LÍDERES Para passar de uma boa idéia a um bom projeto Dr. Cleofe Molina.

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1 LÍDERES Para passar de uma boa idéia a um bom projeto Dr. Cleofe Molina

2 OBJETIVOS Conhecer uma metodologia para desenhar e executar projetos Realizar exercícios práticos sobre algumas aplicações

3 O ciclo dum projeto é... atividades e recursos organizados para resolver um (ns) problema(s) em um dado período ÂMBITO LÓGICO DESENHO AVALIAÇÃO EXECUÇÃO

4 ÂMBITO LÓGICO Gerência orientada a resultados Enfoque sistêmico Pode melhorar o desenho, execução e avaliação do projeto Inclui os requisitos para a boa gerência de projetos Melhora a capacidade negociadora

5 PROJETO 1. A ETAPA ANALÍTICA Análise do problema Análise dos interessados 2. ETAPAS DO PLANEJAMENTO Objetivos do Projeto Indicadores e âmbitos Meios de Verificação Supostos

6 PROJETO 3. ETAPA DE EXECUÇÃO Fatores para o sucesso Responsabilidades Gerenciais Programação Operativa Acompanhamento 4. ETAPA DE AVALIAÇÃO Avaliação de processos Avaliação de resultados intermediários Avaliação de resultados finais (impacto) Avaliação Final

7 O QUE É UM PROBLEMA? Situação geral considerada insatisfatória É inaceitável para quem o percebe É solucionável A definição correta do problema é essencial para desenhar o projeto que busca solucionálo

8 PASSOS PARA DEFINIR O PROBLEMA Analisa a situação existente em relação à problemática identificada Identifica os principais problemas, suas relações de causa-efeito e inter-relações Visualiza ditas relações em um diagrama de problemas Construir Árvore de Problemas, a partir de um problema central identificado no propósito do projeto, para analisar suas causas e seus efeitos

9 ÁRVORE DE PROBLEMAS efeito causa efeito causa PROBLEMA

10 ÁRVORE DE PROBLEMAS Construção (1) 1. Selecionar o problema e escrevêlo 2. Cada membro do grupo contribui com uma causa (escrita) e a coloca sob o problema 3. Cada membro do grupo contribui com um efeito (escrito) e o coloca sobre o problema 4. Agrupar as causas e os efeitos, eliminando os repetidos

11 efeito Aumento efectos socio económicos mayor pobreza Alta morbi-mortalidad en situaciones de E y D por causas prevenibles Costos elevados de la respuesta Vulnerabilidad Social Manejo de suministros caótico Inefectiva Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades Esfuerzos Individuales de las instituciones y organizaciones del sector Falta de Estrategias para el enfrentamiento de los Desastres Inexistencia de políticas nacionales y centrales sobre preparación de desastres en el sector salud Poca sensibilización de autoridades Incipiente cultura de prevención causa Capacitación en Desastres no Forma parte del Currículo de las carreras De la salud Incumplimiento de Leyes y reglamentos. Insuficiente divulgación del marco jurídico Alta rotación de autoridades Insuficientes alianzas con Otros sectores PROBLEMA Escasos Recursos Asignados Insuficiente gestión de información y comunicación social

12 PARTICIPANTES DE UM PROJETO A. Diretos Dono Desenhista Gerente B. Interessados-Afetados Usuários

13 ANÁLISE DE INTERESSADOS GruposInteresses Problemas Percebidos Recursos e Mandatos Interesse no Projeto Conflitos Potenciais

14 Interessados Breve Descrição Expectativas do Projeto Poder (P) (0 a 5) Valor (V) (-3 a+3) Efeito (PxV) (-15 a+15) A B C D E F ANÁLISE DE INTERESSADOS

15 ANÁLISE DOS INTERESSADOS Exercício # 2 1.Fazer uma lista dos interessados no problema e na (s) solução(ões) 2.Analisar, para cada um deles: Breve descrição sobre seu interesse Descrever suas expectativas sobre o projeto Estimar seu Poder (1 a 5) Avaliar o Valor (-3 a +3) Calcular o Efeito (PxV) (-15 a+15)

16 O QUE É UM OBJETIVO? São os resultados específicos que desejamos Expressa a descrição de uma mudança proposta É um resultado mensurável e observável O essencial é converter, passo a passo: O problema em objetivo A causa em atividades (meio) O efeito em resultados (fim)

17 UTILIZAR VERBOS FORTES PARA DESCREVER OBJETIVOS DÉBIL FORTE Coordenar ParticiparEstabelecer Ordenar Contribuir AssistirInstalar Erradicar Apoiar MelhorarReduzir Aumentar Integrar ColaborarFazer Dirigir Aumentar OrganizarRealizar Aconselhar FomentarDesenvolver Harmonizar

18 ÁRVORE DE OBJETIVOS Exercício # 3 1. Descrever uma situação que poderia existir depois de solucionar os problemas 2. Identificar as relações meios-fins entre os objetivos (atividades-resultados) 3. Visualizar as relações meios-fins em um diagrama (árvore de objetivos)

19 ÁRVORE DE OBJETIVOS Fim Meio Objetivo Atividades Resultado

20 OBJETIVOS NO ÂMBITO LÓGICO Redigem-se como: l Objetivos alcançados l Sucesso l Metas cumpridas As atividades se redigem como: l Trabalhos a se realizarem l Tarefas a se cumprirem

21 O Objetivo contribui para com a obtenção dos Resultados Os Componentes são necessários para alcançar o Objetivo, através das Atividades (meios) HIERARQUIA DE OBJETIVOS Resultado Objetivo Componente Atividades Componente Atividades

22 O QUE É UMA HIPÓTESE? É uma previsão da relação de causa e efeito que engloba incerteza Se começar a aula na hora prevista....... encontrarei todos os alunos sentados Há incerteza?

23 ORGANIZE CONFORME CAUSA E EFEITO Foram desenhados cursos de capacitação para o pessoal da saúde As Unidades de Saúde atendem às necessidades da população local Reduziu-se a morbilidade e a mortalidade O pessoal da saúde melhorou sua capacidade de atendimento

24 Então sim A LÓGICA DE UM PROJETO: Uma série de hipóteses lógicas Fim Propósito Componentes Atividades então sim Então

25 HIERARQUIA DE OBJETIVOS DE PROJETOS FIM. PARA QUÊ? Razão do projeto. Objetivo para o qual contribui Ex: Mudanças na situação da Saúde PROPÓSITO. POR QUÊ? O impacto (efeito imediato) do Projeto Exemplo: Mudanças nas Capacidades Nacionais

26 HIERARQUIA DE OBJETIVOS DE PROJETOS RESULTADOS. O QUÊ? Resultados (produtos) específicos do projeto. Responsabilidade Gerencial ATIVIDADES. COMO? Ações e recursos para produzir o resultado Responsabilidade Gerencial.

27 EXEMPLO FIM Foram eliminadas as doenças transmitidas por água contaminada PROPÓSITO A população rural adotou práticas higiênicas

28 EXEMPLO PRODUTOS 1. Trabalhadores da saúde capacitados 2. A comunidade foi informada sobre as técnicas de tratamento de água ATIVIDADES 1. Desenvolver o currículo 2. Realizar cursos para os trabalhadores da saúde sobre tratamento de água 3. Divulgar técnicas de tratamento de água 4. Realizar oficinas com a comunidade

29 A MATRIZ DE ÂMBITO LÓGICO É um sistema estruturado, para planejar e comunicar em um quadro, a informação mais importante sobre um projeto

30 A MATRIZ DO ÂMBITO LÓGICO

31 PROBLEMA Se han realizado esfuerzos en la preparación para el manejo de las emergencias y desastres en los países de la región latinoamericana, los que hasta ahora han sido aislados y requieren consolidación. Insuficiente preparación para el manejo de Emergencias y Desastres en el Sector Salud

32 CAUSAS Inexistencia de políticas en muchos países. Insuficiente estrategias nacionales y locales. Inexistencia de presupuesto asignado al tema de Desastres Exclusión en la currícula de formación de recursos humanos Ausencia de un programa de Capacitación y/o falta de sistematicidad del personal de salud capacitado.

33 CAUSAS Ausencia de investigaciones que evidencien requerimientos para la Intervención estratégica. Poca sensibilización de autoridades sanitarias y por ende personal en general Escasa divulgación y aplicación del marco jurídico. Gestión de la información y la comunicación social insuficiente. Incipiente cultura de la prevención y preparación.

34 EFECTOS Escasa respuesta institucional e interinstitucional. Respuestas individuales a problemas complejos. Elevados costos en mitigación y respuesta Alta morbi-mortalidad, especialmente en grupos más vulnerables. Incremento de la vulnerabilidad Social. Manejo caótico de Suministros. Inadecuada toma de decisiones consecuente con Evaluación de daños y análisis de necesidades no coordinada.

35 ACTORES INVOLUCRADOS Organismos de Protección Civil Nacional. Atribuciones para establecimiento de políticas. Jerarquiza acciones y establece alianzas. Ministerio de Salud. Rector del Sector. Dicta la política y orienta las estrategias del sector. Gobierno Territoriales y/o Locales. Poder político Cohesión y coordinación de esfuerzos locales. Movilización de recursos. Instituciones Prestadoras de Servicios. Ejecutores de la operatividad de las políticas y estrategias. Recursos humanos de la atención medica, psicológica, ambiental, etc.

36 ACTORES INVOLUCRADOS Universidades. Rectora de la formación de recursos humanos profesionales. Sociedad Civil. Organizaciones comunales, indígenas, etc. Organismos Internacionales. Asesor´a y cooperación técnica. Movilización de recursos. Facilitadores del intercambio de experiencias. ONGs. Movilización de recursos. Aliados colaboradores en el desarrollo de estrategias. Intercambio de experiencias.

37 POSIBLES SOLUCIONES I.- Desarrollo de una Política Nacional de Desastres para el Sector Salud. –Presentación oficial al Ministerio de Salud. –Conformación Comisión Nacional para elaboración o revisión. –Validación y difusión –Implementación de la Política.

38 POSIBLES SOLUCIONES II.- Desarrollo de un Plan Estratégico Nacional del Sector Salud para Emergencias y Desastres. Coherente a referentes nacionales e internacionales 45 CD.doc45 CD.doc Formación y capacitación de recursos humanos en Pre-grado y Post Grado. Información científica y Comunicación Social. Consolidación de alianzas estratégicas, multidisciplinaria, interinstitucional y multisectorial. Desarrollar estrategia de investigaciones a nivel nacional. Enfoque de gestión del riesgo como eje transversal a todos los niveles. …

39 POSIBLES SOLUCIONES III.- Desarrollo de un Plan de Trabajo Multinacional. Desarrollar una estrategia de Investigación organizacional y operacional a nivel sectorial que permita la determinación de brechas en el manejo de los desastres.

40 PLAN DE TRABAJO MULTINACIONAL 1.Investigación en el Sector Salud sobre conocimientos, actitudes y practicas en el manejo de los desastres en cinco países de la región. Conocimientos: generalidades sobre salud y desastres; información científica y comunicación social. Actitudes: organización del sector salud en cada país. Practicas: resultado de las acciones ante situaciones de desastres en los últimos cinco años (fortalezas, debilidades y lecciones aprendidas).

41 PLAN DE TRABAJO MULTINACIONAL 2. Taller Latinoamericano de Investigación en Salud y Desastres Presentación de resultados de la investigación (1 año). Discusión e intercambio de experiencias de otros países relacionados con el tema (integración de equipos lideres) Determinación de estrategias de investigación para los próximos 5 años.

42 INDICADORES Contribuem com uma base mensurável para avaliar processos e resultados Obrigam-nos a esclarecer o que queremos dizer nos objetivos Torna mais objetivo o reconhecimento do sucesso Atributos: Prático Independente Específico

43 EXEMPLO Objetivo Tem melhorado a gestão dos serviços de saúde Indicadores 1.O tempo de espera dos pacientes foi reduzido em 50% para o fim do ano de 2000 no Hospital Central 2. A satisfação dos usuários aumentou em 50%

44 O INDICADOR É PRÁTICO Mede o que é importante em um projeto: Objetivo: Foram construídas melhores casas Indicador mau: Casas vermelhas e brancas Indicador melhor: 500 casas de 3 quartos Mede mudanças atribuíveis ao projeto: Objetivo: Melhorou a administração do Serviço de Impostos Internos Indicador mau: Aumento dos impostos cobrados É custo-efetivo: Implica coletar e analisar dados simples

45 O INDICADOR É INDEPENDENTE Utilizar objetivos e indicadores de um mesmo nível para medir o sucesso do projeto Objetivo: Aplicar nova política de Recursos Humanos Indicadores: Contratação de um consultor externo Divulgação da bibliografia Congresso Nacional para validar a política É possível melhorar os indicadores?

46 O INDICADOR É ESPECÍFICO Que Quantidade? Que tipo de Qualidade? Para quando? (Tempo) Onde? (às vezes) LEMBRE-SE: CCT

47 INDICADORES Estabelecem o nível de desempenho necessário para alcançar o objetivo Especificam os elementos necessários para determinar se foram alcançados: Fim Propósito Resultados esperados Atividades

48 INDICADORES Mostrar, em relação aos objetivos: Quantidade Quanto? QualidadeDe que nível? Tempo Quando? Enfatizar as características importantes dos objetivos a serem alcançados Fixar linha basal para monitoramento e avaliação N° mínimo necessário para esclarecer objetivos

49 ESTRUTURAS (Indicadores Intermediários) Indicador: 80% da população rural em...com acesso à água potável em dois anos Linha de base a partir da árvore do problema: 50% da população com acesso à água potável Estruturas (Resultados intermediários): 60% depois do primeiro ano 80% depois do segundo ano

50 MEIOS DE VERIFICAÇÃO Objetivos:Enunciado Indicadores & Estruturas:Esclarecimento do objetivo CCT Meios de Evidência necessária para verificação: verificar o indicador Os indicadores esclarecem o que quisemos dizer no objetivo e sua utilidade depende da disponibilidade e validez dos dados

51 SUPOSTOS Os supostos sobre fatores externos devem ser explícitos Cada nível do projeto deve identificar as condições: Necessárias Suficientes para alcançar a etapa seguinte

52 SUPOSTOS: IDÉIAS-CHAVE Um bom desenho de projeto deve incluir as condições necessárias e suficientes para alcançar os objetivos do projeto Os supostos devem incluir as condições e os fatores externos do projeto Implica assumi-los como: Risco interno: Hipótese do projeto Risco externo: Supostos

53 Supostos e Fatores Externos Como podemos manejar os riscos? Conceitos importantes: l Esclarecer ou refinar os supostos e riscos que são muito gerais. l Analisar a importância e probabilidade dos mesmos. l Fazer acompanhamento e administrar os supostos durante a execução. Fim Propósito Componentes Atividades Supostos (Sustentabilidade). Supostos

54 SUPOSTOS Condições que devem existir para o sucesso do projeto, mas que estão fora do controle Objetivo: Aumentar a produção de arroz Hipótese: Sementes de alta qualidade e fertilizante Suposto: 24 mm de chuva antes de 30 junho É uma condição crítica sobre a qual o gerente do projeto tem pouco ou nenhum controle

55 SUPOSTOS CRÍTICOS IA ML PT OA RB TA ÂI NX CA I BAIXA ALTA APROBABILIDADE

56 FRENTE AOS SUPOSTOS CRÍTICOS Não fazer nada Mudar o desenho do projeto Acrescentar um novo projeto Abandonar o projeto Esclarecer os supostos: -Comunicar -Identificar o que excede ao controle -Compartilhar as probabilidades de sucesso TOMAR UMA DECISÃO

57 Supostos: Como analisar 3. Qual é a probabilidade de que aconteça? Não é provável Provável (=Suposto) Muito provável (não incluir) 4. Pode ser redesenhado o projeto? Não ( suposto fatal - Pare! ) Sim (redesenhar o projeto) 1. É externo ao projeto? Sim Não (não incluir ) 2. É importante? Sí Não (não incluir)

58 PASSOS NO PLANEJAMENTO Selecionar quatro níveis da árvore de objetivos Revisar causa e efeito entre os níveis Estabelecer linha basal de dados Definir indicadores e estruturas Identificar meios de verificação Analisar supostos e identificar os críticos Programar, designar responsabilidades e formular orçamentos

59 PROGRAMAR Objetivo:Reduzir a taxa de Mortalidade Infantil, 7% de 2000 a 2003 Período:Três anos Ano 1:Reduzir 0% Ano 2:Reduzir 3% Ano 3:Reduzir 7% O mesmo com as atividades e o orçamento associado

60 ACOMPANHAMENTO Comparar o avanço físico de obras de infra- estrutura, equipamento e financeiro com: - Despesas em recursos humanos - Despesas em insumos - Acompanhamento das tarefas e atividades - Cumprimento dos indicadores de processos - Comportamento do entorno (supostos) - Explicar as discrepâncias: Problemas do projeto, do entorno e possíveis soluções

61 FATORES DE SUCESSO Planejamento Organização Direção Controle Comunicações DIREÇÃO CONTROLE COMUNICAÇÕES

62 FATORES COMUNS PARA O SUCESSO DIREÇÃO Liderança Motivação Delegar autoridade e responsabilidades Orientação para resultados Organização Plano de trabalho Ambiente de trabalho produtivo Conclusão de tarefas

63 FATORES COMUNS PARA O SUCESSO CONTROLE Avanço físico e financeiro (Cronograma e datas limites) Supostos e ambiente do projeto Produtividade Relatório sobre discrepâncias Informação para a tomada de decisões Avaliações

64 FATORES COMUNS PARA O SUCESSO COMUNICAÇÕES Sobre de:Progresso e Objetivos alcançados Problemas e soluções Através de:Relatórios formais Mecanismos não formais Dirigidas a:Contrapartes nacionais Gerência Equipe do Projeto Instituições Financeiras/Doadores

65 RESPONSABILIDADES DO GERENTE DO PROJETO -Gerenciar todos os recursos -Produzir os Resultados Esperados e que estes contribuam para com o Propósito e o Fim -Vigiar o cumprimento dos Compromissos de Gestão e o compromisso do pessoal -Vigiar os Supostos -Vigiar o comportamento dos supostos

66 RESPONSABILIDADES DO GERENTE DO PROJETO Deve advertir à alta gerência quando: -O alcance dos Resultados Esperados é incerto -Problemas ameaçam o propósito do projeto -Há mudanças nos supostos e no entorno do projeto Deve recomendar ações corretivas Deve ajudar os membros da equipe do projeto a se desenvolverem

67 Responsabilidade de Gestão do Projeto Produzir os Componentes - Um contrato de administração Compromisso pessoal Ferramentas de gestão: ex. Estrutura lógica, Plano de Execução, PERT, CPM, influência, persuasão, coordenação. Acompanhar a evolução em todos os níveis Alertar os Superiores quando: Há dúvidas sobre a terminação oportuna dos Componentes. A terminação bem-sucedida dos Componentes pode não terminar em obtenção do Propósito. Recomendar as ações corretivas.

68 Âmbito de Responsabilidade da Gerência de Projeto VerificaçãoSupostoIndicador Fim Propósito Componente Atividade Conceito Âmbito de responsabilidade diretaElementos referenciais, sob observação

69 Resumo sobre Desenho de Projetos Objetivos n Claridade/Acordo n Causa/Efeito Metas e Indicadores n Realista n Quantidade, Qualidade, Tempo Relação com Fatores Externos n Supostos Designação de Responsabilidade do Gerente n Responsabilidade n Contratação n Factibilidade n Monitoramento/Avaliação Estrutura Lógica