APRESENTAÇÃO DO MÓDULO AQUISIÇÕES / PERIÓDICOS Aleph 500.18.01 APRESENTAÇÃO DO MÓDULO AQUISIÇÕES / PERIÓDICOS Alda Guimarães Inês Barroso UL, Fevereiro 2008

Aleph 500.18.01 TABELA DE CONTEÚDOS O que mudou na versão 18.01? A interface GUI do Módulo de Aquisições A interface GUI do Módulo de Aquisições /PP Diagrama do processamento dos periódicos Diagrama do processamento dos periódicos no SIBUL Fluxo do processamento dos periódicos Criar / Seleccionar Registo bibliográfico Módulo de Aquisições Registo de fornecedor Registo de assinatura Registo de periodicidade Registo de entrada de exemplares Reclamações 2 UL, Fevereiro 2008

Barras de ferramentas: Aleph 500.18.01 O que mudou na versão 18.01? Barras de ferramentas: Versão 15.02 Versão 18.01 CAT AQU EMP EIB ALEPHADM O que mudou relativamente aos PP? A funcionalidade Pesquisa passou a integrar os módulos de AQU, CAT e EMP. Os periódicos passaram a constituir uma secção do módulo de Aquisições. As funções de gestão anteriormente executadas no módulo ADMIN, passaram a integrar o módulo de AQU na secção Administração. O Gestor de tarefas passou a integrar o módulo de AQU, sendo acessível a partir da Barra de ferramentas do módulo. 3 UL, Fevereiro 2008

Aleph 500.18.01 A interface GUI do Módulo de Aquisições Pesquisa Periódicos Pesquisa de encomendas Administração Facturas Encomendas A barra de navegação tem 6 separadores indicativos das diferentes funcionalidades do módulo: 4 UL, Fevereiro 2008

Aleph 500.18.01 A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP 5 Barra do PP Barra de encomenda Barra do título Barra de tarefas Painel superior Árvore de navegação Painel inferior Painel de navegação Barra de operações 5 UL, Fevereiro 2008

Aleph 500.18.01 A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP Na secção periódicos há dois modos de trabalho: Funcional (1) onde se processa o trabalho de gestão dos PP Resumo (2) que corresponde, grosso modo, ao módulo de navegação da versão anterior, pois permite redireccionar o PP activo no separador periódicos para outros separadores (pesquisa, aquisições, exemplares) ou para outros módulos (catalogação, empréstimos, EIB) (3) 3 2 6 UL, Fevereiro 2008

Aleph 500.18.01 A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP Modo Funcional O mapa de navegação (1)no modo funcional apresenta–se sob a forma de árvore com raízes e nós: As raízes da árvore, representadas a negrito, (2) correspondem a diferentes etapas do processamento dos PP; Os nós ( 3) correspondem a acções desenvolvidas no âmbito das respectivas raízes. 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 7 UL, Fevereiro 2008

Aleph 500.18.01 A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP Modo Funcional [O] Control Lista as bases adm a que se quer restringir a entrada de exemplares. [K] Check In Método recomendado para registo de entrada de novos exemplares do PP. A selecção de um item na listagem de exemplares reflecte-se na raíz [E] e respectivos nós. [P] Grupo Método alternativo para registo de entrada de exemplares. Padrões Método de previsão de periodicidade através dos campos 853 e 853X. Periodicidade Método alternativo de previsão de chegada de exemplares. Corresponde ao formulário de exemplares da versão anterior. 8 UL, Fevereiro 2008

Aleph 500.18.01 A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP Modo Funcional [L] Lista Assinaturas Contém informações sobre as assinaturas existentes relativas ao PP seleccionado. [S] Assinatura Oferece informação sobre a assinatura seleccionada em [L] [N] Padrões (Ver: nó Padrões sob a raíz [O] Control) [G] Histórico É o diário da assinatura seleccionada em [L] .Regista as intervenções relacionadas com a encomenda e assinatura do PP. [I] Exemplares Contém a listagem de todos os exemplares ligados à assinatura seleccionada em [L]. [C] Reclamações [R] Lista circulação 9 UL, Fevereiro 2008

Aleph 500.18.01 A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP Modo Funcional [M] Lista de exemplares Listagem de todos os exemplares do PP, independentemente da assinatura a que estejam anexados. [A] Todos Exemplares Regista os empréstimos, reservas e alterações respeitantes a todos os exemplares do PP. [E] Exemplares Contém informações sobre o exemplar anteriormente seleccionado em qualquer das listagens [K], [I] ou [M]. [H] Histórico Regista os empréstimos, reservas e alterações respeitantes ao exemplar anteriormente seleccionado. [Z] Histórico Empréstimos [U] Sumário Empréstimos Reclamações 10 UL, Fevereiro 2008

Aleph 500.18.01 A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP Funcionalidade comum a todas as raízes e nós: Cabeçalhos parametrizáveis em todos os tipos de listagens: Clicar com o lado direito do rato num cabeçalho de uma lista (1) abre uma janela (2) com uma lista de atributos disponíveis para esse cabeçalho, que se podem adicionar ou subtrair, conforme for mais conveniente; Clicar sobre a linha divisória das colunas e arrastando o rato é possível alterar a largura das colunas. 1 2 11 UL, Fevereiro 2008

Aquisições/Periódicos Aleph 500.18.01 Diagrama do processamento dos periódicos AQU CIRC CAT REG Fornecedores Assinatura Periodicidade Exemplares Pesquisa ULB01 Seleccionar REG.BIB Criar REG BIB Catalogação Aquisições/Periódicos Facturas PP Encomendas Pesquisa Pesquisa de encomendas ADM 12 UL, Fevereiro 2008

Diagrama do processamento dos periódicos no SIBUL Aleph 500.18.01 REGISTO BIBLIOGRÁFICO REGISTO ADM BASE ADM ULB63 REG. Fornecedor 63CDE REG. Assinatura REG. Periodicidade REG. Exemplares ULB… REGISTO BIBLIOGRÁFICO REGISTO ADM BASE ADM ULB63 REG. Fornecedor 63CDE REG. Assinatura REG. Periodicidade REG. Exemplares ULB… 13 UL, Fevereiro 2008

Aleph 500.18.01 Fluxo do processamento dos periódicos Base ULB01 Criar / Seleccionar registo bibliográfico Bases ADM Criar / Seleccionar registo de fornecedor Criar registo de assinatura Criar registo de periodicidade Criar registo de exemplar 14 UL, Fevereiro 2008

Seleccionar Percorrer (2) Escolher o índice pretendido (3) Módulo de Aquisições - Seleccionar registo bibliográfico Aleph 500.18.01 Pesquisar registo bibliográfico a partir do módulo de aquisições Clicar em Pesquisa (1) Seleccionar Percorrer (2) Escolher o índice pretendido (3) Efectuar a pesquisa (4) 1 1 1 3 3 3 3 4 4 4 4 2 2 2 15 UL, Fevereiro 2008

Visualizar registo seleccionado (5), caso exista na ULB01 Módulo de Aquisições - Seleccionar registo bibliográfico Aleph 500.18.01 Visualizar registo seleccionado (5), caso exista na ULB01 2 1 5 16 UL, Fevereiro 2008

Módulo de Aquisições - Seleccionar registo bibliográfico Aleph 500.18.01 Seleccionar Ficheiro na barra de navegação superior e seleccionar base ADM (6); seleccionar Periódicos no painel inferior (7) 6 7 17 UL, Fevereiro 2008

Se não existir na base ULB01 o registo bibliográfico: Módulo de Aquisições - Seleccionar registo bibliográfico Aleph 500.18.01 Se não existir na base ULB01 o registo bibliográfico: Seleccionar Ficheiro (1) Seleccionar mudar de módulo (2) Escolher Executar catalogação (3) 1 2 3 18 UL, Fevereiro 2008

1. Seleccionar Catalogação na barra de navegação superior Módulo de Catalogação - Criar registo bibliográfico Aleph 500.18.01 1. Seleccionar Catalogação na barra de navegação superior 2. Seleccionar a opção Abrir template 19 UL, Fevereiro 2008

3. Seleccionar o template de publicação periódica: pp.mrc (ulb01) Módulo de Catalogação - Criar registo bibliográfico Aleph 500.18.01 3. Seleccionar o template de publicação periódica: pp.mrc (ulb01) 20 UL, Fevereiro 2008

4. Abrir o template seleccionado 5. Catalogar o periódico Módulo de Catalogação - Criar registo bibliográfico Aleph 500.18.01 4. Abrir o template seleccionado 5. Catalogar o periódico 6. Enviar para o servidor 21 UL, Fevereiro 2008

10. Seleccionar Mudar módulo 11. Escolher Aquisições/Periódicos Módulo de Catalogação - Criar registo bibliográfico Aleph 500.18.01 9. Voltar a Ficheiro 10. Seleccionar Mudar módulo 11. Escolher Aquisições/Periódicos 7. Clicar em Ficheiro 8. Seleccionar base ADM 22 UL, Fevereiro 2008

Na secção Administração (1) escolher Fornecedores (2) Módulo de Aquisições - Registo de fornecedor Aleph 500.18.01 Ambiente de Trabalho Na secção Administração (1) escolher Fornecedores (2) 1 2 23 UL, Fevereiro 2008

Módulo de Aquisições - Registo de fornecedor Aleph 500.18.01 Verificar se o fornecedor existe na base administrativa (em qualquer das suas sub-bibliotecas) 24 UL, Fevereiro 2008

Clicar em Adicionar no painel superior (1) Módulo de Aquisições - Registo de fornecedor Aleph 500.18.01 Se já existir na base ADM mas tiver sido criado por outra sub-biblioteca: Clicar em Adicionar no painel superior (1) Seleccionar a nova sub-biblioteca (2) Clicar em OK na janela Adicionar nível (3) 2 3 1 1 3 25 UL, Fevereiro 2008

Clicar em Adicionar no painel inferior (4) Módulo de Aquisições - Registo de fornecedor Aleph 500.18.01 Clicar em Adicionar no painel inferior (4) 4 4 Verificar no painel superior se o fornecedor passou a constar na sub- biblioteca a que o adicionámos. (5) Painel superior 5 5 26 UL, Fevereiro 2008

Se não existir na base ADM: Clicar em Adicionar no painel superior (1) Módulo de Aquisições - Registo de fornecedor Aleph 500.18.01 Se não existir na base ADM: Clicar em Adicionar no painel superior (1) Preencher o formulário no painel inferior (2) Clicar em Adicionar (3) 1 1 1 2 3 27 UL, Fevereiro 2008

Aleph 500.18.01 Ambiente de Trabalho Módulo de Aquisições - Registo de assinatura Aleph 500.18.01 Ambiente de Trabalho Na secção Periódicos seleccionar o modo Funcional (1) Seleccionar Ficheiro e ligar à base ADM (2) No ícone Periódicos escolher o índice para chamar o registo a que se quer ligar uma assinatura (3) Seleccionar Lista Assinaturas (4) 4 2 3 1 1 4 28 UL, Fevereiro 2008

Aleph 500.18.01 Ambiente de Trabalho Módulo de Aquisições - Registo de assinatura Aleph 500.18.01 Ambiente de Trabalho Painel superior Adiciona assinaturas à lista Abre um novo ciclo de periodicidade para uma assinatura Abre um novo ciclo de periodicidade para uma assinatura Painel inferior Painel inferior Adiciona manifestações a uma assinatura Adiciona manifestações a uma assinatura Grava as modificações feitas no registo de assinatura Grava as modificações feitas no registo de assinatura 29 UL, Fevereiro 2008

Se não existir assinatura na base ADM Módulo de Aquisições - Registo de assinatura Aleph 500.18.01 Se não existir assinatura na base ADM No painel superior clicar em Adicionar (1) para abrir no painel inferior o formulário (2) para o registo da assinatura 1 2 30 UL, Fevereiro 2008

Preencher os campos do formulário no painel inferior (3) Módulo de Aquisições - Registo de assinatura Aleph 500.18.01 Preencher os campos do formulário no painel inferior (3) Clicar em Adicionar no painel inferior (4) 3 4 31 UL, Fevereiro 2008

Módulo de Aquisições - Registo de assinatura Aleph 500.18.01 A assinatura criada pela sub-biblioteca ULB63 para o PP constitui a cópia 1 na base ADM 32 UL, Fevereiro 2008

Se já existir assinatura na base ADM Módulo de Aquisições - Registo de assinatura Aleph 500.18.01 Se já existir assinatura na base ADM Seleccionar no painel superior a assinatura pretendida Clicar Adicionar / Duplicar no painel superior 33 UL, Fevereiro 2008

3. Alterar no formulário os campos considerados necessários Módulo de Aquisições - Registo de assinatura Aleph 500.18.01 3. Alterar no formulário os campos considerados necessários 4. Clicar Adicionar no painel inferior 34 UL, Fevereiro 2008

Aleph 500.18.01 Módulo de Aquisições - Registo de assinatura A assinatura criada pela sub-biblioteca 63CDE para o mesmo PP constitui a cópia 2 na base ADM. O registo BIB 518314 tem quatro registos de assinatura associados: os três primeiros são manifestações da cópia 1, pertencente à ULB63, referenciados sequencialmente pelo mesmo número 1 O quarto é a única manifestação da cópia 2, pertencente à 63CDE, referenciado sequencialmente pelo número 2 35 UL, Fevereiro 2008

Adicionar outra assinatura ao PP na mesma sub-biblioteca Módulo de Aquisições - Registo de assinatura Aleph 500.18.01 Adicionar outra assinatura ao PP na mesma sub-biblioteca Seleccionar a assinatura pretendida Clicar em Adicionar/Duplicar no painel superior Proceder às alterações no formulário Clicar em Adicionar no painel inferior A ULB63 tem 3 assinaturas para o mesmo PP (identificadas pelos nºs 1, 3 e 4 na sequência; A 63CDE continua a ter só uma assinatura para o mesmo PP (com duas manifestações) 36 UL, Fevereiro 2008

Para corrigir ou modificar um campo do registo de assinatura : Módulo de Aquisições - Registo de assinatura Aleph 500.18.01 Para corrigir ou modificar um campo do registo de assinatura : Seleccionar a assinatura a modificar no painel superior (1) Proceder às alterações no painel inferior (2) Clicar no botão Gravar (3) 1 2 3 37 UL, Fevereiro 2008

O Aleph contempla dois modos de predição dos intervalos Módulo de Aquisições - Registo de periodicidade Aleph 500.18.01 O Aleph contempla dois modos de predição dos intervalos de publicação dos PP: Padrões (Baseado nos campos 853/853X) Periodicidade (Baseado num formulário) O mesmo registo BIB pode estar associado a estes dois tipos de registo de periodicidade desde que eles provenham de bases ADM diferentes Dentro da mesma base ADM, todas as sub-bibliotecas têm que optar por um destes dois tipos de registo de periodicidade 38 UL, Fevereiro 2008

Criar registo de periodicidade Padrões Seleccionar separador PP (1) Módulo de Aquisições - Registo de periodicidade Aleph 500.18.01 Criar registo de periodicidade Padrões Seleccionar separador PP (1) Seleccionar modo Funcional (2) Seleccionar Padrões (Aceder em Control ou Assinatura) (3) Seleccionar separador Padrões (4) Clicar em Adicionar (5) 1 3 2 5 4 39 UL, Fevereiro 2008

Criar registo de periodicidade Padrões Módulo de Aquisições - Registo de periodicidade Aleph 500.18.01 Criar registo de periodicidade Padrões Seleccionar separador 3. Padrão no painel inferior (6) Clicar em Template (7) Seleccionar um template da lista (8) Clicar em Adicionar (9) 6 7 9 8 9 6 7 8 40 UL, Fevereiro 2008

Adaptar o Padrão à especificidade do PP Módulo de Aquisições - Registo de periodicidade Aleph 500.18.01 Adaptar o Padrão à especificidade do PP Seleccionar o separador Nível X no painel superior (10) Clicar em Adicionar no painel superior(11) 10 11 41 UL, Fevereiro 2008

Escolher a assinatura a que se quer aplicar o padrão (12) Módulo de Aquisições - Registo de periodicidade Aleph 500.18.01 Escolher a assinatura a que se quer aplicar o padrão (12) Preencher os campos de enumeração e cronologia definidos pelo padrão escolhido, de acordo com as especificidades do PP (13) Clicar em Adicionar no painel inferior (14 ) 13 12 14 42 UL, Fevereiro 2008

Clicar em Abrir para gerar um novo ciclo de periodicidade (17) Módulo de Aquisições - Registo de periodicidade Aleph 500.18.01 Clicar em Periodicidade para visualizar e validar o ciclo de periodicidade gerado (15) Clicar em Modificar para corrigir um Padrão: o registo é enviado para o módulo de catalogação (16) Clicar em Abrir para gerar um novo ciclo de periodicidade (17) 17 16 43 UL, Fevereiro 2008

Criar registo de periodicidade Formulário Módulo de Aquisições - Registo de periodicidade Aleph 500.18.01 Criar registo de periodicidade Formulário Seleccionar registo bibliográfico (1) Seleccionar Periodicidade (2) Preencher formulário (3) Clicar em Adicionar no painel superior (4) 5 4 2 3 5 4 2 3 4 3 1 2 4 3 1 2 3 44 UL, Fevereiro 2008

Criar registo de periodicidade Formulário Módulo de Aquisições - Registo de periodicidade Aleph 500.18.01 Criar registo de periodicidade Formulário Verificar no painel inferior se o perfil gerado corresponde ao pretendido(6) Proceder às eventuais alterações no formulário e clicar gravar(7) Clicar Abrir(8) 6 8 7 6 8 45 UL, Fevereiro 2008

O controlo de exemplares pode ser efectuado de dois modos: Módulo de Aquisições - Registo de entrada de exemplares Aleph 500.18.01 O controlo de exemplares pode ser efectuado de dois modos: Check In Método recomendado para dar entrada a novos exemplares. Vantagem: Permite a restrição por sub-biblioteca. Grupo Método alternativo para registo de entrada de exemplares. Vantagem: Permite fundir exemplares (entrada de nºs duplos). 46 UL, Fevereiro 2008

Seleccionar base ADM (1) Seleccionar registo pretendido (2) Módulo de Aquisições - Registo de entrada de exemplares Aleph 500.18.01 5 4 3 2 1 Check In Seleccionar base ADM (1) Seleccionar registo pretendido (2) Seleccionar Control (3) Seleccionar a sub-bibloteca que possui a(s) assinatura(s) do PP (4) e clicar botão Gravar à direita Seleccionar Check In (5) 47 UL, Fevereiro 2008

Seleccionar o (s) exemplares a recepcionar Clicar recepcionar Módulo de Aquisições - Registo de entrada de exemplares Aleph 500.18.01 Check In Seleccionar o (s) exemplares a recepcionar Clicar recepcionar 48 UL, Fevereiro 2008

Aleph 500.18.01 Check In Clicar chegada Clicar Sair Módulo de Aquisições - Registo de entrada de exemplares Aleph 500.18.01 Check In Clicar chegada Clicar Sair 49 UL, Fevereiro 2008

Painel inferior: apresenta o registo do exemplar seleccionado Módulo de Aquisições - Registo de entrada de exemplares Aleph 500.18.01 Grupo O filtro por sub – biblioteca não se aplica à vista Grupo Painel superior: apresenta em cada linha o nºde cópias de cada exemplar Painel inferior: apresenta o registo do exemplar seleccionado 50 UL, Fevereiro 2008

Aleph 500.18.01 Grupo Módulo de Aquisições - Registo de entrada de exemplares Grupo Os separadores no painel superior seleccionam diferentes possibilidades de visualizar os exemplares do grupo 51 UL, Fevereiro 2008

Aleph 500.18.01 Grupo Módulo de Aquisições - Registo de entrada de exemplares Aleph 500.18.01 Grupo 1 3 2 1 2 Painel superior Seleccionar exemplare(s) a recepcionar Clicar em Recepcionar Painel inferior Verificar/corrigir dados do exemplar Janela Lista Check-in Clicar em Chegada 1 2 3 52 UL, Fevereiro 2008

Recepção de nºs duplos / Grupo Módulo de Aquisições - Registo de entrada de exemplares Aleph 500.18.01 Recepção de nºs duplos / Grupo Seleccionar os exemplares que se pretende juntar Clicar em Juntar Corrigir os campos no registo aberto no painel inferior de acordo com os dados de publicação (enumeração e descrição) Clicar em Actualizar 53 UL, Fevereiro 2008

Recepção de nºs duplos / Check In Módulo de Aquisições - Registo de entrada de exemplares Aleph 500.18.01 Recepção de nºs duplos / Check In Seleccionar e apagar um dos exemplares (painel superior) Seleccionar o outro exemplar e proceder às alterações de acordo com os dados de publicação (painel inferior) Clicar em Gravar (painel inferior) 54 UL, Fevereiro 2008

Recepção de nºs extraordinários / Grupo Módulo de Aquisições - Registo de entrada de exemplares Aleph 500.18.01 Recepção de nºs extraordinários / Grupo Clicar Adicionar ou Duplicar Actualizar campos de numeração e cronologia (Separador 2 no painel inferior) Apagar o campo Descrição Clicar Adicionar para acrescentar o novo nº (painel inferior) Clicar Recepcionar (painel superior) 55 UL, Fevereiro 2008

Recepção de nºs extraordinários / Check In Módulo de Aquisições - Registo de entrada de exemplares Aleph 500.18.01 Recepção de nºs extraordinários / Check In Clicar em Adicionar ou Duplicar (painel superior) Actualizar os campos de numeração e cronologia: Separador 3 do painel inferior (Níveis Periódico) Apagar o campo Descrição Clicar em Adicionar para acrescentar o novo número 56 UL, Fevereiro 2008

Pré-requisitos para processamento automático das reclamações: Módulo de Aquisições - Reclamações Aleph 500.18.01 Pré-requisitos para processamento automático das reclamações: Existência de um registo de periodicidade onde constem todos os exemplares esperados e respectivas datas de chegada Existência de um registo de assinatura onde se assinale a opção “sim” relativamente ao envio de reclamações (separador 3 – Info Assinatura(2) do formulário de assinatura) Existência de um registo de fornecedor onde se estabeleça a forma de envio da reclamação 57 UL, Fevereiro 2008

Através do botão Reclamar em [K] Check In Módulo de Aquisições - Reclamações Aleph 500.18.01 Métodos: Através do botão Reclamar em [K] Check In Através da opção Serviços da barra de ferramentas do módulo Aquisições/PP: Orders and Claims (Claim Report for SerialsOrders acq-19) aplicável a novas encomendas de PP cujo(s) exemplar(es) não chegaram na data prevista; Serials (Print Claim Letters/Report serial-44): aplicável a todos os exemplares que não chegaram nas datas previstas 58 UL, Fevereiro 2008

Aleph 500.18.01 Módulo de Aquisições - Reclamações 59 UL, Fevereiro 2008