15 anos15 anos. Onde encontrá-lo? Podemos encontrar todos os Procedimentos provenientes do SGQ disponibilizados em nossa rede pelo caminho : Z:\S G Q\Procedimentos.

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1 15 anos15 anos

2 Onde encontrá-lo? Podemos encontrar todos os Procedimentos provenientes do SGQ disponibilizados em nossa rede pelo caminho : Z:\S G Q\Procedimentos do Sistema\Procedimentos\Procedimentos Aprovados-Revisão Atual. PS-002

3 Introdução Com a finalidade de melhoramento contínuo do SGQ, Foi elaborado este Sistema de Treinamentos. Ao final de cada treinamento, serão exibidas 10 perguntas a fim de identificar a assimilação ao processo em questão. O link anexo a esta apresentação deve ser respondido em no máximo 30 dias. Terá o resultado na hora. Juntamente a este, está o link de Avaliação de Reação que também deverá ser preenchido. O passo a passo para o preenchimento encontra-se no final do treinamento. Não serão necessários novos treinamentos neste módulo, para as notas acima de 70% de aproveitamento. Boa sorte.

4 PS-002 CONTROLE DE REGISTROS DA QUALIDADE

5 TREINAMENTO PS-002 OBJETIVO: Este documento visa estabelecer critérios para identificação, armazenamento, proteção, recuperação, tempo de retenção e descarte dos registros da qualidade.

6 AUTORIDADES E RESPONSABILIDADES A responsabilidade pela organização e manutenção dos arquivos é do próprio gestor dos mesmos. METODOLOGIA Os formulários a serem utilizados como registros da qualidade são apresentados nos próprios documentos do SGQ, não podendo ser alterados sem aprovação conforme PS 001 (Instruções de preenchimento Item 4). Os demais registros são identificados no item Registros Aplicáveis de cada documento da qualidade, do qual fazem parte e poderão estar ou não anexados ao documento.

7 IDENTIFICAÇÃO DE REGISTROS A identificação dos registros da qualidade da Empresa se faz através de título ou através de outro meio que possibilite identificar a que os mesmos se referem. ARMAZENAMENTO Durante todo o período de armazenamento de documentos, os registros devem ser mantidos em ambiente adequado para minimizar deterioração ou danos e prevenir perdas. Deve-se tomar as mesmas precauções para os arquivos armazenados em meio eletrônico. Ambiente adequado é aquele onde os níveis de umidade, mofo e poeira, estejam aceitáveis, sendo de responsabilidade do gestor da documentação avaliar essas características. Os registros recebidos em papel térmico (fax) deverão ser foto copiados para manter-se a legibilidade das informações.

8 PROTEÇÃO.A proteção dos arquivos digitais é realizada através da conscientização dos colaboradores sobre a utilização correta dos documentos do SGQ e quando necessário, os registros são protegidos por senhas eletrônicas, restringindo o acesso. A proteção dos arquivos físicos é realizada através do armazenamento adequado de cada registro, facilitando a pronta identificação e recuperação. TEMPO DE RETENÇÃO Os registros da qualidade são arquivados em locais apropriados de forma a garantir a preservação de informações da empresa. A empresa utiliza duas fases distintas de arquivamento e tempo de retenção: * AA – Arquivo Ativo: Onde são mantidos os documentos e registros vigentes que são consultados constantemente. * AM – Arquivo Morto: Onde são mantidos os documentos e registros cuja consulta seja esporádica.

9 São mantidos no AM os documentos que se encaixem em uma das seguintes condições: * Exigências legais/fiscais; * Determinações Contratuais; * Tempo de vida útil do produto; * Valor Histórico, A data considerada para a definição da temporalidade estará no próprio registro. Os registros da qualidade são mantidos em arquivo ativo e/ou arquivo morto pelo tempo que estiver definido na “Tabela de Temporalidade Documental - TTD”. Não necessariamente todos os registros devem ser mantidos nas duas fases. DESCARTE O descarte adequado a ser dado a cada registro, está especificado na “Tabela de Temporalidade Documental - TTD”, em campo específico

10 RECUPERAÇÃO A recuperação de cada registro está especificada na “Tabela de Temporalidade Documental - TTD”, em campo específico.

11 Questionário de avaliação 1 – Com relação aos registros, qual descarte é o mais adequado? 2 – Qual a definição de ambiente adequado para armazenamento de documentos. b) Obedecendo a proteção dos arquivos físicos. a) Conforme descrito na TTD. d) nda c) De acordo com status no arquivo ativo e/ou arquivo morto. a) No almoxarifado, pois lá existe acessibilidade ao documento. b) No local com maior espaço possível. c) É aquele onde os níveis de umidade, mofo e poeira, estejam aceitáveis. d) nda.

12 3 – Qual a finalidade do treinamento PS-002? a) Estabelecer critérios para identificação, seleção, Deterioração, recuperação, tempo de adulteração e descarte dos registros da qualidade. b) Definir a responsabilidade pela remodelação dos arquivos, simplificar e definir as interfaces internas, detalhando a metodologia de degeneração. c) São listados todos os registros aplicáveis ao procedimento em questão, quando existirem, ou que evidenciem o que está descrito no documento e são aqueles que completam, explicam ou se relacionam ao documento que está sendo criado d) nda. c) Os Formulários a serem utilizados como registros da qualidade, não podem ser alterados sem aprovação conforme PS 001. d) nda. b) Para cada Gestor, seu controle será através da RDQ (Relação dos Documentos da Qualidade) a) Uma cópia ou mais cópias impressas de cada procedimento será mantida para eventuais consultas e seu controle será através TTD. 4 – De acordo com a metodologia usada marque a alternativa correta.

13 5 – Existem duas fases distintas de arquivamento e tempo de retenção dos registros. assinale a alternativa certa c) AM – Arquivo Morto e AA - Arquivo Alterado. a ) AA – Arquivo de Alimentação e AN – Arquivo Nacional. b) AM – Arquivo Morto e AA – Arquivo Ativo. b) proteção, retenção e registros. d) nda. c) proteção, retenção e documentos. d) nda. a) proteção, utilização e documentos. 6 – Complete a frase “A...... dos arquivos digitais é realizada através da conscientização dos colaboradores sobre a...... correta dos...........

14 8 – Os documentos e registros cuja consulta seja esporádica são respectivamente: a ) Através da recuperação, tempo de retenção e descarte dos registros da qualidade. b) Através de título ou através de outro meio que possibilite identificar a que os mesmos se referem. d) nda. b) Exigências legais/fiscais, Tempo de vida útil do produto, Valor Histórico e Determinações Contratuais. c) Por meio da disponibilizados em nossa rede e pelo controle de eletrônico. a) Valor Histórico. Determinações Contratuais, Currículos Profissionais e Tempo de vida útil do produto. c) Exigências legais/fiscais, Envelopes de entrega, lista de Materiais e Tempo de vida útil do produto. d) nda. 7 – Como é feita a identificação dos registros da qualidade?

15 9 – Qual a data considerada para definição de temporalidade de um registro de consulta esporádica? 10 – Onde são mantidos os documentos e registros vigentes que são consultados constantemente? b) O prazo está definido na “Tabela de Temporalidade Documental - TTD. a) 2 anos após a emissão do registro, contados a partir do fim da obra. a) No Arquivo Ativo. c) A data de temporalidade estará no próprio registro. b) No sistema protegidos por senhas eletrônicas, restringindo o acesso c) Em locais apropriados de forma a garantir a preservação de informações da empresa d) nda. c) nda.

16 A Agradece o empenho e a participação