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1 GESTÃO DOCUMENTAL Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

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1 1 GESTÃO DOCUMENTAL Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências

2 2 GESTÃO DE DOCUMENTOS Art. 1º. da Lei 8159 É dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

3 3 DEFINIÇÃO É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

4 4 GESTÃO DE DOCUMENTOS Intervenção no ciclo de vida dos documentos IDADES Corrente Intermediária Permanente

5 5 CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS Fonte: Bernardes, ª. Idade Arquivo corrente Documentos vigentes, freqüentemente consultados 2ª. Idade Arquivo intermediário Final de vigência; documentos que aguardam prazos longos de prescrição ou precaução; raramente consultados; aguardam a destinação final. 3ª. Idade Arquivo permanente Documentos que perderam a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico- cultural

6 6 MOMENTOS DA GESTÃO PRODUÇÃO DOCUMENTAL USO E CONSERVAÇÃO DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS

7 7 PRODUÇÃO DOCUMENTAL Administração dos elementos específicos de um programa de controle e criação de documentos (formulários); Gestão de correspondências e dos relatórios; Sistemas de gestão de informação; Gestão de diretrizes da preparação e difusão da informação sobre as políticas e procedimentos; Aplicação das tecnologias a estes processos

8 8 USO E CONSERVAÇÃO controle, utilização e armazenamento dos documentos necessários para realizar ou facilitar as atividades de uma organização, implantação dos sistemas de arquivos e de recuperação da informação; gestão dos correios e telecomunicações; seleção e uso de equipamentos reprográficos; análise de sistemas; produção e manutenção de programas de documentos vitais à administração uso de automação e reprografia nestes processos

9 9 DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS Implantação de um programa de eliminação de documentos que envolve atividades de identificação e descrição das séries documentais; Avaliação das séries de valor permanente Eliminação periódica dos documentos sem valor de guarda permanente Transferências e recolhimentos

10 10 PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS ELEMENTOS PLANO DE CLASSIFICAÇÃO TABELA DE TEMPORALIDADE MANUAL OUTROS INSTRUMENTOS DE CONTROLE

11 11 PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS BENEFÍCIOS MENOS DOCUMENTOS A SEREM GUARDADOS; MENOS ESPAÇO ÚTIL OCUPADO; FACILIDADE E RAPIDEZ NA RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO; MENOS MÃO-DE-OBRA ENVOLVIDA; EXISTÊNCIA DE PADRÃO DE ARQUIVAMENTO.


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