Gestão dos Recursos de Impressão Ferramentas de Gestão

O Contexto O ambiente de impressão é um dos muitos recursos disponíveis nas empresas. O recurso de impressão possui custo de manutenção altamente variável, de acordo com o uso. A maioria dos funcionários administrativos possui acesso indiscriminado a este recurso. A crescente circulação de informações digitais permite o acesso aos mais diversos tipos de mídia e documentos pelos funcionários. Geralmente, a maioria dos funcionários não possui qualquer preocupação com os recursos da empresa.

Como assumir o controle? Políticas para gerenciamento do recurso Educar Intimidar o abuso e o desperdício Restringir Facilitar o gerenciamento Responsabilizar Apropriar o gasto a quem é de direito Racionalizar Planejar o investimento

Educar – Como? Colher informações sobre o uso Publicar dados Promover workshops ou reuniões sobre o tema Tratar casos críticos seletivamente Punir reincidências

Educar - Como? Colher informações sobre o uso Este é um dos diversos relatórios do Print Spy, que podem ser obtidos de maneira interativa e on-line. Diversas informações estão disponíveis, inclusive quem imprimiu e o quê foi impresso. Esta é uma das muitas

Educar – Como? Publicar Informações Através de um navegador Web é possível facilmente consultar informações sobre o uso dos recursos de impressão

Educar – Como? Divulgar Informações É possível configurar o encaminhamento automático de relatórios pré-configurados por e-mail para usuários selecionados

Restringir – Como? Colher dados Avaliar necessidade Definir orçamento Estabelecer quotas Restringir a impressão colorida

Restringir – Como? Estabelecer limites para usuários e grupos Uma políticas de quotas permite definir um orçamento máximo para usuários ou grupos O Notificador do Print Spy permite ao usuário acompanhar da sua estação de trabalho o saldo atual e páginas remanescentes

Responsabilizar – Como? Distribuir a impressão em centros de custo Cobrar do gerente do departamento Gerar competição entre departamentos por um custo proporcional mais baixo Alocar o custo da impressão por projeto Cobrar o custo de impressão de um cliente

Responsabilizar – Como? Relatórios exibem a impressão por centro de custo... ...permitindo atribuir o custo a quem é de direito.

Racionalizar o uso Colher dados Avaliar o TCO do recurso Conhecer a demanda Planejar o investimento

Racionalizar o uso – Como? Avaliar o TCO do recurso Cadastrando os eventos de troca dos consumíveis... ...é possível obter a sua durabilidade e o custo por página de cada impressora

Racionalizar o uso – Como? Gráficos de volume diário, semanal e mensal permitem identificar variações periódicas na demanda Conhecer a demanda

Racionalizar o uso – Como? Relatórios por centro de custo permitem identificar quais departamentos demandam maior investimento... ...e a existência de recursos de impressão compartilhados Planejar o investimento *Dados irreais, apenas para efeito demonstrativo