depois disso tudo, como poderá ficar o novo CD do IOC ? 1.Sugerimos estruturar o CD como é atualmente: um componente com representantes das atividades finalisticas (majoritariamente a pesquisa), representantes das categorias profissionais, e presença de membros da administração. 2. As idéias podem ser trabalhadas mas o prazo dessa decisão é MARÇO DE 2007.

38 Proposta para o novo CD-IOC = 27 pessoas Diretoria Geral IC-PT SQuali Com S&P GT O&F CTI Edit Cien IECon SRACOL Coop CPq1 CPq2 CPq3 CPq4 CPq5 CPq6 CPq7 CPq8 CPq9 CPq10 CPG-MT CPG-BP CPGBCM CPGEBS NIT-PE Outros cursos ATIVIDADES - (2/3) PESSOAS 1/3 Pesq RJU 10 Ens RJU 1+2 SRC RJU 2 ICI RJU 1 DI&G RJU 1 Pesq RJU 2 Aluno 1 1 14 +3 9 23 eleitos + 2 indicados Direito a voto: 22 Eleitos pelos segmentos específicos, profissionais ou da atividade CEA An/As RJU 2 Tec/Tec RJU 2 PV/Tec TEC 1 temporários

39 Como será a dinâmica de trabalho no III Encontro ? 1.Plenárias (abertura, conferência e encerramento) 2.Grupos de Trabalho: 6. 3.Produto: A proposta do Manual de Organização

40 Quais serão os documentos preparatórios para o III Encontro ? 1.As diretrizes para a mudança organizacional da Fiocruz aprovadas no V Congresso Interno 2.Essa apresentação 3.A lista de projetos do IOC 4.O atual Regimento Interno 5.O Manual de Organização (versão 1) 6.Os textos do CD do II Encontro do IOC Na medida em que forem sendo consolidados, esses documentos serão disponibilizados na página web do IOC

41 FIM