Organização de eventos II Aula 4 Docente Prof. Ms. Marcelo A. Mascarenhas 1

“A genialidade é 1% inspiração e 99% transpiração.” Thomas Edison Objetivos da aula - Rever algumas questões trabalhadas na disciplina de Organização de Eventos I, com o prof. Rodrigo. - Iniciar o trabalho de organização dos eventos a serem promovidos pela turma. 2

As fases dos processo de planejamento e organização de eventos - Concepção – incorporação da idéia; - Pré-evento – planejamento e organização; - Per ou Transevento – a realização do evento em si; - Pós-evento – avaliação e encerramento. 3

Introdução - Toda a parte teórica apresentada nesta aula foi retirada da terceira edição do livro de Malene Matias, Organização de eventos: procedimentos e técnicas, publicado pela editora Manole em Em função do aspecto mencionado anteriormente, podemos afirmar que a maior parte do texto a ser observado nesta aula é de autoria da pesquisadora em questão. - O trabalho a ser realizado neste encontro irá se concentrar na interpretação da obra utilizada, e na transformação da teoria em ações práticas para a construção de eventos pelos alunos da turma. 4

Concepção - Antes de organizar o evento em si, é necessário que a idéia do mesmo seja incorporada pelo empreendedores que irão desenvolvê-lo. - Levantamento de elementos como: Reconhecimento das necessidades do evento; Elaboração de alternativas para suprir as suas necessidades; Identificação dos objetivos específicos; Coleta de informações sobre os participantes, patrocinadores, entidades e outras instituições em potencial; Listagem dos resultados desejados; Estimativas de exequibilidade econômica e técnica; Estimativas de tempo e recursos necessários; Estabelecimento de diretrizes; Elaboração dos contornos do projeto. 5

Pré-evento - No trabalho de planejamento do eventos estão inseridos a coordenação executiva e os controles financeiro, técnico-administrativo e social do evento. - Nesta fase do trabalho serão definidas e realizadas atividades como: Serviços iniciais; Serviços de secretaria; Detalhamento do projeto; Outras. 6

Serviços iniciais - Nesta parte do trabalho é necessário realizar algumas providências imediatas como, por exemplo: Identificação de órgãos governamentais, entidades e empresas com interesses voltados à execução do evento para fornecer patrocínio, doações, estabelecer parcerias, etc. levantamento de nomes e confirmação de convidados, conferencistas, autoridades e outros. Definição de responsabilidades de todos profissionais e prestadores de serviços envolvidos nas fases pré-evento, per ou transevento e pós-evento. Abertura de conta bancária para o evento (para receitas e despesas) sob a inteira responsabilidade da empresa organizadora. 7

Serviços de secretaria - A secretaria do pré-evento é responsável por executar antecipadamente alguns serviços e atividades, para compor a estrutura administrativa e institucional do evento. As principais atividades desenvolvidas são: Preparação da correspondência preliminar; Expedição da correspondência preliminar para entidades governamentais, empresas e pessoas que possam colaborar de alguma forma com o evento; Tomada de preço e confecção de material administrativo (papel carta, envelopes, impressos em geral e outros) necessários ao evento; Controle e arquivo de correspondência recebida e expedida; Remessa de circulares e cartas informativas para os participantes potenciais e outros; 8

Recebimento, controle e classificação (sob supervisão da comissão técnica) dos trabalhos a serem apresentados, enviados pelos participantes e convidados; Recebimento, controle e confirmação das inscrições e adesões (participantes e convidados); Obtenção dos cadastros de pessoas que poderão se inscrever como participantes (mailing list); Criação e execução do fluxograma de informações; Identificação, seleção e contratação de prestadores de serviços necessários para a organização do evento. É aconselhável utilizar serviços de empresas especializadas. 9

Grupos de trabalho da disciplina de eventos II Grupo 1 Cristiano Luan Daniel Lorrana Luma Amanda Grupo 2 Aliny Alinne Kelly Adriana Adriana Martins Bruno Janine 10

Grupo 1 Tipo de evento: Olimpíadas de Jogos (futebol de mesa, xadrez, dama, Magic). Tema do evento: Competição de jogos de tabuleiro Objetivo geral do evento: Unir e proporcionar lazer à população de Nova Friburgo e Cachoeiras de Macacu. Objetivos específicos: Suprir a carência de oportunidades de lazer; ajudar instituições carentes do município (inscrição via alimento); aproximar o público alvo de atividades de lazer pouco divulgadas no momento. Local: SESC Data aproximada: Junho (a especificar). 11

Grupo 2 Tipo de evento: Evento social para os alunos do CEFET. Tema do evento: Festa típica com a temática junina. I Arraiá do CEFET Objetivo geral do evento: Integração dos alunos da instituição. Objetivos específicos: Proporcionar diversão e entretenimento para os alunos; promover um tipo de evento diferente daqueles já realizados até então; (ver com a Fernanda se é possível colocar banda para fazer show na escola). Local: Estacionamento do CEFET. Data aproximada: 11 de junho (sexta-feira, véspera do dia dos namorados). 12

Dica de site Associação Brasileira de Captadores de Recursos (ABCR) – Entidade de classe com foco nos profissionais que trabalham na área de captação de recursos. Site: 13

Questões trabalhadas nesta aula (cont.) - Revisão de aspectos básicos para o planejamento e organização de um evento. - Elaboração dos pontos iniciais para a construção dos eventos a serem desenvolvidos pelos alunos da turma. Sugestão de atividade: A partir do site sugerido no slide anterior, investigue quais tipos de informação que esta entidade tem a oferecer. 14