Sistema de Informação na Empresa

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GOVERNO DO ESTADO DO AMAPÁ UNIVERSIDADE DO ESTADO DO AMAPÁ Sistema de Informação na Empresa Prof.º Esp. Adeíldo Telles

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1. Introdução 2. Objetivos de aprendizagem 3. Dados, Informação e Sistemas de Informação 4. Tipos de Sistemas de Informação na Organização 5. Estabelecimento de um Sistema de Informação 6. Conclusão 7. Referências Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

1. Introdução A atuação administrativa tem como apoio no uso de informações, que se tornam a base no processo de tomada de decisão. Com isso, todos aqueles que tomam decisões devem ter informações úteis a respeito do desempenho da organização, caso desejam planejar, dar suporte e tomar ações adequadas. Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

2. Objetivos de Aprendizagem
Entender a importância dos sistemas de informação e suas características; Conhecer os diversos tipos de sistemas de informação; Conhecer o conceito e as características básicas dos sistemas de informações; Aprender as etapas de desenvolvimento e implementação de um sistema. Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

3. Dados, Informação e Sistemas de Informação
DADOS – “Dado é a expressão em estado bruto e não interpretada de um fato”. (MANAS, 1999, p. 64.) INFORMAÇÃO – Conjuntos de dados significativos e úteis aos seres humanos (LAUDON; LAUDON, 2004). Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

Características de uma informação útil, segundo SILVA (2005): Ser compreensível; Ser confiável; Ser relevante; Se completa; Ser concisa; Ser oportuna; Ter qualidade. Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

Figura 1 – Dados e Informação. Fonte: LAUDON; LAUDON, 2004, p. 8. Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

“...um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera), processa, armazena e distribui informações destinadas a apoiar a tomada de decisões e o controle em uma organização”. (LAUDON; LAUDON, 2004, p. 7) Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

Por que utilizar um Sistema de Informação? Expansão para outros lugares; Oferecimento de novos produtos e serviços; Reorganização de fluxo de tarefas e trabalho; Transformação do modo de conduzir os negócios; Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

Por que utilizar um Sistema de Informação? Otimização dos fluxos de informação e conhecimento; Produtividade dos funcionários; Qualidade e aceleração no processo de decisão; Minimizar burocracia. Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

Figura 2 – Funções de um sistema de informação. Fonte: LAUDON; LAUDON, 2004, p. 8. Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

4. Tipos de Sistemas de Informação na Organização
Responsabilidades: Perceber os desafios presentes no ambiente; Estabelecer estratégias na organização; Alocar recursos humanos e financeiros. Tarefa: Entender a lógica das situações enfrentadas pela organização; Formular planos de ação para solucionar problemas da organização; ORGANIZAÇÕES TECNOLOGIA ADMINISTRAÇÃO SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Pessoas: Gerentes, trabalhadores do conhecimento, trabalhadores de dados, trabalhadores de produção ou de serviços; Estrutura: Organograma, grupos de especialistas, produtos, geografia. Funções: Vendas e marketing, Fabricação e produção, Finanças, Contabilidade, Recursos humanos. Hardware; Software; Armazenamento; Tecnologias de comunicações. Figura 3 – Sistemas de informação são mais do que apenas computadores. Fonte: LAUDON; LAUDON, 2004, p. 11. Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

Figura 4 – Arquitetura de informação e infraestrutura de tecnologia de informação. Fonte: LAUDON; LAUDON, 2004, p. 27. Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

Esses sistemas frequentemente respondem questões “o que .. se”: Qual seria o impacto nos cronogramas de produção se dobrássemos as vendas no mês de dezembro? O que poderia acontecer ao nosso retorno de investimento se o cronograma da fábrica fosse atrasado por seis meses? Dão suporte aos knowledge workers e data workers de uma organização; O propósito dos Sistemas a Nível de Conhecimento é ajudar a empresa a integrar novos conhecimentos nos negócios e auxiliar a organização a controlar o fluxo de papéis; São as aplicações que mais crescem nos negócios atuais. Para responder esses tipos de questões a informação deve ser facilmente acessível, atual e precisa. Exemplos de sistemas a nível operacional: - Sistema para armazenar depósitos bancários a partir de máquinas automáticas; - Sistema para acompanhar o número de horas trabalhadas por dia pelos empregados de chão de fábrica. Dão suporte aos gerentes organizacionais no acompanhamento de atividades e transações elementares da organização. O principal propósito de sistemas nesse nível é responder questões de rotina: - Quantas peça existem no estoque? - O que aconteceu com o pagamento do Sr. José? - Qual o tamanho da folha de pagamento este mês? São projetados para apoiar as atividades de planejamento de longo alcance dos gerentes sênior; Seu principal interesse é conciliar alterações no ambiente externo com a capacidade organizacional existente. Esses sistemas frequentemente respondem questões: - Quais serão os níveis de emprego em 5 anos? - Que produtos deveriam ser produzidos em 5 anos? - Quais são as tendências de custo industrial a longo prazo e aonde nossa firma se encaixa? São projetados para servir o monitoramento, controle, tomada de decisão e atividades administrativas dos gerentes middle. Fornecem relatórios periódicos ao invés de informações instantâneas sobre as operações Respostas a essas questões exigem novos dados de fora da organização assim como dados internos que não podem ser obtidos dos sistemas a nível operacional. Figura 5 – Tipos de sistemas de informação. Fonte: LAUDON; LAUDON, 2004, p. 40. Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

Nível Operacional: SPT (Sistemas de Processamento de Transações) Nível de Conhecimento STC (Sistemas de Trabalhadores do Conhecimento) SAE (Sistemas de Automação de Escritório) Nível Administrativo SIG (Sistemas de Informações Gerenciais) SAD (Sistemas de Apoio a Decisão) Nível Estratégico SAE (Sistemas de Apoio Executivo) Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

TPS - Sistemas de Processamento de Transações Sistemas básicos que servem para o nível operacional da organização; Realiza e grava as transações de rotina diárias necessárias para conduzir o negócio; Exemplos: pedidos de venda; sistema de reserva de hotel; informações de clientes (para agências públicas); folha de pagamento; cadastro de empregados. Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

TPS - Sistemas de Processamento de Transações No nível operacional, tarefas, recursos e objetivos são pré-definidos e altamente estruturados; Exemplo: Decisão para autorizar crédito a um cliente é feita por um supervisor de nível baixo de acordo com um critério pré-definido (decisão programada). Tudo que deve ser determinado é se o cliente atende os critérios. Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

TPS - Sistemas de Processamento de Transações Existem 5 categorias funcionais de TPS: Vendas/Marketing; Fabricação/Produção; Finanças/Contabilidade; Recursos Humanos; Outros tipos - únicos para uma particular indústria. Todas as organizações têm esses 5 tipos de TPS (mesmo que os sistemas sejam manuais); Esses sistemas são centrais para o negócio (sem eles a organização não sobrevive). Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

TPS - Sistemas de Processamento de Transações Características importantes dos TPS: TPS estendem os limites entre as organizações e seus ambientes; Os TPS são os principais produtores de informação para os outros tipos de sistema Os TPS fornecem tanto avaliações do desempenho organizacional atual quanto do passado; TPS pode ser visto como “sistema organizacional de processamento de mensagem”. Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

KWS - Sistemas de Trabalho de Conhecimento KWS servem as necessidades de informação ao nível de conhecimento da organização; KWS auxiliam os knowledge workers; Knowledge worker: Pessoa com formação universitária em profissão reconhecida como engenheiro, médico, advogado e cientista; Seu trabalho consiste principalmente em criar nova informação e conhecimento. KWS (Knowledge worker system): Promove a criação de novo conhecimento e garante que novas tecnologias sejam integradas apropriadamente nos negócios. Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

OAS - Sistemas de Automação de Escritório OAS servem as necessidades de informação ao nível de conhecimento da organização OAS ajudam principalmente os data workers. Data workers: Pessoa com formação avançada menos formal como secretária, contador, escriturário e administrador; Seu trabalho consiste principalmente em processar ao invés de criar nova informação e conhecimento. OAS (Office Automation System): Aplicações de tecnologia de informação projetadas para aumentar a produtividade dos data workers no escritório, apoiando as atividades de coordenação e comunicação. Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

OAS - Sistemas de Automação de Escritório Exemplos: sistemas que manuseiam e gerenciam: Documentos (através de processadores de textos, publicações dektop); Cronogramas (através de calendários eletrônicas); Comunicação (através de , voip, videoconferência). Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

MIS - Sistemas de Informações Gerenciais Figura 6 – Os sistemas de informações e as funções gerencias. Fonte: SILVA, 2005, p. 337. Informações importantes (obtidas do ambiente externo) Alta Gerência Estabelece políticas, objetivos e estratégias de longo prazo, e toma decisões estratégicas. Média Gerência Formula objetivos e planos táticos e operacionais, para implementar as estratégias, e toma decisões operacionais. Gerência Operacional Implementa os objetivos e planos operacionais, toma decisões de curto prazo e lida com as atividades do dia-a-dia. Informações publicas (distribuição ao ambiente externo) Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

MIS - Sistemas de Informações Gerenciais “Sistema de Informação Gerencial é o processo de transformação de dados em informações de qualidade, que permite aos gerentes tomar decisões, resolver problemas e conduzir as suas funções/operações eficientes e eficazmente” (SILVA, 2005, p.338) Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

MIS - Sistemas de Informações Gerenciais Características do MIS SIG servem as necessidades de informação ao nível de gerenciamento da organização; Fornecem relatórios diários ou mensais e em alguns casos, acesso on-line ao desempenho da organização e a registros históricos; São orientados quase que exclusivamente a eventos internos; Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

MIS - Sistemas de Informações Gerenciais Características do MIS Servem principalmente as funções de planejamento, controle e tomada de decisão no nível gerencial; Usualmente servem aos gerentes interessados em resultados semanais, mensais ou anuais e não em atividades diárias; Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

MIS - Sistemas de Informações Gerenciais Características do MIS Trata de questões estruturadas que são bem conhecidas antecipadamente; São geralmente inflexíveis e com baixa capacidade analítica. Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

MIS - Sistemas de Informações Gerenciais Exemplo de Relação com o SIG SIG dependem dos SPT para obter seus dados; SIG resume e relata as operações básicas da empresa; Os dados de transações básicas dos SPT são comprimidos e usualmente apresentados em longos relatórios produzidos regularmente. Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

MIS - Sistemas de Informações Gerenciais Exemplo de Relação com o SIG Figura 7 – Como os sistemas de informações gerenciais adquirem seus dados do SPT da empresa. Fonte: LAUDON; LAUDON, 2004, p. 45. Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

MIS - Sistemas de Informações Gerenciais Exemplo de Relatório do SIG Figura 8 – Exemplo de relatório produzido pelo SIG da Figura 07. Fonte: LAUDON; LAUDON, 2004, p. 45. Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

DSS - Sistemas de Suporte à Decisão DSS servem as necessidades de informação ao nível de gerenciamento da organização; DSS ajuda os gerentes a tomar decisões que são semiestruturadas, únicas, que mudam rapidamente e que não são facilmente especificadas com antecedência; DSS devem rodar diversas vezes em um dia afim de corresponder às mudanças de condições; Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

DSS - Sistemas de Suporte à Decisão DSS têm maior poder analítico do que outros sistemas: são construídos com uma variedade de modelos de análise de dados; DSS são projetados para que os usuários possam trabalhar diretamente com ele (user-friendly); DSS são interativos, o usuário pode alterar suposições e incluir novos dados. Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

DSS - Sistemas de Suporte à Decisão Características dos DSS Oferece aos usuários flexibilidade, adaptabilidade e uma resposta rápida; Permite ao usuários iniciar e controlar a entrada e a saída; Opera com pouco ou nenhum auxílio de programador profissional; Forma apoio para decisões e problemas cujas soluções não podem ser especificadas antecipadamente; Usa sofisticadas ferramentas de modelagem e análise. Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

DSS - Sistemas de Suporte à Decisão Figura 09 – Sistema de Apoio à Decisão para cálculo de transporte. Fonte: LAUDON; LAUDON, 2004, p. 46. Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

ESS - Sistemas de Suporte Executivo ESS servem as necessidades de informação ao nível de estratégico da organização; ESS direcionam tomadas de decisão não estruturadas através de gráficos e comunicações avançadas; ESS são projetados para incorporar dados sobre eventos externos tais como novas leis de tributos e competidores, mas também desenham informação resumida de MIS e DSS internos; Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

ESS - Sistemas de Suporte Executivo ESS filtram, comprimem e rastreiam dados críticos enfatizando a redução de tempo e esforço exigido para obter informação útil para os executivos; ESS têm baixa capacidade analítica, empregando porém os softwares gráficos mais avançados e podendo emitir gráficos e dados a partir de várias fontes imediatamente para o executivo sênior; Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

ESS - Sistemas de Suporte Executivo ESS não são projetados para resolver problemas específicos, eles fornecem uma generalizada capacidade de computação e telecomunicação que pode ser aplicada a problemas que se alteram; ESS incorporam interfaces gráficas fáceis de usar porque o gerente sênior usualmente não têm experiência com sistema de informação baseado em computador. Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

Principais funções dos sistemas: Gestão de vendas, pesquisa de mercado, promoção, definição de preços, novos produtos. Principais aplicações dos sistemas: Sistemas de acompanhamento de pedidos, sistema de pesquisa de mercado, sistema de estabelecimento de preços. Principais funções dos sistemas: Estabelecimento de metas de produção, compras, expedição, recepção, engenharia, operações. Principais aplicações dos sistemas: Sistemas de planejamento de recursos, de controle de pedidos de compra, de engenharia, de controle de qualidade. Principais funções dos sistemas: Orçamento, livro-caixa, cobrança, contabilidade de custos. Principais aplicações dos sistemas: Livro-caixa, contas a receber, contas a pagar, orçamento, sistemas de gestão financeira. Principais funções dos sistemas: Registros de pessoal, benefícios, remuneração, relações trabalhistas, treinamento. Principais aplicações dos sistemas: Folha de pagamentos, registros de funcionários, sistemas de benefícios, sistemas de planos de carreira, sistemas de treinamento de pessoal. SISTEMA DESCRIÇÃO NÍVEL ORGANIZACIONAL Contas a Receber Acompanha as Contas a Receber Operacional Análise de Carteira Projeta a Carteira de Investimentos da Empresa Conhecimento Orçamento Prepara Orçamentos de Curto Prazo Gerencial Planejamento de Lucros Planeja Lucros de Longo Prazo Estratégico SISTEMA DESCRIÇÃO NÍVEL ORGANIZACIONAL Contas a Receber Acompanha as Contas a Receber Operacional Análise de Carteira Projeta a Carteira de Investimentos da Empresa Conhecimento Orçamento Prepara Orçamentos de Curto Prazo Gerencial Planejamento de Lucros Planeja Lucros de Longo Prazo Estratégico SISTEMA DESCRIÇÃO NÍVEL ORGANIZACIONAL Controle de Maquinário Controle de Equipamentos Operacional Projeto Assistido por Computador (CAD) Projeto de Novos Produtos Conhecimento Planejamento de Produção Decidir quantidade e Programar Produção de Produtos Gerencial Localização de Instalações Decisão de onde instalar fábricas Estratégico SISTEMA DESCRIÇÃO NÍVEL ORGANIZACIONAL Processamento de Pedidos Registrar, Processar e Acompanhar Pedidos Operacional Análise de Mercado Identificar Clientes e Mercados Conhecimento Análise de Preços Determinar Preços Gerencial Tendências de Vendas Preparar Previsões a cada cinco anos Estratégico Figura 10 – Os seis tipos mais importantes de sistemas de informação. Fonte: LAUDON; LAUDON, 2004, p. 41. Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

Tipo do Sistema Informação de Input Processamento Informação de Output Usuários SAE Dados agregados; externos e internos Gráficos; simulações; interativos. Projeções; respostas às pesquisas. Gerentes seniores SAD Baixo volume de dados; modelos analíticos. Interativo, simulações, análises. Relatórios especiais; análise de decisões respostas às pesquisas. Profissionais; assessores da gerência. SIG Resumo de dados de transação, alto volume de dados; modelos simples. Relatórios, modelos simples, análise baixo nível. Sumários e relatórios de exceções. Gerentes médios STC Especificação de projeto; base de conhecimento. Modelagem; simulação. Modelos; gráficos. Profissionais; pessoal técnico. Documentos; cronogramas. Documentos; gerenciamento; cronograma, comunicação. Documentos; cronogramas; mail. Trabalhadores de escritório. SPT Transações; eventos. Listagem; atualização; classificação. Relatórios detalhados; listas; sumários. Pessoal de operação; supervisores. Tabela 1 – Características dos sistemas de processamentos de informação. Fonte: LAUDON; LAUDON, 2004, p. 42. Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

Figura 11 – Inter-relacionamentos entre sistemas. Fonte: LAUDON; LAUDON, 2004, p. 47. Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

5. Estabelecimento de um Sistema de Informação
“Um sistema formal é necessário porque as empresas ou organizações não podem dar-se ao luxo de cometer erros durante esse processo”. (NORTON, 1996, p. 421) Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

Planejamento Estabelecimento dos objetivos; Identificação de problemas; Análise dos problemas; Alocação de recursos. “... quanto mais amplo o estágio do planejamento, maior a probabilidade de sucesso do SIG.” (SILVA, 2005, p. 339) Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

Projeto Definir a estrutura do sistema; Criação de protótipo; Incluir os usuários finais na equipe do projeto; Balancear os custos em tempo e dinheiro com a relevância da informação; Prover treinamento e documentação escrita para todos os usuários do sistemas. Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

Testes e avaliações. 5. Estabelecimento de um Sistema de Informação
Implementação Implementação direta; Implementação paralela; Implementação modular; Implementação periódica; Testes e avaliações. Profº. Esp. Adeíldo Telles Sistema de Informação na Empresa

6. Conclusão Diante das necessidades gerenciais de uma organização (monitoramento, controle, tomada de decisões), pôde-se perceber a importância dos sistemas de informação para uma organização. Importante ressaltar que os tipos de sistemas existentes na organização, contribuem com o bom andamento dos processos que circundam os níveis da mesma. Assim, um Sistema de Informação ao ser estabelecido em uma organização – respeitando suas etapas de planejamento, projeto e implantação – pode então, contribuir através de suas características significativas, tornando uma gerência mais capacitada para tomar decisões.

7. Referencias LAUDON, K.C.; LAUDON, J.P. Sistemas de Informação Gerenciais: administrando a empresa digital . 5ª ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2004. MANAS, A.V. Administração de Sistemas de Informação: como organizar a empresa por meio dos sistemas de informação. 2ª ed. São Paulo: Érica, 1999. NORTON, Peter. Introdução à Informática. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 1996. SILVA, Reinaldo Oliveira da. Teorias da Administração. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2005.

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