Rotary International Distrito 4500 ASSEMBLÉIA DISTRITAL – 2006/2007 21 A 23/04/2006 João Pessoa - PB

A importância do Protocolo em Rotary

Protocolo Fig. Formalidade, etiqueta, cerimonial PROTÓKOLLON – Primeira folha colada aos rolos de papiro e na qual se escrevia um resumo do conteúdo manuscrito Aurélio – Registro dos atos públicos – cartão ou papeleta em que se anotam a data e o número de ordem com que foi registrado um requerimento e que serve como recibo... ou Fig. Formalidade, etiqueta, cerimonial

O cerimonial em Rotary, que usualmente chamamos de Protocolo é uma das funções mais importantes no clube É o Diretor de Protocolo quem deve organizar o desenvolvimento das reuniões, sejam elas ordinárias, extraordinárias ou comemorativas O Diretor de Protocolo deve trabalhar em perfeita sintonia com a presidência

Atribuições do Protocolo 1 – Manter contato antecipado com o responsável pelo local da reunião 2 – Chegar sempre antecipado ao local da reunião para fazer um feed-back das condições do ambiente 3 – Providenciar para que o local da reunião seja agradável e o cardápio de boa qualidade e variado

Atribuições do Protocolo 4 – Tomar para si a verificação do som ambiente (se houver) colocação da panóplia, sino, martela e o simbólo do Rotary nos seus devidos lugares 5 - Manter perfeito entrosamento com a comissão de companheirismo para a recepção dos companheiros e convidados. 6 - Procurar saber com antecedência, do presidente, os assuntos que serão tratados na reunião.

Atribuições do Protocolo 7 - Confirmar com antecipação a presença de convidados na mesa da presidência. 8 - Nunca se dirigir à mesa como “Mesa Principal”. 9 - Tentar fazer com que os companheiros prestem atenção ao sinal do presidente e não conversem durante o tempo em que o palestrante convidado estiver falando 10 - Ser sempre o último a sair do recinto da reunião. Após a saída do presidente.

O Diretor de Protocolo não é um animador de Auditório Seu trabalho deve ser voltado para a boa orientação do desenvolvimento da reunião, agindo com parcimônia, prudência, discretamente. Isto irá proporcionar uma excelente reunião e uma boa impressão do clube por parte dos convidados Deve executar seu trabalho no clube sempre bem trajado

A Mesa Diretiva A formação da mesa da reunião é atribuição exclusiva do Diretor de Protocolo, entretanto ele poderá combinar como o fará com o presidente Durante a reunião para que seja cumprido o tempo sugerido pelo RI, os companheiros que desejarem fazer algum pronunciamento ou comunicação deverão procurar o Diretor de Protocolo para inscrever-se. É importante que o assunto a ser tratado e o tempo gasto seja do conhecimento do Diretor de protocolo

A Mesa Diretiva A formação da mesa diretiva ou mesa da presidência deve obedecer sempre o bom senso. O tamanho ideal de uma mesa diretiva, para uma reunião ordinária,está entre 5 a 7 lugares O diretor de Protocolo deve ter sempre o cuidado de colocar à mesa um convidado ou visitante, EGD, Governador Assistente, ex-presidente de clube e presidente de clube e na medida do possível, sempre um companheiro do clube

Observação Importante Cabe aos companheiros do clube abster-se de falar assuntos que não sejam pertinentes à reunião Quantas vezes não presenciamos companheiros usarem a tribuna indevidamente, por longo tempo e com assuntos que chegam a causar constrangimento aos presentes.

Organizando a Comissão de Protocolo Você não pode ser onipresente! Convide um ou mais companheiros para fazerem parte de sua comissão de Protocolo. Eles serão peças chaves para o êxito do seu trabalho Na visita do Governador do distrito e nas festivas do clube o Diretor de Protocolo é sempre mais exigido. Nestas ocasiões sua comissão, bem organizada será de suma importância para o sucesso do evento

A Visita Oficial do Governador Ao visitar o clube, o governador deve receber do diretor de protocolo o programa com certa antecipação Durante o almoço ou jantar festivo o diretor de protocolo deve atuar com desenvoltura. Convém lembrar que nessas ocasiões só devem falar o preidente do clube, um companheiro (orador que vai saudar o governador) e o governador. O Diretor de Protocolo deve lembrar ao presidente que a Festa é do governador. O clube deve, na medida do possível evitar convites a autoridades públicas nesta reunião.

Assembléia do Governador Para a Assembléia que o clube irá realizar com o Governador o Diretor de Protocolo deve formar a mesa obedecendo a seguinte ordem Presidente Secretário Presidente eleito Cônjuge do Governador Governador

A Festiva do Governador Para a reunião festiva em homenagem ao governador e seu cônjuge o Protocolo deverá formar a mesa presidencial obedecendo a seguinte ordem: 3 1 4 2 presidente Cônjuge governador Cônjuge 1 – presidente (a) 3 – conjuge do presidente 2 – governador (a) 4 – cônjuge do governador Após isso serão chamadas as autoridades rotárias presentes à reunião bem como outras autoridades

Ordem de Precedência no Protocolo Existe uma ordem que deve obedecer, tanto o protocolo oficial do Rotary quanto as Normas de Precedência para o cerimonial Público no Brasil No que diz respeito à Precedência em Rotary veremos a seguir alguns exemplos, entretanto aconselhamos a todo bom Diretor de Protocolo recorrer ao Decreto Federal 74.274/72 que regulamenta o assunto www.planalto.gov.br (legislação)

Ordem de Precedência para Autoridades Rotárias Alguns exemplos da precedência no que diz respeito a autoridades rotárias 1 – Presidente 2 – Governador de distrito 3 – Governadores de outros distritos 4 – Ex-governadores 5 – Governador eleito

Ordem de Precedência para Autoridades Rotárias Alguns exemplos da precedência no que diz respeito a autoridades rotárias 6 – Governador indicado 7 – Ex-presidentes de clubes 8 – Presidente eleito 9 – Vice-presidente 10- Secretário……

Ordem de Precedência para autoridades de R.I. e da Fundação Rotária Com relação a autoridades de Rotary International e da Fundação Rotária existe uma decisão do Conselho Diretor do RI fixando a seguinte precedência: 1 – Presidente ( ou seu representante ) 2 – Presidente eleito 3 – Vice-presidente 4 - Tesoureiro 5 – Outros diretores 6 - Curadores

Ordem de Precedência para autoridades de R.I. E da Fundação Rotária 7 – Secretário Geral 8 – Ex-Presidentes de RI (ordem de antiguidade) 9 – Ex-Diretores 10- Ex-Curadores 11- Diretores Eleitos 12 – Governadores de Distrito 13 – Ex-Governadores 14 – Governadores Entrantes

Bandeiras e Hino Nacional É importante que o Diretor de Protocolo esteja bem informado com relação ao posicionamento das bandeiras no local da reunião, bem como aos procedimentos com relação ao Hino nacional Centro – Brasil Direita – Nações Unidas ou Estados Federativos Esquerda – Rotary e Países na ordem alfabética

Localização da Panóplia A panóplia deverá estar sempre localizada à direita da mesa presidencial (nunca atrás). Não podemos dar as costas nem à nossa nem a nenhuma bandeira. É falta de respeito. A tribuna (quando houver no clube) deverá ficar ao lado esquerdo da mesa.

Hino Nacional Devemos todo respeito ao nosso Hino, ele simboliza o nosso País. Deve ser ouvido de pé, em silêncio ( se não for cantado) Quando apenas tocado, deverá ser executada só a primeira parte. Se acompanhado de canto, executa-se as duas partes

Duração da Reunião do clube Uma reunião ordinária do clube não deve exceder os 90 minutos O tempo ideal para uma reunião está em torno de no máximo 75 minutos que devem ser distribuídos de melhor forma possível na seguinte ordem:

Reunião Ideal Formação da Mesa....... 04 minutos Saudação e Oração...... 03 minutos Momento da Presidência.... 05 minutos Expediente/Secretaria....... 03 minutos Informação Rotária............ 03 minutos Comunicação e Propostas... 03 minutos Apresentação do Palestrante 03 minutos Palestrante.......................... 20 minutos Companheirismo (almoço ou jantar)..25 minutos Frequência e Sociais........... 03 minutos Palavra final do Presidente........... 03 minutos TEMPO TOTAL................................ 75 MINUTOS

RECOMENDAÇÕES IMPORTANTES

Faça com Amor e fará bem feito Qualquer tarefa que assumimos em qualquer atividade da nossa vida só terá efeitos positivos se encararmos aquele desafio com amor e seriedade. Fazer pelo simples fato de fazer ou por obrigação não é fazer! No protocolo ou cerimonial de um clube de Rotary não é diferente. Quanto mais você gostar do que faz mais êxito terá na sua realização. O tamanho do seu sucesso será diretamente proporcional ao tamanho do amor que você colocar no desenvolvimento do seu trabalho